Remover um ex-funcionário do Office 365

Colaboradores: Diane Faigel Kweku Ako Adjei
Última atualização em: 24 de outubro de 2017

Sair agora!

Se precisar desconectar imediatamente um funcionário do Office 365, veja aqui o que fazer:

  1. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  2. No Centro de administração do Office 365, escolha o usuário e redefina a senha dele (não a envie ao funcionário).

  3. Ainda na página de propriedades do usuário, expanda Configurações do OneDrive e, em seguida, escolha Iniciar.

    Escolha Iniciar para desconectar o usuário imediatamente.

Após uma hora, ou depois que o usuário clicar fora da página atual do Office 365, será solicitado que ele entre novamente. O token de atualização é funcional por uma hora, portanto, a linha do tempo depende de quanto tempo resta no token dele ou se ele sair da página da Web em que está navegando no momento.

AVISO DE LIMITAÇÃO: se o usuário estiver no Outlook na Web, apenas clicando em itens da caixa de correio, é possível que ele não seja excluído imediatamente. Assim que ele clicar em um bloco diferente, como o OneDrive, ou atualizar o navegador, a saída será iniciada.

Para usar o PowerShell para desconectar um usuário imediatamente, confira o cmdlet Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

Para saber mais sobre o que é preciso para excluir alguém do email, confira O que você precisa saber sobre o encerramento da sessão de email de um funcionário.

Visão geral de todas as etapas para remover um funcionário e proteger dados

Uma pergunta que recebemos frequentemente é: o que posso fazer para proteger os dados quando um funcionário deixa a organização? Este artigo explica como bloquear o acesso ao Office 365 e as etapas que você deve seguir para proteger seus dados.

A seguir está uma breve visão geral. Cada etapa é explicada em detalhes neste artigo.

Etapa

Por que fazer isso

1. Salvar o conteúdo da caixa de correio do usuário

Isso é útil para a pessoa que assumirá a função do funcionário ou em caso de litígio.

2. Encaminhar o email do usuário a outro funcionário ou convertê-lo em uma caixa de correio compartilhada

Isso permite manter o endereço de email do ex-funcionário ativo. Se clientes ou parceiros ainda enviarem emails ao endereço de email do ex-funcionário, isso os encaminhará para a pessoa que assumir o trabalho.

3. Apagar e bloquear o dispositivo móvel do usuário

Remove seus dados comerciais do telefone ou tablet.

3a. E se a pessoa usou o computador pessoal para acessar o OneDrive e o SharePoint?

Se ela usou um computador pessoal em vez de um computador corporativo para baixar arquivos do OneDrive e do SharePoint, não há nenhuma maneira de apagar os arquivos armazenados por ela.

4. Bloquear o acesso do usuário ao email e aos dados do Office 365

Isso evita que a pessoa acesse sua antiga caixa de correio e dados do Office 365.

Dica : Ao bloquear o acesso de um usuário, você continua pagando pela licença dele. É preciso excluir a licença da sua assinatura para deixar de pagar por ela (etapa 5).

5. Remover e excluir a licença do Office 365 do usuário

Ao remover uma licença, você pode atribuí-la a outra pessoa. Ou pode excluir a licença para não pagar por ela até contratar outra pessoa.

Quando você remove ou exclui uma licença, o antigo email, contatos e calendário do usuário são mantidos por 30 dias e, em seguida, excluídos permanentemente.

6. Excluir a conta de usuário do ex-funcionário

Isso remove a conta do seu Centro de administração do Office 365. Mantenha as coisas organizadas.

7. Obter acesso aos dados de email e do OneDrive de um ex-funcionário

Você pode mover os documentos para outro local não associado à conta dele.

Salvar o conteúdo da caixa de correio de um ex-funcionário

Há duas maneiras de salvar o conteúdo da caixa de correio do ex-funcionário:

  1. Adicionar o endereço de email do ex-funcionário à sua versão do Outlook 2013 ou 2016 e exportar os dados para um arquivo .pst. É possível importar os dados para outra conta de email conforme necessário. Para saber como fazer isso, confira Obter acesso e fazer back up dos dados de um ex-usuário.

    OU

  2. Coloque uma retenção de litígio ou bloqueio in-loco na caixa de correio antes de excluir a conta do usuário. Isso é muito mais complicado do que a primeira opção, mas vale a pena se o seu plano empresarial inclui arquivamento e retenção jurídica, se o litígio é uma possibilidade e se você tem um departamento de TI com excelente experiência técnica.

    Depois de converter a caixa de correio para uma "caixa de correio inativa", os administradores, agentes de conformidade ou gerentes de registros podem usar as ferramentas de Bloqueio e Descoberta Eletrônica In-loco no Exchange Online para acessar e pesquisar o conteúdo.

    As caixas de correio inativas não podem receber emails e não são exibidas no catálogo de endereços compartilhados da sua organização ou em outras listas.

    Saiba como colocar um bloqueio em uma caixa de correio no artigo do TechNet Gerenciar as caixas de correio inativas no Exchange Online.

Encaminhar o email do ex-funcionário a outro funcionário ou convertê-lo em uma caixa de correio compartilhada

Nesta etapa, você atribui o endereço de email do ex-funcionário para outro funcionário ou converte a caixa de correio do usuário em uma caixa de correio compartilhada que você tenha criado.

  • Criar uma caixa de correio compartilhada é a maneira mais econômica, pois assim não é necessário pagar por uma licença, desde que a caixa de correio tenha menos de 50 GB. Para caixas de correio acima de 50 GB, é necessário atribuir uma licença.

  • Se você converter a caixa de correio em uma caixa de correio compartilhada, todos os emails antigos ficarão disponíveis também. Isso pode ocupar muito espaço.

  • Quando você configura o encaminhamento de email, apenas os novos emails enviados ao ex-funcionário são enviados para o funcionário atual.

  • O encaminhamento de email requer a atribuição de uma licença para a conta do ex-funcionário.

  1. IMPORTANTE: se estiver configurando o encaminhamento de email ou uma caixa de correio compartilhada, no final, não exclua a conta do ex-funcionário. Ela deve existir para ancorar o encaminhamento de email ou a caixa de correio compartilhada.

  2. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  3. No Centro de administração do Office 365, selecione Usuários.

    Clique em Usuário.

  4. Escolha o funcionário que você deseja bloquear.

    Escolha o usuário que você deseja bloquear

  5. Clique em Configurações de email. Ao lado de Encaminhamento de emails escolha Editar.

    Escolha Configurações de email e, em seguida, Editar.
  6. Ative Encaminhar todos os emails enviados para esta caixa de correio. Na caixa Endereço de encaminhamento, digite o endereço de email do funcionário atual (ou da caixa de correio compartilhada) que vai receber os emails.

    Adicione o endereço de email do funcionário atual.

  7. Escolha Salvar.

  8. Lembre-se de não excluir a conta do ex-funcionário.

Apagar e bloquear o dispositivo móvel de um ex-funcionário

Se o ex-funcionário tinha um telefone da organização, você pode usar o Centro de administração do Exchange para apagar e bloquear o dispositivo de modo que todos os dados da organização sejam removidos do dispositivo e que ele não possa mais se conectar ao Office 365.

  1. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  2. No Centro de administração do Office 365, na parte inferior esquerda do painel de navegação, expanda os Centros de administração e selecione Exchange.

    Sua tela pode se parecer com uma das seguintes imagens:

    Centros de administração do Office 365
  3. No Centro de administração do Exchange, navegue até Destinatários > Caixas de Correio.

  4. Selecione o usuário e, em Dispositivos Móveis, escolha Exibir detalhes.

  5. Na página Detalhes do Dispositivo Móvel, em Dispositivos móveis, selecione o dispositivo móvel, clique em Apagar Dados ApagarDispositivo e, em seguida, clique em Bloquear.

  6. Clique em Salvar.

    Dica: lembre-se de remover ou desabilitar o usuário do seu Blackberry Enterprise Service local. Você também deve desabilitar todos os dispositivos Blackberry desse usuário. Veja o Guia de Administração do Blackberry Business Cloud Services se precisar de etapas específicas para desabilitar o usuário.

Bloquear o acesso de um ex-funcionário aos dados do Office 365

IMPORTANTE: o bloqueio de uma conta pode levar até 24 horas para entrar em vigor. Se precisar impedir imediatamente o acesso por logon de um usuário, você deve redefinir a senha dele e iniciar um evento único que o desconecte das sessões do Office 365 em todos os dispositivos. Confira Sair agora!

Para bloquear a entrada e o acesso de um usuário aos dados do Office 365:

  1. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  2. No Centro de administração do Office 365, selecione Usuários.

    Clique em Usuário.

  3. Selecione o funcionário que deseja bloquear e escolha Editar, ao lado do Status de entrada, no painel de usuário.

    Escolha editar ao lado de Status de entrada
  4. No painel Status de entrada, escolha Entrada bloqueada e Salvar.

Bloquear o acesso de um ex-funcionário ao email (Exchange Online)

Se você tiver um email do Office 365 como parte da sua assinatura do Office 365, você precisará fazer logon no Centro de administração do Exchange para seguir estas etapas para bloquear o acesso do ex-funcionário aos seus emails.

  1. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  2. No Centro de administração do Office 365, na parte inferior esquerda do painel de navegação, expanda os Centros de administração e selecione Exchange.

    Sua tela pode se parecer com uma das seguintes imagens:

    Centros de administração do Office 365
  3. No Centro de administração do Exchange, navegue até Destinatários > Caixas de Correio.

  4. Selecione o usuário e, na página de propriedades do usuário, em Dispositivos Móveis, clique em Desabilitar o Exchange ActiveSync e Desabilitar o OWA para Dispositivos e responda sim para ambos.

  5. Em Conectividade de Email, clique em Desabilitar e responda sim.

Remover e excluir a licença do Office 365 de um ex-funcionário

Para não continuar pagando uma licença depois que um funcionário sair da sua organização, remova a licença do Office 365 dele e a exclua da sua assinatura. Se preferir não excluir a licença da assinatura, é possível atribuí-la a outro usuário.

Quando você remove a licença, todos os dados do usuário são mantidos por 30 dias. Você pode acessar os dados ou restaurar a conta se o usuário retornar. Após 30 dias, todos os dados do usuário (exceto os documentos armazenados no SharePoint Online) são excluídos permanentemente do Office 365 e não poderão ser recuperados.

  1. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  2. No Centro de administração do Office 365, selecione Usuários.

    Clique em Usuário.

  3. Selecione o funcionário que você deseja bloquear e, em seguida, escolha Editar, ao lado de Licenças de produto, no painel de usuário.

    Escolha editar ao lado de Licenças de produto
  4. No painel Licenças de produto, deslize o indicador de licença para a posição Desligado e, em seguida, escolha Atribuir para remover a licença.

    Remover licenças

    O painel informará Produtos removidos quando a remoção for concluída.

Para reduzir o número de licenças que você está pagando até contratar outra pessoa, faça o seguinte:

  1. No Centro de administração do Office 365, escolha Cobrança > Assinaturas.

  2. Escolha Adicionar/Remover licenças para excluir a licença para não pagar por ela até contratar outra pessoa.

    Use as setas para excluir licenças de sua assinatura.

    Quando você adicionar outra pessoa à sua empresa, você será solicitado a comprar uma licença ao mesmo tempo, com apenas um clique!

Saiba mais sobre como gerenciar licenças de usuário para o Office 365 para empresas em Atribuir licenças a usuários no Office 365 para empresas e Remover licenças de usuários no Office 365 para empresas.

Excluir a conta de usuário de um ex-funcionário

Depois de salvar e acessar todos os dados de usuário do ex-funcionário, você pode excluir a conta do ex-funcionário.

  1. Não exclua a conta se tiver configurado o encaminhamento de email ou se tiver convertido essa conta em uma caixa de correio compartilhada. Ambos precisam da conta para ancorar o encaminhamento ou a caixa de correio compartilhada.

  2. Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

    Vá para o Centro de administração do Office 365.

  3. No Centro de administração, selecione Usuários.

    Clique em Usuário.

  4. Selecione o funcionário que você deseja excluir e escolha Excluir usuário no painel de usuário. Em seguida, escolha Excluir > Fechar.

    Excluir usuário

Quando você exclui um usuário, a conta se torna inativa por aproximadamente 30 dias. Você tem até esse prazo para restaurar a conta antes de ela ser permanentemente excluída.

Sua organização usa o Active Directory?

Se a sua organização sincroniza contas de usuário com o Office 365 de um ambiente local do Active Directory, você deve excluí-las e restaurá-las no serviço local do Active Directory. Não é possível excluí-las ou restaurá-las no Office 365.

Confira as instruções neste artigo do TechNet: Excluir uma conta de usuário.

Se estiver usando o Azure Active Directory, confira o cmdlet Remove-MsolUser do PowerShell.

O que você precisa saber sobre o encerramento da sessão de email de um funcionário

Aqui estão as informações sobre como excluir um funcionário do email (Exchange).

O que você pode fazer

Como fazer isso

Encerrar uma sessão (como o Outlook na Web, Outlook, Exchange Active Sync, etc.) e forçar a abertura de uma nova sessão

Redefina a senha

Encerrar uma sessão e bloquear o acesso a sessões futuras (para todos os protocolos)

Desabilite a conta. Por exemplo (no centro de administração do Exchange ou usando o PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Encerrar a sessão de um protocolo específico (como ActiveSync)

Desabilite o protocolo. Por exemplo (no centro de administração do Exchange ou usando o PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

As operações acima podem ser realizadas em três locais:

Se você encerrar a sessão aqui

Quanto tempo demora

No centro de administração do Exchange ou usando o PowerShell

O atraso esperado é de 30 minutos

No centro de administração do Azure Active Directory

O atraso esperado é de 60 minutos

Em um ambiente local

O atraso esperado é de três horas ou mais

Como obter a resposta mais rapidamente para o encerramento da conta

Mais rápido: use o centro de administração do Exchange (use o PowerShell) ou o centro de administração do Azure Active Directory. Em um ambiente local, pode demorar várias horas para sincronizar a alteração por meio do DirSync.

O mais rápido para um usuário com presença local e no Datacenter do Exchange: Encerre a sessão usando o centro de administração do Azure Active Directory/centro de administração do Exchange e altere TAMBÉM no ambiente local. Caso contrário, a alteração no centro de administração do Azure Active Directory/centro de administração do Exchange será substituída pelo DirSync.

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