Por que você deve atualizar suas listas de distribuição aos grupos no Outlook

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Por anos, organizações têm confiar nos grupos de distribuição para se comunicar e colaborar com grupos de pessoas dentro e fora da empresa. Agora, no entanto, grupos no Outlook oferecem uma solução mais avançada para colaboração.

O que são os grupos?

Quando você configura um grupo no Outlook, você pode escolher um conjunto de pessoas que você deseja colaborar com e configurar facilmente uma coleção de recursos para as pessoas compartilhar. Você não precisa se preocupar manualmente atribuindo permissões a todos esses recursos porque a adição de membros ao grupo automaticamente dá a eles as permissões necessárias para as ferramentas de seu grupo fornece.

Esses recursos adicionais incluem:

  • Caixa de entrada compartilhada - onde ocorrem conversas normalmente em suas listas de distribuição. Esta caixa de entrada compartilhada será totalmente pesquisável por isso cria um arquivo morto de vida de mensagens do grupo. Principiantes ao grupo podem pesquisar ou percorra novamente o histórico para a acelerar rapidamente no que é foi lançado no grupo anteriormente. Consulte: ter uma conversa de grupo no Outlook.

    Dica : Se os usuários ainda querem as mensagens de grupo sejam exibidas na caixa de entrada pessoal, como faziam com a lista de distribuição, tudo o que eles precisam fazer é assine o grupo clicando no botão de associação na faixa de opções do Outlook.

  • Biblioteca de arquivos compartilhados - seu grupo tem uma biblioteca de arquivos do SharePoint onde os usuários podem armazenar, compartilhar e colaborar em documentos, pastas de trabalho, apresentações, imagens ou qualquer outro tipo de arquivo que eles precisam trabalhar em. Consulte: compartilhar arquivos de grupo no Outlook 2016.

  • Calendário compartilhado - seu grupo obtém um calendário compartilhado para postar eventos relacionados ao grupo. Cada membro que assinou o grupo é automaticamente convidado a eventos postados para o calendário para que esses eventos também podem aparecer em seus calendários pessoais se quiserem. Consulte: Agendar uma reunião em um calendário de grupo no Outlook 2016.

  • Bloco de anotações compartilhado do OneNote - grupo tem automaticamente um bloco de anotações OneNote compartilhado onde os membros do grupo podem coletar e colaborar em informações. Muitos grupos use o bloco de anotações para criar um wiki de vida com perguntas frequentes e outros recursos. Consulte: Introdução ao OneNote 2016.

  • Acesso de convidado - você pode adicionar a contatos externos aos grupos de distribuição antes, mas todos eles adquiriu foi email. Com grupos, você pode oferecer acesso de convidados a conversas de email, arquivos e até mesmo o OneNote bloco de anotações compartilhado. Consulte: acesso de convidado em grupos do Office 365.

  • O conteúdo é descoberto - grupos no Outlook são públicos por padrão que significa que eles sejam fáceis para outras pessoas em sua organização descobrir e ingressar ou revisar os materiais no grupo. Se o conteúdo do grupo for mais confidencial, você pode alternar o grupo particular, que oculta o conteúdo de não-membros e requer o proprietário aprove todas as solicitações para ingressar.

  • Criação de autoatendimento - IT não precisa ficar bem devagar por solicitações de usuários para criar grupos. Os usuários podem criar seus próprios grupos conforme necessário. Se você quiser controlar quais usuários em sua organização podem criar grupos, consulte: Gerenciar criação de grupo do Office 365.

Esses são apenas alguns dos recursos que tornam grupos uma solução mais avançada de grupos de distribuição.

Administração de seus grupos

Office 365 oferece inúmeros recursos e ferramentas úteis para obter mais fácil gerenciar e administrar seus grupos. Para obter mais informações sobre cada um desses benefícios, clique nos títulos abaixo.

Manter seu diretório sob controle é um problema de cada administrador. Veja algumas das ferramentas do que Office 365 oferece para facilitar que:

  • Políticas de nomenclatura - políticas de nomenclatura permitem definir o que são e não, nomes aceitáveis para seus grupos. Que impede que os usuários atribuindo nomes profanos ou proibidos aos grupos. Além disso, você pode impor prefixos padrão da empresa ou sufixos para os nomes de grupo.

    Associação dinâmica - associação dinâmico permite que você defina associações de grupo pela regra, que adiciona (ou remove) os membros de grupo baseados em metadados (como departamento ou função) no seu active directory. Consulte atributos de usar para criar regras avançadas para obter mais informações sobre a criação de associação dinâmica.

  • Associação de oculto - se você tiver um motivo para deseja que os membros do grupo sejam confidencial, por exemplo, se os membros são os alunos, você pode ocultar a associação de terceiros.

  • Permissões de criação - pode haver algumas pessoas em sua organização que você não quer ser capazes de criar novos grupos. Há várias técnicas para o gerenciamento de permissões de criação no diretório. Consulte Gerenciar o Office 365 grupo criação.

  • Logs de auditoria - você pode ter mais confiança permitindo que os usuários para criar grupos e gerenciar associações de grupo porque logs de auditoria de grupos do Office 365 permitem que você rastrear quem criou ou excluídos de um grupo específico ou alterações feitas a associação do grupo. Consulte: Pesquisar auditoria faça logon no Centro de conformidade de segurança do Office 365.

Gerenciamento de entrega fornece alguns métodos para tratar como mensagens devem ser enviadas ou recebidas pelo grupo. Além disso, existem ferramentas para monitorar o fluxo dessas mensagens.

  • Enviar como ou em nome de - essas configurações permitir que usuários especificados enviar emails como se eles vêm, ou estiver em nome de grupo.

  • Restrições de remetente - essas configurações permitem para controlar quem tem permissão para enviar mensagens para o grupo. O grupo pode ser configurado para permitir o email de terceiros, mas talvez você queira restringir que somente parceiros externos específicos.

  • Suporte para usuários externos - por convidados convidando para o grupo que você pode optar por sejam incluídas nas conversas email no grupo. Consulte: acesso de convidado aos grupos do Office 365 - ajuda da administração.

  • Regras de transporte - trabalho de regras de transporte para grupos apenas como fazem para seu servidor Exchange. As regras podem procurar mensagens que atendam a condições específicas e podem, em seguida, agir nessas mensagens.

  • Dicas de email - dicas de email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto ela estiver redigindo uma mensagem. Eles podem ajudar a reduzir NDRs por um usuário de aviso se a sua mensagem é provável ir para parceiros externos ou exceder cotas de mensagens.

  • Vários endereços de proxy - um grupo pode ter aliases exatamente como faz uma caixa de correio do usuário. Endereços de proxy adicionais podem ser úteis para aceitar mensagens enviadas para esses outros alias ou facilitando alcançar um grupo que tenha um longo ou difícil de nome de ortografia. Consulte: vários domínios de suporte para grupos do Office 365 - administração ajuda

  • Tamanho máximo de envio/recebimento - essas cotas podem ajudar a reduzir problemas com o grupo de recebimento (ou envio) mensagens muito grandes para melhor gerenciar os requisitos de armazenamento e largura de banda.

Office 365 também oferece a você algumas ferramentas para gerenciar o tipo de conteúdo que obtém compartilhado no seu grupo.

  • Diretrizes de uso - você poderá definir diretrizes de uso para grupos do Office 365 — instruir os usuários sobre as práticas recomendadas que ajudam a manter seus grupos eficaz e instruí-los sobre políticas de conteúdo internas. Para obter um exemplo, consulte: Diretrizes de uso para parceiros e clientes da Microsoft.

  • Classificação de dados - você poderá criar um sistema de classificação de dados personalizável para grupos do Office 365 que permite a separação de grupos por tipo de política (por exemplo, "não classificado", "corporativos confidenciais" ou "confidencial"). Dessa maneira, seus grupos podem apresentar as políticas de outros tipos de conteúdo em sua organização. Política de extensível permite que sua organização configurar um ponto de extremidade que é chamado sempre que um grupo é criado ou alterado — e, em seguida, você pode implementar suas próprias políticas para a criação de grupo ou alterar.

Gerenciamento de alterações

Os usuários estão à vontade com a alteração, às vezes, portanto é importante para se comunicar com os membros existentes suas listas de distribuição para avisá-los o que esperar. Eis algumas das informações que você deve incluir nesta mensagem, juntamente com algumas respostas que podem ser úteis:

O que são grupos no Outlook?

Grupos do Office 365 no Outlook são uma solução de colaboração simples para equipes/grupos que quer compartilhar discussões, arquivos, calendários e anotações em uma forma unificada que seja fácil de localizar.  Provavelmente o recurso único-best é que a caixa de entrada para o grupo mantém um histórico de discussões, tornando mais fácil para pesquisar discussões anterior.

Por que estamos fazendo essa alteração?

As pessoas frequentemente solicitaram a capacidade de pesquisar as mensagens postadas à nossa lista de distribuição para encontrar informações que foi discutidas no passado. Atualizar a lista de distribuição para um grupo significa que as pessoas não precisam pergunte ou perguntas a mesma repetidamente.

Também o novo grupo incluirá um calendário para nossos eventos de grupo, uma biblioteca de arquivos compartilhados e um bloco de anotações do OneNote onde podemos colaborar e coletar informações para referência futura.

Preciso fazer algo para ingressar nesse grupo se eu já estava um membro da lista de distribuição?

Não, se você já tivesse um membro da lista de distribuição será automaticamente um membro do novo grupo.

Como posso acessar o novo grupo no Outlook? E o Outlook na Web?

Para acessar o novo grupo no Outlook apenas, vá para a categoria de grupos na parte inferior do painel de navegação à esquerda. Se você usar este grupo geralmente considere fixando-lo como um favorito clicando nele e escolhendo Mostrar como favorito.

Além disso há clientes móveis gratuitos para grupos do Office 365 disponíveis em cada plataforma móvel (iOS, Android, etc) para poder acessar facilmente o grupo em trânsito.

Não posso ainda apenas enviar por email

Sim, é claro. O mesmo alias de email usado para a lista de distribuição ainda vão funcionar bem para o grupo no Outlook.

Além disso…

Lembre-se informá-los quando essa alteração está ocorrendo e que eles devem contatar se tiver outras dúvidas.

Migrar suas listas de distribuição

Pronto para atualizar sua lista de distribuição a um grupo? Consulte listas de distribuição de migrar para grupos do Office 365 - ajuda da administração.

O que vem a seguir?

Depois que você atualizou o grupo de distribuição para um grupo do Office 365 há algumas tarefas de acompanhamento, que talvez você queira fazer para garantir que ele vai tranquilamente.

  • Acompanhamento com seus usuários - seleção com eles imediatamente após a atualização estiver concluída e, em seguida, novamente alguns dias mais tarde. Mostrando que você está ouvir e responder às dúvidas elas podem ter será um longo caminho em direção torná-los satisfeitos e confortável com a alteração.

  • Monitorar os relatórios de contrato - o Portal de administração do Office 365 tem algumas boas relatórios que podem mostrar quantos usuários estão usando o grupo, frequência e o que eles estão usando os recursos. Esses relatórios podem ajudar você a projetar seu acompanhamento e treinamento do usuário, bem como realçar onde os usuários recebem o valor máximo do novo grupo. Consulte: relatórios de atividade no Centro de administração do Office 365.

  • Compartilhar sua experiência - informar outras equipes em sua empresa que você atualizou o seu grupo de distribuição e as medidas que você fez para torná-lo bem-sucedida! Compartilhamento de informações podem ajudar a essas outras equipes acompanhar seu exemplo e ter uma atualização bem-sucedida de seus próprios.

Confira também

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Este artigo última atualização em 24 de maio de 2017 como resultado de seus comentários. Se você encontrou o que ele orientado a você informações úteis e especialmente se você não tiver, clique os controles de comentários abaixo e deixe-nos alguns comentários construtivos para que possamos continuar aprimorar. Obrigado!

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