Somar dados usando uma consulta

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Este artigo explica como usar um tipo de função chamado função de agregação para somar os dados em um conjunto de resultados de consulta. Este artigo também explica brevemente como usar outras funções de agregação, como cont . valores e médias para contar ou calcular a média dos valores em um conjunto de resultados. Além disso, este artigo explica como usar a linha de toTais, um recurso no Access que você usa para somar dados sem precisar alterar o design de suas consultas.

O que você deseja fazer?

Compreender maneiras de somar dados

Preparar alguns dados de exemplo

Somar dados usando uma linha de toTais

Calcular totais gerais usando uma consulta

Calcular totais de grupo usando uma consulta de totais

Somar dados em vários grupos usando uma consulta de tabela de referência cruzada

Referência de função agregada

Compreender maneiras de somar dados

Você pode somar uma coluna de números em uma consulta usando um tipo de função chamado função de agregação. Funções de agregação executam um cálculo em uma coluna de dados e retornam um único valor. O Access fornece uma variedade de funções de agregação, incluindo soma, cont. Núm, média (para médias computacionais), mín e máx. Você soma dados adicionando a função soma à sua consulta, conta os dados usando a função cont . valores e assim por diante.

Além disso, o Access oferece várias maneiras de adicionar soma e outras funções de agregação a uma consulta. Você pode:

  • Abra a consulta no modo folha de dados e adicione uma linha de toTais. A linha de toTais, um recurso no Access, permite que você use uma função de agregação em uma ou mais colunas de um conjunto de resultados de consulta sem precisar alterar o design da consulta.

  • Criar uma consulta de totais. Uma consulta de totais calcula subtotais entre grupos de registros; uma linha de toTais calcula totais gerais para uma ou mais colunas (campos) de dados. Por exemplo, se você quiser subtotalizar todas as vendas por cidade ou por trimestre, use uma consulta de totais para agrupar os registros pela categoria desejada e, em seguida, somar os valores de vendas.

  • Criar uma consulta de tabela de referência cruzada. Uma consulta de tabela de referência cruzada é um tipo especial de consulta que exibe seus resultados em uma grade semelhante a uma planilha do Excel. Consultas de tabela de referência cruzada resume seus valores e depois agrupá-los por dois conjuntos de fatos, um é definido na lateral (títulos de linha) e outro na parte superior (títulos de coluna). Por exemplo, você pode usar uma consulta de tabela de referência cruzada para exibir os totais de vendas de cada cidade dos últimos três anos, conforme mostrado na tabela a seguir:

Cidade

2003

2004

2005

Paris

254.556

372.455

467.892

Sydney

478.021

372.987

276.399

Jacarta

572.997

684.374

792.571

...

...

...

...

Observação: As seções instruções neste documento enfatizam o uso da função soma , mas lembre-se de que você pode usar outras funções agregadas em suas linhas e consultas de total. Para obter mais informações sobre como usar outras funções de agregação, consulte a seção referência de função agregada mais adiante neste artigo.

Para obter mais informações sobre como usar outras funções de agregação, consulte o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

As etapas nas seções a seguir explicam como adicionar uma linha de toTais, usar uma consulta de totais para somar dados entre grupos e como usar uma consulta de tabela de referência cruzada que subtotaliza os dados entre grupos e intervalos de tempo. Conforme você continuar, lembre-se de que muitas das funções agregadas funcionam apenas em dados em campos definidos para um tipo de dados específico. Por exemplo, a função soma funciona somente com campos definidos para os tipos de dados número, decimal ou moeda. Para obter mais informações sobre os tipos de dados que cada função requer, consulte a seção referência da função agregada, mais adiante neste artigo.

Para obter informações gerais sobre tipos de dados, confira o artigo modificar ou alterar o conjunto de tipos de dados de um campo.

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Preparar alguns dados de exemplo

As seções de instruções neste artigo fornecem tabelas de dados de exemplo. As etapas de instruções usam as tabelas de exemplo para ajudá-lo a entender como funcionam as funções de agregação. Se preferir, você pode, opcionalmente, adicionar as tabelas de exemplo em um banco de dados novo ou existente.

O Access oferece várias maneiras de adicionar esses exemplos de tabelas a um banco de dados. Você pode inserir os dados manualmente, pode copiar cada tabela para um programa de planilha, como o Excel, e, em seguida, importar as planilhas para o Access, ou pode colar os dados em um editor de texto, como o bloco de notas, e importar os dados dos arquivos de texto resultantes.

As etapas nesta seção explicam como inserir dados manualmente em uma folha de dados em branco e como copiar as tabelas de exemplo para um programa de planilha e, em seguida, importar essas tabelas para o Access. Para obter mais informações sobre como criar e importar dados de texto, consulte o artigo importar ou vincular a dados em um arquivo de texto.

As etapas de instruções neste artigo usam as tabelas a seguir. Use essas tabelas para criar seus dados de exemplo:

A tabela categorias :

Categoria

Boneca

Jogos e quebra-cabeças

Arte e enQuadramento

Videogames

DVDs e filmes

Modelos e Hobbies

Esportes

A tabela produtos :

Nome do produto

Andrade

Categoria

Figura de ação do programador

$12.95

Boneca

Diversão com o C# (um jogo de tabuleiro para toda a família)

$15.85

Jogos e quebra-cabeças

Diagrama de banco de dados relacional

$22.50

Arte e enQuadramento

O chip de computador mágico (500 peças)

$32.65

Jogos e quebra-cabeças

Às! O jogo!

$22.95

Jogos e quebra-cabeças

Mythicals e animais de computador

$78.50

Videogames

Exercício para pau para pau para computador! O DVD!

$14.88

DVDs e filmes

Pizza pilotada final

$36.75

Esportes

Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)

$65

Modelos e Hobbies

Figura de não-ação bureaucrat

$78.88

Boneca

Gloom

$53.33

Videogames

Criar seu próprio teclado

$77.95

Modelos e Hobbies

A tabela pedidos :

Data do Pedido

Data de envio

Cidade da remessa

Taxa de remessa

11/14/2005

11/15/2005

Jacarta

$55

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87

11/17/2005

11/18/2005

Jacarta

$43

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105

11/17/2005

11/18/2005

Stuttgart

$112

11/18/2005

11/19/2005

Viena

$215

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525

11/20/2005

11/21/2005

Viena

$198

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81

11/23/2005

11/24/2005

Jacarta

$92

A tabela detalhes do pedido :

ID do pedido

Nome do produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

Criar seu próprio teclado

12

$77.95

9

5%

1

Figura de não-ação bureaucrat

2

$78.88

4

7,5%

2

Exercício para pau para pau para computador! O DVD!

7

$14.88

5

4

2

O chip do computador mágico

4

$32.65

08

0

2

Mythicals e animais de computador

5

$78.50

4

0

3

Às! O jogo!

5

$22.95

5

15%

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

6%

4

Pizza pilotada final

08

$36.75

08

4

5

Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65

4

10%

5

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

12

6,5%

7

Gloom

11

$53.33

5

8%

7

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

4

9%

Observação: Lembre-se de que, em um banco de dados típico, uma tabela detalhes do pedido conterá apenas um campo ID do produto, não um campo nome do produto. A tabela de exemplo usa um campo de nome de produto para facilitar a leitura dos dados.

Inserir os exemplos de dados manualmente

  1. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela.

    O Access adiciona uma tabela nova, em branco, ao seu banco de dados.

    Observação: Você não precisará executar esta etapa se abrir um novo banco de dados em branco, mas precisará executá-la sempre que adicionar uma tabela ao banco de dados.

  2. Clique duas vezes na primeira célula da linha de cabeçalho e insira o nome do campo na tabela de exemplo.

    Por padrão, o Access denota campos em branco na linha de cabeçalho com o texto Adicionar novo campo, assim:

    Um novo campo em uma folha de dados

  3. Use as teclas de direção para mover para a próxima célula de cabeçalho em branco e digite o segundo nome do campo (você também pode pressionar TAB ou clicar duas vezes na nova célula). Repita essa etapa até inserir todos os nomes de campo.

  4. Insira os dados no exemplo de tabela.

    Enquanto você digita os dados, o Access deduz um tipo de dados para cada campo. Se você é iniciante em bancos de dados relacionais, você deve definir um tipo de dados específico, como um número, texto ou data/hora, para cada um dos campos em suas tabelas. A configuração do tipo de dados ajuda a garantir uma entrada de dados precisa e também ajuda a evitar erros, como o uso de um número de telefone em um cálculo. Para esses exemplos de tabelas, você deve permitir que o Access inferirá o tipo de dados.

  5. Quando terminar de inserir os dados, clique em salvar.

    Atalho de teclado Pressione CTRL + S.

    A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

  6. Na caixa nome da tabela , insira o nome da tabela de exemplo e clique em OK.

    Use o nome de cada tabela de exemplo porque as consultas nas seções instruções usam esses nomes.

  7. Repita essas etapas até criar cada uma das tabelas de exemplo listadas no início desta seção.

Se você não quiser inserir os dados manualmente, siga as etapas a seguir para copiar os dados para um arquivo de planilha e, em seguida, importar os dados do arquivo de planilha para o Access.

Criar as planilhas de exemplo

  1. Inicie o programa de planilha e crie um arquivo novo e em branco. Se você usa o Excel, ele cria uma nova pasta de trabalho em branco por padrão.

  2. Copie a primeira tabela de exemplo fornecida acima e cole-a na primeira planilha, começando na primeira célula.

  3. Usando a técnica fornecida pelo programa de planilha, renomeie a planilha. Dê à planilha o mesmo nome que a tabela de exemplo. Por exemplo, se a tabela de exemplo for nomeada categorias, dê à sua planilha o mesmo nome.

  4. Repita as etapas 2 e 3, copie cada tabela de exemplo em uma planilha em branco e renomeando a planilha.

    Observação: Talvez seja necessário adicionar planilhas ao arquivo de planilha. Para obter informações sobre como fazer essa tarefa, consulte a ajuda do programa de planilha.

  5. Salve a pasta de trabalho em um local conveniente no computador ou na rede e vá para o próximo conjunto de etapas.

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

  1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Excel.

    – ou –

    Clique em Mais e escolha um programa de planilha na lista.

    A caixa de diálogo Planilha Obter Dados Externos - Nome do Programa é exibida.

  2. Clique em procurar, abra o arquivo de planilha que você criou nas etapas anteriores e clique em OK.

    O Assistente de Importação de Planilha é iniciado.

  3. Por padrão, o assistente seleciona a primeira planilha na pasta de trabalho (a planilha clientes , se você seguiu as etapas na seção anterior), e os dados da planilha serão exibidos na seção inferior da página do assistente. Clique em Avançar.

  4. Na próxima página do assistente, clique em primeira linha contém títulos de colunae, em seguida, clique em Avançar.

  5. Opcionalmente, na próxima página, use as listas e caixas de texto em Opções de campo para alterar nomes de campo e tipos de dados ou para omitir campos da operação de importação. Caso contrário, clique em Avançar.

  6. Deixe a opção permitir que o Access adicione a chave primária selecionada e clique em Avançar.

  7. Por padrão, o Access aplica o nome da planilha à sua nova tabela. Aceite o nome ou digite outro nome e, em seguida, clique em concluir.

  8. Repete as etapas de 1 a 7 até que você tenha criado uma tabela de cada planilha na pasta de trabalho.

ReNomear os campos de chave primária

Observação: Quando você importou as planilhas, o Access adiciona automaticamente uma coluna de chave primária a cada tabela e, por padrão, o acesso é chamado de coluna "ID" e o define como o tipo de dados numeração automática. As etapas descritas a seguir explicam como renomear cada campo de chave primária. Isso ajuda a identificar claramente todos os campos em uma consulta.

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse em cada uma das tabelas que você criou nas etapas anteriores e clique em modo Design.

  2. Para cada tabela, localize o campo de chave primária. Por padrão, o Access nomeia cada IDde campo.

  3. Na coluna nome do campo para cada campo de chave primária, adicione o nome da tabela.

    Por exemplo, você deve renomear o campo ID da tabela Categories para "ID da categoria" e o campo da tabela Orders como "ID do pedido". Para a tabela detalhes do pedido, renomeie o campo para "ID do detalhe". Para a tabela produtos, renomeie o campo para "ID do produto".

  4. Salve as alterações.

Sempre que as tabelas de exemplo aparecem neste artigo, elas incluem o campo de chave primária, e o campo é renomeado conforme descrito usando as etapas anteriores.

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Somar dados usando uma linha de toTais

Você pode adicionar uma linha de total a uma consulta abrindo a consulta no modo folha de dados, adicionando a linha e, em seguida, selecionando a função de agregação que você deseja usar, como soma, mín, máxou Méd. As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta de seleção básica e adicionar uma linha de toTais. Você não precisa usar as tabelas de exemplo descritas na seção anterior.

Criar uma consulta de seleção básica

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabelas , clique duas vezes na tabela ou tabelas que você deseja usar em sua consulta e, em seguida, clique em fechar.

    A tabela ou as tabelas selecionadas aparecem como janelas na seção superior do designer de consulta.

  3. Clique duas vezes nos campos da tabela que você deseja usar em sua consulta.

    Você pode incluir campos que contenham dados descritivos, como nomes e descrições, mas você deve incluir um campo que contenha dados numéricos ou de moeda.

    Cada campo é exibido em uma célula na grade de design.

  4. Clique em executar Imagem do botão para executar a consulta.

    O conjunto de resultados da consulta é exibido no modo folha de dados.

  5. Opcionalmente, alterne para o modo Design e ajuste sua consulta. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em modo Design. Em seguida, você pode ajustar a consulta, conforme necessário, adicionando ou removendo campos de tabela. Para remover um campo, selecione a coluna na grade de design e pressione DELETE.

  6. Salve sua consulta.

Adicionar uma linha de toTais

  1. Verifique se a sua consulta está aberta no modo folha de dados. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em modo folhade dados.

    -ou-

    No painel de navegação, clique duas vezes na consulta. Isso executa a consulta e carrega os resultados em uma folha de dados.

  2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

    Uma nova linha de totais aparece em sua folha de dados.

  3. Na linha total , clique na célula no campo que você deseja somar e selecione somar na lista .

Ocultar uma linha de toTais

  • Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

Para obter mais informações sobre como usar uma linha de toTais, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

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Calcular totais gerais usando uma consulta

Um total geral é a soma de todos os valores em uma coluna. Você pode calcular vários tipos de totais gerais, incluindo:

  • Um total geral simples que soma os valores em uma única coluna. Por exemplo, você pode calcular os custos totais de remessa.

  • Um total geral calculado que soma os valores em mais de uma coluna. Por exemplo, você pode calcular o total de vendas multiplicando o custo de vários itens pelo número de itens pedidos e, em seguida, totalizando os valores resultantes.

  • Um total geral que exclui alguns registros. Por exemplo, você pode calcular o total de vendas somente para a última sexta-feira.

As etapas nas seções a seguir explicam como criar cada tipo de total geral. As etapas usam as tabelas pedidos e detalhes do pedido.

A tabela pedidos

ID do pedido

Data do Pedido

Data de envio

Cidade da remessa

Taxa de remessa

1

11/14/2005

11/15/2005

Jacarta

$55

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87

4

11/17/2005

11/18/2005

Jacarta

$43

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105

5

11/17/2005

11/18/2005

Stuttgart

$112

7

11/18/2005

11/19/2005

Viena

$215

08

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525

9

11/20/2005

11/21/2005

Viena

$198

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81

12

11/23/2005

11/24/2005

Jacarta

$92

A tabela detalhes do pedido

ID do detalhe

ID do pedido

Nome do produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

1

Criar seu próprio teclado

12

$77.95

9

0,05

2

1

Figura de não-ação bureaucrat

2

$78.88

4

0, 75

3

2

Exercício para pau para pau para computador! O DVD!

7

$14.88

5

0, 4

4

2

O chip do computador mágico

4

$32.65

08

0,00

5

2

Mythicals e animais de computador

5

$78.50

4

0,00

5

3

Às! O jogo!

5

$22.95

5

0,15

7

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

0,06

08

4

Pizza pilotada final

08

$36.75

08

0, 4

9

5

Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65

4

0,10

10

5

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

12

0, 65

11

7

Gloom

11

$53.33

5

0,08

12

7

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

4

0,09

Calcular um total geral simples

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , clique duas vezes na tabela que você deseja usar em sua consulta e, em seguida, clique em fechar.

    Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na tabela pedidos.

    A tabela aparece em uma janela na seção superior do designer de consulta.

  3. Clique duas vezes no campo que você deseja somar. Verifique se o campo está definido como o tipo de dados número ou moeda. Se você tentar somar valores em campos não numéricos, como um campo de texto, o Access exibirá a mensagem de erro de tipo de dados na expressão de critérios quando você tentar executar a consulta.

    Se você usar os dados de exemplo, clique duas vezes na coluna taxa de remessa.

    Você pode adicionar campos numéricos adicionais à grade se desejar calcular totais gerais para esses campos. Uma consulta de totais pode calcular totais gerais para mais de uma coluna.

  4. Na guia design , no grupo Mostrar/ocultar , clique em totais. Imagem de botão

    A linha de totais aparece na grade de design e no grupo, que aparece na célula na coluna taxa de remessa.

  5. Altere o valor na célula na linha total para soma.

  6. Clique em executar Imagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo folha de dados.

    Dica: Observe que o Access acrescenta "SumOf" ao início do nome do campo que você somar. Para alterar o título da coluna para algo mais significativo, como o envio total, alterne de volta para o modo Design e clique na linha campo da coluna taxa de remessa na grade de design. Coloque o cursor ao lado de taxa de remessa e digite as palavras total da remessa, seguidas por dois pontos, assim: entrega total: taxa de remessa.

  7. Opcionalmente, salve a consulta e feche-a.

Calcular um total geral que exclui alguns registros

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , clique duas vezes na tabela pedidos e na tabela detalhes do pedido e, em seguida, clique em fechar para fechar a caixa de diálogo.

  3. Adicione o campo data do pedido da tabela pedidos para a primeira coluna na grade de design da consulta.

  4. Na linha critérios da primeira coluna, digite Data ()-1. Essa expressão exclui os registros do dia atual do total calculado.

  5. Em seguida, crie a coluna que calcula o valor das vendas para cada transação. Digite a expressão a seguir na linha campo da segunda coluna na grade:

    Valor total de vendas: (1-[detalhes do pedido]. [ Desconto]/100) * ([detalhes do pedido]. [ Preço unitário] * [detalhes do pedido]. [Quantidade])

    Verifique se a expressão faz referência a campos definidos para os tipos de dados número ou moeda. Se a sua expressão se referir a campos definidos para outros tipos de dados, o Access exibirá a mensagem de incompatibilidade de tipos de dados de mensagem na expressão de critérios quando você tentar executar a consulta.

  6. Na guia design , no grupo Mostrar/ocultar , clique em totais.

    A linha de totais aparece na grade de design e no grupo, que aparece na primeira e na segunda colunas.

  7. Na segunda coluna, altere o valor na célula da linha total para soma. A função soma adiciona os números de vendas individuais.

  8. Clique em executar Imagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo folha de dados.

  9. Salve a consulta como vendas diárias.

    Observação: Na próxima vez que você abrir a consulta no modo Design, talvez perceba uma ligeira alteração nos valores especificados nas linhas campo e total da coluna valor total de vendas. A expressão aparece embutida dentro da função soma , e a linha total exibe ExpreSsion em vez de soma.

    Por exemplo, se você usar os dados de exemplo e criar a consulta (conforme mostrado nas etapas anteriores), você verá:

    Valor total de vendas: soma ((1-[detalhes do pedido]. Desconto/100) * ([detalhes do pedido]. PreçoUnitário * [detalhes do pedido]. Quantidade))

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Calcular totais de grupo usando uma consulta de totais

As etapas nesta seção explicam como criar uma consulta de totais que calcula subtotais entre grupos de dados. Ao continuar, lembre-se de que, por padrão, uma consulta de totais pode incluir somente os campos que contêm os dados do grupo, como um campo "categorias", e o campo que contém os dados que você deseja somar, como um campo "vendas". As consultas de toTais não podem incluir outros campos que descrevem os itens em uma categoria. Se você quiser ver esses dados descritivos, poderá criar uma segunda consulta seleção que combine os campos na sua consulta de totais com os campos de dados adicionais.

As etapas nesta seção explicam como criar totais e consultas de seleção necessárias para identificar o total de vendas de cada produto. As etapas assumem o uso dessas tabelas de exemplo:

A tabela produtos

ID do Produto

Nome do produto

Andrade

Categoria

1

Figura de ação do programador

$12.95

Boneca

2

Diversão com o C# (um jogo de tabuleiro para toda a família)

$15.85

Jogos e quebra-cabeças

3

Diagrama de banco de dados relacional

$22.50

Arte e enQuadramento

4

O chip de computador mágico (500 peças)

$32.65

Arte e enQuadramento

5

Às! O jogo!

$22.95

Jogos e quebra-cabeças

5

Mythicals e animais de computador

$78.50

Videogames

7

Exercício para pau para pau para computador! O DVD!

$14.88

DVDs e filmes

08

Pizza pilotada final

$36.75

Esportes

9

Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)

$65

Modelos e hobby

10

Figura de não-ação bureaucrat

$78.88

Boneca

11

Gloom

$53.33

Videogames

12

Criar seu próprio teclado

$77.95

Modelos e hobby

A tabela detalhes do pedido

ID do detalhe

ID do pedido

Nome do produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

1

Criar seu próprio teclado

12

$77.95

9

5%

2

1

Figura de não-ação bureaucrat

2

$78.88

4

7,5%

3

2

Exercício para pau para pau para computador! O DVD!

7

$14.88

5

4

4

2

O chip do computador mágico

4

$32.65

08

0

5

2

Mythicals e animais de computador

5

$78.50

4

0

5

3

Às! O jogo!

5

$22.95

5

15%

7

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

6%

08

4

Pizza pilotada final

08

$36.75

08

4

9

5

Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65

4

10%

10

5

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

12

6,5%

11

7

Gloom

11

$53.33

5

8%

12

7

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

4

9%

As etapas a seguir pressupõem uma relação um-para-muitos entre os campos de ID do produto na tabela pedidos e detalhes do pedido, com a tabela pedidos no lado "um" da relação.

Criar a consulta de totais

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , selecione as tabelas com as quais você deseja trabalhar, clique em Adicionare, em seguida, clique em Fechar após concluir a adição das tabelas.

    -ou-

    Clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar e, em seguida, clique em fechar. Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta.

    Se você usar as tabelas de exemplo listadas anteriormente, adicione as tabelas produtos e detalhes do pedido.

  3. Clique duas vezes nos campos da tabela que você deseja usar em sua consulta.

    Como regra, você adiciona somente o campo grupo e o campo valor à consulta. No enTanto, você pode usar um cálculo em vez de um campo de valor — as etapas a seguir explicam como fazer isso.

    1. Adicione o campo Categoria da tabela produtos à grade de design.

    2. Crie a coluna que calcula o valor das vendas para cada transação digitando a seguinte expressão na segunda coluna da grade:

      Valor total de vendas: (1-[detalhes do pedido]. [ Desconto]/100) * ([detalhes do pedido]. [ Preço unitário] * [detalhes do pedido]. [Quantidade])

      Certifique-se de que os campos que você referencia na expressão são dos tipos de dados número ou moeda. Se você faz referência a campos de outros tipos de dados, o Access exibe a mensagem de erro tipo de dados incompatível na expressão de critérios quando você tenta alternar para o modo folha de dados.

    3. Na guia design , no grupo Mostrar/ocultar , clique em totais.

      A linha de totais aparece na grade de design e, nessa linha, o grupo aparece na primeira e na segunda colunas.

    4. Na segunda coluna, altere o valor na linha total para soma. A função soma adiciona os números de vendas individuais.

    5. Clique em executar Imagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo folha de dados.

    6. Mantenha a consulta aberta para uso na próxima seção.

      Usar critérios com uma consulta de totais

      A consulta que você criou na seção anterior inclui todos os registros nas tabelas subjacentes. Ele não exclui qualquer pedido durante o cálculo dos totais e exibe os totais de todas as categorias.

      Se precisar excluir alguns registros, você pode adicionar critérios à consulta. Por exemplo, você pode ignorar transações menores do que $100 ou calcular totais somente para algumas categorias de produtos. As etapas desta seção explicam como usar três tipos de critérios:

    7. Critérios que ignoram determinados grupos ao calcular totais.    Por exemplo, você calculará totais somente para os jogos de vídeo, arte e enQuadramento e categorias esportivos.

    8. Critérios que ocultam determinados totais após o cálculo.    Por exemplo, você pode exibir apenas os totais maiores que $150000.

    9. Critérios que excluem registros individuais da inclusão no total.    Por exemplo, você pode excluir transações de vendas individuais quando o valor (preço unitário * quantidade) cair abaixo de $100.

      As etapas a seguir explicam como adicionar o critério a um e ver o impacto sobre o resultado da consulta.

      Adicionar critérios à consulta

    10. Abra a consulta da seção anterior no modo Design. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia do documento da consulta e clique em modo Design.

      -ou-

      No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em modo Design.

    11. Na linha critérios da coluna ID da categoria, digite = boneca ou esportes ou arte eenquadramento.

    12. Clique em executar Imagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo folha de dados.

    13. Volte para o modo Design e, na linha critérios da coluna valor total de vendas, digite >100.

    14. Execute a consulta para ver os resultados e, em seguida, volte para o modo Design.

    15. Agora, adicione os critérios para excluir transações de vendas individuais menores que $100. Para fazer isso, você precisa adicionar outra coluna.

      Observação: Você não pode especificar o terceiro critério na coluna valor total de vendas. Qualquer critério especificado nessa coluna se aplica ao valor total, e não aos valores individuais.

    16. Copie a expressão da segunda coluna para a terceira coluna.

    17. Na linha total da nova coluna, selecione onde e, na linha critérios , digite >20.

    18. Execute a consulta para ver os resultados e, em seguida, salve a consulta.

      Observação: Na próxima vez que você abrir a consulta no modo Design, talvez perceba pequenos alterações na grade de design. Na segunda coluna, a expressão na linha campo aparecerá entre dentro da função soma , e o valor na linha total exibe a expressão em vez de somar.

      Valor total de vendas: soma ((1-[detalhes do pedido]. Desconto/100) * ([detalhes do pedido]. UnitPrice * [orde r detalhes]. Quantidade))

      Você verá também uma quarta coluna. Esta coluna é uma cópia da segunda coluna, mas o critério especificado na segunda coluna aparece realmente como parte da nova coluna.

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Somar dados em vários grupos usando uma consulta de tabela de referência cruzada

Uma consulta de tabela de referência cruzada é um tipo especial de consulta que exibe seus resultados em uma grade semelhante a uma planilha do Excel. As consultas de tabela de referência cruzada resumem seus valores e depois são agrupadas por dois conjuntos de fatos, uma definida no lado (um conjunto de cabeçalhos de linha) e as outras na parte superior (um conjunto de cabeçalhos de coluna). Esta figura ilustra parte do conjunto de resultados para consulta de exemplo de tabela de referência cruzada:

Um exemplo de consulta de tabela de referência cruzada

Conforme você continuar, lembre-se de que uma consulta de tabela de referência cruzada nem sempre preenche todos os campos do conjunto de resultados porque as tabelas que você usa na consulta nem sempre contêm valores para cada ponto de dados possível.

Quando você cria uma consulta de tabela de referência cruzada, normalmente inclui dados de mais de uma tabela e sempre inclui três tipos de dados: os dados usados como títulos de linha, os dados usados como títulos de coluna e os valores que você deseja somar ou calcular de outra forma.

As etapas nesta seção assumem as seguintes tabelas:

A tabela pedidos

Data do Pedido

Data de envio

Cidade da remessa

Taxa de remessa

11/14/2005

11/15/2005

Jacarta

$55

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87

11/17/2005

11/18/2005

Jacarta

$43

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105

11/17/2005

11/18/2005

Stuttgart

$112

11/18/2005

11/19/2005

Viena

$215

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525

11/20/2005

11/21/2005

Viena

$198

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81

11/23/2005

11/24/2005

Jacarta

$92

A tabela detalhes do pedido

ID do pedido

Nome do produto

ID do Produto

Preço Unitário

Quantidade

Desconto

1

Criar seu próprio teclado

12

$77.95

9

5%

1

Figura de não-ação bureaucrat

2

$78.88

4

7,5%

2

Exercício para pau para pau para computador! O DVD!

7

$14.88

5

4

2

O chip do computador mágico

4

$32.65

08

0

2

Mythicals e animais de computador

5

$78.50

4

0

3

Às! O jogo!

5

$22.95

5

15%

4

Figura de ação do programador

1

$12.95

2

6%

4

Pizza pilotada final

08

$36.75

08

4

5

Unidade de disquete externa de 5,25 polegadas (escala de 1/4)

9

$65

4

10%

5

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

12

6,5%

7

Gloom

11

$53.33

5

8%

7

Diagrama de banco de dados relacional

3

$22.50

4

9%

As etapas a seguir explicam como criar uma consulta de tabela de referência cruzada que agrupa as vendas totais por cidade. A consulta usa duas expressões para retornar uma data formatada e um total de vendas.

Criar uma consulta de tabela de referência cruzada

  1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabelas , clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar em sua consulta e, em seguida, clique em fechar.

    Cada tabela aparece como uma janela na seção superior do criador de consulta.

    Se você usar as tabelas de exemplo, clique duas vezes na tabela pedidos e na tabela detalhes do pedido.

  3. Clique duas vezes nos campos que você deseja usar em sua consulta.

    Cada nome de campo é exibido em uma célula em branco na linha campo da grade de design.

    Se você usar as tabelas de exemplo, adicione os campos de data da remessa e cidade da tabela pedidos.

  4. Na próxima célula em branco na linha campo , copie e Cole ou digite a seguinte expressão: total de vendas: soma (CCur ([detalhes do pedido]. [ Preço unitário] * [quantidade] * (1-[desconto])/100) * 100)

  5. Na guia Design, no grupo Tipo de Consulta, clique em Tabela de Referência Cruzada.

    A linha de totais e a linha de tabela de referência cruzada aparecem na grade de design.

  6. Clique na célula na linha total do campo cidade e selecione Agrupar por. Faça o mesmo para o campo data de envio. Altere o valor na célula total do campo total de vendas para expressão.

  7. Na linha tabela de referência cruzada , defina a célula no campo cidade como título da linha, defina o campo data de remessa como título da colunae defina o campo total de vendas como valor.

  8. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Os resultados da consulta são exibidos no modo folha de dados.

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Referência de função agregada

Esta tabela lista e descreve as funções agregadas que o Access fornece na linha de toTais e nas consultas. Lembre-se de que o Access fornece mais funções agregadas para consultas do que para a linha de toTais. Além disso, se você trabalhar com um projeto do Access (um front-end do Access conectado a um banco de dados do Microsoft SQL Server), poderá usar o conjunto maior de funções agregadas fornecidas pelo SQL Server. Para obter mais informações sobre esse conjunto de funções, consulte livros online do Microsoft SQL Server.

Função

Descrição

Nos EUA e com o (s) tipo (s) de dados

Média

Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos.

Número, moeda, data/hora

Contagem

Calcula o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto dados escalares recorrentes complexos, como uma coluna de listas de múltiplos valores.

Para obter mais informações sobre listas com vários valores, consulte o guia artigos para campos de vários valores e criar ou excluir um campo de vários valores.

Máximo

Retorna itens com o valor mais alto. Para dados de texto, o maior valor é o último valor alfabético – o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, moeda, data/hora

Mínimo

Retorna itens com o valor mais baixo. Para dados de texto, o menor valor é o primeiro valor alfabético – o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, moeda, data/hora

Desvio padrão

Mede o grau de dispersão dos valores em um valor médio (uma média).

Para obter mais informações sobre como usar essa função, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

Número, moeda

Soma

Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda.

Número, moeda

Variação

Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access retornará um valor nulo.

Para obter mais informações sobre funções de variação, confira o artigo Exibir totais de coluna em uma folhade dados.

Número, moeda

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