Ao classificar os dados em uma tabela de acesso, consulta, formulário ou relatório, você pode salvar a ordem de classificação com o objeto. Se você classificar os dados em um desses objetos e salvar o objeto, a ordem de classificação que está em vigor ao salvar o objeto será salva automaticamente com o objeto. Você pode especificar se a ordem de classificação salva entrará em vigor quando o objeto for aberto em seguida.
Para consultas e relatórios, você também pode definir uma ordem de classificação padrão. A ordem de classificação padrão é aplicada aos dados na consulta ou no relatório quando nenhuma outra ordem de classificação é especificada.
O que você deseja fazer?
Entender as ordens de classificação salvas
Há dois tipos de pedidos de classificação salvos:
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Último aplicado Uma ordem de classificação aplicada pela última vez é a ordem de classificação que estava em vigor quando o objeto foi salvo pela última vez. Tabelas, consultas, formulários e relatórios podem ter pedidos de classificação aplicados pela última vez.
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Padrão Uma ordem de classificação padrão é incorporada ao design de uma consulta ou de um relatório. Uma ordem de classificação padrão é aplicada quando nenhuma outra ordem de classificação é especificada.
Ordens de classificação aplicadas pela última vez
Quando você salva uma tabela, consulta, formulário ou relatório enquanto os dados são classificados, a ordem de classificação é salva automaticamente quando você salva o objeto. Isso é chamado de ordem de classificação aplicada pela última vez. Quando você cria uma ordem de classificação, você está realmente alterando o design do objeto.
Se você quiser que a ordem de classificação aplicada pela última vez seja aplicada automaticamente na próxima vez que abrir o objeto, defina a propriedade Order By On Load do objeto como Sim. Para definir essa propriedade, execute as etapas a seguir enquanto o objeto estiver aberto na exibição Design.
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Pressione F4 para exibir a folha de propriedades.
Essa etapa será desnecessária se a planilha de propriedades já estiver exibida.
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Siga um destes procedimentos:
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Se o objeto for uma tabela ou uma consulta, na guia Geral da folha de propriedades, defina a propriedade Order By On Load como Sim.
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Se o objeto for um formulário ou um relatório, na guia Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Order By On Load como Sim.
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Observação: Você pode impedir que a ordem de classificação aplicada pela última vez seja aplicada definindo a propriedade Order By On Load como No.
Pedidos de classificação padrão
Como a ordem de classificação aplicada pela última vez pode ser alterada sempre que alguém classifica um objeto e o salva, talvez você defina uma ordem de classificação padrão. Uma ordem de classificação padrão faz parte do design do objeto e não é alterada quando uma ordem de classificação diferente é aplicada.
Você só pode especificar uma ordem de classificação padrão para uma consulta ou relatório. Embora a ordem de classificação padrão não seja substituída pela ordem de classificação atual ou última aplicada, ela só entra em vigor quando a ordem de classificação atual ou última aplicada é removida.
Definir a ordem de classificação padrão para uma consulta
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Abra a consulta na exibição Design.
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Clique duas vezes no campo que você deseja usar para classificar.
O campo aparece na grade de design.
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Na grade de design, desmarque a caixa na linha Mostrar do campo que você adicionou.
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Na linha Classificar , especifique se você deseja classificar o campo em ordem crescente (valores menores primeiro; A a Z) ou em ordem decrescente (valores maiores primeiro; Z-to-A).
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Se você quiser classificar por mais de um campo, adicione campos de classificação adicionais repetindo as etapas 2 a 4.
Observação: Quando você classifica por mais de um campo, os resultados são classificados inicialmente pelo primeiro campo especificado e, em seguida, pelo próximo campo especificado e assim por diante. Por exemplo, se você classificar por Sobrenome e, em seguida, por Data de Nascimento, todos os registros com um valor de Sobrenome do Dow serão exibidos antes dos registros com um valor de Sobrenome de Stevens, independentemente do valor de Data de Nascimento. Os registros em cada campo Sobrenome são classificados de acordo com o valor no campo Data de Nascimento.
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Pressione CTRL+S para salvar a consulta.
Observação: Para remover uma ordem de classificação padrão de uma consulta, remova os campos de classificação da grade de design de consulta.
Definir a ordem de classificação padrão para um relatório
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Abra o relatório em Exibição de Relatório ou Exibição de Layout.
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Na guia Página Inicial , no grupo Classificar & Filtro , clique em Avançado e clique em Filtro/Classificação Avançado no menu de atalho.
Uma nova guia de documento é exibida, contendo uma grade de design e uma janela na qual você pode selecionar um campo no qual classificar.
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Na janela, clique duas vezes no campo que você deseja usar para classificar.
O campo aparece na grade de design.
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Na grade de design, na linha Classificar , especifique se você deseja classificar o campo em ordem crescente (valores menores primeiro; A a Z) ou em ordem decrescente (valores maiores primeiro; Z-to-A).
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Se você quiser classificar por mais de um campo, adicione campos de classificação adicionais repetindo as etapas 2 a 4.
Observação: Quando você classifica por mais de um campo, os resultados são classificados inicialmente pelo primeiro campo especificado e, em seguida, pelo próximo campo especificado e assim por diante. Por exemplo, se você classificar por Sobrenome e, em seguida, por Data de Nascimento, todos os registros com um valor de Sobrenome do Dow serão exibidos antes dos registros com um valor de Sobrenome de Stevens, independentemente do valor de Data de Nascimento. Os registros em cada campo Sobrenome são classificados de acordo com o valor no campo Data de Nascimento.
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Na guia Página Inicial , no grupo Classificar & Filtro , clique em Alternar Filtro.
Observação: Para remover uma ordem de classificação padrão de um relatório, remova os campos de classificação da grade de design.
