Sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint

Sobre os fluxos de trabalho incluídos com o SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Fluxos de trabalho do SharePoint são pré-programados miniaplicativos simplificam e automatizam uma ampla variedade de processos de negócios. Fluxos de trabalho podem variar de coletar assinaturas, comentários ou aprovações para um documento, ou o plano de acompanhar o status atual de um procedimento de rotina. Fluxos de trabalho do SharePoint foram projetados para economizar tempo e esforço e para trazer eficiência e consistência para tarefas que você executar regularmente.

O que é um fluxo de trabalho do SharePoint?

Você provavelmente já sabe o que é um fluxograma. Trata-se de um mapa gráfico de um processo, com instruções sobre o que acontece em cada etapa.

Processo de Fluxo de Trabalho

Um fluxo de trabalho do SharePoint é como um fluxograma automatizado que elimina bastante trabalho, adivinhação e acaso de seus processos de trabalho padrão.

Por exemplo, examine o processo de aprovação de documentos da ilustração. A execução manual desse processo pode envolver muita verificação e muito acompanhamento, encaminhamento de documentos e o envio de lembretes; cada uma dessas tarefas deve ser executadas por você ou por um ou mais de seus colegas. Isso significa bastante trabalho extra e (talvez seja ainda pior) um fluxo constante de interrupções.

Mas quando você usar o fluxo de trabalho de aprovação de documento do SharePoint para executar o processo, todos que verificar e acompanhamento e lembrando e encaminhamento é feito pelo fluxo de trabalho, automaticamente. Se alguém estiver atrasada em concluir uma tarefa, ou se surgem de alguns outros problemas, a maioria dos fluxos de trabalho incluídos gera uma notificação informando sobre ele. No grupo ninguém precisa monitorar proativamente o processo porque um fluxo de trabalho do SharePoint, o processo é sempre proativamente monitoramento em si.

E é fácil executar um fluxo de trabalho do SharePoint. Basta escolher o tipo de fluxo de trabalho desejado, especificar as opções que funcionarão melhor na sua situação e passar o controle para o fluxo de trabalho. Claro, você pode cancelar ou terminar um fluxo de trabalho sempre que for necessário.

Cada um dos tipos de fluxo de trabalho incluídos act como um modelo. Adicionar uma versão do fluxo de trabalho para uma única lista ou biblioteca, ou para um conjunto de sites inteiro usando um formulário de inicialização para especificar as opções e as seleções desejadas para essa versão. Essas opções e seleções incluem quem o fluxo de trabalho atribui tarefas a, prazos de tarefa, como o fluxo de trabalho pode ser iniciado e por quem, instruções para constar as notificações de tarefa e assim por diante.

Importante :  Por padrão, os fluxos de trabalho Aprovação, Coletar Comentários e Coletar Assinatura são estão ativados nem listados na caixa Selecione um modelo de fluxo de trabalho do formulário de associação. Para torná-los disponíveis para uso, um administrador de site deve ativá-los no nível do conjunto de sites.

Há cinco tipos de fluxo de trabalho pré-programados.

marca de seleção Um fluxo de trabalho de aprovação rotear um documento ou outro item a ser designado pessoas para sua aprovação ou rejeição. Você também pode usar um fluxo de trabalho de aprovação para controlar a aprovação de conteúdo em uma lista ou biblioteca. Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte tudo sobre fluxos de trabalho de aprovação.

fluxo de trabalho coletar comentários Um fluxo de trabalho coletar comentários rotear um documento ou outro item às pessoas designadas para seus comentários. O fluxo de trabalho coletar comentários consolida todos os comentários de participantes para o proprietário do fluxo de trabalho e fornece um registro do processo de revisão. Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte tudo sobre fluxos de trabalho coletar comentários.

Fluxo de trabalho Coletar Assinaturas O fluxo de trabalho coletar assinaturas rotear um documento do Microsoft Office para pessoas designadas para suas assinaturas digitais. Observe que o fluxo de trabalho coletar assinaturas funciona somente com documentos do Word, pastas de trabalho do Excel e os formulários do InfoPath. Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte tudo sobre fluxos de trabalho coletar assinaturas.

Fluxo de Trabalho de três estados O fluxo de trabalho de três estados destina-se para acompanhar o status de um item de lista através de três estados (fases). Ela pode ser usada para gerenciar processos de negócios que exigem as organizações controlem um alto volume de problemas ou itens — suporte ao cliente problemas, vendas potenciais ou tarefas do projeto, por exemplo.

Com cada transição entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta por email sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O Fluxo de Trabalho de três estados foi criado para trabalhar com o modelo de lista Acompanhamento de Problemas, mas pode ser usado com qualquer lista que contenha uma coluna Opção com três ou mais valores.

Para saber mais e obter instruções passo a passo, consulte Usar um Fluxo de Trabalho de três estados.

Fluxo de trabalho Aprovação de Disposição Um fluxo de trabalho de aprovação publicação é semelhante a outros fluxos de trabalho do SharePoint em que ele automatiza o roteamento de conteúdo aos especialistas no assunto e participantes para revisão e aprovação. O que diferencia o fluxo de trabalho de aprovação publicação é que ele foi projetado especificamente para sites de publicação onde a publicação de páginas da web novas e atualizadas rigorosamente é controlada. Nesses tipos de sites, nenhum conteúdo novo pode ser publicado até que ele foi aprovado por cada aprovador no fluxo de trabalho. Para saber mais e para obter instruções passo a passo, consulte trabalhar com um fluxo de trabalho de aprovação publicação.

Para adicionar ou iniciar um fluxo de trabalho, é necessário ter as permissões corretas para a lista, a biblioteca ou o conjunto de sites em que o fluxo de trabalho é executado:

  • Para adicionar um fluxo de trabalho    Por padrão, você deve ter a permissão Gerenciar listas para Adicionar um fluxo de trabalho. (Grupo Proprietários tem a permissão Gerenciar listas por padrão; grupo membros e grupo visitantes não).

  • Para iniciar um fluxo de trabalho    Também por padrão, você deve ter a permissão Editar itens para Iniciar um fluxo de trabalho já foi adicionado. (O grupo de membros e o grupo de proprietários têm a permissão Editar itens por padrão; grupo visitantes não).
    Como alternativa, proprietários podem optar por configurar fluxos de trabalho específicos para que eles possam ser iniciado apenas por membros do grupo proprietários.

O diagrama a seguir fornece uma exibição de alto nível dos estágios básicos de planejamento, adição, execução e modificação de um fluxo de trabalho do SharePoint. Seguem seções individuais sobre cada uma das etapas.

Processo de Fluxo de Trabalho

  • Planejar    Você deve saber quais opções você quer usar e quais informações precisam estar disponíveis quando você for usar o formulário de iniciação para adicionar sua versão do fluxo de trabalho.

  • Adicionar    Preencha o formulário de iniciação para adicionar sua versão do fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou a um conjunto de sites.

  • Iniciar    Inicie seu novo fluxo de trabalho, manual ou automaticamente, em um documento ou outro item de uma lista ou biblioteca. (Se você o iniciar manualmente, terá a oportunidade de alterar algumas das configurações do formulário de associação do fluxo de trabalho e um formulário de iniciação mais breve.) Quando o fluxo de trabalho for iniciado, ele criará tarefas, enviará mensagens de notificação e começará a acompanhar ações e eventos.

  • Monitorar    Enquanto o fluxo de trabalho está em execução, você pode exibir a página Status do Fluxo de Trabalho par ver quais tarefas foram concluídas e as outras ações que ocorreram. Se necessário, é possível ajustar as tarefas atuais e futuras aqui, e até mesmo cancelar ou terminar a execução do fluxo de trabalho.

  • Revisar    Quando a execução for concluída, seu histórico inteiro poderá ser analisado na página Status do Fluxo de Trabalho. Também na página de status, é possível criar relatórios estatísticos sobre o desempenho geral desse fluxo de trabalho.

  • Alterar    Se o fluxo de trabalho não estiver funcionando exatamente da maneira desejada, você poderá abrir o formulário de associação original que usou para adicioná-lo e fazer alterações.

Se você precisar de mais flexibilidade com um fluxo de trabalho interno, poderá personalizá-lo ainda mais com uma ferramenta como o SharePoint Designer 2013. Também pode criar seu próprio fluxo de trabalho original do zero.

Usando o Designer de Fluxo de Trabalho, você cria regras que associam condições e ações a itens das listas e bibliotecas do SharePoint. As alterações de itens de listas ou bibliotecas disparam ações no fluxo de trabalho.

Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que iniciará um fluxo de trabalho de aprovação adicional, se o custo de um item exceder um valor específico.

Também é possível definir um fluxo de trabalho para um conjunto de documentos relacionados. Por exemplo, se o fluxo de trabalho estiver associado a uma biblioteca de documentos ou for filtrado para o Tipo de conteúdo de documento, aparecerá um grupo de ações contextuais Conjunto de Documentos. Um Conjunto de Documentos permite que um grupo de documentos seja tratado como uma unidade, de forma que a ação do fluxo de trabalho para um Conjunto de Documentos seja executada com cada um de seus itens.

Início da Página

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×