Permitir que outra pessoa gerencie seu email e calendário

Permitir que outra pessoa gerencie seu email e calendário

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De maneira semelhante a ter um assistente para ajudar você no gerenciamento das correspondências recebidas, outra pessoa, conhecida como um delegar, pode receber e responder mensagens de email e solicitações de reunião em seu nome. Você também pode conceder ao representante permissões adicionais para ler, criar ou alterar itens em sua caixa de correio do Microsoft Exchange Server.

Observação:  É necessário uma conta do Microsoft Exchange Server.

Neste artigo

O que faz o acesso de representante?

Tornar uma pessoa meu representante

Alterar permissões de um representante

Alterar o acesso de representante a itens particulares

O que o Acesso de Representante faz?

O Acesso de Representante vai além de simplesmente compartilhar o acesso às suas pastas. Os representantes recebem permissões adicionais, como as de criar mensagens de email ou de responder solicitações de reunião em seu nome. Consulte Gerenciar itens de email e de calendário de outra pessoa para saber como os representantes podem executar essas tarefas.

Observação: Você e o representante devem usar a mesma versão do Outlook.

Na qualidade da pessoa que está concedendo a permissão, você determina o nível de acesso que o representante terá a suas pastas. É possível conceder a ele permissão para ler itens de pastas ou ler, criar, alterar e excluir itens. Por padrão, quando você adiciona um representante, ele tem acesso completo às suas pastas Calendário e Tarefas. O representante também pode responder solicitações de reunião em seu nome.

Quais são os níveis de permissão do representante?

  • Revisor    Com essa permissão, o representante pode ler itens em suas pastas.

  • Autor     Com essa permissão, o representante pode ler e criar itens, além de alterar e excluir itens criados por ele. Por exemplo, um representante pode criar solicitações de tarefa e de reunião diretamente nas suas pastas Tarefa ou Calendário e, em seguida, enviar o item em seu nome.

  • Editor     Com essa permissão, o representante pode fazer tudo o que um Autor tem permissão para fazer e, além disso, pode alterar e excluir os itens que você criou.

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Tornar uma pessoa meu representante

Um representante recebe automaticamente permissões Enviar em Nome de. Por padrão, o representante pode ler apenas as suas solicitações e respostas de reunião. O representante não recebe permissão para ler outras mensagens da sua Caixa de Entrada.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Configurações de Conta e clique em Acesso de Representante.

  3. Clique em Adicionar.

    Se Adicionar não for exibido, talvez não exista uma conexão ativa entre o Outlook e o Exchange. A barra de status do Outlook exibe o status da conexão.

  4. Digite o nome da pessoa que você deseja designar como seu representante, ou procure e clique no nome na lista de resultados da pesquisa.

    Observação: O representante deve ser uma pessoa presente na GAL (Lista de Endereços Global) do Exchange em sua organização.

  5. Clique em Adicionar e em OK.

  6. Na caixa de diálogo Permissões de representante, aceite as configurações de permissão padrão ou selecione níveis de acesso personalizado para pastas do Exchange.

    Se um representante precisar de permissão somente para trabalhar com solicitações e respostas de reunião, as configurações de permissão padrão, como Representante recebe cópias de mensagens de reuniões enviadas para mim, serão suficientes. Você pode deixar a configuração de permissão da Caixa de Entrada como Nenhuma. As solicitações e respostas de reunião irão diretamente para a Caixa de Entrada do representante.

    Observação: Por padrão, é concedida ao representante a permissão Editor (lê, cria e modifica itens) para sua pasta Calendário. Quando o representante responde a uma solicitação de reunião em seu nome, a reunião é adicionada automaticamente à sua pasta Calendário.

  7. Para enviar uma mensagem informando o representante sobre a alteração nas permissões, marque a caixa de seleção Enviar mensagem para representante resumindo estas permissões.

  8. Se desejar, marque a caixa de seleção Representante pode ver meu itens particulares.

    Importante: Essa configuração afeta todas as pastas do Exchange. Isso inclui todas as pastas de Email, Contatos, Calendário, Tarefas, Anotações e Diário. Não é possível conceder acesso a itens particulares apenas em pastas especificadas.

  9. Clique em OK.

    Observações: 

    • As mensagens enviadas com permissões Enviar em Nome de incluem o seu nome e o do representante ao lado de De. Quando uma mensagem é enviada com permissões Enviar como, apenas o seu nome aparece.

    • Depois de adicionar uma pessoa como um representante, eles podem adicionar sua caixa de correio do Exchange para o perfil do Outlook. Para obter instruções, consulte Gerenciar o email de outra pessoa e itens de calendário.

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Alterar permissões de um representante

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Configurações de Conta e clique em Acesso de Representante.

  3. Clique no nome do representante para o qual você deseja alterar as permissões e, em seguida, clique em Permissões.

    Observação: Se desejar remover todas as permissões de Acesso de Representante, não clique em Permissões e sim em Remover, e ignore o restante destas etapas.

  4. Altere as permissões para qualquer pasta do Outlook à qual o representante tem acesso.

  5. Para enviar uma mensagem informando o representante sobre a alteração nas permissões, marque a caixa de seleção Enviar mensagem para representante resumindo estas permissões.

Observação: Se desejar que cópias de solicitações e respostas de reunião recebidas sejam enviadas a um representante, verifique o representante recebeu a permissão Editor (lê, cria e modifica itens) para sua pasta Calendário e marque a caixa de seleção Representante recebe cópias de mensagens de reuniões enviadas para mim.

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Alterar o acesso de representante a itens particulares

Se você atribuiu permissões a um representante para que ele possa acessar suas pastas do Outlook, pode ocultar informações pessoais em compromissos, reuniões, tarefas e contatos. Abra cada item pessoal e, no grupo Marcas, clique em Particular.

Para conceder acesso aos seus itens particulares, siga este procedimento:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Configurações de Conta e clique em Acesso de Representante.

  3. Clique no nome do representante para o qual você deseja alterar o acesso a seus compromissos particulares e clique em Permissões.

  4. Marque a caixa de seleção Representante pode ver meus itens particulares.

Importante: Você não deve confiar no recurso Particular para impedir que outras pessoas acessem os detalhes de seus compromissos, contatos ou tarefas. Para garantir que outras pessoas não possam ler os itens marcados como particulares, não conceda a elas a permissão de Revisor (lê itens) para as suas pastas Calendário, Contatos ou Tarefas.

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Consulte Também

Compartilhar um calendário do Outlook com outras pessoas

Abrir calendário do Exchange de outra pessoa

Adicionar uma conta de email ao Outlook

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