Preparar sua fonte de dados do Excel para uma mala direta do Word

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Uma etapa essencial em um processo de mala direta do Word está configurando e preparando uma fonte de dados. Você pode usar uma fonte de dados Excel existente ou criar um novo importando um arquivo de valores separados por vírgula (. csv) ou delimitado por tabulação (. txt). Depois que você configurou e preparar sua fonte de dados, você pode executar uma mala direta usando DDE (Troca Dinâmica de Dados) com o Assistente de mala direta passo a passo ou usando um método manual mala direta.

Se você não estiver usando uma fonte de dados existente do Excel para sua mala direta, você pode usar uma lista de contatos ou um catálogo de endereços em um. txt ou um arquivo. csv. O Assistente de importação de texto orienta você pelas etapas para obter dados de um txt ou um arquivo. csv em Excel.

  1. Abra Excel.

  2. Na guia dados, escolha Obter dados externos > Do texto.

    A opção de texto é realçada na guia dados.

  3. Escolha o arquivo. txt ou. csv desejado e, em seguida, escolha Importar.

  4. No Assistente de importação de texto, no painel tipo de dados Original, escolha delimitado.

    Excel obter dados externos de texto, o Assistente de importação de texto, etapa 1 de 3

  5. Marque a caixa de seleção Meus dados possuem cabeçalhos acima do painel de visualização se o arquivo que você está importando tem cabeçalhos e escolha Avançar.

  6. No painel delimitadores, marque a caixa de seleção que coincida com o delimitador (como uma tabulação ou vírgula) sua usa dados e escolha Avançar.

    As opções para delimitadores são realçadas no Assistente de importação de texto.

    Dica : O painel de visualização de dados mostra a aparência os resultados em um formato de tabela.

  7. Em visualização de dados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e em formato de dados de coluna, escolha o texto.

    A opção de texto para o formato de dados da coluna é realçada no Assistente de importação de texto.

    Observações : 

    • Os formatos disponíveis são gerais, texto e Data. Sempre que você aplicar um formato de dados em uma coluna, o nome do formato aparece no cabeçalho da tabela para a coluna.

    • Uma coluna que contém dados numéricos como um percentual ou um valor de moeda, por exemplo, só pode ser formatada depois que o arquivo é importado. Consulte a subseção "Formatar dados numéricos em Excel "que segue para obter mais informações.

  8. Repita a etapa 7 conforme necessário, escolha a coluna que você deseja alterar e o formato de dados que você deseja aplicar.

  9. Escolha Concluir.

  10. Na caixa de diálogo Importar dados, aceite a configuração padrão de planilha existente e o endereço da célula e, em seguida, clique em OK.

    Na caixa de diálogo Importar dados, escolha colocar os dados em uma planilha existente, a configuração padrão, ou em uma nova planilha

    Cuidado : O endereço da célula na caixa de diálogo Importar dados mostra a célula selecionada no momento. Dados são importados começando com o endereço de célula nomeada.

  11. Quando terminar, salve sua fonte de dados com um novo nome de arquivo.

Formatar dados numéricos em Excel

Formate dados numéricos como porcentagens ou valores monetários em qualquer fonte de dados novo ou existente no Excel que você pretende usar em uma mala direta de Word. Para preservar dados numéricos você formatou como uma porcentagem ou como moeda durante uma mala direta, siga as instruções na "etapa 2: usar intercâmbio dinâmico de dados (DDE) para uma mala direta" seção.

Na sua fonte de dados de Excel que você usará para uma lista de endereçamento em uma mala direta Word, verifique se que você formata colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, para corresponder a uma categoria específica como moeda.

  1. Abra sua fonte de dados Excel.

  2. Escolha uma coluna que você deseja formatar.

  3. Na guia página inicial, no grupo número, escolha caixa Formatar número (geral) seta para baixo e, em seguida, escolha uma opção na lista.

    No Excel, na guia página inicial, no grupo número, escolha a seta para baixo na caixa geral para escolher o formato de número para usar.

  4. Repita as etapas 2 e 3 conforme necessário.

  5. Quando terminar, escolha Salvar.

Quando você tiver uma fonte de dados de Excel que contém números formatados como porcentagens e valores de moeda, alguns dos dados numéricos não podem reter sua formatação durante uma mala direta. Você receberá os resultados de mala direta que você deseja e pode preservar o formato dos dados numéricos em Excel usando DDE.

Formato de dados do Excel em comparação com o campo de mesclagem de trabalho usando ou não usando intercâmbio dinâmico de dados

Observação : Se você decidir não usar DDE, siga as orientações no Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa.

  1. Abra Word, escolha arquivo > Opções > Avançado.

  2. Em Geral e selecione a Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir a caixa de seleção.

    Opção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir

  3. Escolha OK.

  4. Na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta > Assistente de mala direta passo a passo.

    No Word, na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta e escolha o Assistente de mala direta passo a passo

  5. No painel mala direta, em Selecionar destinatários, escolha usar uma lista existente.

    No Word, o painel de tarefas de mala direta que abre quando você escolhe o Assistente de mala direta passo a passo no grupo de mala direta

  6. Em usar uma lista existente, escolha Procurar e abra sua planilha formatada.

  7. Na caixa de diálogo Confirmar fonte de dados, marque a caixa de seleção Mostrar tudo, escolha Planilhas do MS Excel via DDE (*. xls) > OK.

    Caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados

  8. Na caixa de diálogo Do Microsoft Excel, escolha Planilha inteira > OK.

    caixa de diálogo do microsoft excel no word

  9. Ao abre a caixa de diálogo Destinatários da mala direta, clique em OK.

    Caixa de diálogo Destinatários da mala direta que mostra o conteúdo de uma planilha do Excel usada como uma fonte de dados para uma lista de endereçamento

  10. Continue com a mesclagem de letra, mensagem de email, etiquetaou envelope .

Dica : Você pode impedir que está sendo solicitado pelo Word sempre que você abrir um arquivo de dados. Depois de se conectar à sua lista de endereçamento, vá para arquivo > Opções > Avançado. Em Geral, desmarque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×