Preparar sua fonte de dados do Excel para mala direta no Word

Você criou uma lista de contatos que você deseja usar em uma mala direta. Se seus contatos já estiverem em uma planilha do Excel, formate os CEPs ou códigos postais como texto para não perder nenhum dado ao executar uma mala direta. Se você estiver importando contatos de um arquivo de texto (.txt) ou de valor separado por vírgula (.csv) para uma nova planilha, o Assistente de Importação de Texto o ajudará a importar e formatar seus dados.

Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel

Se você já estiver usando uma planilha do Excel como fonte de dados para uma mala direta no Word, vá para a Etapa 2 neste tópico. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou .csv que contém seus contatos do Gmail, por exemplo, use o Assistente de Importação de Texto para configurar seus dados no Excel.

  1. Abra o Excel e, na guia Dados, selecione Do Texto.

    Na guia Dados, selecione Do Texto

  2. Selecione no arquivo .csv ou .txt desejado e clique em Obter Dados.

  3. No Assistente de Importação de Texto, selecione Avançar.

  4. Em Delimitadores, marque a caixa de seleção que coincide com o delimitador (como tabulação ou vírgula) usado por seus dados e, em seguida, escolha Avançar.

    Dica : O painel Visualização dos dados selecionados mostra a você como ficarão os resultados em um formato de tabela.

    Etapa 2 do Assistente para Importação de Texto

  5. Em Visualização dos dados selecionados, selecione a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e, em Formato de dados da coluna, selecione Texto.

    Etapa 3 do Assistente de Importação de Texto

  6. Repita a etapa 5 se necessário, selecionando a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

    Observação : Sempre que você aplicar um formato de dados a uma coluna, o nome do formato será exibido no cabeçalho da coluna em questão.

  7. Escolha Concluir.

  8. Na caixa de diálogo Importar Dados, selecione onde você deseja que o Excel coloque seus dados e, em seguida, clique em OK.

    Observação : Salve a planilha com um novo nome de arquivo.

Etapa 2: Formatar dados numéricos na planilha do Excel

Para ter certeza de que o seu CEP ou código postal será exibido na mala direta sem perder nenhum zero, formate a coluna como texto.

  1. Abra sua planilha e selecione a coluna que contém os CEPs ou códigos postais.

  2. Na guia Início, na caixa Formatar, selecione Texto.

    Na guia Página Inicial, na caixa Formatar, selecione Texto

Você pode usar seus dados preparados para mala direta.

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