Práticas recomendadas para envio e relatórios sobre o trabalho real

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As organizações optam por controlar o trabalho realizado pelos recursos de várias maneiras. o Microsoft Project Server 2010 dá suporte à flexibilidade para as diversas necessidades de controle de organizações. Algumas organizações exigem que o trabalho enviado por recursos sejam registrados diariamente, especialmente se o trabalho real for usado para cobrança, folha de pagamento ou outros fins financeiros. o Project Server 2010 pode ser usado para capturar o trabalho real enviado por usuários. Algumas organizações optam por transferir o trabalho real para outros sistemas de ERP (planejamento de recursos empresariais) e relatórios. Por exemplo, uma organização pode optar por usar o Project Server 2010 para capturar o trabalho real, mas então transferir o trabalho real para uma ferramenta de contabilidade para direcionar o faturamento para clientes internos e externos.

Como o Project Server ajuda você a gerenciar projetos, o trabalho real pode ser capturado de várias maneiras, e ele é exibido da maneira que o torna mais útil para o usuário que o está acessando. Por exemplo, no quadro de horários, o foco está em dados inseridos pelo usuário em uma base por dia (ou por período), enquanto no cliente do Microsoft Project o foco está na agregação ou no valor escalar do trabalho concluído e restante em uma tarefa para ajudar no planejamento.

Este artigo descreve o conjunto de práticas recomendadas para o envio e a geração de relatórios sobre o trabalho real no Project Server 2010.

Neste artigo

1. usar o modo de entrada única

2. proteger atualizações do usuário

3. Use o trabalho real enviado em quadros de horários, em vez de planos de projeto, para relatórios com divisão ao longo do período

4. Use categorias de período administrativo para acompanhar o trabalho não relacionado ao projeto

5. fechar tarefas para atualizações, em vez de usar os campos tipo de publicação e reserva

Resumo

Agradecimentos

1. usar o modo de entrada única

A prática recomendada para ajudar a garantir que o trabalho real seja preenchido corretamente em todo o Project Server 2010 é usar o modo de entrada único e fazer com que os recursos insiram somente o trabalho real no modo de exibição quadro de horários .

Para ativar o modo de entrada única:

  1. No início rápido, na seção configurações , clique em configurações do servidor.

  2. Na página configurações do servidor , na seção tempo e gerenciamento de tarefas , clique em configurações e padrões do quadro de horários.

  3. Na seção modo de entrada única , marque a caixa de seleção modo de entrada única .

Se a sua organização estiver usando o modo de entrada única, pode ser que você tenha seus melhores interesses para ocultar o modo de exibição tarefas completamente para que os recursos possam inserir somente o trabalho real usando o modo de exibição quadro de horários . Quando ambos os modos de exibição estiverem disponíveis, os usuários poderão inserir o trabalho real em qualquer um dos modos de exibição e os dados persistidos nos dois modos de exibição. Se a sua organização recebe dados de quadros de horários para direcionar cobrança ou folha de pagamento, por exemplo, a prática recomendada é permitir que os usuários insiram trabalho real no modo de exibição quadro de horários . Isso reduz a possibilidade de o trabalho real ser substituído incorretamente se um usuário também puder inserir o trabalho real no modo de exibição tarefas .

Uma exceção para esta prática recomendada é se houver recursos materiais. Os proprietários de atribuição para recursos de material devem inserir tempo para esses recursos de material usando o modo de exibição tarefas . Se a sua organização tiver proprietários de atribuição que registram o tempo de recursos de material, o modo de exibição tarefas deve permanecer visível e os usuários devem ser instruídos a inserir somente o trabalho real de suas atribuições no modo de exibição quadro de horários .

Para ocultar o modo de exibição tarefas:

  1. No início rápido, na seção configurações , clique em configurações do servidor.

  2. Na página configurações do servidor , na seção aparência , clique em início rápido.

  3. Em definir detalhes do item de menu, clique no modo de exibição tarefas , na coluna nome .

  4. Clique em não no link exibir na lista início rápido e, em seguida, clique em OK.

Há algumas observações importantes a serem consideradas quando o modo de entrada única está habilitado em sua organização. Digamos que o quadro de horários de um usuário contenha uma linha para uma determinada atribuição, e que a atribuição seja excluída. Na próxima vez que o usuário abrir esse quadro de horários, a linha associada à atribuição excluída poderá ser removida, dependendo das seguintes condições:

  • Se a linha não contiver entradas do usuário, ela será removida.

  • Se as atualizações do usuário não estiverem protegidas e a linha contiver trabalho real aprovado, ela será removida.

  • Se as atualizações do usuário estiverem protegidas e a linha contiver trabalho real aprovado, a linha permanecerá no quadro de horários. No enTanto, se o quadro de horários aprovado for rechamado, a linha será removida.

  • Se a linha contiver trabalho real inserido no quadro de horários, mas ainda estiver com aprovação pendente, a linha será removida, mesmo quando as atualizações do usuário estiverem protegidas.

Os gerentes de projeto devem ter cuidado ao excluir ou alterar atribuições para garantir que todo o trabalho real enviado seja revisado antes da alteração ou exclusão. Isso ajuda a garantir que os dados inseridos pelo usuário válidos não sejam perdidos. As atribuições podem ser explícitas ou implicitamente alteradas em qualquer um dos cenários listados abaixo:

  • O gerente de projeto exclui explicitamente uma tarefa para a qual há atualizações de trabalho real pendentes.

  • O plano de projeto que contém a atribuição é restaurado de seu arquivo morto.

  • O plano de projeto que contém a atribuição é excluído.

  • O plano de projeto que contém a atribuição é sobrescrito, usando a funcionalidade salvar como no Microsoft Project 2010.

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2. proteger atualizações do usuário

Algumas organizações podem optar por impedir que um gerente de projeto atualize o trabalho real de um membro da equipe dentro do projeto.

Observação:  Os gerentes de projeto não conseguem atualizar o trabalho real de um recurso gravado em um quadro de horários.

Se a sua organização quiser manter os valores inseridos pelo recurso para o trabalho real nos quadros de horários e garantir que o valor se reflita no plano do projeto, a melhor prática é ativar o recurso no Project Server 2010 que protege as atualizações do usuário.

Para proteger as atualizações do usuário:

  1. No início rápido, na seção configurações , clique em configurações do servidor.

  2. Na página configurações do servidor , na seção tempo e gerenciamento de tarefas , clique em configurações de tarefa e exibir.

  3. Na seção proteger atualizações do usuário , marque a caixa de seleção permitir apenas atualizações de tarefas via tarefas e quadros de horários .

Quando você protege atualizações do usuário, os quadros de horários sempre mantêm exatamente o que o usuário inseriu para o trabalho dividido em fases e os valores escalares entre quadros de horários e o plano do projeto são sempre consistentes. No enTanto, a distribuição dividida em fases do valor escalar pode ser um pouco diferente no plano do projeto, pois ela é voltada para o planejamento de trabalho futuro e não para a manutenção dos valores históricos do trabalho real. O mecanismo de agendamento pode ajustar algum trabalho real dividido em fases para manter o plano consistente.

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3. Use o trabalho real enviado em quadros de horários, em vez de planos de projeto, para relatórios com divisão ao longo do período

O trabalho real pode ser capturado usando o cliente Project 2010 (plano de projeto) ou quadros de horários. No enTanto, muitos usuários só capturam o trabalho real diretamente de seus recursos usando quadros de horários, especialmente se também estiverem protegendo as atualizações reais conforme descrito anteriormente. Quando você está usando quadros de horários para acompanhar o envio diário ou semanal, a prática recomendada é relatar diretamente o trabalho real capturado em quadros de horários durante a sincronização com sistemas de ERP e relatórios externos. Os dados do quadro de horários são especialmente renderizados para garantir a precisão em uma base histórica e por período exatamente como o usuário o inseriu, mesmo quando as condições do plano do projeto forem alteradas.

Enquanto muitos cálculos são feitos em um plano de projeto, como custo baseado em tarifas de custo, eles podem ser facilmente replicados com dados do quadro de horários. O plano de projeto, por outro lado, renderiza os dados reais do trabalho (e outros dados do cronograma) com ênfase no futuro planejamento de trabalho (cálculos de análise e valor agregado). Portanto, pode haver circunstâncias em que o valor inserido pelo usuário no quadro de horários não corresponda exatamente ao mesmo valor no plano do projeto para um dia específico. No enTanto, o valor agregado geral ou escalar para a atribuição será consistente entre o plano do projeto e o quadro de horários quando os dados protegidos estiverem habilitados.

Se você estiver relatando sobre o trabalho real enviado nos quadros de horários, é importante que os recursos sejam solicitados a não reatribuir ou atribuir tarefas de autoria. Todas as atribuições devem passar pelo Gerenciador de projetos ou pelo Gerenciador de recursos. Isso ajuda a garantir a manipulação adequada de dados de trabalho efetivos.

A central de BI no Microsoft Project Web App fornece modelos de relatório que aproveitam o banco de dados de relatórios (T-SQL) e o Analysis Services (OLAP). Esses modelos podem ajudá-lo a criar relatórios no repositório de dados do quadro de horários.

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4. Use categorias de período administrativo para acompanhar o trabalho não relacionado ao projeto

Algumas organizações exigem o acompanhamento de atividades administrativas ou trabalho não relacionado ao projeto. Exemplos de atividades administrativas incluem tempo de doença, férias e atividades repetitivas relacionadas a trabalho, como suporte ao cliente, manutenção do sistema ou reuniões. Recomendamos que essas atividades sejam rastreadas usando categorias de período administrativo. Essas categorias exigem manutenção mínima, e o tempo que é capturado nessas categorias pode ser usado para gerar relatórios de análise de dados do cubo OLAP correspondente.

Se as categorias de período administrativo não atenderem às necessidades da sua organização e você decidir usar projetos para acompanhar atividades administrativas, o proprietário do projeto deve seguir estas diretrizes para projetos mais eficientes:

  • Limite o número de recursos atribuídos ao plano do projeto para menos de 100 recursos.

  • Limite a duração dos planos de projeto para acompanhar atividades administrativas trimestralmente ou meio-ano.

  • Manter tarefas no plano de projeto agendadas automaticamente com um tipo de tarefa unidades fixas.

  • Mantenha o cronograma do plano do projeto alinhado com períodos de relatório de tempo.

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5. fechar tarefas para atualizações, em vez de usar os campos tipo de publicação e reserva

Os gerentes de projeto podem encontrar os campos de tipo de publicação e reserva úteis para controlar a visibilidade de tarefas e recursos. O campo publicar pode ser usado para controlar quais tarefas estão visíveis no Project Web App, e o campo tipo de reserva pode ser usado para controlar quais recursos estão visíveis durante o processo de planejamento de recursos. No enTanto, lembre-se de que esses campos fazem parte do processo de planejamento antecipado. Elas não foram projetadas para limitar a capacidade dos usuários de continuar a acompanhar o tempo em uma tarefa específica. Se os campos tipo de publicação e reserva forem usados incorretamente, eles poderão resultar na remoção de entradas de tarefa do quadro de horários ou do status de tarefas de um usuário. Isso é especialmente crítico porque a remoção de entradas de tarefas pode significar a perda de tempo de envio.

Se quiser fechar uma tarefa específica para que não seja possível enviar mais tempo, você pode usar a opção fechar tarefa para atualizar no Project Server 2010.

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Resumo

Se sua organização usa o trabalho real capturado no Project Server 2010 juntamente com outros sistemas de ERP ou de relatório, é melhor seguir as diretrizes descritas neste artigo:

  • Usar o modo de entrada única

  • Proteger atualizações do usuário

  • Usar o trabalho real enviado em quadros de horários, em vez de planos de projeto, para relatórios com divisão ao longo do período

  • Usar categorias de período administrativo para acompanhar o trabalho não relacionado ao projeto

  • Fechar tarefas para atualizações, em vez de usar os campos tipo de publicação e reserva

Ao seguir essas práticas recomendadas, você está trabalhando para preservar a precisão dos dados de trabalho real inseridos nos quadros de horários pelos recursos da sua organização.

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Agradecimentos

A equipe de publicação de conteúdo do Project Server agradece os seguintes colaboradores a este artigo:

  • Bobby queimaduras, Gerenciador de programas II, Project Server/Project Server

  • AIK Chen, engenheiro de escalonamento de suporte sênior, Project/Project Server

  • Christophe Fiessinger, gerente de produto técnico sênior, Project/Project Server

  • Heather O'Cull, gerente sênior do programa sênior do Project/Project Server

  • Keshav Puttaswamy, gerente do programa principal do grupo, Project/Project Server

  • Matt Roe, Gerenciador de programas, Project/Project Server

  • Saurabh Sanghvi, Gerenciador de programas, Project/Project Server

  • Eli Sheldon, gerente do programa, Project/Project Server

  • Brian Smith, engenheiro de atendimento de suporte sênior, Project/Project Server

  • Eric Zenz, gerente sênior do programa sênior do Project/Project Server

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