Planejar sites e gerenciar usuários

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

A fórmula para bem-sucedida sites e usuários felizes é bem planejada e sustentável abordagem ao gerenciamento de site e usuário. Aqui estão alguns principais tarefas e conceitos que você pode usar para planejar sites e gerenciar usuários para sua organização.

Gerenciar sites e conjuntos de sites

Um conjunto de sites é um grupo de sites do SharePoint que têm o mesmo proprietário e compartilham configurações administração, por exemplo, permissões. Conjuntos de sites são hierárquicos e sempre incluem um site de nível superior e quaisquer sites subordinados a ele.

diagrama hierárquico de um conjunto de sites mostrando um site de nível superior e subsites.

O Site de Equipe, e quaisquer sites criados subordinados a ele, ficam disponíveis somente aos usuários convidados por você mediante permissão no site. Com um Site de Equipe, sua organização, equipe ou grupo pode se conectar entre si e colaborar em documentos e outros arquivos, postar comunicados, agendar reuniões, fazer a manutenção de tarefas, controlar problemas ou itens de ação, armazenar informações em listas e assim por diante. Também é possível criar vários subsites com base nos modelos de site disponíveis no Site de Equipe.

Em uma grande organização, geralmente o ambiente do SharePoint Online poderá incluir vários conjuntos de sites, cada um contendo vários sites. Como resultado, talvez você queira delegar o gerenciamento dos sites ou dos conjuntos de sites a diferentes pessoas da organização. O modelo de permissões do SharePoint é útil, pois permite que você atribua permissões a diferentes funções conhecidas como o administrador do conjunto de sites, o proprietário do site, além de outras que serão abordadas mais adiante.

Como administrador de um conjunto de sites, você tem o nível de permissão Controle Total nesse conjunto. Isso significa que você pode adicionar ou excluir sites ou alterar as configurações de qualquer site do conjunto de sites. Além disso, você pode exibir, adicionar, excluir ou alterar todo o conteúdo desses sites.

Responsabilidades típicas do administrador do conjunto de sites

Se você é administrador de um conjunto de sites no seu site do SharePoint Online, suas responsabilidades podem incluir:

  • Servir como ponto de contato entre os usuários e o administrador global do Office 365 ou o administrador do SharePoint Online.

  • Decidir quem pode acessar conteúdo importante armazenado nos sites do SharePoint Online configurando permissões no nível do conjunto de sites.

  • Decidir que recursos disponibilizar para as pessoas que usarão os sites no seu conjunto de sites.

  • Oferecer suporte técnico para as pessoas que usam seu conjunto de sites.

  • Escolher um administrador secundário para o seu conjunto de sites.

  • Criar novos sites.

  • Exibir, excluir ou restaurar itens da Lixeira do Conjunto de Sites.

  • Criar e personalizar o site público.

  • Auxiliar na administração de determinados recursos, como:

    • Ativar ou desativar recursos do conjunto de sites.

    • Criar ou personalizar tipos de conteúdo de sites.

    • Definir configurações regionais.

Observação :  Talvez você precise trabalhar com o administrador do SharePoint Online para gerenciar conjuntos de sites (caso não seja essa pessoa também). Para obter mais informações sobre as responsabilidades do administrador do SharePoint Online, consulte Gerenciar conjuntos de sites e configurações globais no centro de administração do SharePoint.

O administrador do SharePoint Online pode executar as seguintes tarefas:

  • Criar, excluir e gerenciar conjuntos de sites.

  • Alocar e monitorar o armazenamento de conjuntos de sites.

  • Conceder acesso aos administradores de conjuntos de sites.

  • Definir o site do SharePoint padrão.

  • Planejar sites multilíngues.

  • Gerenciar perfis de usuário.

  • Planejar e gerenciar recursos, como metadados gerenciados.

  • Ativar ou desativar o compartilhamento externo.

Responsabilidades comuns de um proprietário de sites

Caso seja proprietário de um site, você terá o nível de permissão Controle Total para o site, e suas responsabilidades poderão incluir:

  • Criar e gerenciar sites.

  • Gerenciar recursos e configurações de sites, como a aparência.

  • Salvar um site como um modelo.

  • Gerenciar colunas de sites e tipos de conteúdo de sites.

  • Excluir um site.

  • Ajustar configurações regionais e de idioma.

  • Adicionar aplicativos a sites.

Dependendo do tamanho da sua organização e do volume de conteúdo que você planeja ter em seus sites, talvez seja melhor criar subsites para organizar o conteúdo. Os sites de um conjunto de sites são organizados hierarquicamente. Quando você cria sites subordinados ao site de primeiro nível, essa hierarquia é criada. É possível criar subsites subordinados ao Site de Equipe e também criar subsites adicionais subordinados a esses sites.

Observação :  O administrador do SharePoint Online cria o site de nível superior do conjunto de sites e atribui outro administrador de conjunto de sites. Proprietários de sites podem criar subsites.

Diagrama de Hierarquia do Site

Há várias maneiras possíveis de organizar subsites. Por exemplo, é possível criar subsites:

  • Por equipe ou departamento

  • Por finalidade funcional

  • Por categoria de conteúdo

  • Por projeto

  • Por cliente

  • Por nível de permissão ou sigilo (ex.: se houver informações que precisam ser restritas, convém isolá-las a um site específico)

Reserve um tempo para refletir sobre quantos sites você deseja e a lógica com que pretende organizá-los. Talvez seja útil criar um diagrama da sua hierarquia de sites para ajudar a organizar seu planejamento. Você pode esboçar rapidamente um diagrama em um pedaço de papel ou em um quadro branco, mas talvez queira criar um diagrama mais formal usando uma das formas de hierarquia disponíveis como SmartArt no Microsoft Word ou no Microsoft PowerPoint. Assim você terá um diagrama que poderá ser salvo e consultado, ou até modificado com o tempo.

Além disso, considere a finalidade de cada site. Isso ajudará a determinar quais modelos de site você deseja usar para criar novos sites. O SharePoint Online inclui uma ampla variedade de modelos que você pode selecionar ao criar um novo site. Selecionando um modelo de site projetado para uma finalidade específica, você poderá oferecer aos usuários uma grande vantagem no trabalho que eles realizam. Por exemplo, se quiser criar um site de referência que os membros da equipe possam usar para compartilhar ou atualizar rapidamente informações de projeto, talvez seja melhor começar selecionando o modelo de site Wiki, uma vez que esse modelo foi criado para esse tipo de comunicação.

Observação :  O administrador do SharePoint Online gerencia os sites pessoais (Meus Sites), que são centrais em que os usuários podem se conectar com colegas e controlar informações. Como administrador de um conjunto de sites, você não controla os sites pessoais. Em vez disso, cada usuário é o administrador do próprio Meu Site. Para obter mais informações sobre como planejar Meus Sites, consulte Gerenciar conjuntos de sites e configurações globais no centro de administração do SharePoint.

Lista de modelos de sites

A lista a seguir inclui uma relação de modelos de site e uma descrição de cada um. Use-a lista para decidir quais tipos de sites são melhores para a sua organização.

  • Centro de Pesquisa Básica    Um site voltado para a experiência de pesquisa. Contém páginas de resultados de pesquisas e pesquisas avançadas.

  • Blog Um site onde uma pessoa ou equipe pode postar ideias, observações e experiências sobre as quais os visitantes do site podem comentar.

  • Central de Business Intelligence    Um site para apresentação de conteúdo de Business Intelligence no SharePoint Online.

  • Site da Comunidade    Um site para participar de discussões da comunidade.

  • Central de Descobertas Um site para gerenciar a preservação, a pesquisa e a exportação de conteúdo relacionado a questões legais e investigações.

  • Central de Documentos    Um site para gerenciar centralmente os documentos na sua empresa.

  • Centro de Pesquisa Corporativo Um site voltado para a experiência de pesquisa. A página de boas-vindas contém uma caixa de pesquisa com duas guias: uma para pesquisas gerais e outra para pesquisas de informações sobre pessoas. Você pode adicionar e personalizar as guias para se concentrar em outros escopos ou tipos de resultados de pesquisa.

  • Site do Projeto    Um site para gerenciar e colaborar em um projeto.

  • Central de Registros    Um site para o gerenciamento de registros. Os gerentes de registros podem configurar a tabela de roteamento a fim de direcionar os arquivos recebidos para locais específicos. Este site também permite controlar se os registros podem ser excluídos ou modificados após serem adicionados ao repositório.

  • Site de Fluxo de Trabalho do SAP    Um site de fluxo de trabalho do SAP que combina todas as tarefas comerciais do usuário. Você pode adicionar outras Web Parts relacionadas a esse fluxo de trabalho.

  • Site de Equipe    Um site para as equipes organizarem, criarem e compartilharem informações rapidamente. Ele oferece uma biblioteca de documentos e listas para gerenciamento de anúncios, itens de calendário, tarefas e discussões.

  • Repositório de Processos do Visio    Um site para as equipes exibirem, compartilharem e armazenarem rapidamente os diagramas de processos do Visio. Fornece uma biblioteca de documentos com controle de versões para armazenar diagramas de processo, além de listas para gerenciar comunicados, tarefas e discussões de revisão.

Governança

Governança é um conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que guiam, direcionam e controlam como as divisões de negócios e as equipes técnicas de uma organização cooperam para atingir suas metas de negócios. Em relação ao seu conjunto de sites do SharePoint Online, um plano de governança pode ser um guia para ajudá-lo a planejar as funções, responsabilidades e políticas necessárias para oferecer suporte ao seu conjunto de sites. Isso pode incluir, mas sem limitações, as seguintes considerações:

  • Arquitetura de informações, incluindo páginas da Web, documentos, listas e dados

  • Atividades de manutenção, incluindo gerenciamento de contas de usuários

  • Políticas de identificação visual e personalização

  • Treinamento

É importante preparar um plano de governança para a sua organização. Participando do desenvolvimento de um plano de governança, você pode ajudar a identificar as responsabilidades das equipes de negócios e técnicas, definindo quem é responsável por quais áreas do sistema. Para obter mais informações sobre o desenvolvimento de um plano de governança, consultePráticas recomendadas para a criação e o gerenciamento de sites de equipe.

Observação :  Talvez você precise trabalhar com o administrador do SharePoint Online para gerenciar os usuários. Por exemplo, o administrador do SharePoint Online gerencia perfis de usuário.

Contas de usuários no Office 365

O administrador global adiciona novos usuários ao Office 365 utilizando o centro de administração do Office 365, que é o portal para o gerenciamento de usuários e a configuração de serviços. Ao adicionar um novo usuário, o administrador global faz o seguinte:

  • Especifica se esse usuário também pode acessar o centro de administração

  • Define a localização geográfica desse usuário

  • Seleciona o tipo de licença de usuário

  • Cria um nome de usuário e senha para ele

Usuários do Site de Equipe

Você pode adicionar usuários ao Site de Equipe e ajustar as permissões dos usuários. Os níveis de permissão e a associação a grupos do SharePoint podem ser encontrados em Configurações. Entretanto, agora o Office 365 cria um grupo de segurança chamado Todos exceto usuários externos que contém todos os usuários do diretório do Office 365 (exceto aqueles externos à organização e que são convidados por meio do recurso de compartilhamento externo). Esse grupo de segurança recebe automaticamente o direito de acesso como um Membro no SharePoint Online. Isso significa que os usuários adicionados ao Diretório do Office 365 podem editar sites, listas e bibliotecas, por padrão.

Níveis de permissão e associação a um grupo

Níveis de permissão são conjuntos de direitos do SharePoint Online que permitem que os usuários executem um conjunto de tarefas relacionadas. Por exemplo, o nível de permissão de Leitura inclui as permissões Exibir Itens, Abrir Itens, Exibir Páginas e Exibir Versões (entre outras), todas necessárias para exibir páginas, documentos e itens em um site do SharePoint. Podem ser incluídas permissões em mais de um nível de permissão.

Não é recomendável atribuir níveis de permissão diretamente a usuários individuais, pois isso pode dificultar o controle e o gerenciamento de quem tem acesso aos sites. Embora algumas vezes isso seja necessário, esse procedimento deve ser evitado na medida do possível para reduzir a complexidade. Em vez disso, atribua permissões aos grupos e, depois, atribua usuários individuais aos grupos apropriados. Um grupo é um conjunto de usuários definidos no nível do conjunto de sites para o fácil gerenciamento de permissões. Um nível de permissão padrão é atribuído a cada grupo. Por exemplo, alguns dos grupos padrão principais do SharePoint incluem os seguintes níveis de permissão:

Grupo

Nível de permissão

Proprietários

Controle Total

Visitantes

Leitura

Membros

Contribuição


Qualquer pessoa com a permissão de Controle Total pode criar grupos personalizados.

Observação :  Quando você atribui níveis de permissão a grupos do SharePoint no nível de conjunto de sites, por padrão, todos os sites e conteúdo dos sites herdam esses níveis de permissão. Esse comportamento padrão é denominado herança de permissões. Você pode especificar se deseja definir permissões exclusivas ao criar um subsite ou se deseja romper a herança de permissões em um site, lista ou biblioteca, ou item.

Como o nível de permissão de um usuário determina o que ele pode ver e acessar em um site, você deve considerar sua associação a um grupo com cuidado. Por exemplo, um usuário responsável por criar e personalizar sites deve ser, no mínimo, membro do grupo Designer. Por outro lado, um usuário que precisa apenas ler e baixar conteúdo talvez precise apenas ser membro do grupo Visitantes.

Administrador secundário do conjunto de sites

O administrador secundário do conjunto de sites pode ser designado pelo administrador do conjunto de sites. Como administrador de um conjunto de sites, você pode adicionar outro administrador para esse conjunto ou alterar quem tem essa função na página Configurações. Para obter mais informações sobre essa tarefa, consulte Gerenciar administradores de um conjunto de sites.

Como administrador de um conjunto de sites do SharePoint Online, talvez você precise gerenciar recursos nos níveis de site e de conjunto de sites. Essas tarefas podem incluir a ativação ou a desativação de recursos de acordo com o seu plano de governança. Para obter mais informações, consulte Habilitar ou desabilitar recursos de conjuntos de sites. Consulte também Gerenciar a Lixeira de um conjunto de sites do SharePoint.

Volte ao Guia de planejamento do SharePoint Online do Office 365 Enterprise e Midsize.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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