Salvar no SharePoint (Power Pivot)

Você pode salvar pastas de trabalho do Excel que têm modelos de dados do Power Pivot em um site do SharePoint que foi estendido para dar suporte ao acesso a modelos de dados. Depois que a pasta de trabalho for publicada, propriedades de documento e permissões do SharePoint determinarão como outras pessoas podem exibir e usar sua pasta de trabalho.

Antes de começar

A publicação de pastas de trabalho no SharePoint requer que você tenha permissões, software e conhecimentos suficientes sobre como preparar a pasta de trabalho para publicação.

Software de servidor

Para exibir as pastas de trabalho em um navegador, o servidor do SharePoint que você está usando deve ter o Power Pivot para SharePoint e os Serviços do Excel. Ambos os serviços são necessários para processar e compor pastas de trabalho no SharePoint.

Às vezes, é possível identificar se você tem o software correto examinando as bibliotecas e os menus de contexto em seu site, mas talvez você precise perguntar ao administrador do SharePoint se o software de servidor necessário está instalado. Se o seu site incluir a Galeria do Power Pivot, o Power Pivot para SharePoint estará instalado. Da mesma forma, se você puder abrir uma pasta de trabalho do Excel em uma janela do navegador sem ter que baixar o arquivo para o aplicativo da área de trabalho do Excel, os Serviços do Excel estarão em execução em seu servidor do SharePoint.

Se você planeja agendar a atualização automática de dados para a pasta de trabalho, consulte o administrador do servidor para garantir que os provedores de dados que você usou para importar dados também estejam disponíveis no servidor.

Permissões

Quando você salva um documento no SharePoint, as permissões do SharePoint determinam quem pode exibir, editar ou excluir seu trabalho. A tabela a seguir descreve quais permissões do SharePoint concedem direitos específicos para as pastas de trabalho que você publica:

Permissão

Direitos

Exibição

Qualquer pessoa com permissão de Exibição pode abrir a pasta de trabalho indo até o endereço de URL do arquivo. Além disso, a permissão de Exibição também permitirá que alguém use sua pasta de trabalho como uma fonte de dados externa somente leitura para outras pastas de trabalho ou relatórios do Excel.

Contribuição

A permissão de Contribuição é mais avançada, pois fornece permissão para adicionar, editar ou excluir documentos em uma biblioteca do SharePoint.

Controle total

O Controle total inclui todas as permissões associadas à Contribuição, além da capacidade de criar ou gerenciar a lista ou biblioteca e desfazer um check-out.

O acesso a qualquer site ou biblioteca do SharePoint é concedido por meio de permissões que um administrador ou proprietário de site especifica para grupos ou usuários individuais.

A maioria das pessoas tem permissões de Exibição ou Contribuição. Para saber quais permissões você tem, examine o menu Ações do Site no site do SharePoint. Se o único item no menu for Exibir Todo o Conteúdo do Site, você tem permissões de Exibição e não pode publicar arquivos neste site do SharePoint. Se você vir uma lista de itens mais longa ou se houver Ferramentas de Biblioteca na faixa de opções, significa que tem permissões de Contribuição.

Preparar sua pasta de trabalho

Antes de publicar uma pasta de trabalho do Excel que contenha dados do Power Pivot, você deverá seguir esta lista de verificação para preparar o documento:

  1. Leia sobre como criar uma pasta de trabalho que use informações de conexão que continuarão funcionando após a publicação do arquivo.

  2. Compreenda as considerações de segurança para publicar dados do Power Pivot no SharePoint.

  3. Você pode melhorar a apresentação visual da pasta de trabalho do SharePoint com estas sugestões:

    • Dê nomes descritivos às planilhas do Excel. Os nomes de planilha se tornam os rótulos de página quando o documento é publicado na Galeria do Power Pivot.

    • Desative elementos visuais não utilizados. Na janela do Excel, na área Mostrar da faixa de opções Exibir, desative Linhas de grade, Barra de Fórmulas e Títulos.

    • Oculte planilhas do Excel que estiverem vazias ou que não forem relevantes para o relatório. Na janela do Excel, clique com botão direito do mouse em uma guia da planilha e selecione Ocultar Planilha.

    • Selecione a célula A1 antes de salvar e publicar a pasta de trabalho. Quando um arquivo publicado é aberto em uma janela do navegador, o foco é colocado na última célula ativa na pasta de trabalho. Colocando o cursor na célula A1, você garante que o canto superior esquerdo da planilha seja posicionado no canto superior esquerdo da janela do navegador.

Verificar configurações de autenticação e atualização

Para obter os melhores resultados, use as configurações padrão do Excel para autenticação e atualização de dados.

Verificar a autenticação do Windows

Por padrão, o Excel especifica a Autenticação do Windows para que a identidade da pessoa que está exibindo a pasta de trabalho seja usada ao acessar dados de modelo de dados. Manter a configuração padrão permite que o software de servidor do Power Pivot capture informações precisas sobre quem está usando pastas de trabalho do Power Pivot, permitindo que você colabore melhor com os colegas de trabalho que estão usando seus dados. Se você especificar Nenhum ou uma ID do SSS (Serviço de Repositório Seguro), os dados de uso da pasta de trabalho serão registrados para a conta de usuário autônoma dos Serviços do Excel (ou para a ID do SSS) em vez de uma pessoa real em sua organização.

  1. No Excel, na faixa de opções Dados, clique em Conexões Existentes.

  2. Na caixa de diálogo Conexões Existentes, clique em uma conexão na pasta de trabalho > Abrir

  3. Clique em Propriedades > Definição > Configurações de Autenticação.

  4. Verifique se a opção Usar conta do usuário autenticado está marcada.

Especificar configurações de controle de atualização

As configurações de controle de atualização podem afetar como você visualiza uma pasta de trabalho do Power Pivot na biblioteca da Galeria do Power Pivot. Por exemplo, se a pasta de trabalho usar a propriedade atualizar ao abrir e os Serviços do Excel estiverem configurados para emitir um aviso para operações de atualização de dados, você verá uma imagem em miniatura do aviso de atualização de dados do Excel em vez de uma imagem de visualização do documento.

  1. No Excel, na faixa de opções Dados, clique em Conexões > Propriedades.

  2. Em Uso > Atualizar Controle, marque ou desmarque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo com base nas seguintes recomendações, que variam dependendo de como os dados de modelo de dados são acessados:

Acesso a dados

Recomendação de atualização de controle

Inseridos na pasta de trabalho (cenário mais comum)

Desmarque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Como todos os dados são inseridos, não é necessário atualizá-los sempre que você abrir a pasta de trabalho.

Armazenados como uma fonte de dados externa (por exemplo, se você configurar uma conexão de dados externos para uma pasta de trabalho em vez de importar seus dados)

Marque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Como os dados estão em um local diferente, você deseja que a atualização ocorra para incluir as alterações recentes feitas nos dados.

Para permitir a geração da imagem de visualização, peça ao administrador do SharePoint para personalizar a configuração Aviso de atualização nos Serviços do Excel. Para obter mais informações, consulte Criar um local confiável para sites do Power Pivot no TechNet.

Operações de atualização de dados no lado do servidor (aplica-se a pastas de trabalho que você salva no SharePoint e agenda para atualização de dados do Power Pivot).

Marque a caixa de seleção Atualizar dados ao abrir o arquivo. Como a atualização de dados está agendada para a pasta de trabalho, o Power Pivot habilitará automaticamente a propriedade Atualizar dados ao abrir o arquivo na pasta de trabalho para garantir que o cache de Tabela Dinâmica seja substituído por dados mais novos. Se você desmarcar a caixa de seleção, ela será marcada automaticamente quando você salvar a pasta de trabalho de volta no SharePoint.

Escolher um local para o arquivo

Os documentos que você compartilhar em um site normalmente serão mantidos em uma biblioteca de documentos. A mais comum se chama Documentos Compartilhados, mas um site do SharePoint com o Power Pivot para SharePoint terá sempre a Galeria do Power Pivot, que oferece visualização, modos de exibição de biblioteca personalizados e acesso fácil a agendas de configuração de atualização de dados para a pasta de trabalho.

Você deve escolher um servidor do SharePoint que tenha o Power Pivot para SharePoint. Se você publicar em um servidor que não tenha o software de servidor do Power Pivot, os dados não serão carregados quando você abrir o documento de uma biblioteca.

Você pode escolher Documentos Compartilhados, Galeria do Power Pivot ou qualquer outra biblioteca de documentos para armazenar a pasta de trabalho. Para usar esses locais, você deve saber o endereço de URL da Web da biblioteca. Em um site do SharePoint padrão, os endereços de URL da Web para as bibliotecas são:

  • http://<nome do servidor>/Shared%20Documents

  • http://<nome do servidor>/PowerPivot%20Gallery

  • Para encontrar o endereço de URL da Web de qualquer biblioteca, clique com o botão direito do mouse em um documento na biblioteca e escolha Propriedades. O Endereço (URL) mostra o caminho do SharePoint para o documento. Use o mouse para selecionar a URL inteira. Às vezes, URLs longas podem estar parcialmente ocultas da exibição.

  • Provavelmente, você precisará editar a URL para poder usá-la. Especificamente, se a URL incluir propriedades de visualizador e fonte, você deverá removê-las para obter um local utilizável que consista em nomes de servidor, sites e biblioteca. Por exemplo, na seguinte URL, você pode derivar o caminho da URL real mantendo a parte em negrito e excluindo o resto: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. Com base na propriedade de URL, o caminho real que você deve usar para fins de publicação será 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' se você estiver publicando o arquivo ContosoSales.xlsx ou apenas 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' se você quiser somente o site e a biblioteca.

  • Ao escolher um local, escolha uma biblioteca que esteja disponível para as pessoas com as quais desejar compartilhar a pasta de trabalho. Talvez seja necessário solicitar permissões na biblioteca ou no documento para garantir a disponibilidade da pasta de trabalho.

Salvar seu arquivo no SharePoint

  1. No Excel, clique em Arquivo > Salvar como > SharePoint ou Sites > Procurar e selecione um local.

  2. Na caixa de diálogo Salvar como, em Nome do arquivo, digite um nome para o arquivo se você estiver usando um local existente. Ou então, se você escolher Procurar um local, digite uma URL de site do SharePoint inteira ou parte dela. Se você digitar uma parte do endereço da URL, como http://<nome do servidor>, clique em Salvar para abrir uma conexão com o servidor especificado e navegue até o site da biblioteca que você deseja usar. Para obter exemplos de uma URL do SharePoint, consulte Escolher um local para seu arquivo neste tópico.

  3. Clique em Salvar para publicar a pasta de trabalho na biblioteca.

Na janela do navegador, verifique se o documento aparece na biblioteca. Os documentos recém-publicados aparecerão na lista. As configurações da biblioteca determinam onde o documento aparece (por exemplo, classificado em ordem crescente por data ou em ordem alfabética por nome). Talvez seja necessário atualizar a janela do navegador para exibir as adições mais recentes.

Carregar uma pasta de trabalho do Power Pivot do SharePoint

Outra abordagem para adicionar uma pasta de trabalho do Power Pivot é carregá-la de um site do SharePoint. Use essa abordagem se você desejar iniciar do SharePoint.

  1. Em um site do SharePoint, abra uma biblioteca de documentos.

  2. Em Ferramentas de Biblioteca, clique em Documentos > Carregar Documento, > Carregar Documento .

  3. Navegue até o local do arquivo .xlsx salvo, selecione-o e clique em OK.

O arquivo é carregado para o site do SharePoint e aparece na pasta. Talvez seja necessário clicar no botão Atualizar no navegador para poder vê-lo. Agora ele pode ser aberto no SharePoint. Você pode informar às pessoas onde o arquivo está, dando-lhes o endereço da URL do arquivo.

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