Trabalhando com folhas de dados

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Quando você abre uma tabela ou exibe os resultados de uma consulta, o Access exibe o resultado da tabela ou da consulta no modo folha de dados. Dados de tabela ou resultados de consulta que são mostrados no modo folha de dados são comumente chamados de folha de dados. Você pode personalizar a aparência de uma folha de dados para exibir dados específicos para usar como um relatório simples.

O que você deseja fazer?

Saiba mais sobre as folhas de dados

Organizar dados modificando e movendo colunas ou linhas

Alterar o estilo das linhas de grade e a cor do plano de fundo

Alterar o formato de texto

ReSumir dados adicionando uma linha de toTais

Aplicar classificação e filtragem

Salvar as alterações de layout

Saiba mais sobre as folhas de dados

Uma folha de dados é a representação visual dos dados contidos em uma tabela ou dos resultados retornados por uma consulta. Ele exibe os campos de cada registro de um resultado de tabela, de formulário ou de consulta em um formato de tabela (linha e coluna), como mostrado aqui.

Tabela Funcionários no modo Folha de Dados

Por padrão, as tabelas e consultas são abertas no modo folha de dados. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse em uma tabela ou consulta e, em seguida, clique em abrir no menu de atalho para abrir a tabela ou consulta como uma folha de dados.

Quando você aplica formatos específicos a linhas e colunas ou adiciona uma linha de toTais, uma folha de dados também pode servir como um relatório simples.

Organizar dados modificando e movendo colunas ou linhas

Você pode organizar dados para facilitar a exibição da folha de dados ou para exibir apenas os dados necessários em um momento específico. Esta seção mostra várias maneiras pelas quais você pode fazer isso.

ReDimensionar colunas ou linhas

Às vezes, nem todas as colunas em uma folha de dados se ajustam à sua tela ou impressão, ou colunas individuais podem ocupar mais espaço do que o necessário para o seu conteúdo. Além disso, talvez você queira alterar a altura das linhas para que o texto que não caiba em uma coluna possa continuar em uma nova linha.

Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário no modo folha de dados, você pode redimensionar manualmente as colunas individuais ou redimensionar automaticamente uma coluna para ajustar seu conteúdo.

Redimensionar manualmente uma coluna

  1. Posicione o ponteiro do mouse sobre a borda da coluna que você deseja redimensionar.

  2. Quando o ponteiro se transformar em uma seta de duas pontas, arraste a borda da coluna até que ele fique do tamanho desejado.

    Redimensionando a coluna na folha de dados

Redimensionar automaticamente uma coluna

  1. Para redimensionar uma coluna para melhor ajustá-la ao conteúdo, posicione o ponteiro sobre a borda da coluna que você deseja redimensionar.

  2. Quando o ponteiro se transformar em uma seta de duas pontas, clique duas vezes na borda da coluna.

    Redimensionar uma coluna para ajustar-se melhor ao seu texto

ReDimensionar várias colunas

  • Para redimensionar várias colunas ao mesmo tempo, mantenha pressionada a tecla SHIFT, selecione várias colunas adjacentes e, em seguida, redimensione as colunas selecionadas. Você também pode selecionar toda a folha de dados e redimensionar todas as colunas.

Redimensionar linhas

  • Para redimensionar linhas, posicione o ponteiro entre dois seletores de registro na folha de dados e arraste até que as linhas tenham o tamanho desejado.

Não é possível redimensionar cada linha individualmente – quando você redimensiona uma linha, todas as linhas são redimensionadas.

Redimensionando a linha na folha de dados

ReDimensionar linhas para a altura padrão

  1. Para redimensionar linhas para a altura padrão, clique com o botão direito do mouse em um seletor de registro e clique em altura da linha no menu de atalho.

    Clique com o botão direito do mouse em um seletor de registro

    Clicar em altura da linha no menu de atalho

  2. Na caixa de diálogo altura da linha , marque a caixa de seleção altura padrão e clique em OK.

Observação: Não é possível desfazer alterações na largura de uma coluna ou na altura de linhas clicando no botão desfazer na barra de ferramentas de acesso rápido. Para desfazer as alterações, feche a folha de dados e, em seguida, clique em não quando for solicitado a salvar as alterações no layout da folha de dados. Clicar em não desfará também quaisquer outras alterações de layout que você tenha feito.

Mover uma coluna

Você pode alterar rapidamente a ordem das colunas em uma folha de dados arrastando as colunas para locais diferentes na folha de dados. Por exemplo, você pode fazer isso para garantir que uma coluna específica sempre permaneça no modo de exibição.

  • Clique no cabeçalho da coluna para selecionar uma coluna ou mantenha pressionada a tecla SHIFT para selecionar várias colunas adjacentes e, em seguida, arraste a coluna ou colunas para um novo local.

    Movendo a coluna Nome para a extrema esquerda

Renomear uma coluna

Pode haver ocasiões em que você queira renomear uma coluna para que ela melhor descreva os dados que ela contém. Por exemplo, se uma coluna contendo endereços de email for nomeada EMAdd, talvez você queira facilitar a compreensão do título da coluna alterando-o para o endereço de email. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no título da coluna, clique em reNomear coluna no menu de atalho e digite o novo nome. Por exemplo, digite endereço de email.

Renomeando uma pasta

Mostrar ou ocultar colunas

Se você quiser exibir ou imprimir apenas determinadas colunas para a sua folha de dados, poderá ocultar as colunas que não deseja exibir. Por exemplo, se você estiver trabalhando com um banco de dados de informações de contato, talvez queira ver apenas o nome completo e o endereço de email de cada contato. Você pode criar este modo de exibição ocultando todas as outras colunas.

Ocultar colunas

  1. Clique no título da coluna que você deseja ocultar.

    Para selecionar colunas adjacentes, mantenha a tecla SHIFT pressionada e clique em cabeçalhos de coluna adicionais.

    Observação: Você não pode selecionar colunas não adjacentes. Selecione as colunas adicionais e oculte-as separadamente.

  2. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em ocultar campos no menu de atalho.

Mostrar colunas

  1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e clique em Reexibir campos no menu de atalho.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir Colunas , marque a caixa de seleção ao lado de cada coluna que você deseja mostrar e, em seguida, clique em fechar.

Alterar o estilo das linhas de grade e a cor do plano de fundo

Ao usar uma folha de dados, você pode aprimorar a aparência dos dados alterando os formatos, como o estilo de linhas de grade ou a cor do plano de fundo, ou criando cores diferentes para linhas alternadas.

Definir o estilo de linhas de grade

  1. Na guia página inicial , no grupo formatação de texto , clique na seta ao lado do botão linhas de grade .

  2. Clique no estilo de linhas de grade desejado.

Definir a cor da tela de fundo

  1. Na guia página inicial , no grupo formatação de texto , clique na seta ao lado do botão cor de plano de fundo .

  2. Clique na cor de plano de fundo desejada.

Alterar a cor da tela de fundo de linhas alternadas

Você pode definir a cor da tela de fundo de linhas alternadas em uma folha de dados independente da cor de tela de fundo padrão. Ao definir uma cor de plano de fundo alternada, você pode facilitar a distinção entre linhas adjacentes.

  1. Na guia página inicial , no grupo formatação de texto , clique na seta ao lado do botão alternar cor da linha .

  2. Clique na cor de tela de fundo que você deseja aplicar.

Alterar o formato de texto

Depois de abrir uma tabela, consulta ou formulário no modo folha de dados, você pode alterar a aparência do texto, incluindo a formatação. Observe que as alterações se aplicam a toda a folha de dados. Se quiser que as alterações sejam exibidas automaticamente na próxima vez que você abrir a folha de dados, lembre-se de clicar em Sim quando você fechar a folha de dados e será solicitado a salvar as alterações no layout.

Use os comandos adicionais no grupo formatação de texto na guia página inicial para fazer alterações nas características da fonte na folha de dados.

  1. Clique em qualquer célula na folha de dados.

  2. Na guia página inicial , no grupo formatação de texto , siga um ou mais destes procedimentos:

    • Para alterar a fonte, digite ou clique em uma fonte na caixa fonte .

    • Para alterar o tamanho da fonte, digite ou clique em um tamanho de fonte na caixa tamanho da fonte .

    • Para alterar o estilo da fonte, clique no botão negrito, itálicoou sublinhado (ou qualquer combinação dos três).

    • Para alterar a cor da fonte, clique na seta ao lado do botão cor da fonte e selecione uma cor na paleta.

ReSumir dados adicionando uma linha de toTais

Ao adicionar uma linha de total a uma folha de dados, você pode ver rapidamente o total calculado de uma coluna. Além de somar uma coluna de dados, você pode usar a linha total para executar outros cálculos, como a média de localizações, a contagem do número de itens em uma coluna e a localização do valor mínimo ou máximo em uma coluna de dados.

Para exibir a linha de toTais, faça o seguinte:

  1. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

    Uma nova linha é exibida na parte inferior da folha de dados, com a palavra total na primeira coluna.

  2. Clique em qualquer célula que esteja na mesma linha que a célula que contém a palavra total.

  3. Clique na seta exibida e, em seguida, clique no tipo de cálculo que você deseja exibir nessa célula.

    A lista de funções ou tipos de cálculos disponíveis depende da tipo de dados da coluna. Por exemplo, se a coluna contiver valores de moeda, você verá uma lista de funções que se aplicam a cálculos de moeda, como mínimo e máximo.

    Uma linha de Total em uma folha de dados com diversas funções

Para obter mais informações sobre como usar o recurso de linha de toTais, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folha de dados usando uma linha de totais.

Aplicar classificação e filtragem

Há algumas alterações rápidas adicionais que podem facilitar a visualização ou a impressão da sua folha de dados. Por exemplo, na ilustração a seguir, os nomes das empresas são classificados em ordem alfabética.

Uma folha de dados com uma coluna classificada em ordem alfabética

  • Para aplicar a classificação, clique com o botão direito do mouse na coluna (ou clique na seta no cabeçalho da coluna) e, em seguida, clique na opção de classificação desejada.

  • Para aplicar um filtro, clique na seta no cabeçalho da coluna e marque as caixas de seleção dos valores que você deseja exibir. Você também pode clicar em filtros de texto ou filtros de número para criar filtros mais detalhados.

Salvar as alterações de layout

Depois de alterar o layout e a aparência de uma folha de dados, você precisa salvar as alterações se quiser manter as alterações na próxima vez que abrir a folha de dados. Ao fechar uma folha de dados depois de fazer alterações em seu layout, você será solicitado a salvá-las. Se você clicar em Sim, as alterações serão salvas e aplicadas na próxima vez que você abrir a folha de dados. Se você clicar em não, as alterações serão descartadas e a folha de dados será aberta com as configurações de layout padrão (ou as últimas configurações salvas) na próxima vez que você abrir o programa.

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