Planejar seu site do SharePoint

Planejar seu site do SharePoint

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Ao planejar um site do SharePoint, os proprietários do site devem organizar o conteúdo para ajudar os usuários a encontrar as informações de que precisam. Esta estratégia de site facilita a manutenção e o gerenciamento de proprietários de sites e para que os usuários naveguem pelo site.

Fundamentos de planejamento de sites

O planejamento de um novo site do SharePoint pode ser mais fácil se os proprietários do site primeiro atenderem algumas perguntas sobre o tipo de site que é necessário, quem vai usá-lo e como eles vão usá-lo. Um bom exemplo de algumas perguntas a fazer é:

  • Que tipo de site é necessário?

  • Quem vai usar o site?

  • Como será a aparência do site?

  • Quem precisa acessar o site?

  • Como os funcionários, clientes e clientes e grupos podem usar o site?

  • Quem vai manter o site?

Finalidade do site

Uma das partes mais importantes do planejamento de um site do SharePoint é definir sua finalidade. Em outras palavras, de qual tipo de site você precisa? Responder a essa pergunta fará uma rápida introdução ao caminho para a criação de um site excelente SharePoint. Por exemplo, se você precisar compartilhar informações, notícias, ferramentas e soluções com dezenas ou centenas de pessoas, um site de comunicação deverá funcionar para você. os sites de comunicação SharePoint têm um pequeno número de autores e colaboradores que se comunicam com um público maior. Além disso, os sites de comunicação dão suporte aos mesmos cenários que os sites de publicação tradicionais. Confira o que é um site de comunicação do SharePoint? para obter detalhes sobre o que é o site e a sua aparência.

Outro exemplo é se você precisar conectar um grupo ou uma equipe ao conteúdo, projetos, informações e aplicativos, um site de equipe deve funcionar para você. O Microsoft Teams é a ferramenta recomendada para colaboração em equipe e cada equipe está conectada a um site de equipe. os sites de equipe do SharePoint enfatizam a colaboração, onde a maioria dos usuários e membros são autores e colaboradores em um projeto ou grupo. Os sites de equipe permitem que os usuários encontrem rapidamente o que precisam e usem para tomar decisões, saber o que está acontecendo, acessar as ferramentas de acesso e colaborar com colegas de equipe, colegas e parceiros em projetos. Para obter mais informações sobre o que este site faz e como usá-lo, confira o que é um site de equipe do SharePoint?

A experiência de SharePoint moderna oferece dois modelos para criar novos sites; site de comunicação e site de equipe.

Escolha um tipo de site no SharePoint Online

Durante a criação do seu site, talvez você também precise alterar as configurações regionais do site, de acordo com o local e quem é o público. Para obter informações, consulte alterar as configurações regionais de um site. Você pode usar o recurso MUI (Multiple Language user interface) para permitir que os usuários alterem o idioma de exibição de um site ou criem sites em diferentes idiomas. Para obter mais informações, consulte escolher os idiomas que você deseja disponibilizar para a interface de usuário de um site.

Sites do Hub do SharePoint

Na experiência SharePoint moderna, recomendamos que você crie novos sites para cada carga de trabalho na sua empresa, em vez de criar subsites. Em vez de criar subsites, os sites modernos do SharePoint podem ser associados a sites relacionados e conectados a um site de Hub do SharePoint. O Hub fornece uma estrutura plana, em vez disso, é mais fácil de manter e navegar. Usar hubs remove as hierarquias inflexíveis que os conjuntos de sites e subsites criaram. Isso torna mais fácil para os proprietários de sites mover sites de um site de Hub para outro quando os processos e projetos mudam. Mover um site moderno que está conectado a um site de Hub para outro é mais fácil do que costumava ser quando o conjunto de sites e a hierarquia de subsites foram usados.

Os hubs se conectam e ajudam a organizar coleções de sites de equipe relacionados e sites de comunicação juntos na sua intranet. Uma solução importante para intranets modernas usando o SharePoint é que cada unidade de trabalho deve obter um site separado. Cada site de comunicação e um site de equipe conectado ao grupo Office 365 são criados como conjuntos de sites que podem ter suas próprias permissões. Os hubs, geralmente criados em sites de comunicação, também devem cobrir unidades distintas de trabalho e reunir outros sites relacionados. Você deve ser um administrador do SharePoint para criar um Hub, mas um proprietário de site pode associar um site do SharePoint a um site do Hub.

Audiência do site

Se você já tiver escolhido o tipo de site do SharePoint desejado, provavelmente terá uma boa ideia de quem é o público-alvo. Como dissemos anteriormente, há dois sites que você pode criar na experiência moderna SharePoint, um site de comunicação ou um site de equipe. Cada um desses sites destina-se a públicos exclusivos.

  • Os sites de comunicação são projetados para transmitir mensagens, ver histórias, compartilhar conteúdo ou mostrar serviços ou pessoas. Geralmente, o público consome e exibe exibições, mas não edita o conteúdo, as informações e as notícias.

  • Os sites de equipe são projetados para conectar grupos ou equipes com conteúdo, informações, projetos e ferramentas específicos que eles precisam para colaborar. Os proprietários do site podem especificar outros proprietários na equipe para ajudar a gerenciar o site, se necessário.

Permissões de site e compartilhamento

Sites de comunicação e sites de equipe compartilham a experiência moderna do SharePoint, mas têm importantes diferenças de permissão.

Os sites de comunicação têm uma pequena quantidade de autores de conteúdo e não estão associados a um grupo do Office 365. Permissões avançadas estão disponíveis para sites de comunicação por meio dos painéis de compartilhamento ou permissões de site. Os sites de comunicação, como os sites tradicionais do SharePoint, incluem três grupos padrão do SharePoint, proprietários, membros e visitantes.

Os sites de equipe estão associados a um grupo do Office 365 que tem dois tipos de usuário, proprietários e membros. os administradores do SharePoint podem mudar se os sites de equipe são sites de equipe não conectados ao grupo. Esses usuários de grupo do Office 365 têm acesso automaticamente ao site de equipe e ao restante dos aplicativos do grupo. Os proprietários têm controle total do site de equipe e os membros têm permissões de edição, mas não de configuração de sites. Lembre-se de que, quando você compartilha um site de equipe, você pode convidar usuários e grupos de segurança para serem membros do site. Quando você compartilha o site de equipe usando o painel permissões do site no site, o novo membro não está associado ao grupo Office 365 conectado. No entanto, você pode convidar um novo membro para o grupo Office 365 e ele receberá automaticamente acesso de membro ao site de equipe.

Quando você armazena arquivos e pastas em um site do SharePoint, eles geralmente estão disponíveis para todos os usuários com permissões para o site, mas você também pode compartilhar arquivos e pastas específicos com pessoas que não têm acesso ao site. Para obter mais informações, consulte compartilhar arquivos ou pastas do SharePoint e compartilhar um site.

O compartilhamento externo no SharePoint Online é um poderoso recurso de colaboração que sua empresa ou organização pode usar com fornecedores externos, clientes e clientes. O compartilhamento externo está ativado por padrão para sites do SharePoint, mas o compartilhamento anônimo não é permitido por padrão. O compartilhamento externo é desabilitado por padrão para sites de comunicação ou qualquer outro tipo de site do SharePoint, exceto para sites de equipe. Sites conectados a grupos têm o compartilhamento externo habilitado apenas se o grupo Office 365 permite que os convidados sejam membros. O compartilhamento externo autenticado somente está disponível por padrão para novos sites de conexão de grupo. Sua organização pode colocar restrições ao compartilhamento externo e afeta se sites de equipe e sites de comunicação autônomos têm compartilhamento externo.

O compartilhamento externo é controlado por administradores globais e do SharePoint para que as configurações da organização substituam as configurações do site. Se os proprietários do site não verem as configurações de compartilhamento externo disponíveis, eles devem verificar com o administrador global ou SharePoint para ver se está desativado. Se o compartilhamento externo estiver habilitado em sua organização, isso significará que ele está habilitado em todos os SharePoint, OneDrive e convidados em grupos.

Identidade visual do site

Você deve levar algum tempo pensando em como será a aparência de seu site. Por exemplo, talvez você precise que o site corresponda à sua empresa, organização ou marca de equipe. Você pode alterar facilmente a aparência do seu site do SharePoint para corresponder a uma marca interna ou externa. Os proprietários de sites podem personalizar rápida e facilmente o logotipo do site, as cores, os temas e até a navegação. Para obter mais informações, consulte personalizar seu site do SharePoint. Os designs de sites podem ajudar os proprietários do site a escolher um modelo que se alinhe à organização. Se o seu administrador do SharePoint tiver habilitado designs de site, você poderá escolher um design para o seu site que se alinhe à sua organização. Seu administrador do SharePoint pode ter personalizado um design de site padrão e, nesse caso, você pode usá-lo para fazer com que seu site corresponda ao design da sua organização. Para obter mais informações sobre o SharePoint moderno de identidade visual, consulte SharePoint de identidade visual: o novo normal.

Se você decidir conectar seu site, juntamente com sites relacionados, a um site do Hub, a identidade visual e a navegação serão compartilhadas com o Hub. Os sites conectados ao Hub têm uma barra de navegação de site de Hub adicionada à parte superior do site. Além disso, os sites conectados ao Hub podem compartilhar identidade visual e outros recursos do Hub.

Conteúdo e navegação do site

Considere o tipo de conteúdo que você deseja para o site. O conteúdo do site depende do tipo de site criado. Um site de equipe contém informações relevantes para o grupo ou equipe que usa o site. Um site de comunicação normalmente tem uma ampla variedade de informações e destina-se a audiências específicas. o SharePoint tem recursos de conteúdo de site que você cria para atender melhor o conteúdo em seu site. Esses recursos incluem listas, bibliotecas, páginas e Web Parts modernas. As listas podem ser usadas para acompanhar vendas, tarefas, inventários e problemas. Bibliotecas armazenam documentos e outros arquivos. As páginas modernas são maneiras rápidas de colaborar e compartilhar ideias usando imagens, documentos, vídeos e Web Parts. Web Parts são os blocos de construção dos sites modernos do SharePoint.

Uma boa navegação no site talvez seja a coisa mais importante que o proprietário do site pode fazer para ter um site do SharePoint bem-sucedido. Quando a navegação do site é planejada e projetada corretamente, os usuários podem encontrar rapidamente o que elas precisam e isso resulta em maior satisfação do site. Os usuários estão satisfeitos, e o site do SharePoint está funcionando como deveria. Para obter detalhes sobre como personalizar a navegação do site, confira Personalizar a navegação no seu site do SharePoint. Um ótimo lugar para saber mais sobre como planejar a navegação no site é o básico de navegação.

Manutenção do site

Em geral, os sites de comunicação só precisam de alguns colaboradores para manter, várias pessoas que possuem os diferentes aplicativos Web modernos e contribuir de acordo com cada um deles. Os sites de equipe podem compartilhar tarefas de manutenção com os membros do grupo ou da equipe, se necessário. Os proprietários de sites para ambos os sites podem assumir a manutenção completa ou atribuir proprietários de página ou seção para manter suas partes do site.

Quando um item é excluído de um site do SharePoint, o proprietário do site ou qualquer usuário com permissões para editar o item pode restaurá-lo. Por exemplo, se um item de uma biblioteca de documentos ou lista é excluído, um usuário que pode editá-lo também pode restaurá-lo. Consulte restaurar itens da lixeira de um site do SharePoint para obter mais informações.

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