Preparar sua fonte de dados do Excel 2016 para uma mala direta do Word

Preparar sua fonte de dados do Excel 2016 para uma mala direta do Word

Você criou uma lista de contatos e outros dados que você deseja usar em uma mala direta do Word. Se sua fonte de dados for uma planilha do Excel existente, basta preparar os dados para uma mala direta. No entanto, se sua fonte de dados for um arquivo de texto separado por tabulação (.txt) ou um arquivo de valores separados por vírgulas (.csv), primeiro é necessário importar os dados para o Excel e prepará-los para uma mala direta.

Observação : Em uma versão anterior do Excel, você pode ter usado DDE (Troca Dinâmica de Dados) em combinação com o Assistente de Mala Direta Passo a Passo no Word. O Excel não oferece suporte a DDE. Se quiser que consideremos esse recurso para a próxima versão do Excel, envie um comentário na Caixa de Sugestões do Excel.

Etapa 1: Configurar sua fonte de dados no Excel

Se você já estiver usando uma planilha do Excel como fonte de dados para uma mala direta no Word, vá para a Etapa 2 neste tópico. Se a fonte de dados for um arquivo. txt ou um arquivo .csv que contém seus contatos do Gmail, por exemplo, use o Assistente de Importação de Texto para configurar seus dados no Excel.

  1. Abra o Excel.

  2. Na guia Dados, escolha Obter Dados Externos > De Texto.

    A opção De Texto é realçada na guia Dados.

  3. Escolha o arquivo .csv ou .txt desejado e, em seguida, escolha Importar.

  4. No Assistente de Importação de Texto, no painel Tipo de dados originais, escolha Delimitado.

    Obter Dados Externos do Texto do Excel, Assistente de Importação de Texto, Etapa 1 de 3

  5. Marque a caixa de seleção Meus dados possuem cabeçalhos acima do painel de Visualização se o arquivo que você está importando tiver cabeçalhos e, em seguida, escolha Avançar.

  6. No painel Delimitadores, marque a caixa de seleção que coincida com o delimitador (como tabulação ou vírgula) usado por seus dados e, em seguida, escolha Avançar.

    As opções de Delimitadores são realçadas no Assistente de Importação de Texto.

    Dica : O painel Visualização dos dados mostra qual será a aparência dos resultados em formato de tabela.

  7. Em Visualização de dados, escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais e, em Formato de dados da coluna, escolha Texto.

    A opção de Texto para o formato de dados de Coluna é realçada no Assistente de Importação de Texto.

    Observação : Sempre que você aplicar um formato de dados (Geral, Texto ou Data) a uma coluna, o nome do formato será exibido do cabeçalho da coluna em questão.

  8. Repita a etapa 7 conforme necessário, escolhendo a coluna que deseja alterar e o formato de dados que deseja aplicar.

  9. Escolha Concluir.

  10. Na caixa de diálogo Importar Dados, aceite a configuração padrão de Pasta de trabalho existente e o endereço da célula e, em seguida, escolha OK.

    Na caixa de diálogo Importar Dados, escolha colocar os dados em uma planilha existente, a configuração padrão, ou em uma nova planilha

    Cuidado : O endereço da célula na caixa de diálogo Importar Dados mostra a célula atualmente selecionada. Os dados são importados a partir do endereço da célula nomeada.

  11. Salve a planilha com um novo nome de arquivo.

Depois de importar um arquivo .txt ou .csv com êxito, vá para a Etapa 2.

Etapa 2: Preparar sua fonte de dados

Na sua fonte de dados do Excel que será usada para uma lista de endereçamento em uma mala direta do Word, certifique-se de formatar as colunas de dados numéricos corretamente. Formate uma coluna com números, por exemplo, utilizando uma categoria específica, como a de moeda.

Se você escolher porcentagem como categoria, lembre-se de que esse formato multiplicará o valor da célula por 100. Formate uma coluna de porcentagens como texto se quiser evitar esse fator de multiplicação. Além disso, uma coluna que contém os CEPs ou códigos postais precisa ser formatada como texto para preservar os dados durante uma mala direta. Os zeros à esquerda, por exemplo, 00399, nos códigos serão ignorados durante uma mala direta se eles não estiverem formatados como texto.

  1. Abra sua fonte de dados do Excel e escolha a coluna que contém os CEPs ou códigos postais.

  2. Na guia Página Inicial, no grupo Número, escolha a seta para baixo da caixa Formato de Número (Geral) e, em seguida, escolha uma opção na lista.

    No Excel, na guia Página Inicial, no grupo Número, clique na seta para baixo na caixa Geral para escolher o formato de número para a ser usado.

Adicione o símbolo adequado antes ou depois de um campo de mala direta. Por exemplo, veja a aparência dos valores de moeda e porcentagem se você omitir símbolos.

Documento da mala direta que apresenta "sua contribuição de 50,00" e "oferece um desconto de 20".

Se você incluir os símbolos, os números fazem mais sentido.

O documento resultante da mala direta apresenta "sua contribuição de $50,00" e "oferece um desconto de 20%".

No seu documento de mala direta, adicione os símbolos antes ou depois dos campos de mala direta, assim:

Documento de mala direta de exemplo onde um campo com o nome Doação é precedido por um sinal de cifrão e um campo chamado Porcentagem é seguido por um sinal de porcentagem.

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