Planejar o conteúdo de seu site do SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Quando o conteúdo de um site é organizado logicamente fáceis de encontrar, é mais fácil de manter e gerenciar e os usuários do site são mais produtivos. Como um administrador do conjunto de sites ou proprietário do site, talvez você queira planejar sua estratégia de site antes de criar seu site. Neste artigo, vamos explorar:

De que tipos de sites você precisa?

Dependendo do tamanho ou a sua organização e o volume de conteúdo que você planeja ter em seu site, talvez você queira criar subsites em seu site principal para organizar o conteúdo. Para obter mais informações sobre como criar sites, consulte criar um site.

Diagrama de Hierarquia do Site

Há várias maneiras de possíveis, você pode optar por organizar subsites. Alguns exemplos são:

  • Por equipe ou departamento

  • Por categoria de conteúdo

  • Por projeto

  • Por cliente

  • Por nível de permissão ou sensibilidade (por exemplo, se houver informações que precisem ser restritas, talvez seja melhor isolá-las em um site específico)

Antes de começar a criar sites, reserve um tempo para refletir sobre quantos sites você deseja e na lógica com que pretende organizá-los. Talvez seja útil criar um diagrama da sua hierarquia de sites para ajudar a organizar seu planejamento. Você pode esboçar rapidamente um diagrama em um pedaço de papel ou em um quadro branco, mas talvez queira criar um diagrama mais formal usando uma das formas de hierarquia disponíveis como SmartArt no Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint. Assim você terá um diagrama que poderá ser salvo e consultado, ou até modificado com o tempo.

Além disso, pense sobre a finalidade ou a função de cada site. Isso ajudará você a determinar que modelos de site deseja usar para criar novos sites. O SharePoint Online inclui uma variedade de modelos de site, a partir dos quais você poderá selecionar ao criar um novo site. Ao selecionar um modelo de site projetado para uma finalidade específica, você poderá oferecer aos usuários uma vantagem poderosa aos trabalhos deles. Por exemplo, se quiser criar um site que membros da equipe possam usar para compartilhar periodicamente notícias ou ideias interessantes, talvez seja melhor começar pela seleção do modelo de site de Blog, uma vez que esse modelo foi criado para esse tipo de comunicação.

Alguns exemplos de modelos de site incluídos no SharePoint são:

  • Site da Equipe

  • Blog

  • Site de Projeto

  • Site de Comunidade

Para obter mais informações sobre modelos de site, consulte usando modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint.

Que tipo de conteúdo você terá nos sites?

Depois de pensar um pouco sobre o número e o tipo de sites desejados, será uma boa ideia fazer um planejamento sobre o conteúdo que será armazenado nesses sites. O objetivo desse planejamento de conteúdo é determinar:

  • Que tipos de listas, bibliotecas ou páginas que você deseja criar em sites para organizar conteúdo    Bibliotecas podem ser usadas para armazenar documentos e outros arquivos, enquanto as listas podem ser úteis para controlar tarefas ou problemas. Páginas são itens individuais dentro de um site onde você pode exibir o conteúdo, aplicativos, links e muito mais.

  • Que tipos de aplicativos que você deseja incluir    SharePoint Online inclui aplicativos internos, como listas e bibliotecas de documentos, mas você também pode criar seus próprios aplicativos ou comprar aplicativos de terceiros no repositório do SharePoint.

  • Se você deseja criar tipos de conteúdo    Tipos de conteúdo você personalizar como lidar com e controlar tipos específicos de conteúdo de Ajuda.

Sua organização pode querer conduzir esse tipo de planejamento de uma maneira centralizada (especialmente para tipos de conteúdo), mas esse também é o tipo de planejamento que os proprietários do site individuais devem ser incentivados a executar enquanto personalizam sites pelos quais são responsáveis.

Que tipos de aplicativos você deseja adicionar?

Além de pensar sobre os tipos de conteúdo, talvez você queira pensar sobre os outros tipos de informação que serão armazenados nos sites, ou nos tipos de tarefas gerenciados pelas pessoas da sua organização por meio dos sites. Isso ajudará você a planejar os diferentes tipos de aplicativos que talvez você queira adicionar a sites para começar. Por exemplo, se quiser um lugar para armazenar documentos, então provavelmente será necessário adicionar uma biblioteca de documentos. Se você souber que precisará controlar datas importantes, provavelmente desejará um calendário.

Não é necessário adicionar agora todos os aplicativos de que você eventualmente precisará. Os proprietários do site podem adicionar e remover aplicativos com o tempo, à medida que as necessidades corporativas mudarem. Mas o planejamento antecipado sobre como você deseja personalizar o conteúdo de seus sites poderá ajudar a garantir que os sites sejam imediatamente úteis aos usuários.

O SharePoint Online inclui aplicativos internos que são úteis para uma variedade de finalidades corporativas, desde o armazenamento e gerenciamento de documentos, o gerenciamento e acompanhamento de projetos até a comunicação. Você pode adicionar várias instâncias desses tipos de aplicativos a um site. Também pode comprar e adicionar aplicativos de terceiros da SharePoint Store ao seu site.

Para obter mais informações, consulte Adicionar aplicativo a um site e Comprar um aplicativo da SharePoint Store.

Você precisa definir tipos de conteúdo?

Os tipos de conteúdo permitem que os usuários do site criem rapidamente tipos especializados de conteúdo usando o comando Novo Item ou Novo Documento em uma lista ou biblioteca. Os tipos de conteúdo são úteis porque oferecem aos proprietários do site uma maneira de garantir que o conteúdo seja consistente entre os sites. Os tipos de conteúdo também possibilitam que uma única lista ou biblioteca contenha vários tipos de item ou tipos de documento. Os proprietários do site podem pré-configurar detalhes específicos sobre o conteúdo ao configurar tipos de conteúdo para um site, uma lista ou uma biblioteca.

Os proprietários do site podem definir tipos de conteúdo para itens de lista, documentos ou pastas.

Talvez seja útil definir os tipos de conteúdo para uma parte do conteúdo se ele atender a qualquer um dos critérios a seguir:

Caso isto seja verdade:

Tipos de conteúdo podem ser úteis para você das seguintes maneiras:

Você tem tipos específicos de documentos com formato ou finalidade padronizado(a) e quer que eles sejam uniformes em toda a organização.

Configure tipos de conteúdo para esses tipos de documentos no nível do Site de Equipe de forma que eles sejam disponibilizados para uso em todos os subsites do Site de Equipe. Dessa forma, todos os usuários da sua organização criarão esses documentos de maneiras consistentes.

Você tem modelos específicos que as pessoas precisam usar para tipos específicos de documentos.

Adicione esses modelos de documento aos tipos de conteúdo relevantes de forma que todos os novos documentos criados a partir do tipo de conteúdo usem o modelo.

Há um conjunto de informações padrão que você gostaria de acompanhar para tipos específicos de documentos ou itens.

Adicione colunas ao tipo de conteúdo para acompanhar essas informações. Se qualquer informação for especialmente vital, você poderá designar essas colunas como necessário. Também poderá oferecer valores padrão para colunas específicas ao configurar o tipo de conteúdo.

Existe um processo corporativo definido para a forma como os tipos de documentos específicos sempre serão manipulados ou revisados.

Considere configurar fluxos de trabalho para tipos de conteúdo específicos. Você pode usar fluxos de trabalho para gerenciar processos empresariais como análise ou aprovação de documentos.

Depois de identificar o conteúdo para o qual você gostaria de definir tipos de conteúdo, pense sobre onde deseja definir tipos de conteúdo. Se você definir tipos de conteúdo de site no nível do Site de Equipe, eles serão amplamente disponibilizados para reutilização nas listas e bibliotecas em todos os subsites do seu Site de Equipe. Os proprietários do site individuais também podem definir tipos de conteúdo de site para os sites deles, embora esses tipos de conteúdo só estejam disponíveis para uso em listas e bibliotecas no site e em qualquer site abaixo dele.

Você poderia achar útil útil criar uma planilha ou tabela que capture as informações que você deseja incluir ao definir seus tipos de conteúdo. Por exemplo, você poderia começar pela criação de algo básico, como a tabela a seguir, e depois adaptá-lo para incluir qualquer informação adicional que seja útil acompanhar, como os sites ou equipes que usarão os tipos de conteúdo:

Novo Tipo de Conteúdo

Tipo de conteúdo pai

Colunas

Modelo de documento

Fluxos de trabalho

Especifique o nome do tipo de conteúdo que deseja criar.

Especifique o tipo de conteúdo pai a partir do qual ele será criado.

Liste a coluna nova ou existente que deseja adicionar ao tipo de conteúdo.

Especifique se haverá um modelo de documento associado ao tipo de conteúdo.

Especifique se haverá algum fluxo de trabalho associado ao tipo de conteúdo.

Para saber mais sobre como trabalhar com tipos de conteúdo, consulte Criar ou personalizar um tipo de conteúdo.

Como seus usuários encontrarão e acessarão o conteúdo?

Pense em como os usuários do site localizarão e usarão o conteúdo em seus sites do SharePoint Online. Esse tipo de planejamento ajudará você a tomar decisões sobre como configurar a navegação e a pesquisa para o Site de Equipe e seus subsites.

Que sites você deseja incluir em sua navegação global?

Para planejar sua navegação, talvez seja útil criar um diagrama dos sites em sua hierarquia do site. Se você já criou um diagrama durante o planejamento de sites, então poderá começar com esse diagrama e modificá-lo. Inclua todos os subsites do seu Site de Equipe. Talvez você também queira incluir qualquer lista ou biblioteca importante que exista no Site de Equipe e em seus subsites. Isso ajudará você a identificar imediatamente os destinos importantes que os usuários do site poderão desejar encontrar se estiverem partindo da home page do seu site de Equipe.

A navegação superior em um site oferece o que é conhecido como navegação global.

Principais links com aquele selecionado.

Por padrão, cada site usa sua própria navegação superior, mas você pode permitir que os sites herdem essa navegação do site pai para que a experiência de navegação seja uniforme em todos os sites. Você pode configurar quais sites aparecem na navegação superior. Também pode incluir links para qualquer outra URL que desejar, caso queira integrar links para recursos externos à navegação do seu site. Para obter mais informações sobre como personalizar a navegação superior, consulte Personalizar a navegação no site de equipe.

Se você tiver vários subsites para seu site de equipe, talvez não queira expor todos eles na barra de links superior porque isso poderia sobrecarregar os usuários do site. Mas você também não deseja que sites ou conteúdos importantes não sejam descobertos. Use seu diagrama de hierarquia do site para identificar os principais sites que você deseja expor em sua navegação global.

Como as pessoas navegarão nos sites?

Além da navegação superior, os sites também exibem um elemento de navegação no lado esquerdo da página, chamado Início Rápido.

Tipicamente, o Início Rápido exibe links que são específicos do site atual e pode ser usado para realçar o conteúdo mais importante. Quando você cria uma nova lista ou biblioteca, um novo link aparece automaticamente em Recentes no Início Rápido. Apenas os cinco links mais recentes são exibidos na seção Recentes.

O link Recentes no Início Rápido exibe as páginas, listas e bibliotecas criadas recentemente

Você pode personalizar o início rápido para adicionar ou remover links para as listas e bibliotecas do site. Você também pode vínculos de grupo sob títulos personalizados. Se você optar por fazer com que todos os subsites herdam da navegação global, ele será importante para proprietários de sites personalizar a navegação no início rápido, porque ele estará que os usuários de maneira primária encontrará conteúdo dentro de um site ao visitarem-lo. Se você decidir não têm subsites herdam navegação global do Site de equipe, em seguida, os usuários poderão usar a barra de links superior e início rápido em um subsite para localizar o conteúdo dentro dela. Para obter mais informações sobre como editar os links no início rápido, consulte Personalizar a navegação em seu site de equipe.

Início da Página

Em que você deve pensar ao planejar a pesquisa?

É mais provável que seus usuários queiram utilizar o SharePoint Online quando puderem encontrar facilmente as informações de que precisam.

Administradores de conjunto de sites e administradores de site podem realizar muitas configurações para personalizarem a experiência de pesquisa para usuários,

Para fazer isso:

Consulte este tópico:

Personalize o estilo e as configurações que afetam os resultados da pesquisa, você pode personalizar o Centro de Pesquisa e as Web Parts usadas nas páginas do Centro de Pesquisa.

Gerenciar o Centro de Pesquisa no SharePoint Online

Criar regras de consulta para aprimorar a maneira como a pesquisa responde à intenção do usuário.

Gerenciar as regras de consulta

Personalizar as fontes dos resultados para pesquisas.

Gerenciar as fontes de resultados

Exibir, criar ou alterar propriedades gerenciadas ou mapear propriedades rastreadas para propriedades gerenciadas.

Gerenciar o esquema de pesquisa no SharePoint Online

Para exportar e importar definições de configuração de pesquisa personalizadas entre sites. As configurações que você exporta e importa incluem todas as regras de consulta, tipos de resultado, modelos de classificação e configurações de pesquisa do site personalizados.

Exportar e importar configurações personalizadas de pesquisa

Como o conteúdo fica disponível na pesquisa

O serviço de pesquisa está agendado para rastrear conteúdo do SharePoint Online a cada cinco minutos. Depois de um item é adicionado a um site do SharePoint Online, haverá um período de tempo antes de ser indexado e retornado nos resultados da pesquisa. Esse período de tempo varia de acordo com as atividades do usuário atual. Tarefas como migração de site, atualização e manutenção aumentam a carga no pipeline de indexação. Novos itens de conteúdo geralmente deverão exibir nos resultados da pesquisa dentro de uma hora.

O que os usuários precisam fazer com o conteúdo?

Ao fazer algumas perguntas básicas sobre o que os usuários de site precisam fazer com o conteúdo, você poderá determinar como poderia precisar configurar sites, listas ou bibliotecas específicos, além de que recursos específicos os usuários do site podem precisar usar.

Perguntas a explorar:

Considerações sobre configuração de conteúdo:

Você precisa acompanhar versões de tipos de documentos ou itens de lista específicos?

  • Considere a habilitação do controle de versão nessas listas ou bibliotecas.

  • Considere exigir que seja feito o check-out de documentos itens antes de serem modificados

Os usuários do site precisarão da capacidade de trabalhar ou colaborar simultaneamente em tipos de documentos específicos?

  • Considere habilitar a coautoria para bibliotecas relevantes para facilitar a colaboração.

Os tipos de conteúdo específicos precisam ser aprovados antes de serem amplamente disponibilizados

  • Considere habilitar a aprovação de conteúdo para bibliotecas ou usar fluxos de trabalho para gerenciar a aprovação.

Determinados tipos de documentos estão sujeitos a processos corporativos ou fluxos de trabalho humanos específicos?

  • Considere criar ou configurar fluxos de trabalho para os tipos de conteúdo que se aplicam a esses documentos ou para as bibliotecas em que esses documentos residirão.

Você usará listas para orientar ou gerenciar processos

  • Considere a criação ou a configuração de fluxos de trabalho baseados em lista para processos como o acompanhamento de problemas e o gerenciamento.

Haverá conteúdo confidencial restrito em sites que não poderá ter acesso geral

  • Considere a criação de sites ou bibliotecas específicos que sejam configurados com permissões exclusivas para armazenar conteúdo confidencial.

  • Considere a permissão no nível do item se houver a mínima necessidade de restringir o acesso ao conteúdo.

  • Considere usar o direcionamento do público-alvo para exibir conteúdo diferente para usuários diferentes.

  • Considere se listas ou bibliotecas específicas precisam ser excluídas da indexação de pesquisa.

Os usuários precisarão receber atualizações sobre as alterações de conteúdo?

  • Considere habilitar RSS para listas e bibliotecas essenciais.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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