Sincronizar o conteúdo do SharePoint 2010 com o Outlook 2010

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode sincronizar uma biblioteca, lista de contatos e lista de tarefas do SharePoint, e uma lista de tarefas de Projeto e um tipo específico de lista externa do SharePoint com o Microsoft Outlook 2010. Como muitos usuários do SharePoint 2010 também usam o Outlook 2010 para colaborar e coordenar atividades e projetos, a capacidade de sincronizar essas bibliotecas e listas pode ajudá-lo a se tornar mais eficiente, principalmente se você trabalha offline ou não tem acesso conveniente aos seus sites do SharePoint o tempo todo.

Neste artigo

Introdução à sincronização do conteúdo do SharePoint 2010 com o Outlook 2010

Trabalhando com uma biblioteca de documentos sincronizada

Trabalhando com uma lista de contatos sincronizada

Trabalhando com uma lista de tarefas sincronizada

Trabalhando com uma lista externa sincronizada

Pontos de integração adicionais

Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010

Sincronizar uma lista de contatos do SharePoint com os contatos do Outlook 2010

Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com as tarefas do Outlook 2010

Introdução à sincronização do conteúdo do SharePoint 2010 com o Outlook 2010

Você pode sincronizar uma biblioteca, lista de contatos e lista de tarefas do SharePoint, e uma lista de tarefas de Projeto e um tipo específico de lista externa do SharePoint com o Outlook 2010. Como muitos usuários do SharePoint 2010 também usam o Outlook 2010 para colaborar e coordenar atividades e projetos, a capacidade de sincronizar essas bibliotecas e listas pode ajudá-lo a se tornar mais eficiente, principalmente se você trabalha offline e não tem acesso conveniente aos seus sites do SharePoint o tempo todo.

Para sincronizar essas bibliotecas e listas, você precisa ter o Outlook 2010 instalado no computador cliente e ter a permissão Colaborar na biblioteca ou lista.

Obtenha mais informações sobre como usar o SharePoint 2010 com o Outlook 2010 na seção Consulte também e no sistema de Ajuda do Outlook 2010.

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Trabalhando com uma biblioteca de documentos sincronizada

Você pode sincronizar uma biblioteca do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Depois de sincronizar uma biblioteca, ela aparecerá como uma pasta no Painel de Navegação do Outlook em Listas do SharePoint.

Ao usar a Pesquisa Instantânea, o Outlook pesquisa todos os documentos sincronizados do SharePoint. As visualizações de documentos no Painel de Leitura do Outlook permitem navegar facilmente pelos resultados da pesquisa. Talvez seja mais rápido e conveniente abrir e salvar as alterações feitas nos documentos do SharePoint a partir do Outlook. É possível visualizar, editar e gerenciar documentos na biblioteca do SharePoint a partir do Outlook. Também é possível colocar as bibliotecas em modo offline, trabalhar com os arquivos do Office na biblioteca, colocá-los de volta em modo online e sincronizar as alterações.

Essa sincronização é unidirecional para os arquivos do Office. As alterações feitas nos arquivos na biblioteca do SharePoint podem ser baixadas para o Outlook, mas não é possível fazer alterações em arquivos que não são do Office no Outlook e carregá-los de volta na biblioteca do SharePoint. Se você trabalhar com o Outlook offline, poderá editar arquivos do Office, como documentos do Word, planilhas do Excel e apresentações do PowerPoint. Quando você voltar a ficar online, poderá carregar suas alterações na biblioteca do SharePoint. Entretanto, o Outlook não controla as alterações feitas nesses arquivos do Office na biblioteca do SharePoint. Para obter melhores resultados, primeiro faça check-out desses arquivos se pretender fazer alterações offline no Outlook.

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Trabalhando com uma lista de contatos sincronizada

Você pode sincronizar uma lista de contatos do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Isso permite armazenar, compartilhar e gerenciar os contatos do SharePoint com mais eficiência no Outlook. Também pode colocar a lista de contatos em modo offline, trabalhar com os contatos, colocá-los de volta no modo online e sincronizá-los do Outlook 2010 ou do SharePoint 2010.

No Outlook 2010, a lista de contatos sincronizada do SharePoint funciona assim como outras pastas de contatos do Outlook. Você pode exibir, editar, imprimir e até ligar para esses contatos usando o Microsoft Office Communicator. Também pode enviar mensagens de email e solicitações de reunião, usar categorias de cores, armazenar vários endereços de email e números de telefone e incluir fotos de contatos, cartões de visita eletrônicos, bem como informações de aniversários e datas especiais.

A sincronização dessa lista de contatos é bidirecional. As alterações feitas com o Outlook nesses contatos são sincronizadas automaticamente com a lista de Contatos do SharePoint. As alterações feitas na lista de Contatos do SharePoint são sincronizadas automaticamente com os contatos do Outlook.

Ao abrir um contato do SharePoint no Outlook ou abrir a lista de Contatos no SharePoint 2010, você verá as alterações mais recentes. Se alterações forem feitas no contato no Outlook enquanto a lista de Contatos do SharePoint é aberta, será necessário atualizar o navegador para ver as alterações mais recentes na lista do SharePoint. S alterações forem feitas na lista de Contatos do SharePoint enquanto o contato é aberto no Outlook, será necessário usar o comando Enviar/Receber para ver as alterações mais recentes no contato do Outlook.

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Trabalhando com uma lista de tarefas sincronizada

Você pode sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Pode trabalhar com uma lista de tarefas padrão e uma lista de tarefas de projeto, que é semelhante a uma lista de tarefas padrão, com a exceção de que uma lista de tarefas de projeto fornece uma exibição gráfica dos itens de tarefa, chamada modo de exibição de Gantt. Também pode colocar uma lista de tarefas em modo offline, trabalhar com as tarefas na lista, colocá-los de volta no modo online e sincronizá-los do Outlook.

O conteúdo da lista de tarefas sincronizada aparece em Outras Tarefas no Painel de Navegação e consolidada na Barra de Tarefas Pendentes. Para controlar o status, andamento e histórico de seus projetos, você e os membros da equipe podem criar, atribuir, atualizar, responder e excluir tarefas ao trabalhar em suas respectivas pastas do Outlook.

Você também pode aplicar sinalizadores e categorias às suas tarefas sincronizadas assim como faz com suas tarefas do Outlook. Os sinalizadores e categorias não aparecem no site do SharePoint, mas os sinalizadores e categorias estão disponíveis quando você trabalha com suas tarefas sincronizadas no Outlook. As notificações de tarefas do SharePoint também são totalmente integradas com as tarefas e calendários, e é possível escolher configurações para automaticamente gerar mensagens de notificação por email e lembretes.

A sincronização dessa lista de tarefas é bidirecional. As alterações feitas com o Outlook nessas tarefas são sincronizadas automaticamente com a lista de Tarefas do SharePoint ou a lista de Tarefas do Projeto. As alterações feitas na lista de Tarefas do SharePoint ou na lista de Tarefas do Projeto são sincronizadas automaticamente com as tarefas no Outlook. Ao abrir a tarefa no Outlook ou abrir a lista de Tarefas do Projeto do SharePoint ou a lista de Tarefas do Projeto no SharePoint 2010, você verá as alterações mais recentes.

Se alterações forem feitas na tarefa no Outlook enquanto a lista de Tarefas do SharePoint é aberta, você precisará atualizar o navegador para ver as alterações mais recentes na lista. Se alterações forem feitas na lista de Tarefas do SharePoint enquanto a tarefa é aberta no Outlook, você precisará usar o comando Enviar/Receber para ver as alterações mais recentes na tarefa do Outlook.

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Trabalhando com uma lista externa sincronizada

Você pode sincronizar uma lista externa do SharePoint entre o Outlook 2010 e o SharePoint 2010. Uma lista externa do SharePoint é criada utilizando BCS (Serviços Corporativos de Conectividade) no SharePoint Designer 2010, e pode conter acesso de leitura/gravação aos dados de linha de negócios das fontes de dados, como SQL Server ou SAP.

Ao criar um tipo de conteúdo externo no SharePoint Designer 2010, você pode mapeá-lo para um tipo de item do Office nativo como um contato ou tarefa para que os dados externos tenham aparência e comportamento semelhantes aos de um item de contato ou tarefa no Outlook. Por exemplo, suponha que seus dados externos sejam uma lista de clientes e você queira exibi-los no Outlook. Como os dados dos clientes são muito semelhantes aos contatos do Outlook, você pode mapear esse tipo de conteúdo externo para o item de contato no Outlook. Após a conexão da lista externa com o Outlook usando o comando Conectar com o Outlook, será possível criar, atualizar e excluir os dados externos diretamente no Outlook, exatamente como você criaria e atualizaria os contatos e as tarefas do Outlook.

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Pontos de integração adicionais

O Outlook 2010 tem pontos de integração adicionais com o SharePoint 2010, incluindo estes:

  • Participar de discussões online usando mensagens de email

  • Exibir calendários do SharePoint 2010 e do Outlook 2010 lado a lado

  • Gerenciar alertas do SharePoint e RSS Feeds

  • Criar um espaço de trabalho de reunião

  • Usar Web Parts do Outlook no SharePoint 2010 para, por exemplo, exibir mensagens do Outlook

  • Usar o suplemento Outlook Social Connector para gerenciar feeds sociais de seus colegas.

Obtenha mais informações sobre esses pontos de integração adicionais nos sistemas de Ajuda do Outlook 2010 e do SharePoint.

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Sincronizar uma biblioteca do SharePoint com o Outlook 2010

  1. No navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a biblioteca que você deseja sincronizar.

  2. Clique no nome da biblioteca em Início Rápido ou clique em Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, na seção adequada da biblioteca, clique no nome da biblioteca.

    Observação :  Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em termos de aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador do SharePoint.

  3. Na faixa de opções, na guia Biblioteca, no grupo Conectar e Exportar, clique em Conectar com o Outlook.

  4. Quando for solicitado a abrir um programa no computador, clique em Permitir.

  5. Se você for solicitado a confirmar a operação, clique em Sim.

No Outlook, a biblioteca é adicionada ao Painel de Navegação em Listas do SharePoint. Os arquivos na biblioteca têm comportamento semelhante às mensagens de email. Para arquivos do Office, clique para visualizá-lo no Painel de Leitura ou clique duas vezes para abri-lo. Clique com o botão direito do mouse no arquivo para obter mais opções.

Observação : 

  • Se a biblioteca tiver subpastas e você desejar ter acesso a todos os arquivos no Outlook, exiba a biblioteca e seu nível superior e conecte-a ao Outlook. Por padrão, se você estiver em uma subpasta de uma biblioteca e conectá-la ao Outlook, somente o conteúdo dessa pasta será conectado.

  • Para acessar somente o conteúdo de uma única pasta no Outlook, há duas opções. Se a pasta que contém os arquivos que você deseja acessar no Outlook não estiver aberta, aponte para a pasta, clique na seta Abrir Menu que aparece e clique em Conectar com o Outlook. Se a pasta que você deseja conectar já estiver aberta, siga as etapas para conectar uma biblioteca.

  • Depois de conectar uma biblioteca ao Outlook, você poderá convidar outros membros da equipe para se conectar à biblioteca. Clique com o botão direito do mouse no nome da biblioteca no Outlook e clique em Compartilhar esta Pasta.

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Sincronizar uma lista de contatos do SharePoint com os contatos do Outlook 2010

  1. No navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a lista de contatos que você deseja sincronizar.

  2. Clique no nome da lista de contatos no Início Rápido ou clique em Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, na seção de listas apropriada, clique no nome da lista de contatos.

    Observação :  Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em termos de aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, contate o administrador do SharePoint.

  3. Na faixa de opções, na guia Lista, no grupo Conectar e Exportar, clique em Abrir no Outlook.

  4. Quando o programa solicitar que você conecte os contatos do SharePoint com o Outlook, clique em OK.

No Outlook 2010, os contatos são adicionados em Contatos no Painel de Navegação.

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Sincronizar uma lista de tarefas do SharePoint com as tarefas do Outlook 2010

  1. No navegador, navegue até o site do SharePoint que contém a lista de Tarefas ou a lista de tarefas de Projeto que você deseja sincronizar.

  2. Clique no nome da tarefa ou da lista de tarefas de projeto no Início Rápido ou clique em Ações do Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, na seção de listas apropriada, clique no nome da tarefa ou lista de projeto.

    Observação : Um site do SharePoint pode ser modificado significativamente em aparência e navegação. Se você não conseguir localizar uma opção, como um comando, botão ou link, entre em contato com o administrador.

  3. Na faixa de opções, na guia Lista, no grupo Conectar e Exportar, clique em Abrir no Outlook.

  4. Quando for solicitado a conectar a lista de Contatos do SharePoint com o Outlook, clique em OK.

No Outlook 2010, as tarefas são adicionadas em Outras Tarefas no Painel de Navegação e na Barra de Tarefas Pendentes.

Observação : Você pode trabalhar com suas tarefas a partir de seu site do SharePoint similar à forma como trabalha com suas tarefas do Outlook. Você pode arrastar ou copiar tarefas entre as pastas do Outlook e do site do SharePoint. Entretanto, tarefas recorrentes e solicitações de tarefas do Outlook são convertidas para tarefas normais no site do SharePoint.

Dica :  Depois de conectar uma lista de Tarefas ou uma lista de Tarefas de Projeto ao Outlook, você poderá enviar uma mensagem de compartilhamento a outros membros da equipe convidando-os para que se conectem às tarefas. Clique com o botão direito do mouse no nome da lista no Outlook e clique em Compartilhar nome da lista de tarefas. Isso cria uma mensagem de email que contém um link e um comando para conectar à lista.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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