Tarefas básicas no Outlook

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Outlook organiza seus emails, calendários, contatos, tarefas e listas de tarefas pendentes, em um só lugar. Organização começa com sua conta de email. Dali você pode começar a trabalhar com emails, transformando-as em tarefas ou compromissos e armazenar informações sobre pessoas com quem você interagir com seus contatos para que você nunca tenha que se lembrar de um endereço de email ou número de telefone. Vamos dar um rápida detalhado de algumas tarefas básicas.

Introdução

Sua primeira ação é configurar sua conta de Outlook. Depois disso, você estará pronto para começar a receber e enviar email, use o calendário, criar contatos e trabalhar com tarefas de Outlook.

Configuração é automática se você tiver usado uma versão anterior do Outlook no mesmo computador. Se você não tiver, a configuração automática de conta será iniciado na primeira vez que você iniciar Outlook e orientá-lo durante o processo.

Você será solicitado para seu nome, endereço de email e uma senha. Que geralmente é suficiente, mas se a configuração automática falhar, Outlook solicitará mais algumas peças de informação, como o nome do seu servidor de email. Se você não tiver essas informações, seu provedor de email pode lhe os detalhes.

Adicionar botão de conta no modo de exibição Backstage

Observação : Se você quiser adicionar outra conta de email mais tarde, quando você estiver pronto, escolha arquivo > Adicionar conta para iniciar a configuração automática de conta.

Barra de acesso rápido

A barra de acesso rápido é uma parte importante da sua experiência Outlook. E é uma maneira fácil de mover entre os recursos principais Outlook — email, calendário, pessoas e tarefas. A barra é além das guias padrão de fitas que fornecem uma grande variedade de ferramentas e opções para ajudá-lo a usar e gerenciar Outlook.

Geralmente localizada na parte inferior da janela de Outlook, rápido acessar barra mostra — dependendo das configurações selecionadas — nomes de botão (imagem à esquerda) ou ícones (imagem direita) associados aos nomes de recurso.

Acesso rápido do Outlook barra mostrando, por nome, botões de email, calendário, pessoas e tarefas e muito mais (três pontos ou reticências) opções

Acesso rápido do Outlook barra mostrando email, calendário, pessoas, tarefas e mais ícones de opções

Alterar o que aparece na barra de acesso rápido

Você pode controlar quais botões (ou ícones) aparecem na barra de acesso rápido e até mesmo em que ordem elas aparecem.

  1. Escolha mais Mais opções > Opções de navegação.

    Escolha mais (reticências) na barra de acesso rápido para exibir opções de navegação

  2. Na caixa de diálogo Opções de navegação, faça o seguinte:

    Acesso rápido barra caixa de diálogo Opções de navegação

    • Para alterar o número de botões ou ícones que aparecem na barra, aumente ou diminua a configuração padrão de 4 número máximo de itens visíveis.

    • Para exibir ícones em vez de nomes, marque a caixa de seleção de Navegação compacta.

    • Para reorganizar como botões ou ícones estão listados, selecione um item na caixa Exibir nesta ordem e escolha Mover para cima ou Mover para baixo.

  3. Escolha OK.

    Dica : Se você não gostar das alterações feitas ou deseja apenas recomeçar, escolha Redefinir.

Email, você se conecta às pessoas dentro e fora da sua organização. Você pode adicionar uma assinatura eletrônica e anexos para suas mensagens de email.

Criar uma nova mensagem de email

  1. A partir de qualquer pasta de email (como sua caixa de entrada), escolha Novo Email.

    Novo Email

    Atalho de teclado:    Para criar uma mensagem de email, pressione Ctrl + Shift + M.

  2. Quando você terminar redigindo seu email, escolha Enviar.

Para obter mais informações, consulte criar uma mensagem de email.

Adicionar uma assinatura de email às mensagens

Crie assinaturas personalizadas que aparecem na parte inferior de suas mensagens. Assinaturas podem incluir texto, imagens, sua Cartão de Visita Eletrônico, um logotipo ou até mesmo uma imagem de sua assinatura manuscrita.

Criar uma assinatura

  1. Em uma nova mensagem, escolha assinatura >assinaturas.

    Tabela Dinâmica que contém várias tabelas

  2. Na guia Assinatura de Email , escolha novo.

  3. Digite umname e, em seguida, clique em OK.

  4. Em Escolha a assinatura padrão, faça o seguinte:

    • Na lista Conta de email, escolha a conta de email à qual você deseja associar a assinatura.

    • Na lista de novas mensagens , escolha a assinatura que você deseja que sejam adicionadas automaticamente a todas as novas mensagens de email. Se você não quiser automático assinar suas mensagens de email, você pode ignorar essa opção como (nenhum) é o valor padrão.

    • Na lista Respostas/encaminhamentos, escolha a assinatura que você quer que seja adicionada automaticamente (assinar automaticamente) ao responder ou encaminhar mensagens. Caso contrário, aceite a opção padrão (nenhum).

  5. Em Editar assinatura, digite oassinaturae escolha OK.

Adicionar uma assinatura

  • Em uma nova mensagem, escolha a assinaturae, em seguida, escolha a assinatura que você deseja.

    Tabela Dinâmica que contém várias tabelas

Para obter mais informações, consulte criar e adicionar uma assinatura de mensagem de email.

Encaminhar ou responder a uma mensagem de email

  1. Na faixa de opções ou no painel de leitura, escolha responder, Responder a todosou Encaminhar

    Responder

  2. Em para, Ccou Cco caixa, siga um destes procedimentos:

    • Para adicionar um destinatário, clique na caixa apropriada e insira o nome do destinatário.

    • Para remover um destinatário, clique na caixa apropriada, escolha o nome do destinatário e pressione Delete.

Para obter mais informações, consulte Responder ou encaminhar uma mensagem de email.

Adicionar um anexo a uma mensagem de email

Para compartilhar um arquivo, você pode anexá-lo à sua mensagem. Você também pode anexar outros itens do Outlook , como mensagens, contatos ou tarefas.

  1. Criar uma nova mensagem, ou escolha uma mensagem existente e escolha responder, Responder a todosou Encaminhar.

  2. Na janela de mensagem, escolha mensagem > Anexar arquivo.

    Anexar Arquivo

Para obter mais informações, consulte Anexar um arquivo, mensagem, contato ou tarefa a uma mensagem de email.

Abrir ou salvar um anexo de mensagem de email

Você pode abrir um anexo do painel de leitura ou de uma mensagem aberta. Depois de abrir e exibindo um anexo, você pode salvá-lo. Se uma mensagem tiver mais de um anexo, você pode salvá-los como um grupo ou uma de cada vez.

Abrir um anexo

Dependendo da versão do Outlook que você está usando, pode haver várias opções disponíveis para abrir um anexo.

  • Clique duas vezes no anexo.

Para obter mais informações, consulte Abrir anexos.

Salvar um anexo

  1. Escolha o anexo no painel de leitura ou na mensagem aberta.

  2. Na guia anexos , no grupo ações , escolha Salvar como. Você pode também com o botão direito no anexo e, em seguida, escolha Salvar como.

    salvar como anexos

Para obter mais informações, consulte Salvar anexos.

Compromissos e reuniões são o resultado da sua vida pessoal e comercial e seu calendário é o veículo ideal para o gerenciamento de ambos. Com Outlook você também pode definir lembretes de eventos agendados.

Criar um compromisso de calendário

Em Outlook, compromissos não são as mesmas reuniões. Compromissos são atividades que você agenda no seu calendário e que não envolvem convidar outras pessoas nem reserva de recursos, como uma sala de conferência ou um equipamento.

Clique em Calendário

  • Em uma pasta de calendário, escolha Novo compromisso. Você pode também um bloco de tempo de atalho na sua grade do calendário e clique em seguida Novo compromisso.

    Novo Compromisso do Calendário

    Atalho de teclado:    Para criar um compromisso, pressione Ctrl + Shift + A.

Para obter mais informações, consulte Agendar um compromisso.

Agendar uma reunião

Em Outlook, uma reunião inclui outras pessoas e pode incluir recursos como salas de conferência. Você receberá as respostas para suas solicitações de reunião na caixa de entrada.

  • Em uma pasta de calendário, escolha Nova reunião.

    Nova Reunião do Calendário

Atalho de teclado:    Para criar uma nova solicitação de reunião de qualquer pasta no Outlook, pressione Ctrl + Shift + Q.

Para obter mais informações, consulte Agendar uma reunião com outras pessoas.

Definir um lembrete

Lembretes de pop-up em uma janela de alerta para que você não perca um prazo importante. Você pode definir ou remover lembretes para quase qualquer coisa no Outlook, incluindo mensagens de email, compromissos e contatos.

Para compromissos ou reuniões

  • Abra um compromisso ou reunião e, em seguida, na caixa de listagem de lembrete, escolha a quantidade de tempo antes do compromisso ou reunião quando desejar que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, escolha Nenhum.

Para mensagens de email, contatos e tarefas

  • Escolha acompanhamento > Adicionar Lembrete.

Dica : Você pode rapidamente sinalizar mensagens de email como itens pendentes usando lembretes. Estes lembretes de fazer com que a mensagem apareça na lista de tarefas pendentes e na pasta tarefas, mas não adiciona automaticamente um lembrete. Clique com botão direito no sinalizador na lista de mensagens para adicionar um lembrete. Ou, se você tiver a mensagem aberta, escolha Acompanhamento > Adicionar Lembrete.

Acompanhamento

Pessoas

Pessoas é o nome de Balde de pessoas — e empresas — que formam seus contatos comerciais e pessoais. Quem você adicionar como um contato é completamente discricionária e as restrições apenas que podem se aplicar como para quem você pode ou não é possível adicionar são as limitações que você ou sua empresa impõem. Sua empresa, por exemplo, talvez seja necessário regras sobre correspondência com determinados endereços de email externos.

Criar um contato

Um contato pode ser tão simple quanto um nome e email endereços, ou você pode incluir, por exemplo, detalhes, como endereços, números de telefone, uma imagem e aniversários. Você encontrará seus contatos sob a opção de pessoas na barra de atalhos no canto inferior esquerdo da janela de Outlook.

Pessoas

  • Em pessoas, escolha Novo contato.

    Novo Contato

    Atalho de teclado:    Para criar um contato de qualquer pasta no Outlook, pressione Ctrl + Shift + C.

Para obter mais informações, consulte Criar ou adicionar um contato.

Obter uma lista dos contatos no catálogo de endereços Outlook

Salvar uma cópia dos contatos no catálogo de endereços é uma boa prática. Em Outlook 2013 ou Outlook 2016 para Windows, você pode baixar um arquivo de valores separados por vírgulas (. csv) dos seus contatos para o seu dispositivo e abri-lo no Excel.

  1. Abra Outlook, escolha arquivo > Abrir e exportar > Importar/exportar.

    Escolha Abrir e Exportar e clique em Importar/Exportar.

  2. No Assistente para importação e exportação, escolha Exportar para um arquivo > Avançar.

  3. Escolha Valores separados por vírgulas e, em seguida, na página Exportar para um arquivo, escolha Contatos como a pasta de origem para exportação para a sua conta.

    Role para cima e escolha a pasta de contatos que você deseja exportar.

    Importante : Antes de prosseguir, verifique se a pasta de contatos que você escolher está conectado à sua conta de email. Isso é especialmente importante se você estiver realizando estas etapas no computador de outra pessoa.

  4. Escolha Avançar > Procurar e então vá para o local onde você deseja armazenar o arquivo de valores separados por vírgula (. csv).

  5. Digite um nome de arquivoe escolha OK > Avançar.

    Salvar seu catálogo de endereços contato como um arquivo. csv

  6. Escolha Concluir para iniciar o processo de exportação.

    Observação : Outlook não exibe uma mensagem quando o processo de exportação estiver concluído.

Abra o arquivo. csv de contato

O arquivo de valores separados por vírgula (. csv) dos seus contatos exportados normalmente é aberto no Excel.

  1. Navegue até o local onde você salvou o arquivo. csv e abri-lo.

  2. Confirme a que seus contatos são listados no arquivo.

    Exemplo de arquivo. csv do Outlook aberto no Excel

    Observação : Pode haver células vazias. É normal.

  3. Feche o arquivo sem fazer alterações para evitar possíveis problemas importando o arquivo em um dispositivo diferente que tenha a mesma versão do Outlook ou um serviço de email diferente.

Criar uma tarefa

Muitas pessoas mantêm listas de tarefas pendentes — no papel, em uma planilha ou com uma combinação de papel e métodos eletrônico. No Outlook, você pode combinar várias listas em um, receber lembretes e controlar o andamento da tarefa.

  1. Abra Outlook e na guia página inicial, no grupo novo, escolha Novos itens.

  2. Escolha tarefa, preencha o formulário de tarefas, conforme necessário e, em seguida, escolha Salvar e fechar.

Atalho de teclado:    Para criar uma nova tarefa, pressione Ctrl + Shift + K.

Para obter mais informações, consulte Criar tarefas e itens pendentes.

Atribuir uma tarefa

  1. Escolha Ícone de tarefas na barra de acesso rápido do Outlook na barra de acesso rápido ou tarefas na barra de navegação.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Escolha Novo ícone de tarefa na faixa de opções ou pressione Ctrl + Shift + K para criar uma tarefa.

      ou

    • Abra uma tarefa existente.

  3. Escolha Atribuir tarefa.

    Comando Atribuir tarefa na faixa de opções

  4. No formulário de tarefas, faça o seguinte:

    • Na caixa para, digite um nome ou endereço de email.

    • Adicione um assunto, escolha uma Data de início e a data de conclusão e defina o Status e prioridade conforme necessário.

      Propriedades de Datas de Início e de Conclusão para uma tarefa atribuída

    • Aceitar ou limpar a seleção padrão das duas caixas de seleção: Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída.

    • Se necessário, digite uma mensagem no bloco de conteúdo abaixo das caixas de seleção.

  5. Se desejar que a tarefa seja repetida, escolha Recorrência na faixa de opções, selecione as opções desejada na caixa de diálogo Tarefa recorrente e escolha OK.

    Observação : Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanece na sua lista de tarefas, mas nunca atualizado. Se você marcar a caixa de seleção Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída, você receberá relatórios de status para cada ocorrência concluída da tarefa.

  6. Escolha Enviar.

Dica : Outlook pode acompanhar o andamento de uma tarefa atribuída a uma pessoa. Se desejar que várias pessoas trabalhem em uma tarefa, dividir a tarefa em partes menores ou atribuir cada tarefa individualmente. Por exemplo, para controlar um relatório sejam gravados por três autores, crie três tarefas separadas e atribuir cada tarefa individual para o gravador apropriado.

Aceitar ou recusar uma tarefa atribuída

Quando uma tarefa é criada e atribuída a você, ela aparece em sua caixa de entrada.

Comandos Aceitar e Recusar em uma solicitação de tarefa exibida no Painel de Leitura

  • No painel de leitura, escolha Aceitar ou Recusar.

    ou

    Abra a tarefa, escolha Aceitar ou Recusar na faixa de opções e independentemente da opção escolhida, selecione Editar resposta antes de enviar ou Enviar resposta agora e, em seguida, clique em OK.

    Observação : Tarefas aceitas são exibidas na sua lista de tarefas do Outlook.

Se você abrir uma tarefa, você pode responder, responder a todos ou Encaminhar para a pessoa que a tarefa atribuída a você e para outras pessoas conforme apropriado. Você também pode incluir um comentário no bloco de mensagem.

Exibir uma tarefa

  1. Abra Outlook e na barra de acesso rápido, escolha Ícone de tarefas na barra de acesso rápido do Outlook .

  2. Em sua lista de tarefas ou Lista de tarefas pendentes, clique duas vezes em um item para exibir o formulário completo.

Você pode alterar o modo de exibição tarefas a qualquer momento.

  • Na guia página inicial, no grupo Modo de exibição atual, escolha um modo de exibição diferente.

    Opções de exibição atual para tarefas .

Imprimir uma tarefa

Você pode escolher o modo de exibição tarefas e, em seguida, com base no que você optar por imprimir, em que formato — estilo de tabela ou estilo de memorando — a tarefa é impresso. Se você selecionar uma única tarefa para imprimir, por exemplo, em seguida, imprimir somente configuração disponível é estilo de memorando. Mas, se você escolher uma lista como a lista de tarefas pendentes, um formato de impressão de estilo de tabela também é oferecido.

  1. Escolha Ícone de tarefas na barra de acesso rápido do Outlook na barra de acesso rápido.

    Barra de acesso rápido do Outlook

  2. Escolher uma única tarefa em uma de suas pastas — lista de tarefas ouLista de tarefas pendentes — ou escolha uma pasta.

  3. Escolha arquivo > Imprimir e selecione o formato (se disponível) em configurações.

Imprimir uma mensagem de email, um contato ou um item de calendário

Em Outlook, você pode imprimir itens como mensagens de email, contatos, itens de calendário ou exibições maiores, como calendários, catálogos de endereços ou listas de conteúdo para pastas de email.

  1. Escolha um item ou pasta no Outlook que você deseja imprimir.

  2. Escolha arquivo > Imprimir.

Imprimir

Para obter mais informações, consulte Imprimir itens no Outlook.

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