Práticas recomendadas do Outlook para Mac 2011: configurar o Outlook para trabalhar para você

Este artigo é parte da série Práticas recomendadas para o Outlook para Mac 2011. Para saber mais sobre partes específicas da série, consulte os links Confira também na parte inferior da página.

Configurando o Outlook para Mac 2011: o layout

O primeiro passo para seguir estas práticas recomendadas é configurar um sistema para otimizar a maneira como você usa o Outlook para Mac 2011. Consideramos uma prática recomendada ter:

Para ver detalhes sobre como configurar o layout recomendado, confira a seção Perguntas Frequentes no final deste documento.

Pastas

Consideramos uma prática recomendada ter:

  • Uma Caixa de Entrada para as mensagens que você precisa processar (tratar). A sua Caixa de Entrada é para mensagens enviadas diretamente a você ou que possam ser importantes e devam ser lidas por você. Se você recebe muitas mensagens trocadas entre várias pessoas diferentes, altere para o modo de exibição Conversas. Caso contrário, use a organização por data (a organização padrão).

  • Uma única pasta de referência, sob a Caixa de Entrada, para todo o material de referência que você queira consultar posteriormente. Nada é arquivado automaticamente (isto é, com uma regra) nessa pasta. Nomeie a pasta como 1-Referência (o 1- na frente fará com que ela seja o primeiro item sob a Caixa de Entrada). Essa pasta é criada sob a Caixa de Entrada, para que você possa recolher a Caixa de Entrada e removê-la de vista.

    Observação : Se essa pasta ficar muito grande (com 10 mil itens ou mais), o Outlook para Mac 2011 poderá ficar lento ao alternar para ela.

  • Uma pasta para mensagens relacionadas à sua carreira, particulares e pessoais. Ter uma pasta separada para informações pessoais e relacionadas à carreira dá a você liberdade para pesquisar uma mensagem enquanto alguém está olhando por cima do seu ombro, sem precisar se preocupar se uma mensagem de cunho pessoal vai aparecer. Nomeie essa pasta como 2-Pessoal.

    Os gerentes podem ter uma única pasta para comentários sobre seus funcionários chamada 3-Gerenciamento.

  • Um conjunto de pastas para mensagens do Grupo de Contatos. Nem todas as mensagens enviadas para Grupos de Contatos (também conhecido como servidores de lista, listas de endereçamento ou listas de distribuição) precisam necessariamente ser lidas. Esse conjunto de pastas é o repositório de todas as mensagens de Grupos de Contatos que não são automaticamente enviadas para a Caixa de Entrada. Crie uma pasta única de nível superior na sua Caixa de Entrada chamada Grupos de Contatos e crie uma subpasta para cada tópico dos Grupos de Contatos. Normalmente, uma pasta por Grupo de Contatos é suficiente mas, se você estiver em vários Grupos de Contatos relacionados, considere a possibilidade de ter todas as mensagens entregues na mesma pasta. Recolha a pasta Grupos de Contatos de nível superior para que você não se distraia com as mensagens não lidas das pastas sob ela.

    Observação : Se precisar ler cada mensagem de um Grupo de Contatos, não crie uma pasta para ele. Essas mensagens devem ir diretamente para a sua Caixa de Entrada.

Pastas Inteligentes   

As Pastas Inteligentes, também conhecidas como pastas de pesquisa, são úteis para reunir informações de diferentes pastas de email. As Pastas Inteligentes podem ser especialmente úteis quando você precisa reunir informações salvas em pastas diferentes, por exemplo, quando está se preparando para uma reunião trimestral.

Pastas inteligentes

Se você recebe um grande volume de mensagens (mais de 200 por dia), as pastas de pesquisa podem ser uma boa maneira de analisar emails de diferentes destinatários.

Para ver detalhes sobre como configurar as Pastas Inteligentes, confira a seção Perguntas Frequentes no final deste documento.

Regras

O objetivo de organizar o seu Outlook é reduzir o volume de "ruído" desnecessário na sua Caixa de Entrada e fazer com que os itens mais importantes fiquem no topo. As regras ajudam nesse processo, movendo mensagens para pastas com base em critérios que você define. As regras filtram as mensagens que chegam em sua Caixa de Entrada, deixando apenas os itens cuja leitura seja imprescindível.

Consideramos uma prática recomendada ter as seguintes regras (veja detalhes sobre como configurar essas regras em Perguntas Frequentes, no final deste documento):

  • Para: mim    As mensagens enviadas diretamente para você ou tendo você na linha Cc são enviadas para a Caixa de Entrada e não são processadas por outras regras, mesmo que também sejam enviadas para um Grupo de Contato.

  • Grupos de Contatos    As mensagens de email enviadas a um Grupo de Contatos são enviadas para uma pasta de Grupos de Contatos, a menos que as palavras-chave sugiram que ela seja importante para você; nesse caso, ela é enviada para a Caixa de Entrada. Vários Grupos de Contatos que sejam similares devem usar a mesma regra e ser arquivados na mesma pasta. Se você é membro de um Grupo de Contatos do qual precise ler todas as mensagens, não crie uma regra para ele. Todas as mensagens que você precisa ler devem ir diretamente para a Caixa de Entrada.

Notificações

Se você recebe muitas mensagens ou se distrai facilmente com o som de notificação que é tocado para as mensagens de entrada, recomenda-se desabilitar as seguintes opções:

Para alterar essas configurações, no menu do Outlook, clique em Preferências e em Notificações e Sons. Em Chegada de mensagem, desmarque todas as caixas de seleção.

Chegada de mensagem

Categorias

As categorias no Outlook para Mac 2011 permitem gerenciar os itens de muitas maneiras diferentes. Há três tipos principais de categorias que recomendamos que você crie:

  • Projeto (pode incluir pessoas)

  • Tópico

  • Local ou atividade

As categorias não são um aspecto obrigatório desse sistema, mas facilitam a sua vida se você usá-las com afinco. Por exemplo, elas podem ajudá-lo a identificar com mais facilidade o que você pode fazer agora e a agrupar tarefas similares, para que possa realizá-las todas de uma vez.

Para criar categorias, siga este procedimento:

  • Na guia Página Inicial, clique em Categorizar e em Adicionar Nova.

Considera-se uma prática recomendada ter uma categoria para:

  • Cada um dos seus subordinados diretos e seu gerente para itens que você queira examinar na próxima vez em que vocês se encontrarem (por exemplo, uma categoria chamada 1:1 Gerente).

  • Cada um dos principais locais ou tipos de atividade que você executa, para que você possa realizar ações em massa (uma parte útil da administração das suas tarefas); por exemplo:

    @Volta_Casa     para tarefas que você pode executar no caminho do trabalho para casa.

    @Email     para tarefas que envolvem mensagens de email, reuniões ou qualquer outro aspecto do Outlook para Mac 2011.

    @Casa     para tarefas que você só pode fazer em casa.

    @Reunião     para itens de que você precisa quando se prepara para uma reunião.

    @Offline     para tarefas que o fazem ficar ausente do computador, como tirar uma cópia de um documento.

    @Online    para tarefas que você só pode realizar online ou através de um navegador da Web.

    @Telefone     para chamadas que você precisa fazer ou receber.

    @Leitura     para tarefas que envolvem apenas leitura, não resposta. Esta categoria é útil para mensagens longas ou anexos que você precisa ler, mas que não pode abordar imediatamente.

    @Espera     para mensagens ou tarefas para as quais você está aguardando uma resposta, mas não há nenhuma próxima ação explícita para você.

    Categorias do Outlook

    Observação : O uso do símbolo @ faz as categorias se destacarem em sua lista de categorias. A marcação com @ antes de determinadas categorias ajuda a mantê-las no topo de sua lista de categorias e o lembra de onde você deve estar ao realizar essa tarefa. Por exemplo, @Telefone é "ao telefone". (N.T.: "@" em inglês significa "em", "no", "na".)

  • Cada tópico ou projeto importante, para que você possa localizar facilmente as mensagens sobre um determinado tópico — especialmente se não houver nenhuma palavra no corpo ou no assunto da mensagem que a faça aparecer em uma pesquisa.

  • Itens importantes que devem ser realizados hoje e não podem ser transferidos para outro dia.

    Observação : Você pode aplicar várias categorias a um único item, ao contrário do arquivamento, no qual os itens só podem ficar em uma pasta por vez. Por exemplo, uma mensagem importante que você quer discutir com o seu gerente antes de responder poderia ser incluída nas categorias @Email e 1:1 Gerente.

Como você verá, as categorias ajudam a tornar a pesquisa mais eficiente e ajudam você a se preparar para reuniões.

Observação : Tome muito cuidado ao categorizar suas mensagens de saída: os destinatários podem conseguir ver as categorias. Se os destinatários não estiverem usando o Outlook para Mac 2011 ou o Exchange Server 2010, eles podem ver as categorias que você definir.

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