Roteiro para criar e configurar bibliotecas do SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Uma biblioteca é um local em um site onde os membros da equipe podem trabalhar juntos para criar, atualizar e gerenciar arquivos. A melhor maneira de configurar uma biblioteca depende de como a biblioteca será usada e quantas pessoas estará usando.

Leva apenas algumas etapas para configurar uma biblioteca de básica para ajudar a gerenciar alguns documentos da equipe. Se sua organização tiver um processo definido para desenvolver seus documentos ou várias pessoas trabalhar no mesmo documento, considere a possibilidade de explorar os recursos de gerenciamento de documento mais avançados, como tipos de conteúdo e fluxos de trabalho.

Este roteiro destina-se a indivíduos que estiver criando e Configurando bibliotecas de um site de Microsoft Office SharePoint Server 2007 mas que não são profissionais de TI. Se você for um profissional de TI, TechNet pode atender melhor às suas necessidades.

Conceitos e planejamento

Se sua organização funciona em um grande número de documentos, você desejará desenvolver uma estratégia para organizar e gerenciar seus documentos antes de começar de pessoas adicionando conteúdo. Por exemplo, você pode usar colunas e modos de exibição para ajudar a limitar o número de documentos que são exibidas ao mesmo tempo.

Bibliotecas também podem ser uma chave parte de um processo de gerenciamento de documentos, com ferramentas para fornecer consistência, gerenciar grandes volumes de conteúdo e controlar o fluxo de trabalho de desenvolvimento de conteúdo.

Conhecendo bibliotecas

Sua organização pode ter várias bibliotecas em um site do SharePoint, como uma ou mais bibliotecas de documentos da equipe, uma biblioteca de páginas da Web, uma biblioteca de slides para apresentações e uma biblioteca de imagens para fotos e outras imagens.

Conceito

Descrição

Introdução às bibliotecas

Leia sobre os benefícios, tipos e recursos das bibliotecas.

Organizar arquivos em uma biblioteca

Aprenda estratégias para organizar arquivos em bibliotecas antes de criar suas bibliotecas.

Mapa de treinamento de biblioteca de documentos do SharePoint

Exiba um mapa para cinco cursos diferentes em bibliotecas de documentos.

Planejamento de como organizar e gerenciar arquivos

Bibliotecas do SharePoint tem vários recursos para ajudar sua equipe a gerenciar e organizar seus documentos. Algum planejamento pode ajudá-lo a configurar a estrutura adequado para sua organização.

A maneira de organizar seus arquivos em uma biblioteca depende nas necessidades de seu grupo e como você prefere armazenar e pesquisar suas informações. Modos de exibição e pastas podem ajudar sua equipe a se manter organizado.

Check-out é uma ferramenta que permite que os membros da equipe trabalhar exclusivamente em arquivos e evitar conflitos de arquivo. Sua equipe talvez também queira usar versão, no qual um histórico de versão dos arquivos é criado. Controle de versão leva mais espaço no servidor, mas permita que sua equipe restaurar versões anteriores dos arquivos se eles cometer um erro.

Por exemplo, sua organização pode usar check-out de documentos e controle de versão para ajudar a gerenciar como as pessoas trabalham em arquivos. Para trabalhar exclusivamente em um arquivo, alguém check-out para que ninguém pode substituir alterações acidentalmente. Com o controle de versão, a equipe pode acompanhar um histórico de versão e pode restaurar uma versão anterior se alguém cometeu um erro.

Conceito

Descrição

Como o controle de versão funciona em uma lista ou biblioteca

Saiba mais sobre o controle de versão, que permite controlar um histórico de versão e exibir e restaurar versões anteriores de um documento.

Organizar arquivos em uma biblioteca

Leia mais sobre as diferentes maneiras de organizar arquivos em uma biblioteca. É bom planejar a estrutura da sua biblioteca antes de criar e configurá-lo.

Mapa de conceder aos usuários acesso aos sites e conteúdo de site

Consulte uma visão geral do gerenciamento de acesso a sites e conteúdo de site, incluindo se deseja herdar permissões em subsites ou aplicar permissões exclusivas.

Avaliando se usará o gerenciamento de documentos avançados

Quando as organizações não tiver qualquer tipo de sistema de gerenciamento de documento formal, conteúdo geralmente é criado e salva em uma maneira não gerenciada e descentralizada em compartilhamentos de arquivos disperso e unidades de disco rígido individuais. Isso dificulta para os funcionários localizar, compartilhar e colaborar de maneira eficaz no conteúdo. Isso também torna mais difícil para as organizações utilizar informações comerciais importantes e dados no conteúdo.

Office SharePoint Server 2007 dá suporte a necessidades de gerenciamento de documentos da sua organização, fornecendo um conjunto amplo de documento recursos de gerenciamento que permitem que você faça o seguinte:

  • Armazenar, organizar e localizar documentos.

  • Garanta a consistência de documentos.

  • Gerencie metadados de documentos.

  • Ajuda a proteger documentos contra acesso não autorizado ou usar.

  • Garantir que os processos de negócios consistente (fluxos de trabalho) para como os documentos são tratados.

Conceito

Descrição

Introdução ao gerenciamento de documentos

Aprenda maneiras diferentes que você pode usar o gerenciamento de documentos para gerenciar conteúdo e processos em sua organização.

Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint

Leia sobre fluxos de trabalho e como eles ajudam as pessoas a implementar processos de negócios, como gerenciar tarefas e colaborando, nos documentos e itens de lista.

Introdução a tipos de conteúdo

Descubra como o conteúdo tipos permitem que as organizações para gerenciar os metadados, modelos e comportamentos de itens e documentos de forma consistente. Tipos de conteúdo são definidos no nível do site e usados em listas e bibliotecas.

Gerenciar bibliotecas grandes

Bibliotecas do SharePoint foram projetadas para lidar com uma grande capacidade de arquivos, até 5 milhões total se você usar pastas para a organização, mas há estratégias que você deve usar para maximizar o desempenho.

Cenários de cliente típico em que a interface de usuário baseada em navegador padrão do SharePoint Server 2007 é usada, a recomendação é que uma única lista não deve ter mais de 2.000 itens por contêiner de lista. Nesse caso, um contêiner significa raiz da lista, além de quaisquer pastas na lista. Uma pasta é um contêiner porque outros itens de lista são armazenados dentro dela.

Por exemplo, a empresa AdventureWorks usa pastas para diferentes tipos de documentos, como manuais ou listas de preços, dentro de sua biblioteca. Modos de exibição e indexação também podem ser usados para melhorar o desempenho e a experiência de navegação do usuário. Os artigos a seguir ajudará você a planejar sua estratégia de listas e bibliotecas grandes.

Conceito

Descrição

Planejar o armazenamento de conteúdo corporativo

Obtenha orientação sobre como configurar e gerenciar bibliotecas com um grande número de arquivos.

Gerenciar muitos arquivos usando uma central de documentos

Leia sobre os benefícios, tipos e recursos da Central de documentos.

Gerenciar listas e bibliotecas com muitos itens

Saiba recomendações de capacidade, incluindo como otimizar o desempenho de lista por meio de limites no número de itens que aparecem e escolhendo o método mais adequado de recuperação de conteúdo.

Criar e configurar bibliotecas

Para criar uma biblioteca, você precisa ser um membro do grupo de proprietários do nome do site ou ter permissão para criar um site ou criar listas e bibliotecas. Você pode aplicar algumas configurações como você criar bibliotecas, e você pode aplicar configurações adicionais posteriormente no menu configurações na biblioteca.

Criar bibliotecas

Tarefa

Descrição

Criar uma biblioteca

Saiba como criar uma biblioteca para criar, coletar, atualizar e gerenciar arquivos com os membros da equipe.

Criar uma biblioteca de formulários

Saiba como você pode criar uma biblioteca especificamente para formulários, como relatórios de despesas.

Configuração de bibliotecas

Tarefa

Descrição

Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Usar os fluxos de trabalho padrão ou personalizar e configurar o seu próprio de gerenciamento de documentos e processos de negócios.

Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca

Habilite uma biblioteca para controlar versões em um histórico de versão e restaurar versões anteriores.

Criar ou alterar um modo de exibição

Crie modos de exibição para permitir que as pessoas vejam os itens que são mais importantes ou relevantes para eles.

Exigir check-out de arquivos em uma biblioteca

Saiba como você pode exigir que todos os usuários fazer check-out de arquivos antes de trabalhar neles, se desejar configurar esse requisito. Exigir retirada impede que várias pessoas façam alterações ao mesmo tempo, que pode criar conflitos de alterações e causar confusão.

Alterar um tipo de conteúdo para uma lista ou biblioteca

Saiba como configurar um tipo de conteúdo e adicioná-la a uma biblioteca.

Configurar um modelo para uma biblioteca

Saiba como adicionar um modelo a uma biblioteca, se você não usa os tipos de conteúdo.

Fornecer acesso a bibliotecas

Você pode personalizar uma lista ou biblioteca dentro de um site para ampliar ou limitar quais usuários podem acessar a lista ou biblioteca, e o que os usuários podem fazer para o conteúdo da lista ou biblioteca.

Por padrão, uma lista ou biblioteca herda permissões do site do qual que ele está ativado. O site que é uma lista ou biblioteca em é conhecido como o site pai. Alterações às permissões do site pai se aplicam a todas as listas, bibliotecas e outros tipos de conteúdo que herdam permissões deste pai.

Você pode parar de herdar permissões de um site do SharePoint de pai e criar permissões exclusivas para uma lista ou biblioteca. Por exemplo, talvez você queira ter permissões exclusivas para uma lista que contém os registros de funcionário ou um documento que não é final de planejamento de produto. Você também pode ampliar ou limitar o acesso a pastas específicas e itens de lista, como informações de salário ou pessoal.

Conceito

Descrição

Personalizar o acesso de usuário a uma lista ou biblioteca

Saiba mais sobre a personalização de acesso de usuário às bibliotecas em um fluxo de passo a passo ou Saiba os procedimentos individuais detalhados de mais personalização.

Personalizar o acesso do usuário para pastas, itens de lista e arquivos de biblioteca

Leia sobre como ampliar ou limitar o acesso a pastas ou arquivos específicos, se sua organização precisa personalizar acesso ao conteúdo específico.

Mapa de conceder aos usuários acesso aos sites e conteúdo de site

Consulte uma visão geral do gerenciamento de acesso a sites e conteúdo de site, incluindo se deseja herdar permissões em subsites ou aplicar permissões exclusivas.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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