Práticas recomendadas do organizador e do apresentador

Para que tenha reuniões online melhor sucedidas, leia e siga as sugestões neste tópico.

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Agendar a reunião

Preparar-se para a reunião

Conduzir a reunião

Agendar a reunião

Quando você estiver programando a reunião, considere as seguintes sugestões:

  • Verifique as opções de reunião antes de enviar a solicitação, principalmente se você quiser:

    • Apresentar a um grupo de mais de 40 pessoas.

    • Convidar pessoas que não têm uma conta em sua rede

    • Discutir algo confidencial.

    • Impedir que outras pessoas vejam ou editem as suas apresentações antes da reunião.

      Para obter mais detalhes, consulte o artigo sobre Definir opções para reuniões online e chamadas em conferência.

  • Se você está convidando pessoas internas à sua empresa que não têm o Microsoft Lync Online instalado, ou se você está convidando pessoas externas à empresa, revise os recursos e requisitos de instalação de outros clientes suportados. Para obter detalhes, consulte Ingressar de um computador sem o Lync 2010 instalado.

IMPORTANTE   A experiência de reunião do Lync possibilita a colaboração produtiva de pessoas de diferentes locais. Porém, a criação de interatividade em reuniões online fica mais complexa conforme a lista de convidados aumenta. Para reuniões online com 1000 participantes o mais, a Microsoft fez uma parceria com um conjunto de provedores de serviços especializados nesse tipo de reunião. Para obter detalhes, inclusive as informações de contato de cada um dos parceiros, vá para o site do Microsoft Pinpoint e pesquise em “Serviços de eventos.”

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Preparar-se para a reunião

Ao planejar a sua reunião, considere as sugestões a seguir.

  • Se alguém fará uma apresentação formal, providencie a inclusão de um segundo apresentador para gerenciar as questões enquanto a reunião estiver em andamento.

  • Considere o uso de vários formatos para apresentar o seu material. Uma combinação de apresentações do PowerPoint, compartilhamento de aplicativos e sondagens interativas e exercícios do quadro de comunicações manterá o seu público concentrado.

  • Considere incluir um vídeo de webcam para aumentar o envolvimento dos participantes.

  • Se será usada a conferência telefônica para a reunião, os apresentadores também devem estar familiarizados com os comandos do teclado para silenciar as chamadas telefônicas.

  • Planeje o uso de um headset quando você apresentar, já que a qualidade do áudio é geralmente melhor do que a de um telefone viva-voz ou móvel.

  • Para uma melhor experiência de áudio, verifique se o dispositivo que você está usando é otimizado para o Lync Online. Para obter uma lista de dispositivos otimizados, consulte Telefones e dispositivos para o Microsoft Lync 2010.

  • Preparar um slide orientativo para o início de sua reunião para assessorar os participantes a fazer perguntas e a como gerenciar o seu áudio.

Imediatamente antes de iniciar a reunião:

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Conduzir a reunião

Durante a reunião, faça o seguinte:

  • Apresente-se, o seu tema e o fluxo geral de sua reunião resumidamente, para que o público saiba o que esperar e como interagir com o apresentador.

  • Gerencie ou interaja com participantes da reunião individualmente clicando com o botão direito em seus nomes e selecionando o comando desejado.

  • Para a melhor a qualidade sonora do áudio do computador, peça aos participantes para manter suas linhas com o mudo ativado, a menos que estejam falando. Você ou outros apresentadores também pode ativar o mudo dos indivíduos.

  • Monitore os seguintes indicadores para escalação da reunião:

    • Um dispositivo de áudio que está causando interferência, se aplicável

    • Participantes que estão tendo dificuldade com o áudio, vídeo ou compartilhamento de conexões

Para obter detalhes, consulte Conduzir uma reunião como apresentador.

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