Preparar sua fonte de dados do Excel para uma mala direta do Word

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Uma etapa essencial em um processo de mala direta do Word está configurando e preparando uma fonte de dados. Você pode usar uma fonte de dados Excel existente ou criar um novo importando um arquivo de valores separados por vírgula (. csv) ou delimitado por tabulação (. txt). Depois que você configurou e preparar sua fonte de dados, você pode executar uma mala direta usando DDE (Troca Dinâmica de Dados) com o Assistente de mala direta passo a passo ou usando um método manual mala direta.

Se você não estiver usando uma fonte de dados existente do Excel para sua mala direta, você pode usar uma lista de contatos ou um catálogo de endereços em um arquivo de arquivo. csvou. txt. O Assistente de importação de texto orienta você pelas etapas para obter dados de um arquivo. txt ou. csv para Excel.

  1. Abra o Excel.

  2. Na guia dados, escolha De Text/CSV.

  3. Escolha o arquivo. txt ou. csv desejado e, em seguida, escolha Importar.

  4. No Assistente de Importação de Texto, no painel Tipo de dados originais, escolha Delimitado.

    Obter Dados Externos do Texto do Excel, Assistente de Importação de Texto, Etapa 1 de 3

  5. Marque a caixa de seleção Meus dados possuem cabeçalhos acima do painel de Visualização se o arquivo que você está importando tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Avançar.

  6. No painel Delimitadores, marque a caixa de seleção que coincida com o delimitador (como tabulação ou vírgula) usado por seus dados e, em seguida, escolha Avançar.

    As opções de Delimitadores são realçadas no Assistente de Importação de Texto.

    Dica: O painel Visualização dos dados mostra qual será a aparência dos resultados em formato de tabela.

  7. Em Visualização de dados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e, em Formato de dados da coluna, escolha Texto.

    A opção de Texto para o formato de dados de Coluna é realçada no Assistente de Importação de Texto.

    Observações: 

    • Os formatos disponíveis são gerais, texto e Data. Sempre que você aplicar um formato de dados em uma coluna, o nome do formato aparece no cabeçalho da tabela para a coluna.

    • Uma coluna que contém dados numéricos como um percentual ou um valor de moeda, por exemplo, só pode ser formatada depois que o arquivo é importado. Consulte a subseção "Formatar dados numéricos em Excel "que segue para obter mais informações.

  8. Repita a etapa 7 conforme necessário, escolhendo a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

  9. Escolha Concluir.

  10. Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite a configuração padrão de Pasta de trabalho existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

    Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha colocar os dados em uma planilha existente, a configuração padrão, ou em uma nova planilha

    Cuidado: O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula nomeada.

  11. Quando terminar, salve sua fonte de dados com um novo nome de arquivo.

Formatar dados numéricos em Excel

Formate dados numéricos como porcentagens ou valores monetários em qualquer fonte de dados novo ou existente no Excel que você pretende usar em uma mala direta de Word. Para preservar dados numéricos você formatou como uma porcentagem ou como moeda durante uma mala direta, siga as instruções na "etapa 2: usar intercâmbio dinâmico de dados (DDE) para uma mala direta" seção.

Na sua fonte de dados de Excel que você usará para uma lista de endereçamento em uma mala direta Word, verifique se que você formata colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, para corresponder a uma categoria específica como moeda.

  1. Abra sua fonte de dados Excel.

  2. Escolha uma coluna que você deseja formatar.

  3. Na guia Página Inicial, no grupo Número, escolha a seta para baixo da caixa Formato de Número (Geral) e, em seguida, escolha uma opção na lista.

    No Excel, na guia Página Inicial, no grupo Número, clique na seta para baixo na caixa Geral para escolher o formato de número para a ser usado.

  4. Repita as etapas 2 e 3 conforme necessário.

  5. Quando terminar, escolha Salvar.

Quando você tiver uma fonte de dados de Excel que contém números formatados como porcentagens e valores de moeda, alguns dos dados numéricos não podem reter sua formatação durante uma mala direta. Você receberá os resultados de mala direta que você deseja e pode preservar o formato dos dados numéricos em Excel usando DDE.

Formato de dados do Excel em comparação com o campo de mesclagem de trabalho usando ou não usando intercâmbio dinâmico de dados

Observação: Se você decidir não usar DDE, siga as orientações no Usar mala direta para enviar mensagens de email em massa.

  1. Abra Word, escolha arquivo > Opções > Avançado.

  2. Em Geral, marque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.

    Opção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir

  3. Escolha OK.

  4. Na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta > Assistente de mala direta passo a passo.

    No Word, na guia correspondências, escolha Iniciar Mala direta e, em seguida, escolha o Assistente de mala direta passo a passo

  5. No painel mala direta, em Selecionar destinatários, escolha usar uma lista existente.

    No Word, o painel de tarefas de mala direta que abre quando você escolhe o Assistente de mala direta passo a passo no grupo de mala direta

  6. Em usar uma lista existente, escolha Procurar e abra sua planilha formatada.

  7. Na caixa de diálogo Confirmar fonte de dados, marque a caixa de seleção Mostrar tudo e escolha Planilhas do MS Excel via DDE (*. xls) > Okey.

    Caixa de diálogo Confirmar Fonte de Dados

  8. Na caixa de diálogo Do Microsoft Excel, escolha Planilha inteira > Okey.

    Caixa de diálogo do Microsoft Excel no Word

  9. Quando a caixa de diálogo Destinatários da mala direta é aberta, escolha Okey.

    Caixa de diálogo Destinatários da mala direta que mostra o conteúdo de uma planilha do Excel usada como uma fonte de dados para uma lista de endereçamento

  10. Continue com a mesclagem de letra, mensagem de email, etiquetaou envelope .

Dica: Você pode impedir que está sendo solicitado pelo Word sempre que você abrir um arquivo de dados. Depois de se conectar à sua lista de endereçamento, vá para arquivo > Opções > Avançado. Em Geral, desmarque a caixa de seleção Confirmar conversão de formato de arquivo ao abrir.

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