Tarefas básicas no Access 2010

Observação: Desejamos fornecer o conteúdo da Ajuda mais recente no seu idioma da forma mais rápida possível. Esta página foi traduzida de forma automatizada e pode conter imprecisões ou erros gramaticais. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. No final da página, deixe sua opinião se estas informações foram úteis para você. Aqui está o artigo em inglês para facilitar a referência.

Aqui estão algumas tarefas básicas do banco de dados que você pode fazer para ajudá-lo a aprender a usar o Microsoft Access 2010.

 

Neste artigo

O que é o Access?

Bancos de dados relacionais no Access

Quando você abre o Access

Encontrar e aplicar um modelo

Criar um banco de dados a partir do zero

Abrir um banco de dados existente do Access

Começar a usar o novo banco de dados

Adicionar uma tabela

Colar dados de outra fonte em uma tabela do Access

Importar ou vincular a dados de outra fonte

Próximas etapas

Importar dados de uma planilha ou de outro programa

Importar uma planilha do Excel para o Access

Importar uma planilha do Excel como uma tabela em um novo banco de dados

Usar o assistente de análise de tabela para organizar seus dados

Trabalhar com dados de outros programas

Usar um banco de dados de versão anterior em várias versões do Access

Usar um arquivo de banco de dados do Access em várias versões do Access

Etapa 1: fazer uma cópia do banco de dados existente e salvá-lo em um novo formato

Etapa 2: dividir o banco de dados de cópia e usar o arquivo original como banco de dados back-end

Etapa 3: conectar a nova front-end ao banco de dados original

Usar um aplicativo front-end/back-end em várias versões do Access

O que é o Access?

O Access 2010 é uma ferramenta de design e implantação de aplicativo de banco de dados que você pode usar para controlar informações importantes. Você pode manter seus dados no seu computador, ou pode publicar na Web, para que outras pessoas possam usar o seu banco de dados com um navegador da Web.

Muitas pessoas começam a usar o Access quando o programa que elas estão usando para controlar algo gradualmente se torna menos ajustado para a tarefa. Por exemplo, suponha que você seja um planejador de eventos e deseje acompanhar todos os detalhes que precisa gerenciar para fazer com que seus eventos sejam bem-sucedidos. Se usar um programa de planilha ou processador de texto para fazer isso, você pode facilmente ter problemas com dados duplicados e inconsistentes. Você pode usar o software de calendário, mas rastrear informações financeiras em um calendário não é uma boa opção.

Bancos de dados relacionais no Access

Às vezes, você precisa de um banco de dados relacional para controlar essas informações — um armazém de dados que foram separados em coleções menores de dados (chamadas tabelas) para eliminar redundância e, em seguida, relacionados juntos com base em informações comuns de informações (chamadas campos) . Por exemplo, um banco de dados relacional de planejamento de eventos pode conter uma tabela com informações do cliente, uma tabela com informações do fornecedor e uma tabela com informações sobre o evento. A tabela com informações de evento pode ter um campo para relacioná-lo à tabela de cliente e um campo para relacioná-lo à tabela fornecedor. Dessa forma, por exemplo, se o número de telefone de um fornecedor for alterado, as informações poderão ser alteradas uma vez na tabela fornecedor, em vez de em cada evento que envolvia o fornecedor.

O Access é uma ferramenta que você pode usar para desenvolver com rapidez e facilidade aplicativos de banco de dados relacional para ajudá-lo a gerenciar informações. Você pode criar um banco de dados para ajudá-lo a manter o controle sobre qualquer tipo de informação, como inventário, contatos profissionais ou processos empresariais. Na verdade, o Access vem com modelos que você pode usar imediatamente para controlar várias informações, facilitando até mesmo um principiante.

Quando você abre o Access

Ao iniciar o Access 2010, você vê o modo de exibição Microsoft Office Backstage, onde você pode obter informações sobre o banco de dados atual, criar um novo banco de dados, abrir um banco de dados existente e exibir conteúdo em destaque do Office.com.

Modo de exibição Backstage do Access 2010

O modo de exibição Backstage também contém muitos outros comandos que você pode usar para ajustar, manter ou compartilhar seus bancos de dados. Os comandos no modo de exibição Backstage geralmente se aplicam a bancos de dados inteiros, e não a objetos dentro de um banco de dados.

Observação: Você pode acessar o modo de exibição Backstage a qualquer momento clicando na guia arquivo .

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Encontrar e aplicar um modelo

O Access oferece uma ampla variedade de modelos que você pode usar para acelerar o processo de criação do banco de dados. Um modelo é um banco de dados pronto para ser usado que contém todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para realizar uma tarefa específica. Por exemplo, há modelos que podem ser usados para controlar problemas, gerenciar contatos ou manter um registro de despesas. Alguns modelos contêm alguns exemplos de registros para ajudar a demonstrar o seu uso. Os bancos de dados de modelo podem ser usados como estão, ou você pode personalizá-los para atender melhor às suas necessidades.

Para localizar e aplicar um modelo ao seu banco de dados, faça o seguinte:

  1. Na guia Arquivo, clique em Novo.

  2. Em Modelos Disponíveis, siga um destes procedimentos:

    • Para reutilizar um modelo que você usou recentemente, clique em modelos recentese selecione o modelo desejado.

    • Para usar um modelo que você já instalou, clique em meus modelose, em seguida, selecione o modelo desejado.

    • Para localizar um modelo no Office.com, em modelos do Office.com, clique em uma categoria de modelo, selecione o modelo desejado e, em seguida, clique em baixar para baixar o modelo do Office. com para o seu computador.

      Você também pode procurar modelos no Office.com no Access. Na caixa Pesquisar modelos no Office.com, digite um ou mais termos de pesquisa e, em seguida, clique no botão de seta para pesquisar.

  3. Opcionalmente, clique no ícone de pasta ao lado da caixa nome do arquivo para navegar até o local em que você deseja criar o banco de dados. Se você não indicar um local específico, o Access criará o banco de dados no local padrão que é exibido abaixo da caixa nome do arquivo .

  4. Clique em Criar.

O Access cria o banco de dados e o abre para uso.

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Criar um banco de dados a partir do zero

Se você quiser uma introdução mais completa aos conceitos por trás do uso do Access para criar um banco de dados, consulte o artigo noções básicas de design de banco de dados.

Se nenhum dos modelos atender às suas necessidades, ou se você tiver dados em outro programa que deseja usar no Access, poderá decidir que é melhor criar um banco de dados do zero. No Access 2010, você tem uma opção: um banco de dados da área de trabalho padrão ou um banco de dados da Web.

Para obter mais informações sobre bancos de dados da Web, consulte o artigo criar um banco de dados para compartilhar na Web.

Para criar um novo banco de dados, faça o seguinte:

  1. Inicie o Access.

  2. Na guia novo no modo de exibição Backstage, clique em banco de dados em branco ou banco de dados da Web em branco.

    Importante: A opção que você faz aqui determinará quais recursos estão disponíveis no banco de dados. Bancos de dados da área de trabalho não podem ser publicados na Web, e bancos de dados da Web não são compatíveis com alguns recursos da área de trabalho, como consultas de totais.

  3. À direita, digite um nome para o banco de dados na caixa nome do arquivo .

    Para alterar o local em que você cria o arquivo, clique em procurar Imagem de botão ao lado da caixa nome do arquivo , procure e selecione o novo local e clique em OK.

  4. Clique em Criar.

    O Access cria o banco de dados e, em seguida, abre uma tabela vazia (chamada tabela1) no modo Folha de Dados.

  5. O Access coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna clique para adicionar da nova tabela.

    Para adicionar dados, comece a digitar — ou você pode colar dados de outra fonte, conforme descrito na seção colar dados de outra fonte em uma tabela do Access, mais adiante neste artigo.

    Observações: 

    • Inserir dados no modo folha de dados foi projetado para ser muito parecido com a inserção de dados em uma planilha do Excel. A principal restrição é que os dados devem ser inseridos em linhas e colunas contíguas, começando no canto superior esquerdo da folha de dados. Você não deve tentar formatar seus dados incluindo linhas ou colunas em branco como você pode fazer em uma planilha do Excel, pois isso perderá espaço na tabela. A tabela simplesmente contém seus dados. Toda a apresentação visual dos dados será realizada nos formulários e relatórios que você cria mais tarde.

    • A estrutura da tabela é criada durante a inserção de dados. Sempre que você adicionar uma nova coluna à folha de dados, um novo campo será definido na tabela. O Access define o tipo de dados do campo com base no tipo de dados inserido. Por exemplo, se você tiver uma coluna na qual inseriu apenas valores de data, o Access definirá o tipo de dados desse campo como data/hora. Se você tentar digitar mais tarde um valor que não seja de data (como um nome ou número de telefone) nesse campo, o Access exibirá uma mensagem informando que o valor não corresponde ao tipo de dados da coluna. Quando possível, você deve planejar a tabela para que cada coluna contenha o mesmo tipo de dados, seja texto, datas, números ou algum outro tipo. Isso facilita muito a criação de consultas, formulários e relatórios que selecionem apenas os dados desejados.

Se você ainda não quiser inserir dados, clique em fechar Imagem de botão .

Observação: O Access excluirá a tabela1, se você fechá-la sem salvar.

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Abrir um banco de dados existente do Access

Dica: Para abrir rapidamente um dos últimos bancos de dados abertos anteriormente, na guia arquivo , clique em recentese, em seguida, clique no nome do arquivo.

  1. Na guia Arquivo, clique em Abrir.

  2. Clique em um atalho na caixa de diálogo abrir — ou, na caixa examinar , clique na unidade ou pasta que contém o banco de dados desejado.

  3. Na lista de pastas, clique duas vezes nas pastas até abrir a pasta que contém o banco de dados.

  4. Quando você encontrar o banco de dados, siga um destes procedimentos:

    • Para abrir o banco de dados no modo de abertura padrão, clique duas vezes nele.

    • Para abrir o banco de dados para acesso compartilhado em um ambiente multiusuário, para que você e outros usuários possam ler e gravar no banco de dados ao mesmo tempo, clique em abrir.

    • Para abrir o banco de dados para acesso somente leitura, de modo que você possa exibi-lo, mas não pode editá-lo, clique na seta ao lado do botão abrir e, em seguida, clique em abrir como somente leitura.

    • Para abrir o banco de dados para acesso exclusivo para que ninguém mais possa abri-lo enquanto ele estiver aberto, clique na seta ao lado do botão abrir e clique em abrir exclusivo.

    • Para abrir o banco de dados para acesso somente leitura, clique na seta ao lado do botão abrir e clique em abrir como somente leitura exclusivo os outros usuários ainda podem abrir o banco de dados, mas eles têm somente acesso somente leitura.

Se você não conseguir encontrar o banco de dados que deseja abrir    

  1. Na caixa de diálogo abrir , clique no atalho meu computador — ou, na caixa examinar , clique em meu computador.

  2. Na lista de unidades, clique com o botão direito do mouse na unidade que você acha que pode conter o banco de dados e clique em Pesquisar.

  3. Insira seus critérios de pesquisa e pressione ENTER para pesquisar o banco de dados.

  4. Se o banco de dados for encontrado, abra-o clicando duas vezes nele na caixa de diálogo resultados da pesquisa .

    Como a pesquisa foi iniciada na caixa de diálogo abrir , você deve clicar em Cancelar nessa caixa de diálogo antes que o banco de dados seja aberto.

Você pode abrir diretamente um arquivo de dados em um formato de arquivo externo (como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel). Você também pode abrir diretamente qualquer fonte de dados ODBC, como Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. O Access cria automaticamente um novo banco de dados do Access na mesma pasta que o arquivo de dados e adiciona links a cada tabela do banco de dados externo.

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Começar a usar o novo banco de dados

Dependendo do modelo que você usou, talvez seja necessário executar um ou mais dos seguintes procedimentos para começar a usar o novo banco de dados:

  • Se o Access exibir uma caixa de diálogo de logon com uma lista vazia de usuários, use o seguinte procedimento para começar:

    1. Clique em novo usuário.

    2. Preencha o formulário de detalhes do usuário .

    3. Clique em Salvar e Fechar.

    4. Selecione o nome de usuário que você acabou de inserir e clique em logon.

  • Se o Access exibir uma folha de dados vazia, você poderá começar a digitar dados diretamente nessa folha de dados ou clicar em outros botões e guias para explorar o banco de dados.

  • Se o Access exibir uma página introdução , você poderá clicar em links dessa página para saber mais sobre o banco de dados ou clicar em outros botões e guias para explorar o banco de dados.

  • Se o Access exibir uma mensagem de aviso de segurança na barra de mensagens e você confiar na fonte do modelo, clique em habilitar conteúdo. Se o banco de dados exigir um logon, será necessário fazer logon novamente.

Para bancos de dados da área de trabalho e da Web, você também quer começar com uma destas etapas:

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Adicionar uma tabela

Você pode adicionar uma nova tabela a um banco de dados existente usando as ferramentas do grupo tabelas na guia criar .

Grupo Tabelas na guia Criar

Observação: Em um banco de dados da Web, somente o comando tabela está disponível no grupo tabelas .

Seja qual for o modo de exibição no qual você começa, você sempre pode alternar para o outro modo de exibição usando os botões de exibição na barra de status da janela do Access.

Criar uma tabela em branco no modo folha de dados    No modo de exibição folha de dados, você pode inserir dados imediatamente e permitir que o Access Construa a estrutura de tabelas em segundo plano. Os nomes de campo são atribuídos numericamente (campo1, Campo2 e assim por diante), e o Access define o tipo de dados de campo, com base no tipo de dados inserido.

  1. Na guia criar , no grupo tabelas , clique em tabela Imagem de botão .

  2. O Access cria a tabela e, em seguida, coloca o cursor na primeira célula vazia na coluna clique para adicionar .

  3. Para adicionar dados, comece a digitar na primeira célula vazia, ou você pode colar dados de outra fonte, conforme descrito mais adiante neste artigo.

    • Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e digite o novo nome.

      Dica: Dê um nome significativo para cada campo, para que você possa saber o que ele contém sem precisar ver os dados.

    • Para mover uma coluna, selecione-a clicando no título da coluna e arraste-a para o local desejado. Você também pode selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las para um novo local juntos.

      Para adicionar mais campos à sua tabela, você pode começar a digitar na coluna clique para adicionar no modo folha de dados ou pode adicionar novos campos usando os comandos no grupo Adicionar & excluir na guia campos .

Criar uma tabela a partir do modo Design    No modo Design, primeiro você cria a estrutura da nova tabela. Em seguida, você pode alternar para o modo folha de dados para inserir dados ou inserir seus dados usando algum outro método, como em um formulário.

O modo Design não está disponível para tabelas em um banco de dados da Web.

  1. Na guia criar , no grupo tabelas , clique em design de tabela. Imagem de botão

  2. Para cada campo da tabela, digite um nome na coluna nome do campo e selecione um tipo de dados na lista tipo de dados .

  3. Você pode inserir informações adicionais para cada campo da coluna Descrição . A descrição inserida é exibida na barra de status quando o ponto de inserção está nesse campo e é usada como o texto da barra de status para os controles que você cria arrastando o campo do painel lista de campos para um formulário ou relatório e, para todos os controles criados para esse campo pelo assistente de formulário ou assistente de relatório.

  4. Depois de adicionar todos os campos, salve a tabela:

    • Na guia Arquivo, clique em Salvar.

  5. Você pode começar a inserir dados na tabela a qualquer momento, alternando para o modo folha de dados, clicando na primeira célula vazia e digitando. Você também pode colar dados de outra fonte, conforme descrito na próxima seção.

Criar uma tabela com base em uma lista do SharePoint    Com uma lista do SharePoint, seus dados podem ser usados por pessoas que não têm acesso. Além disso, os dados de lista são armazenados em um servidor, o que geralmente oferece melhor proteção contra perda de dados do que arquivos armazenados em um computador desktop. Você pode começar com uma nova lista ou pode vincular a uma lista existente. Você deve ter permissões suficientes no site do SharePoint onde você deseja criar a lista; Isso pode variar de acordo com o site para que entre em contato com o administrador do SharePoint para obter detalhes sobre suas opções.

Este recurso não está disponível em um banco de dados da Web.

  1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.

  2. Você pode usar um dos modelos de lista para criar uma lista padrão do SharePoint, como contatos ou eventos.

    Você também pode optar por criar uma lista personalizada ou vincular ou importar uma lista existente. Clique na opção desejada.

  3. Se você escolher qualquer um dos modelos de lista ou criar uma lista personalizada, a caixa de diálogo criar nova lista será aberta para orientá-lo no processo. Se você optar por usar uma lista existente, a caixa de diálogo obter dados externos será aberta para ajudá-lo.

Para mais informações sobre tabelas, confira Introdução às tabelas.

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Colar dados de outra fonte em uma tabela do Access

Se os seus dados estão armazenados em outro programa, como o Excel, você pode copiar e colar seus dados em uma tabela do Access. Em geral, isso funciona melhor se seus dados já estiverem separados em colunas, como se estivessem em uma planilha do Excel. Se seus dados estiverem em um programa de processamento de texto, você deve primeiro separar as colunas dos dados usando guias ou converter os dados em uma tabela no programa de processamento de texto e, em seguida, copiar os dados. Se seus dados precisarem de edição ou manipulação (por exemplo, separando nomes completos em nomes e sobrenomes), convém fazer isso antes de copiar os dados, especialmente se você não estiver familiarizado com o Access.

Quando você cola dados em uma tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o tipo de dados que ele encontra. Por exemplo, se um campo colado não contém nada, mas os valores de data, o Access aplica o tipo de dados data/hora a esse campo. Se o campo colado contém apenas as palavras "Sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados sim/não ao campo.

O Access nomeia os campos de acordo com o que encontrar na primeira linha de dados colados. Se a primeira linha de dados colados for semelhante em tipo às linhas que acompanham, o Access determinará que a primeira linha faz parte dos dados e atribuirá nomes genéricos de campos (campo1, Campo2 e assim por diante). Se a primeira linha de dados colados não for semelhante às linhas que acompanham, o Access usará a primeira linha como nomes de campo e excluirá a primeira linha nos dados reais.

Se o Access atribuir nomes de campos genéricos, você deverá renomear os campos assim que possível para evitar confusão. Use o seguinte procedimento:

  1. Na guia arquivo , clique em salvar para salvar a tabela.

  2. No modo folha de dados, clique duas vezes em cada título de coluna e, em seguida, digite um nome para a coluna.

  3. Salve a tabela novamente.

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Importar ou vincular a dados de outra fonte

Você pode ter dados coletados em outro programa que gostaria de usar no Access. Talvez você trabalhe com pessoas que armazenam seus dados em outros programas e deseja trabalhar com seus dados no Access. Ou, talvez você tenha várias fontes de dados diferentes e precise de um "bloco de pouso", no qual você pode reunir todas as pessoas para uma análise mais profunda.

O Access torna mais fácil importar ou vincular dados de outros programas. Você pode trazer dados de uma planilha do Excel, de uma tabela em outro banco de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de qualquer uma das diversas fontes. O processo é um pouco diferente, dependendo da fonte de dados, mas estas instruções o ajudarão a começar:

  1. Na guia dados externos , no grupo importar & link , clique no comando do tipo de arquivo do qual você está importando.

    Por exemplo, se você estiver importando dados de uma planilha do Excel, clique em Excel. Se você não vir o tipo de programa correto, clique em mais.

    Observação: Se não conseguir encontrar o tipo de formato correto no grupo de links importar & , talvez seja necessário iniciar o programa no qual você criou os dados originalmente e, em seguida, usar esse programa para salvar os dados em um formato de arquivo que tenha suporte para o Access (como um arquivo de texto delimitado ) e, em seguida, importar ou vincular aos dados.

  2. Na caixa de diálogo obter dados externos , clique em procurar para navegar até o arquivo de dados de origem ou digite o caminho completo do arquivo de dados de origem na caixa nome do arquivo .

  3. Clique na opção desejada em especificar como e onde você deseja armazenar os dados no banco de dados atual. Você pode criar uma nova tabela usando os dados importados ou criar uma tabela vinculada que mantenha um link para a fonte de dados.

  4. Clique em OK.

    Dependendo da sua escolha, a caixa de diálogo vincular objetos ou a caixa de diálogo importar objetos será aberta.

  5. Use a caixa de diálogo para concluir o processo. O procedimento exato a seguir depende da opção de importação ou link que você escolheu.

  6. Na última página do assistente, clique em Concluir.

    Se você optou por importar, o Access perguntará se você deseja salvar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir.

  7. Se você acha que executará essa mesma operação de importação novamente, clique em salvar etapas de importaçãoe insira os detalhes.

    Em seguida, você pode reproduzir facilmente a operação de importação clicando em importações salvas no grupo importar na guia dados externos , clicando na especificação importar e, em seguida, em executar.

  8. Se não quiser salvar os detalhes da operação, clique em fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, exibe a tabela em tabelas no painel de navegação.

Para saber mais sobre como importar dados para o Access, siga os links na seção Consulte também deste artigo.

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Próximas etapas

O restante do processo de design varia de acordo com seus objetivos, mas você provavelmente deseja considerar a criação de consultas, formulários, relatórios e macros. Este artigo não fornece informações sobre a criação de objetos de banco de dados adicionais.

Para obter mais informações, consulte estes artigos:

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Importar dados de uma planilha ou de outro programa

Se você estiver familiarizado com outros programas de banco de dados ou de planilha, provavelmente saberá noções básicas sobre como esses aplicativos funcionam e quais bancos de dados são usados. O Access é diferente de muitos outros aplicativos de banco de dados, permitindo que você crie bancos de dados relacionais e, além disso, é diferente da maioria dos programas de planilha oferecendo ferramentas para o desenvolvimento de consultas, formulários e relatórios sofisticados. O Access também fornece várias opções para trabalhar com outros programas de banco de dados, como o SQL Server.

Importar uma planilha do Excel para o Access

Muitas pessoas começam a explorar o Access após a primeira criação de uma lista no Excel. O Excel é um ótimo lugar para iniciar uma lista, mas à medida que a lista aumenta, fica mais difícil organizar e manter a atualização. Mover a lista para o Access geralmente é a próxima etapa lógica.

Uma tabela de banco de dados é semelhante em estrutura para uma planilha, pois esses dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, geralmente é fácil importar uma planilha para uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar seus dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é como os dados são organizados. Simplesmente importar a planilha inteira como uma nova tabela em um banco de dados não resolverá os problemas associados à organização e à atualização dos dados, principalmente se sua planilha contiver dados redundantes. Para resolver esses problemas, você deve dividir os dados de planilha em tabelas separadas, cada um contendo dados relacionados. Para obter mais informações sobre como organizar os dados em suas tabelas, consulte o artigo noções básicas de design de bancode dados.

O Access apresenta o assistente de análise de tabela, que pode ajudá-lo a concluir esse processo. Depois de importar seus dados para uma tabela, o assistente ajuda você a dividir a tabela em tabelas separadas, cada qual contendo dados que não são duplicados em nenhuma das outras tabelas. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas.

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Importar uma planilha do Excel como uma tabela em um novo banco de dados

  1. Na guia arquivo , clique em novoe, em seguida, clique em banco de dados em branco.

  2. Digite um nome para o novo banco de dados na caixa nome do arquivo e clique em criar.

    O novo banco de dados é aberto e o Access cria uma nova tabela vazia, Tabela1.

  3. Fechar Tabela1.

    Quando for perguntado se você deseja salvar as alterações no design da tabela1, clique em não.

  4. Na guia dados externos , no grupo importar & link , clique em Excel. Imagem do botão

  5. Na caixa de diálogo obter dados externos , clique em procurar.

  6. Use a caixa de diálogo Abrir arquivo para localizar o arquivo.

  7. Selecione o arquivo e clique em Abrir.

  8. Na caixa de diálogo obter dados externos , verifique se a opção importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual está selecionada.

  9. Clique em OK.

    O assistente de importação de planilha é iniciado e faz algumas perguntas sobre os seus dados.

  10. Siga as instruções e clique em Avançar ou voltar para navegar pelas páginas. Na última página do assistente, clique em Concluir.

    Observação: O Access pergunta se você deseja salvar os detalhes da operação de importação que acabou de concluir. Se você acha que vai executar essa mesma operação de importação novamente, clique em Sime insira os detalhes. Em seguida, você pode reproduzir facilmente a operação no futuro clicando em importações salvas no grupo importar na guia dados externos . Se não quiser salvar os detalhes da operação, clique em fechar.

O Access importa os dados para uma nova tabela e, em seguida, exibe-os em todas as tabelas no painel de navegação.

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Usar o assistente de análise de tabela para organizar seus dados

Depois que os dados forem importados para uma tabela do Access, você poderá usar o assistente de análise de tabela para identificar rapidamente dados redundantes. Em seguida, o assistente fornece uma maneira simples de organizar os dados em tabelas separadas, para que ela seja armazenada da maneira mais eficiente. O Access preserva a tabela original como um backup e, em seguida, cria novas tabelas que você pode usar como base para o aplicativo de banco de dados.

  1. Abra o banco de dados do Access que contém a tabela que você deseja analisar.

  2. Na guia ferramentas de banco de dados , no grupo analisar , clique em analisar tabela.

    O assistente de análise de tabela é iniciado.

    As duas primeiras páginas do assistente contêm um breve tutorial – completo com botões nos quais você pode clicar para ver exemplos. Se você não vir as páginas introdutórias, mas ver uma caixa de seleção rotulada Mostrar páginas introdutórias?, marque a caixa de seleção e, em seguida, clique em novamente duas vezes para ver a introdução. Se não quiser ver as páginas introdutórias novamente após a leitura da introdução, você pode desmarcar a caixa de seleção Mostrar páginas introdutórias?

  3. Na tabela que contém os campos com valores que são repetidos em muitos registros? , selecione a tabela que você deseja analisar e clique em Avançar.

  4. Você pode permitir que o assistente decida quais campos vão em quais tabelas ou você pode fazer a decisão por conta própria. Se você seguir as sugestões do assistente, ainda poderá fazer alterações no layout da tabela na próxima página do assistente.

    Observação: Se você permitir que o assistente decida quais campos devem ser colocados em quais tabelas, suas opções sempre podem não ser apropriadas para seus dados, especialmente se não houver muitos dados com os quais trabalhar. Verifique os resultados do assistente com cuidado. Por outro lado, o assistente pode sugerir uma organização mais eficiente do que a que você está pensando, portanto, é uma boa ideia, pelo menos, experimentar as decisões do assistente uma vez. Se não gostar das sugestões, você ainda pode reorganizar os campos manualmente e sempre pode clicar em retornar e organizar todos os campos.

  5. Clique em Avançar. Nesta página, especifique quais tabelas contêm quais campos. Se você optou por permitir que o assistente decida, verá várias tabelas conectadas por linhas de relação. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela que contém todos os campos. Em ambos os casos, você pode fazer alterações nesta página.

    • Você pode arrastar campos de uma tabela para uma área em branco da página para criar uma nova tabela que contenha esses campos. O Access solicitará um nome para a tabela.

    • Você pode arrastar campos de uma tabela para outra tabela se achar que elas serão armazenadas de forma mais eficiente.

    • A maioria das tabelas receberá uma ID ou um campo de ID exclusivo gerado . Para saber mais sobre os campos ID, clique em dicas no canto superior direito do assistente.

    • Para desfazer uma alteração, clique no botão desfazer .

    • Para renomear uma tabela, clique duas vezes em sua barra de título, digite o novo nome e clique em OK.

  6. Depois de organizar os campos da maneira desejada, clique em Avançar.

  7. Se o assistente encontrar registros com valores semelhantes, ele identificará esses valores como possíveis erros de digitação e apresentará uma tela onde você pode confirmar o que fazer sobre eles. Role pela lista para localizar qualquer um que tenha valores na coluna correção e, em seguida, clique no item apropriado na lista suspensa. Selecione (sair como está) para impedir que o assistente faça alterações no valor. Quando terminar, clique em Avançar.

  8. O assistente pergunta se você deseja criar uma consulta que se assemelhe à sua tabela original. Se você já tiver criado formulários e relatórios baseados na tabela original, criar uma consulta como essa é uma boa ideia. Se você escolher Sim, criar a consulta, o assistente renomeia a tabela original acrescentando "_OLD" ao nome da tabela e, em seguida, nomeia a nova consulta usando o nome da tabela original. Os formulários e relatórios baseados na tabela agora usam a consulta para seus dados e continuam funcionando como antes.

  9. Clique em Concluir.

    O assistente cria as novas tabelas conforme especificado e, em seguida, as abre. Feche-os quando terminar de inspecionar os resultados.

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Trabalhar com dados de outros programas

O Access 2010 fornece recursos para trabalhar com dados armazenados em outros programas.

Criar um novo banco de dados do Access que se vincule a dados em outro formato de arquivo    Você pode usar o Access para abrir um arquivo em outro formato de arquivo, como texto, dBASE ou uma planilha. O Access cria automaticamente um banco de dados do Access e vincula o arquivo para você.

  1. Inicie o Access.

  2. Na guia Arquivo, clique em Abrir.

  3. Na caixa de diálogo abrir , clique no tipo de arquivo que você deseja abrir na lista. Se você não tiver certeza do tipo de arquivo, clique em todos os arquivos (*. *).

  4. Se necessário, navegue até a pasta que contém o arquivo que você deseja abrir. Quando você encontrar o arquivo, clique duas vezes nele para abri-lo.

  5. Siga as instruções do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.

Importar ou vincular dados a um banco de dados do Access existente    Você pode importar dados de outras fontes e programas para tabelas do Access, de modo que os dados estejam contidos no arquivo do Access ou um link para os dados do Access, de modo que os dados permaneçam no arquivo original (fora do arquivo do Access).

  1. Na guia dados externos , no grupo importar & link , clique no formato em que os dados são armazenados.

    Você pode importar ou vincular a dados das seguintes fontes:

    • Excel    Você pode trazer dados de uma planilha ou de um intervalo nomeado em uma pasta de trabalho do Excel. Cada planilha ou intervalo nomeado deve ser importado ou vinculado separadamente.

    • Access    Isso é muito útil para separar o processo dos seus dados, criando um banco de dados dividido. Ou seja, você pode usar um banco de dados para conter todos os seus formulários, relatórios e macros e manter seus dados em outro banco de dados. Em seguida, você pode desenvolver melhorias sem interromper o trabalho de alguém. Você também pode combinar dados de muitos bancos de dados do Access diferentes em um, facilitando o resumo de dados entre departamentos ou entre parceiros comerciais.

    • banco de dados ODBC    Muitos programas dão suporte a esse formato, incluindo muitos produtos de servidor de banco de dados. Isso ajuda você a criar bancos de dados de "bloco de destino", em que você combina dados de sistemas diferentes.

    • Arquivo de texto    Você pode se conectar a um arquivo de texto simples e pode até mesmo usar o Access para alterar o conteúdo do arquivo. Isso pode ajudar a facilitar o acesso aos dados por meio de uma ampla variedade de programas.

    • Arquivo XML    Esse formato também oferece compatibilidade com vários outros programas, incluindo alguns servidores Web.

    • Lista do SharePoint    Isso torna seus dados utilizáveis com um navegador da Web, a maneira padrão de usar uma lista do SharePoint.

    • Serviços de Dados    Você pode se conectar aos serviços de dados da Web dentro da sua empresa.

    • Documento HTML    

    • Pasta do Outlook    Você pode se conectar a pastas do Outlook para integrar mais facilmente suas informações de contato com o restante dos seus dados.

    • arquivo dBase    o dBase é um sistema de banco de dados alternativo popular que é compatível com o Access

      A caixa de diálogo obter dados externos é exibida.

  2. Siga as instruções na caixa de diálogo.

    O Access irá importar ou vincular os dados ao seu banco de dados. Para a maioria dos formatos, você deve especificar a localização dos dados e, em seguida, escolher como deseja que os dados sejam armazenados em seu banco de dados.

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Usar um banco de dados de versão anterior em várias versões do Access

Se o banco de dados ou projeto do Access tiver sido criado no Access 2000 ou posterior, você poderá usar o banco de dados ou projeto na versão do Access em que ele foi criado ou em qualquer versão posterior, mesmo que o arquivo esteja habilitado para segurança. Por exemplo, os arquivos do Access 2000 podem ser usados no Access 2000, no Access 2002, no Access 2003, no Access 2007 e no Access 2010.

Você pode ter uma situação em que deseja manter seus dados em uma versão anterior do Access, mas você tem usuários com uma versão posterior do Access que deseja vincular a esses dados, mas ainda aproveitar alguns dos recursos da versão mais recente. A solução é criar um novo banco de dados "front-end" na versão posterior (contendo formulários, relatórios, consultas, macros, mas sem tabelas) e vinculá-lo às tabelas no arquivo da versão anterior. Use um dos procedimentos a seguir, dependendo se o banco de dados está contido em um arquivo ou se já está dividido em um aplicativo front-end/back-end.

Usar um arquivo de banco de dados do Access em várias versões do Access

Se todas as tabelas, formulários e outros objetos do banco de dados de versão anterior do Access estiverem contidos em um arquivo e você quiser usar o banco de dados em várias versões do Access, você poderá criar um novo banco de dados front-end em uma versão posterior e vinculá-lo ao arquivo original. Os usuários que têm a versão anterior do Access ainda podem usar o banco de dados original. Os usuários que têm a versão mais recente podem usar o novo banco de dados front-end para vincular aos mesmos dados. Você pode criar várias versões de front-end se precisar acomodar várias versões do Access.

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Etapa 1: fazer uma cópia do banco de dados existente e salvá-lo em um novo formato

Use o procedimento a seguir para converter o banco de dados em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou acesso 2007. Esse comando preserva o banco de dados original em seu formato original e cria uma cópia no formato especificado.

  1. Feche o arquivo do Access. Se o arquivo for um banco de dados multiusuário do Access localizado em um servidor ou em uma pasta compartilhada, certifique-se de que nenhum outro usuário tenha aberto.

  2. Inicie o Access 2010.

  3. Na guia Arquivo, clique em Abrir.

  4. Navegue até o local do arquivo que você deseja converter e, em seguida, clique duas vezes nele para abri-lo.

    Se a caixa de diálogo de aprimoramento do banco de dados for exibida, perguntando se você deseja aprimorar o banco de dados, clique em não.

  5. Se um formulário abrir quando você iniciar o banco de dados, feche o formulário.

  6. Na guia arquivo , clique em salvar banco de dados como.

  7. Na caixa de diálogo salvar como , digite um nome para o novo banco de dados.

    Observação: A menos que você salve o novo banco de dados em um local diferente, o nome dele deve ser diferente do banco de dados original. Em ambos os casos, geralmente é melhor usar um nome diferente, para que você possa distinguir facilmente o banco de dados front-end e o banco de dados back-end. No enTanto, se você estiver convertendo para o formato Access 2007, a extensão de nome de arquivo muda de. mdb para. accdb, para que você possa usar o mesmo nome de arquivo.

  8. Clique em Salvar.

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Etapa 2: dividir o banco de dados de cópia e usar o arquivo original como banco de dados back-end

Divida o banco de dados convertido usando o seguinte procedimento:

  • Na guia ferramentas de banco de dados, no grupo mover dados , clique em banco de dados do Access. Imagem de botão

  • Na caixa de diálogo divisor de banco de dados , clique em dividir banco de dados.

    Você pode fazer um backup se desejar, mas também pode simplesmente recriar a cópia usando o banco de dados original.

  • Digite um nome para o banco de dados back-end e, em seguida, clique em dividir.

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Etapa 3: conectar a nova front-end ao banco de dados original

  1. Exclua o banco de dados back-end que a ferramenta divisor de banco de dados criou — tendo cuidado para não excluir seu banco de dados original.

  2. Vincule o novo banco de dados front-end às tabelas no banco de dados original: na guia dados externos , no grupo importar & link , clique em Gerenciador de tabelas vinculadas. Imagem de botão

  3. Clique em selecionar tudoe marque a caixa de seleção sempre pedir novo local .

  4. Clique em OK, navegue até o banco de dados da versão anterior e clique duas vezes nele.

    Se tudo der certo, o Access exibirá uma mensagem informando que todas as tabelas vinculadas selecionadas foram atualizadas com êxito.

Agora você pode aprimorar o novo banco de dados front-end para dar suporte a novos recursos para usuários que têm versões mais recentes do Access. Os usuários que têm versões anteriores podem continuar a usar o banco de dados da versão anterior.

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Usar um aplicativo front-end/back-end em várias versões do Access

Se o seu banco de dados do Access já for um aplicativo front-end/back-end, você poderá converter o front-end para o novo formato de arquivo. Nenhuma alteração é necessária para o banco de dados back-end.

O procedimento a seguir mostra como usar o comando salvar banco de dados como para converter o banco de dados front-end em qualquer um dos três formatos mais recentes: Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Esse comando preserva o banco de dados original em seu formato original e cria uma cópia no formato especificado.

  1. Feche o banco de dados front-end. Se o arquivo for um banco de dados multiusuário do Access localizado em um servidor ou em uma pasta compartilhada, certifique-se de que nenhum outro usuário tenha aberto.

  2. Inicie o Access 2010.

  3. Na guia Arquivo, clique em Abrir.

  4. Navegue até o local do banco de dados front-end e, em seguida, clique nele duas vezes para abri-lo.

    Se a caixa de diálogo de aprimoramento do banco de dados for exibida, perguntando se você deseja aprimorar o banco de dados, clique em não.

  5. Se um formulário for exibido quando você abrir o banco de dados, feche o formulário.

  6. Na guia arquivo , clique em salvar banco de dados como.

  7. Na caixa de diálogo salvar como , digite um nome para o novo banco de dados.

  8. Clique em Salvar.

Agora você pode aprimorar o novo banco de dados front-end para dar suporte a novos recursos.

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