Sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Os fluxos de trabalho do SharePoint são miniaplicativos pré-programados que simplificam e automatizam uma grande variedade de processos corporativos — da coleta de assinaturas, comentários ou aprovações para um plano ou documento, ao acompanhamento do status atual de um procedimento de rotina. Os fluxos de trabalho do SharePoint foram criados para economizar seu tempo e esforço, e para gerar consistência e eficiência em tarefas que você executa regularmente.

Comparação entre processo manual e fluxo de trabalho automatizado

Este artigo é sobre os fluxos de trabalho pré-programados incluídos no SharePoint 2010, para o qual você selecionar opções em um formulário de associação quando você adicionar versões-las para uso em listas, bibliotecas e conjuntos de sites inteiro.

Também é possível fazer mais amplos personalizações desses tipos de fluxo de trabalho incluídos — e até mesmo criar seus próprios fluxos de trabalho personalizados do zero — usando o SharePoint Designer e outros aplicativos. Para saber mais sobre esses processos, consulte o artigo Introdução ao desenho e personalização de fluxos de trabalho.

Enquanto isso, neste artigo você vai aprender mais sobre todo o conjunto de fluxos de trabalho incluídos.

Se você preferir ignorar direto para instruções detalhadas para um fluxo de trabalho específica, você encontrará links para cada na qual é a próxima seção, que você pode vincular a da tabela a seguir do conteúdo.

O que você deseja saber?

O que é um fluxo de trabalho do SharePoint?

Quais processos é possível automatizar usando um fluxo de trabalho do SharePoint?

Aprovação (rotear um documento ou item para obter aprovação ou rejeição)

Coletar comentários (rotear um documento ou item para obter comentários)

Coletar assinaturas (rotear um documento, pasta de trabalho ou formulário para assinaturas digitais)

Aprovação de disposição (Gerenciar documento vencimento e retenção)

Três estados (acompanhar um problema, um projeto ou uma tarefa através de três estados ou fases)

Quem pode adicionar e iniciar um fluxo de trabalho do SharePoint?

Como adiciono e executo um fluxo de trabalho do SharePoint?

Posso criar fluxos de trabalho do SharePoint personalizados minha própria?

O que vem a seguir?

O que é um fluxo de trabalho do SharePoint?

Você provavelmente já sabe o que é um fluxograma. Trata-se de um mapa gráfico de um processo, com instruções sobre o que acontece em cada etapa.

Processo de Fluxo de Trabalho

Um fluxo de trabalho do SharePoint é como um fluxograma automatizado que elimina bastante trabalho, adivinhação e acaso de seus processos de trabalho padrão.

Por exemplo, examine o processo de aprovação de documentos da ilustração. A execução manual desse processo pode envolver muita verificação e muito acompanhamento, encaminhamento de documentos e o envio de lembretes; cada uma dessas tarefas deve ser executadas por você ou por um ou mais de seus colegas. Isso significa bastante trabalho extra e (talvez seja ainda pior) um fluxo constante de interrupções.

Porém, quando você usa o fluxo de trabalho de Aprovação de Documentos do SharePoint para executar o processo, todas essas verificações, acompanhamentos, lembretes e encaminhamentos são realizados pelo fluxo de trabalho, automaticamente. Se alguém estiver atrasado na conclusão de uma tarefa ou se aparecer algum outro obstáculo, a maior parte dos fluxos de trabalho incluídos gera uma notificação para que você fique ciente. Ninguém do grupo precisa monitorar o processo de forma proativa, pois com um fluxo de trabalho do SharePoint, o processo sempre se monitora proativamente.

E a execução de um fluxo de trabalho do SharePoint é fácil. Basta escolher o tipo de fluxo de trabalho que você desejar, especifique as opções que funcionam melhor em sua situação, e deixar o SharePoint assumir. E é claro, você pode cancelar ou terminar um fluxo de trabalho sempre que precisar.

Início da página

Quais processos é possível automatizar usando um fluxo de trabalho do SharePoint?

Cada um dos tipos de fluxo de trabalho incluídos com o SharePoint atua como um modelo. Adicionar uma versão do fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, ou para um conjunto de sites inteiro, usando um formulário de inicialização para especificar as opções e as seleções desejadas para essa versão — que o fluxo de trabalho atribui tarefas às, prazos, da tarefa como a fluxo de trabalho pode ser iniciado e por quem, instruções a serem incluídos nas notificações de tarefa e assim por diante.

SharePoint 2010 fornece cinco tipos de fluxo de trabalho pré-programados

Observação : Com o SharePoint Server 2010 e no SharePoint Online para Office 365 para empresas, todos os cinco dos seguintes tipos de fluxo de trabalho estão incluídos. No entanto, com o SharePoint Online para Office 365 para profissionais e pequenas empresas, apenas o tipo de fluxo de trabalho de três estados está incluído.

Aprovação (rotear um documento ou item para obter aprovação ou rejeição)

marca de seleção Um fluxo de trabalho de aprovação rotear um documento ou outro item a ser designado pessoas para sua aprovação ou rejeição.

Você também pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para controlar a aprovação de conteúdo em uma lista ou biblioteca

Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação.

(Também há tipo de fluxo de trabalho de outra, semelhante para uso em sites de publicação na web, o fluxo de trabalho de aprovação para publicação.)

Coletar Comentários (rotear um documento ou item para obter comentários)

fluxo de trabalho coletar comentários Um fluxo de trabalho coletar comentários rotear um documento ou outro item às pessoas designadas para seus comentários.

O fluxo de trabalho coletar comentários consolida todos os comentários de participantes para o proprietário do fluxo de trabalho e fornece um registro do processo de revisão.

Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho coletar comentários.

Coletar Assinaturas (rotear um documento, uma pasta de trabalho ou um formulário para obter assinaturas digitais)

Fluxo de trabalho Coletar Assinaturas O fluxo de trabalho coletar assinaturas rotear um documento do Microsoft Office para pessoas designadas para suas assinaturas digitais.

Observe que as funções de fluxo de trabalho coletar assinaturas apenas com o Word documentos, pastas de trabalho do Excel, formulários do InfoPath amd.

Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo tudo sobre fluxos de trabalho coletar assinaturas.

Aprovação de disposição (Gerenciar documento vencimento e retenção)

Fluxo de trabalho Aprovação de Disposição O fluxo de trabalho de aprovação de disposição destina-se para dar suporte a registros necessidades de gerenciamento de dentro de uma organização. Este fluxo de trabalho gerencia o processo de retenção e expiração de documento, permitindo que os participantes se decidam por manter ou excluir documentos expirados ou itens.

Quando um fluxo de trabalho de aprovação de disposição for iniciado, ele cria tarefas de fluxo de trabalho de aprovação de disposição de documentos específicos e itens na lista de tarefas do fluxo de trabalho. Como é provável que o fluxo de trabalho de aprovação de disposição pode gerar um alto volume de tarefas (especialmente se ele está configurado para ser iniciado automaticamente quando itens expirarem), o fluxo de trabalho de aprovação de disposição oferece suporte para a conclusão de tarefas em massa, assim que registros gerentes ou outros indivíduos autorizados podem processar um grande número de itens para exclusão em uma única etapa.

Você pode configurar o seu fluxo de trabalho de aprovação de disposição operando em colaboração com o recurso de política de expiração de uma política de gerenciamento de informações, para que o fluxo de trabalho é iniciado automaticamente sempre que um documento ou item em um site expira.

Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo usar um fluxo de trabalho de aprovação de disposição.

Três estados (acompanhar um problema, um projeto ou uma tarefa por três estados ou fases)

Fluxo de Trabalho de três estados O Fluxo de Trabalho de três estados foi criado para acompanhar o status de um item da lista através de três estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processo corporativos que requerem que as organizações acompanhem um grande volume de problemas ou itens: questões de suporte ao cliente, vendas potenciais ou tarefas do projeto, por exemplo.

Com cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por email sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O Fluxo de Trabalho de três estados foi criado para trabalhar com o modelo de lista Acompanhamento de Problemas, mas pode ser usado com qualquer lista que contenha uma coluna Opção com três ou mais valores.

Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte o artigo usar um fluxo de trabalho de três estados.

Início da página

Quem pode adicionar e iniciar um fluxo de trabalho do SharePoint?

Para adicionar ou iniciar um fluxo de trabalho, é necessário ter as permissões corretas para a lista, a biblioteca ou o conjunto de sites em que o fluxo de trabalho é executado:

  • Para adicionar um fluxo de trabalho    Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não).

  • Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por padrão, você deve ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários têm a permissão Editar itens por padrão; grupo visitantes não).
    , Proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que eles possam ser iniciado apenas por membros do grupo proprietários.

Início da página

Como adiciono e executo um fluxo de trabalho do SharePoint?

O diagrama a seguir fornece uma exibição de alto nível dos estágios básicos de planejamento, adição, execução e modificação de um fluxo de trabalho do SharePoint. Seguem seções individuais sobre cada uma das etapas.

Processo de Fluxo de Trabalho

Planejar deve que você souber quais opções você quer usar e quais informações você precisará ter disponível quando você usa o formulário intiation para adicionar sua versão do fluxo de trabalho.

  • Saiba mais    Descubra quais os tipos de fluxo de trabalho incluídos fará o trabalho desejado.

  • Adicionar    Preencha o formulário de iniciação para adicionar sua versão do fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou a um conjunto de sites.

  • Iniciar    Inicie seu novo fluxo de trabalho, manual ou automaticamente, em um documento ou outro item de uma lista ou biblioteca. (Se você o iniciar manualmente, terá a oportunidade de alterar algumas das configurações do formulário de associação do fluxo de trabalho e um formulário de iniciação mais breve.) Quando o fluxo de trabalho for iniciado, ele criará tarefas, enviará mensagens de notificação e começará a acompanhar ações e eventos.

  • Monitorar    Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode exibir a página Status do Fluxo de Trabalho par ver quais tarefas foram concluídas e as outras ações que ocorreram. Se necessário, é possível ajustar as tarefas atuais e futuras aqui, e até mesmo cancelar ou terminar a execução do fluxo de trabalho.

  • Revisar    Quando a execução for concluída, seu histórico inteiro poderá ser analisado na página Status do Fluxo de Trabalho. Também na página de status, é possível criar relatórios estatísticos sobre o desempenho geral desse fluxo de trabalho.

  • Alterar    Se o fluxo de trabalho não estiver funcionando exatamente da maneira desejada, você poderá abrir o formulário de associação original que usou para adicioná-lo e fazer alterações.

Início da página

Eu mesmo posso criar fluxos de trabalho do SharePoint personalizados?

Se precisar de mais flexibilidade com um fluxo de trabalho interno, você pode personalizá-lo ainda mais com uma ferramenta como o SharePoint Designer. Você também pode criar seu próprio fluxo de trabalho original do zero.

Usando o Designer de Fluxo de Trabalho, você cria regras que associam condições e ações a itens das listas e bibliotecas do SharePoint. As alterações de itens de listas ou bibliotecas disparam ações no fluxo de trabalho.

Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que iniciará um fluxo de trabalho de aprovação adicional, se o custo de um item exceder um valor específico.

Você também pode definir um fluxo de trabalho para um conjunto de documentos relacionados. Por exemplo, se seu fluxo de trabalho está associado a uma biblioteca de documentos, ou se ela é filtrada para o tipo de conteúdo de documento, um grupo de ações de conjunto de documentos contextuais aparecem. Um conjunto de documentos é um novo recurso no SharePoint Server 2010 que permite que um grupo de documentos deve ser tratado como uma unidade única, para que uma ação de fluxo de trabalho para um conjunto de documentos será executado em cada um dos itens desse conjunto de documentos.

Para obter mais informações, consulte Introdução ao desenho e personalização de fluxos de trabalho.

Início da página

O que vem a seguir?

Exiba qualquer um dos seguintes artigos para obter instruções mais detalhadas sobre como trabalhar com os tipos de fluxo de trabalho incluídos:

E se você estiver interessado em fazer personalizações adicionais em qualquer uma do basic incluídos tipos de fluxo de trabalho — além do que você pode fazer usando o formulário de associação, ou seja, ou se você quiser criar seu próprio fluxo de trabalho original do Access, consulte o artigo Introdução ao desenho e personalização de fluxos de trabalho.

Início da página

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×