Os 10 principais motivos para usar o Access com o Excel

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Ao usar a família de produtos do Office, você deve usar Excel ou devem usar o Access para gerenciar seus dados tabulares? Um artigo companion, usando o Access ou o Excel para gerenciar seus dados, discute os benefícios de cada produto e o que eles trazem para a tabela. Mas, por que escolher entre uma ou outra? Se você armazena seus dados no Access e conectá-la do Excel, você obtém os benefícios de ambas. Aqui estão Dez motivos por que usar o Excel e o Access juntos torna muitas sentido.

Embora o Excel não é um banco de dados, ele é amplamente usado para armazenar dados e geralmente é usado para resolver problemas de banco de dados simples. No entanto, o Excel é um banco de dados de arquivo simples, não um banco de dados relacional. Quando precisarem de tabelas simples a evoluir em várias tabelas de dados relacionados, o Access é a primeira opção para operadores de informações criar rapidamente um aplicativo de banco de dados. Acesso sempre foi um ótimo "teclado de aterrissagem de dados" para reunir e consolidação de dados diferentes em toda a empresa, parcela do que reside dentro de pastas de trabalho do Excel. Uma vez seus dados no Access, você pode adicionar mais tabelas e associá-los, criar consultas (ou modos de exibição de dados), estruturar os dados definir tipos de dados para ajudar a garantir a integridade, compartilhar e atualizar dados entre vários usuários e criar formulários e relatórios sofisticados.

Ao contrário de layout de planilha simples do Excel, Access é organizado diferente com vários objetos inter-relacionados que podem parecer assustadora a primeira. Mas você não precisa ser um especialista para usar o Access. Acesso destina-se a todos os tipos de usuários, e você pode usá-lo somente quanto você precisar ir.

Aberta novamente acessar uma camada por vez.

Camadas de acesso

1. use o Access de três maneiras: como um usuário ocasionalmente, um usuário avançado ou um desenvolvedor.

2. tabelas, consultas, formulários e relatórios construa utilizando uns aos outros e constituem o coração de um aplicativo de banco de dados.

3. eventuais usuários tem assistentes, criadores de propriedade, a interface de usuário Office Fluent e recursos do Excel para obter rapidamente um trabalho concluído.

4. usuários avançados têm macros, o painel de propriedades, expressões e ferramentas de design de banco de dados nos aprofundar e fazer mais.

5. os desenvolvedores podem trabalhar com módulos e desenvolver um código VBA para criar soluções de banco de dados personalizado e implantar aplicativos de tempo de execução.

copiar dados do excel para o access

É uma boa maneira de Introdução copiar dados do Excel para o Access. Você pode criar uma tabela do Access e exibi-lo no modo de exibição de folha de dados, que parecida com uma planilha do Excel. Você pode realizar tarefas comuns de criação de tabela, como definir um tipo de dados, um nome de campo, ou um novo campo, direita no modo folha de dados. Por exemplo, se você inserir uma data em um campo em branco, o Access define os dados de data/hora digite para esse campo. Se você inserir texto como um nome, o Access aplica o tipo de dados de texto para o campo. Se você quiser mover um campo, apenas clique e arraste-lo.

Quando você copia dados do Excel e colá-lo no Access, você não par precisar criar uma tabela primeiro ou abre uma tabela no modo folha de dados. Acesso automaticamente pergunta você se seus dados contêm cabeçalhos, torna boas estimativas na usando o tipo de dados corretos e cria uma tabela do Access. Ele não pôde ser mais simples.

Para obter mais informações, consulte Abrir uma folha de dados em branco.

vincular dados do excel para acessar

Uma das maneiras mais fáceis de obter os benefícios do Excel e o Access é vincular a uma planilha do Excel a uma tabela do Access. Use um link de acesso quando você planeja manter os dados no Excel, mas também regularmente aproveitar alguns dos muitos recursos de acesso, como relatórios e consultas. Vincular dados do Access e não do Excel.

Access oferece suporte a duas bem diferentes maneiras de criar tabelas de banco de dados. Os usuários podem criar novas tabelas nativas para armazenar os dados em um banco de dados do Access ou que eles possam criar links para dados existentes fora do banco de dados do Access. Dados em tabelas vinculadas aparecem e se comportam de muitas maneiras como tabelas nativas. O Assistente de Gerenciador de tabelas vinculadas ajuda você a controlar, localize e atualize a planilha do Excel ou outra fonte de dados se move e as quebras de link.

Quando você vincula a uma planilha do Excel ou um intervalo nomeado, o Access cria uma nova tabela que esteja vinculada aos dados do Excel. Se você quiser adicionar, editar ou excluir dados, você faça as alterações no Excel e atualizar (ou consultar novamente) os dados na tabela do Access. No entanto, você não pode editar o conteúdo da tabela no Access. Com seus dados vinculados ao Excel, você pode criar relatórios, consultas e formulários de somente leitura no Access.

Para obter mais informações, consulte Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Importar dados do excel para o access

Se você decidir recortar o cabo de dados, você pode mover os dados para o Excel importando os dados no Access. Observe que o word Importar tem dois significados diferentes entre o Excel e o Access. No Excel, quando você importa (ou conectar-se), que você faça uma conexão permanente aos dados que podem ser atualizados. No Access, quando você importa, você trazer dados no Access uma vez, mas sem uma conexão de dados permanentes. Quando você importa dados, o Access armazena os dados em uma tabela nova ou existente sem alterar os dados no Excel. No Access, você pode importar qualquer uma ou todas as planilhas em uma pasta de trabalho do Excel em uma operação.

O Assistente de importação orienta você pelas etapas importação e ajuda você a tomar decisões importantes sobre se deseja alterar tipos de dados e adicionar cabeçalhos. Se você encontrar erros ao importar os dados, o Access o alerta e salva os erros em uma tabela para que você possa localizar rapidamente e corrigi-los. Por exemplo, pode haver um código postal alfanumérico presas profunda para baixo em uma coluna que você pensava foi todos numérico ou um ID duplicado foi detectado para um campo de chave primária. Você pode fazer as alterações da pasta de trabalho do Excel e reimportar os dados ou faça as alterações na tabela do Access novo. Quando você concluir a operação, você pode salvar as etapas que você usou e até mesmo criar uma tarefa do Outlook para lembrá-lo quando fazer a operação de importação regularmente.

Após a importação dos dados, agora é nativo para o Access e você pode usar formulários e folhas de dados para adicionar, editar e excluir os dados. Depois de importar os dados, você pode optar por excluir os dados do Excel. Geralmente é uma boa ideia ter apenas um local para atualizar os dados.

Observação : Importar dados do Excel para o Access não importa fórmulas, apenas os resultados dessas fórmulas.

Para mais informações, confira:

conectar a dados do access no excel

Você também pode reconectar dados do Access para o Excel. Para fazer isso, crie uma conexão no Excel, normalmente armazenado em um arquivo de Conexão de dados do Office (. odc), o banco de dados do Access e recuperar todos os dados de uma tabela ou consulta. Depois de se conectar aos dados, você pode também automaticamente atualiza (ou) suas pastas de trabalho do Excel do Access banco de dados original sempre que o banco de dados é atualizado com as novas informações.

Para mais informações, confira:

O relatório Funcionários em layout tabular

Uma vez seus dados no Access, você pode tirar proveito da matriz impecável de relatório de ferramentas de criação e personalização. Deseja criar um relatório com apenas alguns cliques? Use o Assistente de relatório. Deseja criar e modificar o layout do relatório em tempo real com dados dinâmicos, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações conforme você cria-lo? Use o modo de exibição de Layout. Deseja interagir com o relatório de pesquisa, filtrar e classificar dados live? Use o modo de exibição de relatório. Deseja adicionar botões de comando, números de página, imagens, hiperlinks e estilos de aparência profissional todos em sua própria? Use os muitos assistentes de controle e galerias nos grupos de controles e Layout na guia Design da faixa de opções. Usando o Access, você pode facilmente criar relatórios simples, agrupar e relatórios de resumo, etiquetas de endereçamento, relatórios gráficos e sub-relatórios.

Depois que o relatório é criado, use o Access para distribuir eletronicamente o relatório. Por exemplo, você pode enviar o relatório usando uma mensagem de email ou salvar o relatório em diferentes formatos, como um instantâneo do Access ou um arquivo PDF, adicioná-lo a uma página da web ou site do SharePoint.

Para mais informações, confira:

formulário de exemplo

Uma vez seus dados no Access, você pode aproveitar as várias ferramentas de criação e personalização de formulário. Deseja criar um formulário com apenas alguns cliques? Use o Assistente de formulário. Deseja criar e modificar o layout de formulário com dados dinâmicos em tempo real, mover e redimensionar blocos de dados, adicionar e remover campos e ver instantaneamente as alterações conforme você cria-lo? Use o modo de exibição de Layout. Deseja adicionar botões de comando, caixas de listagem, caixas de combinação, grupos de opção, imagens, máscaras de entrada, gráficos, hiperlinks e estilos de aparência profissional todos em sua própria? Use os muitos assistentes de controle e galerias nos grupos de controles e Layout na guia Design da faixa de opções. Usando o Access, você pode criar facilmente formulários simples, formulários com guias, formulário contínuo, formulários pop-up, caixas de diálogo restritas e subformulários.

No Access, você pode criar facilmente um formulário dividido, que exibe uma folha de dados sincronizada e o modo de exibição de formulário para que você pode obter o melhor de ambos. Depois de criar um formulário refinado, é fácil rolar, filtrar e até mesmo pesquisar os dados por trás do formulário, usando os botões de navegação padrão e a caixa de pesquisa na parte inferior do formulário.

Formulário dividido

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Um exemplo de um gráfico de análise de tendência.

Qualquer produto que você usa, você filtrar os dados para trabalhar com um subconjunto de dados e classificar dados para solicitá-lo da maneira desejada. No Access, os usuários do Excel podem filtrar e classificar dados em uma folha de dados exibir sem precisar aprender novamente uma completamente nova interface de usuário. Os ícones, menus de comando, comandos, critérios e caixas de diálogo são muito semelhantes, se você estiver trabalhando com texto, números, datas ou espaços em branco. Você pode até salvar os filtros e classificações junto com o modo de exibição de folha de dados.

Você pode criar uma consulta no Access e nem mesmo saber o que significa SQL de. Quatro assistentes de consulta ajudarão-lo a criar consultas simples, localizar duplicatas, localizar registros não coincidentes e criar consultas de tabela de referência cruzada. Você ainda não tiver que criar uma consulta; simplesmente filtrar e classificar os dados da maneira desejada aparência e ele é salvo com uma folha de dados.

Critérios PaísRegião

Para mais informações, confira:

Primeira página do assistente de etiqueta

Agora que sua família tiver crescido, sua lista de cartão de Natal inesperadamente tornamos maior e você precisa controlar as muito mais aniversários e datas especiais. Não é um problema. Você pode usar uma tabela do Access ou uma consulta como uma fonte de dados de mala direta e criar uma operação de mala direta usando o Assistente de mala direta do Word, para letras, cartões, mensagens de email e envelopes. Se você precisar criar etiquetas de endereçamento, use o Assistente de etiqueta no Access para criar e imprimir as etiquetas de um relatório que você criar. Você pode adicionar até mesmo automaticamente um código de barras correspondente a cada endereço do cliente.

Para mais informações, confira:

Access e o Excel fornecem comandos conectar a dados em listas do SharePoint. O Excel fornece uma conexão somente leitura (unidirecional) para listas do SharePoint vinculadas; enquanto o Access permite que você ler e gravar dados (bidirecionais) em listas do SharePoint vinculadas. Access e o SharePoint listas funcionam bem juntos. Tipos de dados do Access e o SharePoint — como rich text e, acrescentar somente (para dar suporte a controlar o histórico de revisão em um campo Memorando), anexos, numeração automática, pesquisas e campos de valores múltiplos — fazer para integração suave e poucas, se houver, inconsistências de dados.

Quando você vincula os dados da lista do SharePoint em um banco de dados do Access, você mesmo pode levar a lista do SharePoint dados offline em um banco de dados local do Access, trabalham com os dados localmente em, em seguida, se reconectar ao site do SharePoint para carregar as alterações. Quaisquer alterações de dados conflitantes feitas por outros usuários serão tratadas por um Assistente de resolução de conflitos. Os formulários e relatórios criados no Access são baseados nos mesmos dados, mas vinculados a listas do SharePoint.

O Excel fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

Pontos de integração focalizados em dados do Excel

1. Faça uma única importação dos dados de planilha do Excel em uma lista do SharePoint ou exporte dados de planilha do Excel para uma lista do SharePoint a fim de criar uma conexão de dados unidirecional e permanente.

2. Use a conexão de dados unidirecional e permanente para atualizar dados em uma planilha do Excel a partir da lista do SharePoint.

3. publicar pastas de trabalho do Excel no Serviços do Excel e exibir e interagir com os dados usando a Web Part do Excel Web Access em uma página de Web Parts.

4. importação (Conectar) dados em uma pasta de trabalho do Excel do servidores OLAP, bancos de dados do SQL Server e o Access e arquivos simples.

O Access fornece os seguintes pontos de integração com o SharePoint Server.

1. Fazer uma única importação ou exportação de dados entre modos de exibição do Access e uma lista do SharePoint.

2. vincular dados entre tabelas do Access e uma lista do SharePoint criando uma conexão bidirecional permanente. (Lista atualizada dados podem ser no vistos em uma tabela do Access; atualizados dados de tabela do Access podem ser vistos em uma lista).

3. Levar dados de lista offline, atualizar no Access, colocar dados online novamente, sincronizar atualizações e resolver conflitos.

4. Exibir e editar dados de lista na folha de dados, formulário e modos de exibição de relatório do Access.

Para mais informações, confira:

Você pode criar aplicativos de banco de dados da área de trabalho bastante sofisticado sem ter que escrever uma linha de código do VBA. Cada objeto de acesso tem um conjunto considerável de propriedades e eventos facilmente acessíveis a partir de uma folha de propriedades para ajudá-lo a personalizar sua solução. Cada objeto tem detalhadas designers que revelam todos os recursos disponíveis para você. Modelos de banco de dados adicionais estão disponíveis no Office Online. Modelos de campo e tabela ajudam você a criar e personalizar novas tabelas rápidas. Você pode criar um novo banco de dados do zero com ferramentas de design de banco de dados interno.

Macros do Access usam um ambiente declarativo que não exige escrever qualquer código do VBA, então você não precisa ser um desenvolvedor. Cada ação de macro executa uma tarefa, como abrir um formulário, executando uma consulta, localizar registros ou exibir uma mensagem. Você pode inserir macros em qualquer evento de um relatório, formulário ou controle. A maioria das macros ter argumentos, e você pode adicionar lógica condicional a eles obtê-los para fazer o que quiser. Você pode até mesmo definir variáveis e fazer o verificação de erros, novamente sem escrever código VBA.

Crie um protótipo e executá-lo pelo departamento de TI. Crie uma solução para sua equipe quando precisar OMBP e fazer isso em uma criativas com pouco dinheiro com uma equipe básica. Acompanhar de ingressos vendidos para uma festa de empresa, controlar a validade de materiais de fabricação ou imprimir marcas de aceitação para partes. Controlar tarefas, problemas e entregas em projetos de equipe. Crie um banco de dados de pipeline de vendas para monitorar vendas potenciais dentro de um pequeno grupo de profissionais de vendas.

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