Sincronizar uma lista do SharePoint 2010 com o Access 2010

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Você pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint 2010 e o Office Access 2010, além de manter atualizados ambos os conjuntos de dados. Por exemplo, é possível manter as informações de acompanhamento de uma campanha de vendas em uma lista do SharePoint para facilitar a colaboração com outros membros de sua equipe, mas também periodicamente desenvolver relatórios e consultas, além de fazer alterações em massa usando o Access 2010.

Neste artigo

Introdução à sincronização de uma lista do SharePoint com o Access

Sincronizando dados de lista usando o comando Abrir com o Access

Sincronizando dados de lista usando o comando Controlar esta Lista no modo Folha de Dados

Sincronizando dados de lista usando o comando Lista do SharePoint do Access

Vantagens de vincular uma tabela do Access a uma lista do SharePoint

Dados de pesquisa

Alterações estruturais

Desempenho

Edições em massa

Colocar os dados em modo offline e resolver conflitos

Considerações ao sincronizar dados

Sincronizar uma lista do SharePoint com o Access

Atualizar dados sincronizados

Introdução à sincronização de uma lista do SharePoint com o Access

Você pode sincronizar dados entre uma lista do SharePoint 2010 e o Access 2010, além de manter atualizados ambos os conjuntos de dados. Por exemplo, é possível manter as informações de acompanhamento de uma campanha de vendas em uma lista do SharePoint para facilitar a colaboração com outros membros de sua equipe, mas também periodicamente desenvolver relatórios e consultas, além de fazer alterações em massa usando o Access 2010.

Existem três maneiras de sincronizar dados entre uma lista do SharePoint e o Access 2010. Seja qual for a escolhida, essa sincronização é bidirecional. As alterações feitas com o Access nos dados de lista são carregadas no servidor do SharePoint, enquanto as alterações feitas com o servidor na lista do SharePoint são baixadas para o Access no computador.

Para sincronizar uma lista do SharePoint, você precisa ter o Access 2010 instalado no computador cliente, além da permissão Contribuir na lista.

Obtenha mais informações sobre como usar o SharePoint 2010 com o Access 2010 na seção Consulte também e no sistema de Ajuda do Access 2010.

Observação :  Não é possível sincronizar uma lista externa do SharePoint com o Access 2010.

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Sincronizando dados de lista usando o comando Abrir com o Access

Você pode sincronizar os dados em uma lista do SharePoint com o Access 2010 usando o comando Abrir com o Access da faixa de opções de lista. Esse comando cria uma tabela do Access vinculada à lista do SharePoint, além de uma tabela UserInfo suplementar que contém informações adicionais, como nomes de usuário, contas e endereços de email.

Sempre que a lista do SharePoint ou a tabela vinculada do Access é aberta, os dados mais recentes são exibidos. À medida que a lista do SharePoint continua sendo atualizada, você também pode atualizar manualmente a tabela vinculada do Access com as alterações de lista mais recentes. À medida que a tabela vinculada do Access continua sendo atualizada, você também pode atualizar manualmente os dados de lista do SharePoint com as alterações do Access mais recentes.

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Sincronizando dados de lista usando o comando Controlar esta Lista no modo Folha de Dados

Você também pode sincronizar uma lista do SharePoint do modo Folha de Dados usando o comando Controlar esta Lista disponível no Painel de Tarefas do modo Folha de Dados, que também cria uma tabela vinculada no Access. Usando comandos adicionais no Painel de Tarefas, você também pode sincronizar os dados de lista e seguir este procedimento:

  • Criar Relatório no Access.

  • Exportar para o Access.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do modo Folha de Dados (na parte inferior do modo Folha de Dados, clique no link Ajuda.)

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Sincronizando dados de lista usando o comando Lista do SharePoint do Access

No Access 2010, também é possível vincular uma tabela a uma Lista do SharePoint existente usando o comando Lista do SharePoint no grupo Importar e Vincular da guia Dados Externos.

Você também pode criar uma lista do SharePoint vazia no Access. Na faixa de opções, na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint e clique em um destes itens: Contatos, Tarefas, Questões, Eventos ou Personalizado.

Para obter mais informações sobre como usar o Access, consulte o sistema da Ajuda do Access 2010.

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Vantagens de vincular uma tabela do Access a uma lista do SharePoint

Seja qual for a maneira escolhida para sincronizar uma lista do SharePoint, o Access 2010 cria uma tabela vinculada que reflete a estrutura e o conteúdo da lista do SharePoint. O Access seleciona o tipo de dados correto para cada campo que corresponde à coluna de lista. Essas tabelas vinculadas atuam como qualquer tabela do Access, assim você também pode criar consultas, formulários, relatórios, macros ou código para trabalhar com os dados no Access 2010.

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Dados de pesquisa

O Access também cria automaticamente tabelas vinculadas para todas as listas de pesquisa (a menos que as listas de pesquisa já estejam vinculadas ao banco de dados). Se as listas de pesquisa contiverem colunas que pesquisam em outras listas, essas listas também serão incluídas na operação, de modo que a lista de pesquisa de cada tabela vinculada tem uma tabela vinculada correspondente no banco de dados. O Access também cria relações entre essas duas tabelas vinculadas.

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Alterações estruturais

Como é o caso em outros tipos de tabelas vinculadas, você não pode adicionar, excluir ou modificar os campos em uma tabela vinculada enquanto estiver trabalhando no Access. Entretanto, se desejar fazer alterações estruturais, como remover ou alterar uma coluna, será necessário abrir a lista no site do SharePoint. No Access, você pode acessar a página de configurações da Lista do SharePoint para alterar a estrutura da lista. Clique com o botão direito do mouse na tabela do Access no Painel de Navegação, aponte para Mais Opções e clique em Modificar Colunas e Configurações.

As alterações estruturais feitas em uma lista do SharePoint não são atualizadas automaticamente em uma tabela vinculada. Para atualizar uma tabela vinculada aplicando a estrutura de lista mais recente, clique com o botão direito do mouse na tabela do Access no Painel de Navegação, aponte para Mais Opções e clique em Atualizar Lista.

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Desempenho

Como os dados das listas vinculadas do SharePoint são sincronizados automaticamente com as tabelas locais e os usuários sempre trabalham com base em dados locais, o desempenho de uma tabela vinculada do Access foi melhorado, em comparação com as versões anteriores ao Access 2010.

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Edições em massa

A sincronização de uma lista do SharePoint com o Access 2010 facilita muito mais as alterações em massa nos dados de lista do SharePoint. Para adicionar, atualizar ou excluir em massa os dados de uma lista do SharePoint, execute uma consulta de acréscimo, atualização ou exclusão no Access 2010 e abra e atualize a lista do SharePoint.

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Colocar os dados em modo offline e resolver conflitos

Se você precisa levar algum trabalho para casa ou na rua, pode colocar suas listas vinculadas do SharePoint em modo offline usando o Access 2010. Por exemplo, para fornecer um catálogo de peças a um cliente enquanto você está na rua, é possível trabalhar com os dados no Access 2010 e sincronizar as alterações feitas quando se reconectar com o site do SharePoint posteriormente.

Se houver conflitos — por exemplo, se alguém mais atualizar o mesmo registro no servidor ou enquanto essa pessoa também estiver trabalhando offline —, você poderá resolvê-los ao voltar para o modo online usando a caixa de diálogo Resolver Conflitos. Essa caixa de diálogo exibe informações sobre o conflito, como a causa do erro, e fornece opções para tentar enviar os dados novamente ou descartar suas alterações. Se houver vários erros, você poderá exibir os detalhes de cada erro clicando nos botões Anterior e Próximo, na caixa de diálogo. Alguns erros podem ser resolvidos somente descartando-se as alterações.

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Considerações ao sincronizar dados

A tabela a seguir explica algumas considerações a serem lembradas ao sincronizar os dados entre uma lista do SharePoint e a tabela vinculada do Access.

Recurso

Comparação

Colunas

O Access não oferece suporte para mais de 256 campos em uma tabela, portanto, a tabela vinculada inclui somente as primeiras 256 colunas.

Pastas

Cada pasta na lista do SharePoint aparece como um registro na tabela do Access. Os itens dentro de uma pasta também são exibidos como registros, imediatamente abaixo do registro correspondente a essa pasta.

Colunas de pesquisa

Se uma coluna pesquisa valores em outra lista, e a lista relacionada ainda não está no banco de dados, o Access cria automaticamente tabelas vinculadas para as listas relacionadas.

Observação :  Uma coluna do tipo Pessoa ou Grupo é um tipo especial de coluna de pesquisa que pesquisa valores na lista Informações do Usuário. Se você vincular a uma lista que contenha uma coluna Pessoa ou Grupo, o Access criará automaticamente uma tabela vinculada para a lista Informações do Usuário.

Colunas calculadas

Os resultados em uma coluna calculada são exibidos no campo correspondente, mas não é possível visualizar ou modificar a fórmula no Access.

Anexos

A coluna de anexos da lista é exibida como um campo nomeado como Anexos.

Colunas somente leitura

As colunas somente leitura em uma lista do SharePoint continuarão a ser somente leitura no Access. Além disso, poderá não ser possível adicionar, excluir ou modificar colunas no Access.

Colunas com múltiplos valores

Uma coluna do tipo Opção ou Pesquisa pode conter múltiplos valores. Para essas colunas, a operação de vinculação cria campos que oferecem suporte para múltiplos valores. As colunas de pesquisa com múltiplos valores serão criadas na tabela vinculada se a coluna for do tipo Pesquisa.

Listas sem suporte

Não há suporte às listas a seguir:

  • Pesquisas

  • Quadros de discussão

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Sincronizar uma lista do SharePoint com o Access

  1. Navegue até o site do SharePoint que contém a lista que deseja sincronizar com um programa de planilha.

  2. Clique no nome da lista no Início Rápido ou clique em Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, na seção de listas apropriada, clique no nome da lista.

    Observação : Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, entre em contato com o administrador.

  3. Na faixa de opções, clique na guia Lista e, no grupo Conectar e Exportar, clique em Abrir com o Access.

  4. Especifique um local para o banco de dados novo ou existente ou clique em Procurar para localizar um banco de dados.

  5. Selecione Vincular aos dados no site do SharePoint e clique em OK.

    Observação :  Você também pode clicar em Exportar uma cópia dos dados. A exportação de dados, diferentemente da vinculação de dados, é uma operação de cópia única dos dados atuais e não cria uma sincronização entre a tabela do Access criada e a lista do SharePoint.

  6. Se você for solicitado a confirmar a operação, clique em OK.

  7. Na caixa de diálogo Download de Arquivo, clique em Abrir.

  8. Se você for perguntado se deseja ativar as conexões de dados no computador, clique em Ativar se acreditar que a conexão com os dados no site do SharePoint é segura para ser ativada.

O Access 2010 cria uma tabela do Access vinculada na lista do SharePoint, uma tabela UserInfo, e tabelas vinculadas adicionais se a lista do SharePoint contiver colunas de Pesquisa.

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Atualizar dados sincronizados

Sempre que a lista do SharePoint sincronizada ou a tabela vinculada do Access é aberta, os dados mais recentes são exibidos. Para garantir a exibição dos dados mais recentes enquanto a lista do SharePoint ou a tabela vinculada do Access está aberta, você pode atualizá-los manualmente.

Para atualizar os dados sincronizados, siga um destes procedimentos:

  • No Access 2010, na faixa de opções da tabela do Access vinculada, na guia Página Inicial, no grupo Registros, clique em Atualizar e clique em Atualizar.

  • Na lista do SharePoint, siga um destes procedimentos:

    • No modo Folha de Dados, na faixa de opções, clique na guia Lista e, no grupo Folha de Dados, clique em Atualizar Dados.

    • No modo Padrão, na barra de endereços do Internet Explorer, clique em Atualizar ou pressione F5.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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