Práticas recomendadas para uma Reunião do Skype for Business (Lync)

Há diferentes opções que você pode usar ao configurar, participar de ou apresentar em uma Reunião do Lync. Estas práticas recomendadas ajudam você a tirar proveito dos recursos que facilitam seu trabalho e proporcionam uma experiência de reunião agradável.

Observação : Para um guia interativo de tarefas comuns do apresentador, consulte Programação e preparação de uma Reunião do Skype for Business (Lync) e Gerenciar sua Reunião do Skype for Business (Lync).

Configurando uma Reunião do Lync

Use o Outlook ou o Agendador Web para agendar uma Reunião do Lync e siga estas práticas recomendadas.

Observação : Para ver detalhes sobre como agendar uma Reunião do Lync, consulte Configurar uma Reunião do Lync.

Agendando a reunião

  • Para uma reunião pequena e casual com pessoas de dentro de sua empresa, use as opções padrão de reunião em vez de alterar as configurações. Lembre-se de que as opções padrão permitem que todos sejam apresentadores e ingressem na reunião diretamente.

  • Se houver uma necessidade específica da reunião, por exemplo, uma audiência maior, dados confidenciais ou clientes externos, altere as opções da reunião para atender à necessidade. Para obter mais informações, consulte Alterar as configurações do participantes para Reuniões do Lync.

Observação : O número máximo de participantes da reunião é 250.

  • Se você tiver participantes presenciais e online e usar o Outlook, poderá executar sua Reunião do Lync em uma sala de conferência. Clique em Localizador de Sala na solicitação de reunião do Outlook para encontrar e adicionar uma sala de conferência no prédio desejado. Como alternativa, reserve a sala separadamente e adicione as informações da sala na caixa Local da solicitação de reunião.

Designar um apresentador de reserva

Escolha um apresentador de reserva, para o caso de você não poder ingressar ou se atrasar. Um apresentador de reserva também pode iniciar a gravação, ajudar e gerenciar a audiência ou monitorar as perguntas enviadas na reunião, para que você possa se concentrar em sua apresentação. Isso é particularmente importante para uma reunião ou evento de grande porte.

Incluir um documento de treinamento ou um link na solicitação de reunião

Se você estiver convidando participantes que não estão familiarizados com o Lync, inclua um documento de treinamento com instruções ou um link para o treinamento do Lync na solicitação de reunião, para ajudá-los com os recursos da reunião antes de participar.

Adicionar anotação à solicitação de reunião

Ao agendar sua reunião, se você usa o OneNote, pode adicionar anotações privadas ou compartilhadas. Os convidados poderão ver e editar as anotações compartilhadas antes da reunião se tiverem a permissão apropriada. Basta clicar em Anotações da Reunião na faixa de opções do convite e adicionar anotações compartilhadas para as solicitações de reunião ou suas próprias anotações (não visíveis para outras pessoas). Consulte Usar anotações compartilhadas e privadas em uma Reunião do Lync para obter mais informações.

Como participar de uma Reunião do Lync

Para ver detalhes sobre como participar de uma Reunião do Lync, consulte Ingressar em uma Reunião do Lync. Siga estas práticas recomendadas para participar:

  • Entre em sua reunião com 10 a 15 minutos de antecedência para conseguir configurar e ter tempo para solução de problemas, se necessário.

  • Antes da reunião, decida se você usará o áudio do computador (áudio e vídeo integrados do Lync) ou um telefone, se a solicitação de reunião incluir detalhes de chamada), para a parte de áudio da reunião.

  • Se você estiver usando áudio do computador, configure seus dispositivos de áudio e vídeo e verifique a qualidade. Você pode usar o microfone e os alto-falantes do computador, ou conectar um headset. Para mais informações, consulte Configurar e testar o áudio do Lync e Configurar e solucionar problemas de vídeo do Lync.

  • Se estiver usando um telefone para o áudio da reunião e estiver configurado para conferência discada (entre em contato o suporte técnico do local de trabalho para detalhes), usufrua do recurso do LyncTelefonar para Mim. Na janela Participar do Áudio da Reunião, selecione Telefonar para Mim em e digite o número de telefone no qual deseja ser chamado. Quando usar esse recurso, você não precisará inserir a ID da reunião ou um PIN.

  • Se possível, use um fone de ouvido, em vez do microfone e dos alto-falantes do computador, para obter uma qualidade de áudio melhor.

  • A qualidade do áudio é altamente dependente da condição da rede. Use uma conexão de rede com fio e desligue a opção sem fio no computador.

  • Depois de ingressar na reunião, ative a opção Mudo do microfone quando não estiver falando.

Saber seu PIN (Número de Identificação Pessoal)

Na maioria das vezes, você não precisará de um PIN quando ligar para a reunião de um telefone. Você será conectado diretamente e o seu número aparecerá na lista de participantes. Mas, se você quiser ligar como líder ou um chamador autenticado, será solicitado seu PIN e/ou seu telefone comercial ou ramal.

Observação : Ligar como um chamador autenticado significa apenas que a reunião é protegida e você precisa ser identificado antes de ingressar na reunião.

É uma boa ideia ter seu PIN em mãos em caso de necessidade. Se você não lembra do seu PIN, clique em Esqueceu o seu PIN de discagem? na solicitação de reunião e siga as instruções na página para redefini-lo.

Importante : Os detalhes de chamada são incluídos apenas na configuração das reuniões pelos usuários cujas contas são configuradas para conferência discada. Para obter detalhes, entre em contato com o suporte técnico do seu local de trabalho.

Como apresentar em uma Reunião do Lync

Para saber como configurar uma sessão de compartilhamento, consulte Compartilhar a sua área de trabalho ou um programa. Ao compartilhar, recomendamos que você siga este procedimento:

  • Faça um colega ingressar na reunião com você para verificar a qualidade visual e do áudio da reunião.

  • Verifique as opções de reunião para verificar se você selecionou os recursos de audiência desejados, como permissões do participante, conteúdo de exibição ou permissões de anotação.

  • Deixe bastante tempo para perguntas e informe à audiência que ela pode digitar suas perguntas ou comentários na seção de mensagens instantâneas da reunião.

  • Ative sua opção Mudo quando não estiver falando e verifique se você sabe como ativar ou desativar a opção Mudo de seus participantes quando necessário usando o Lync e os comandos de toque do telefone quando você estiver usando um telefone (pressione *1 no teclado do telefone para ouvir os comandos).

  • Lembre os participantes no início da reunião como ativar ou desativar a própria opção Mudo.

Se você estiver usando o PowerPoint:

  • Mantenha o conjunto de slides em aproximadamente 15 slides ou menos, com fontes maiores (acima de 30 pontos) e um plano de fundo simples para evitar distrações.

  • Carregue sua apresentação antecipadamente e pratique com os controles para mover os slides ou anotar. Por exemplo, você pode destacar pontos importantes usando o apontador laser ou carimbos.

  • Use as notas do apresentador para ajudar a lembrar seus pontos de fala. Consulte Apresentar slides do PowerPoint em uma Reunião do Lync para obter mais informações.

Se você estiver compartilhando sua área de trabalho ou um programa:

  • Lembre-se de que quando você estiver compartilhando um programa, apenas os programas e arquivos compartilhados ficarão visíveis para os participantes. Se você navegar para outros programas, eles não ficarão visíveis na reunião.

  • Use o compartilhamento de área de trabalho caso você precise alternar entre programas.

  • Clique em Visualização na janela da reunião para ver o que seus convidados veem quando você compartilha sua área de trabalho ou um programa.

  • Avise sua audiência que ela pode aumentar a área de visualização, indo para o modo Completo. Para obter mais informações, consulte Compartilhar a sua área de trabalho ou um programa.

Executando sua reunião em uma sala de conferências

É uma boa ideia separar tempo para preparar a sala antes que a reunião comece, para ter certeza de que o Lync está configurado para funcionar com os dispositivos de áudio e vídeo da sala.

  • Conecte seu laptop ao projetor e ao telefone da sala de conferência, se necessário.

  • Silencie o microfone e os alto-falantes do seu computador, se houver um eco. Peça a outras pessoas na sala para também silenciar seu microfone e alto-falantes se estiverem no Lync.

  • Você pode conectar o telefone da sala ao seu computador ou usar o telefone para discar para o áudio da reunião, se a solicitação da reunião incluir detalhes da chamada.

  • Se você estiver usando o projetor da sala, ligue o cabo ao computador e selecione a exibição apropriada. No teclado, pressione a tecla Windows + P para ativar a tela e clique em Duplicar, para exibir sua área de trabalho tanto no monitor do computador quanto no projetor da sala; Estender, para estender sua área de trabalho a partir do monitor de seu computador e do projetor da sala ou Somente projetor, para exibir somente sua área de trabalho no projetor da sala.

Dica : Recomendamos selecionar Duplicar para que você possa ver a reunião tanto no monitor quanto na exibição da sala.

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