Resolver ou excluir contatos duplicados

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Se você importou contatos de várias fontes ou herdadas lista de contatos de outra pessoa, você pode ter contatos duplicados armazenados no Outlook. Quando você importa novos contatos de uma fonte externa como iCloud ou Gmail, o Outlook verifica se há duplicatas e permite que você escolha se deseja criar um novo registro de contato (uma duplicata) ou mesclar os contatos duplicados. Infelizmente, quando você tiver contatos duplicados em suas pastas de contatos, não há nenhum processo automatizado para removê-los. No entanto, pode exportar todos os seus contatos para um arquivo, em seguida, importá-los novamente para o Outlook e aproveitar a duplicata interna recursos de verificação. Se tiver apenas algumas contatos duplicados, você pode classificar sua lista de contatos e excluí-los manualmente.

Excluir contatos duplicados um por vez

  1. Clique em Pessoas.

    Selecione o ícone de pessoas para ver seus contatos.

  2. Na faixa de opções, no grupo Modo de exibição atual, clique canto inferior direito da caixa de modos de exibição e, em seguida, clique em telefone. Este é o modo de exibição mais fácil usar para verificar sua lista de contatos e ver as duplicatas.

    Grupo de Modo de exibição atual na guia Página Inicial

  3. Em sua lista de contatos, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique em cada contato que você deseja excluir.

    Mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada contato que você deseja excluir

  4. Quando você tiver selecionado todas as duplicatas, pressione Excluir ou Ctrl + D.

Excluir um grande número de contatos duplicados usando exportar e importar

Se você tiver um grande número de contatos duplicados, excluir as duplicatas um por vez pode ser entediante e demorado. A maneira mais rápida de excluir um grande número de contatos duplicados é exportá-los para um arquivo, em seguida, importá-los para uma nova pasta. Para tirar proveito do recurso de detecção de duplicidades no processo de importação do Outlook, use as seguintes etapas

  1. Clique em Pessoas.

    Selecione o ícone de pessoas para ver seus contatos.

  2. Clique com botão direito na pasta de contatos atual e selecione Nova pasta.

    Crie uma nova pasta de contatos.
  3. Nomeie a nova pasta, por exemplo Duplicates.

  4. Clique em Voltar para sua pasta Contatos principal.

  5. Pressione Ctrl + A para selecionar todos os seus contatos.

  6. Arraste e solte seus contatos na pasta de duplicatas ou use Ctrl + Shift + V para abrir a caixa de diálogo Mover para pasta e selecione a pasta de duplicatas.

    Mova seus contatos para outra pasta.
  7. Sua pasta Contatos principal agora deve estar vazia.

  8. Selecione Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.

    Observação: No Outlook 2010, selecione arquivo > Abrir > Exportar e pule para a etapa 10.

    Selecione Importar/exportar.
  9. Selecione Exportar para um arquivo.

  10. Selecione valores (Windows) separados por vírgulas.

  11. Selecione a pasta de duplicatas que você criou na etapa 3.

    Exportar da sua pasta de duplicatas.
  12. Salve o arquivo em outro, você poderá encontrá-lo novamente.

  13. Clique em Concluir.

Importar seus contatos de volta para o Outlook

  1. Selecione Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar.

    Observação: No Outlook 2010, selecione arquivo > Abrir > Importar e pule para a etapa 3.

    Selecione Importar/exportar.
  2. Selecione Importar de outro programa ou arquivo.

  3. Selecione valores (Windows) separados por vírgulas.

  4. Navegue para localizar o arquivo que você criou no procedimento acima.

    Selecione o arquivo para importar.
  5. Selecione a opção não importar itens duplicados.

  6. Escolha sua pasta Contatos principal como a pasta de destino. Esta é a pasta que está vazia.

  7. Selecione Concluir.

Copie os contatos da pasta duplicatas volta para sua pasta Contatos principal

  1. Selecione a pasta de contatos duplicatas.

  2. Único clique um dos contatos na pasta e pressione Ctrl + A para selecionar todos os contatos.

  3. Mova os contatos selecionados para sua pasta Contatos principal. Você pode arrastar e soltá-los ou pressione Ctrl + Shift + V para usar a caixa de diálogo Mover para pasta.

  4. Sempre que o Outlook encontra um contato duplicado, você verá um prompt com duas opções.

    • Selecione Adicionar novo contato se o contato não é uma duplicata.

    • Selecione Atualizar informações do contato selecionado se o contato é uma duplicata.

    Depois de fazer sua escolha, selecione Atualizar. Se você deseja repetir a mesma escolha para todos os contatos duplicados, selecione Atualizar tudo.

    Escolha o que você deseja fazer com contatos duplicados.
  5. Quando a mudança para o processo de pasta estiver concluída, você pode excluir a pasta de duplicatas.

Você tem duas opções para resolver contatos duplicados na caixa de diálogo Detectado de contato duplicado:

Adicionar uma duplicata como um novo contato     O novo contato será adicionado à sua pasta Contatos. Por exemplo, se você criar um contato com o nome Judy Lew e você já tiver um contato com esse nome na sua pasta Contatos, você terá dois contatos chamados Judy Lew. Para distinguir entre os dois, você pode adicionar uma inicial do meio para um.

Dica: Exibir seus contatos como cartões de visita eletrônicos é uma boa opção de modos de exibição em que deseja ver informações suficientes para distinguir contatos com nomes duplicados.

Atualizar novas informações de um contato duplicado um existente    Outlook irá comparar todos os campos que contêm dados nos contatos duplicados e existentes e copiem os dados do contato duplicado em todos os campos no contato existente que têm dados conflitantes. Por exemplo, se você tiver um contato denominado Judy Lew com o número de telefone 555-0112, e você recebe um contato duplicado com um novo número de telefone, o Outlook copiará o novo número no campo apropriado no contato existente e deixe todos os outros campos a mesma.

As categorias de cores que você atribuir o novo contato e o texto da mensagem do novo contato não serão copiadas para o contato existente. Se desejar copiar essas informações, você deve fazer isso manualmente. Certificados e links para os contatos na guia atividades serão copiados do contato duplicado e adicionados ao contato existente sem substituir as informações originais. No entanto, links na guia atividades para itens que não sejam contatos, como tarefas e compromissos, não serão copiados.

Sempre que o Outlook atualiza os dados em um contato, uma cópia do contato original é armazenada na pasta Itens excluídos. Essa cópia pode ser usada se você precisar reverter para as informações do contato original.

Se você importou contatos para o Outlook usando os mesmos nomes ou endereços de email que já existem na sua pasta Contatos e você selecionou a opção de Permitir a criação de duplicatas no Assistente para importação e exportação, você pode ter indesejados duplicatas de vários ou todos os contatos que você importou.

Remover os contatos duplicados é um processo manual, mas o seguinte é a maneira mais fácil de fazer isso.

  1. Em Contatos, selecione a pasta de contatos com contatos duplicados.

  2. No Painel de Navegação, em Modo de exibição atual, clique em Lista de telefone. Este é o melhor modo de exibição para verificar sua lista de contatos e ver os contatos duplicados. Agora você pode classificar a lista por data de modificação e agrupar as duplicatas.

  3. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

  4. Clique em campos, selecione modificado na lista de campos disponíveis e clique em Adicionar.

  5. Clique em Mover para cima até modificado está na parte superior da lista Mostrar campos nesta ordem.

  6. Clique em OK duas vezes.

  7. Na lista de contatos, mantenha a tecla CTRL pressionada enquanto seleciona cada contato duplicado.

  8. Quando você tiver selecionado todos os contatos duplicados, pressione DELETE.

Observação: Se você não quiser os contatos duplicados ao importar contatos para o Outlook, selecione a opção não importar duplicatas ou Substituir duplicatas por itens importados no Assistente para importação e exportação.

  • Não importar duplicatas  Dados existentes são mantidos e as informações duplicadas a arquivo de Pastas Particulares (.pst) não são copiadas para a pasta Contatos.

  • Substituir duplicatas por itens importados  Os dados existentes na pasta Contatos são substituídos com as informações do arquivo. pst que está sendo importado.

Se você estiver salvando vários contatos para o Outlook, o processo pode ser mais rápido se você não usa o recurso de detecção de duplicidades. Para desativar esse recurso, faça o seguinte:

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções.

  2. Clique em Opções de contato e, em seguida, desmarque a caixa de seleção Verificar se há contatos duplicados.

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