Preparar uma planilha para impressão

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A aparência da planilha na tela está correta; então, agora ela já pode ser impressa, certo? Não necessariamente. Economize tempo e papel ajustando o formato e o layout da página da planilha ou tirando medidas para evitar problemas comuns de impressão antes de imprimir a planilha.

Neste artigo

Facilitando a leitura ou digitalização de uma planilha

Ajustar o layout das páginas impressas

Corrigindo quebras de página estranhas

Visualizando uma planilha antes de imprimi-la

Imprimindo uma planilha total ou parcialmente

Facilitando a leitura ou digitalização de uma planilha

Para apresentar todos os dados nas páginas impressas, verifique se eles estão visíveis na tela. Por exemplo, se o texto ou os números forem muito longos para caber em uma coluna, o texto impresso será truncado e os números impressos aparecerão como teclas de cerquilha (##). Para evitar a impressão de texto truncado e teclas de cerquilha no lugar do texto, você pode aumentar a largura da coluna para acomodar os dados, ou talvez seja necessário aumentar a altura da linha quebrando o texto automaticamente para que caiba na largura da coluna, a fim de que ele fique visível na tela e nas páginas impressas.

Lista formatada para exibição na tela

1  Dimensionamento de coluna

2  Dimensionamento de linha

Para facilitar a leitura ou verificação de seus dados, talvez você queira aplicar uma formatação diferente para ajudar a chamar a atenção para informações importantes. No entanto, tenha em mente que alguma formatação (como sombreamento de célula ou de texto colorido) que parece boa na tela pode não produzir o impressa resultados que você espera quando você imprime em uma impressora em preto e branco. Se você usar colorido sombreamento de texto ou de célula, certifique-se de usar cores que contrastem bem para impressão em uma impressora em preto e branco.

Você também pode querer imprimir uma planilha com linhas de grade exibidas para que os dados, linhas e colunas destacam melhor.

Para obter mais informações, consulte:

Início da Página

Ajustar o layout das páginas impressas

Antes de imprimir uma planilha que contém grandes quantidades de dados ou gráficos, você pode ajustar rapidamente a planilha no novo modo de exibição de Layout de página para obter resultados de aparência profissional. Neste modo de exibição, você pode ver seus dados no contexto de páginas impressas. Você pode facilmente adicionar ou alterar cabeçalhos e rodapés, ocultar ou exibir cabeçalhos de linha e coluna, altere a orientação de página de páginas impressas, alterar o layout e formato de dados, usar réguas para medir a largura e altura dos dados e definir margens para impressão.

Adicionando informações úteis de cabeçalhos ou rodapés

Talvez você queira adicionar um cabeçalho e rodapé que contêm informações úteis sobre a planilha impressa, como um título de planilha, um logotipo, informações do arquivo ou número de página. Cabeçalhos e rodapés que você especificar automaticamente aparecem em cada página impressa. Você não pode imprimir cabeçalhos ou rodapés a somente na primeira página, mas você pode imprimir cabeçalhos e rodapés diferentes na primeira página, bem como em páginas pares e ímpares.

planilha com cabeçalho e rodapé

1  Cabeçalho

2  Rodapé

Imprimindo títulos ou rótulos de linha e coluna em cada página

Se uma planilha ocupar mais de uma página, você poderá imprimir títulos ou rótulos de linha e coluna (também denominados títulos de impressão) em cada página para garantir que os dados serão rotulados corretamente.

Planilha com títulos de impressão

1  Rótulos de coluna

Alterando a orientação de página da planilha

Você pode ajustar a largura da coluna e quebrar o texto para ajustá-la mais colunas na página impressa. No entanto, se a planilha tiver muito mais colunas do que cabe horizontalmente quando você usar a orientação de retrato padrão, você pode imprimir os dados para acomodar colunas adicionais (mas menos linhas) usando a orientação paisagem.

Ajustando o posicionamento, as medidas e as margens da planilha

Para obter um layout melhor, talvez seja necessário centralizar uma planilha horizontal ou verticalmente na página impressa. Na exibição Layout da Página, o Microsoft Office Excel 2007 fornece uma régua horizontal e uma régua vertical, a fim de que você meça precisamente as células, os intervalos, os objetos e as margens da página. As réguas podem ajudar você a posicionar os objetos e a exibir ou editar as margens da página diretamente na planilha.

Para ajustar mais colunas na página impressa, ajuste a largura das margens ou colunas. Se os dados forem muito largos para uma página, ajuste quebras de página verticais.

Se os dados forem apenas um pouco maiores para caber em uma página impressa, dimensione a planilha para ajustá-los. O dimensionamento reduz o tamanho horizontal e vertical dos dados impressos em percentual ou no número de páginas especificado.

Se algumas colunas contiverem dados que não precisam ser impressos, você poderá ocultar as colunas temporariamente. Os dados ocultos não serão impressos.

Você também pode usar a exibição Layout da Página para posicionar e redimensionar gráficos de modo que eles sejam exibidos exatamente no local em que deverão aparecer nas páginas impressas.

Para obter mais informações, consulte:

Início da Página

Corrigindo quebras de página estranhas

Dados da planilha podem ser muito grande ou muito para ajustá-la em uma página ou talvez você queira manter dados específicos juntos na mesma página. Você pode usar o modo de exibição de Visualização de quebra de página para ajustar rapidamente as quebras de página vertical e horizontal. Neste modo de exibição, quebras de página inseridas manualmente aparecem como linhas sólidas. Linhas tracejadas indicam onde Office Excel 2007 desconectará páginas automaticamente.

visualização de quebra de página

1  Quebras de página automáticas

2  Quebras de página manuais

A exibição Visualização de Quebra de Página é especialmente útil para ver como as outras alterações feitas (por exemplo, alterações de formatação e orientação de página) afetam as quebras de página automáticas. Por exemplo, a alteração da altura da linha e da largura da coluna pode afetar o posicionamento das quebras de página automáticas. Você também pode alterar as quebras de página afetadas pelas configurações de margem do driver de impressora atual.

Para obter mais informações, consulte Adicionar, excluir ou mover quebras de página.

Início da Página

Visualizando uma planilha antes de imprimi-la

Para obter uma visualização exata de como os dados serão impressas, talvez você queira visualizar as páginas da planilha no modo de Visualização de impressão. Neste modo de exibição, você pode fazer ajustes finais as páginas antes de imprimir.

Para obter mais informações, consulte Visualizar páginas da planilha antes de imprimir.

Início da Página

Imprimindo uma planilha total ou parcialmente

Você está finalmente pronto para imprimir seus dados. Quando você clica em Imprimir (Botão Microsoft Office imagem do botão office ), você pode especificar exatamente o que você deseja imprimir. Você pode imprimir todas as planilhas na pasta de trabalho, imprimir uma ou mais planilhas selecionadas ou imprimir apenas uma parte selecionada da planilha.

Se você pretende imprimir com freqüência uma parte específica de uma planilha, pode defini-la como uma área de impressão (guia Layout da Página, grupo Configuração de Página). Dessa forma, cada vez que a planilha for impressa, o Excel imprimirá somente os dados especificados na área de impressão.

Para obter mais informações, consulte Imprimir uma planilha ou pasta de trabalho.

Início da Página

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