Organizar itens em uma lista

A forma em que você organiza suas list depende das necessidades do seu grupo e de como você prefere armazenar e procurar por suas informações.

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui inúmeras listas prontas para usar e modelos de lista. Essas listas e modelos oferecem um bom ponto de partida para a organização dos itens de lista.

Neste artigo

Listas e modelos de lista do Office SharePoint Server

Formas de organizar listas

Adicionar uma coluna a uma lista

Criar um modo de exibição

Selecionar outro modo de exibição

Adicionar uma pasta a uma lista

Listas e modelos de lista do Office SharePoint Server

Quando você instala o Office SharePoint Server 2007, são criadas inúmeras listas para você. Todas essas listas compartilham o mesmo conjunto de recursos básicos, mas cada um é adaptado para se adequar a uma finalidade de organização específica. Por exemplo, a lista Conteúdo Reutilizável pode armazenar itens que possuem conteúdo HTML ou de texto, e que podem ser inseridos em páginas da Web. A lista Conteúdo Reutilizável também oferece suporte à atualização automática, de forma que alterações em itens dessa lista podem ser automaticamente aplicadas às páginas da Web que utilizam esses itens.

Os modelos de lista são outro meio pelo qual o Office SharePoint Server 2007 ajuda você a permanecer organizado. Usando modelos de lista, você pode criar facilmente as listas que são projetadas para aceitar tipos de itens específicos, e para habilitar funções de lista em particular. Para obter mais informações sobre os modelos de lista do Office SharePoint Server 2007, consulte o artigo Modelos de lista disponíveis no Office SharePoint Server 2007.

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Formas de organizar listas

A seguir estão algumas formas em que você pode organizar listas e itens de lista:

  • Adicionar colunas     Para ajudar seu grupo a destacar os itens mais importantes, adicione colunas à lista. Talvez você também queira adicionar mais colunas se desejar coletar informações adicionais de cada item da lista, tal como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

    Se você possui vários itens em uma lista, considere a indexação de certas colunas para melhorar o desempenho ao visualizar diversos itens ou alterar modos de exibição. Esse recurso não altera a forma em que os itens são organizados, mas ele permite que as organizações armazenem mais facilmente um grande número de itens em uma lista. Entretanto, a indexação pode ocupar mais espaço do banco de dados. Para obter mais informações, consulte o administrador.

  • Criar modos de exibição     Você pode usar modos de exibição se as pessoas do seu grupo precisarem ver os dados freqüentemente de uma certa forma. Os modos de exibição usam colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados. Você também pode selecionar quantos itens são exibidos ao mesmo tempo em cada modo de exibição. Por exemplo, as pessoas podem navegar em uma lista em conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo de suas preferências e da velocidade da conexão.

    Os modos de exibição lhe dão flexibilidade para armazenar um grande número de itens em uma lista, mas ver apenas os subconjuntos que você deseja em um momento específico, tais como somente os problemas que foram postados este ano, ou apenas os ventos atuais em um calendário. Você pode criar modos de exibição pessoais que estejam disponíveis apenas para você, e se você tiver permissão para modificar uma lista, crie modos de exibição públicos que estão disponíveis para qualquer pessoa.

  • Criar pastas     Você pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, caso o proprietário da lista tenha permitido a criação de pastas. Isso é especificamente útil, se os itens da lista puderem ser divididos de uma forma específica, tal como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a examinar e gerenciar mais facilmente os itens da lista. O Office SharePoint Server 2007 fornece um modo de exibição de árvore que permite que as pessoas naveguem em seus sites e pastas de forma semelhante à maneira em que trabalham com pastas em um disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter sua própria pasta.

    Usar listas de forma consistente nos sites    Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, você pode adicionar consistência entre as várias listas com content type, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem que você reutilize as configurações e a estrutura da lista de uma forma eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para uma questão do atendimento ao cliente que especifique certas colunas (como contato do cliente) e processos comerciais do tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna do site para nomes de departamento que possua uma lista suspensa dos departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma forma em todas elas.

    Encontre links para mais informações sobre tipos de conteúdo, colunas do site e modelos de listas na seção Consulte Também.

Embora você possa usar os recursos de listas de uma variedade de formas, a maneira que você os utiliza depende do tamanho e do número de listas que possui e das necessidades da sua organização.

Armazenando muitos itens em uma lista

Talvez você queira que uma grande lista sirva a diversos propósitos. Por exemplo, talvez você tenha um grande número de problemas técnicos para controlar em sua organização, e os problemas podem se aplicar a vários projetos e grupos.

Use uma única lista quando:

  • Seu grupo precisa ver informações de resumo sobre os itens da lista ou diferentes modos de exibição do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gerente talvez queira ver o andamento de todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas que foram registrados no mesmo período de tempo.

  • As pessoas querem navegar ou procurar pelos problemas no mesmo local em um site.

  • Você deseja aplicar as mesmas definições aos itens da lista, tais como controlar versioning ou solicitar aprovação.

  • Os grupos que trabalham na lista compartilham as mesmas características, tais como os mesmos níveis de permissão. Permissão exclusiva pode ser aplicada a itens específicos da lista, mas se os níveis de permissão variarem muito, considere várias listas.

  • Você deseja analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas da lista. Você pode receber alertas quando os itens da lista se alterarem ou ver as alterações em uma lista usando a tecnologia RSS. As alimentações RSS permitem que os membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Criando várias listas

Talvez você queira várias listas quando houver diferenças notáveis entre os itens que você deseja gerenciar ou entre os grupos de pessoas que trabalham com eles.

Use várias listas quando:

  • Você não espera que as pessoas precisem de resumos dos itens em conjunto.

  • O grupo de pessoas que estão trabalhando com as informações são distintos e possuem níveis de permissão diferentes.

  • Você precisa aplicar definições diferentes, tais como controle de versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

  • Você não precisa analisar os itens em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

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Adicionar uma coluna a uma lista

As informações em listas são armazenadas em colunas, tais como Título, Sobrenome ou Empresa. Se você precisar armazenar informações adicionais sobre os itens da lista, adicione colunas para ajudá-lo a classificar, agrupar e criar vários modos de exibição de sua lista. Por exemplo, você pode classificar uma lista por data de vencimento ou agrupar os itens por nome de departamento.

Você tem várias opções para o tipo de coluna que cria, inclusive uma linha única de texto, uma lista suspensa de opções, um número que é calculado a partir de outras colunas ou até mesmo o nome e a fotografia de uma pessoa em seu site.

Observação : O procedimento seguinte começa na página da lista a qual você deseja adicionar a coluna. Se a lista ainda não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido. Se o nome da lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da lista.

  1. No menu Configurações Settings menu , clique em Criar Coluna.

  2. Na seção Nome e Tipo, digite o nome desejado na caixa Nome da coluna.

  3. Em O tipo de informação desta coluna é, selecione o tipo de informação que você deseja que apareça na coluna.

  4. Na seção Definições de Coluna Adicional, digite uma descrição na caixa Descrição para ajudar as pessoas a entender o objetivo da coluna e quais dados ela deve conter. Essa descrição é opcional.

  5. Dependendo do tipo da coluna que você selecionou, mais opções podem aparecer na seção Definições de Coluna Adicional. Selecione as configurações adicionais desejadas.

  6. Para adicionar a coluna à exibição padrão, que as pessoas no seu site veem automaticamente ao abrirem pela primeira vez uma lista ou biblioteca, clique em Adicionar a modo de exibição padrão.

  7. Clique em OK.

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Criar um modo de exibição

Você pode usar modos de exibição para ver os itens em uma lista que são mais importantes para você ou que melhor se adequam a uma finalidade. Por exemplo, você pode criar modos de exibição dos itens que foram criados mais recentemente, itens que se aplicam a um departamento específico, ou itens que foram criados pela mesma pessoa.

Modos de exibição no menu Exibir

Ao visualizar a maioria das listas, você pode classificar ou filtrar os itens temporariamente apontando para o nome de uma coluna e clicando na seta para baixo ao lado do nome da coluna. Isso será útil, se você precisar ver os itens da lista de uma certa forma apenas de vez em quando, mas precisar repetir as etapas da próxima vez que visualizar a lista.

Classificando itens em uma lista ou biblioteca

Se você espera visualizar a lista de uma determinada forma freqüentemente, crie um modo de exibição. Você pode usar esse modo de exibição toda vez que trabalhar com a lista. Quando você cria um modo de exibição, ele é adicionado ao menu Exibir Menu Exibir de uma lista.

As listas podem ter modos de exibição pessoais e públicos. Qualquer pessoa pode criar um modo de exibição pessoal para ver as listas de uma determinada forma ou filtrar somente os itens da lista que deseja ver. Se você tiver permissão para criar um site, crie um modo de exibição público que qualquer pessoa possa usar ao visualizar a lista. Você também pode tornar qualquer modo de exibição público padrão, de forma que as pessoas vejam automaticamente a lista nesse modo de exibição.

Além disso, quando você cria um site, é possível vincular a diferentes modos de exibição ou páginas de design com Web Part que usam os modos de exibição diferentes. Por exemplo, uma equipe talvez queira estabelecer um vínculo com um modo de exibição de uma lista que mostra somente os documentos que foram criados pelos membros da equipe.

Se os membros do seu grupo visualizam uma lista em um dispositivo móvel, será possível criar modos de exibição móveis que fornecem limites, tais como número de itens exibidos em um modo de exibição, que são ótimos para a largura de banda e as limitações dos dispositivos. Encontre links para obter mais informações sobre a criação de modos de exibição na seção Consulte também.

  1. Se a lista não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista.

  2. No menu Configurações Settings menu , clique em Criar Exibição.

  3. Em Escolha um formato de exibição, clique no tipo de modo de exibição que deseja criar. Em muitas situações, você deseja criar uma Exibição Padrão, mas pode escolher outros modos de exibição para situações específicas, tais como criar um calendário ou modo de exibição de Gantt.

  4. Na caixa Nome da Exibição, digite um nome para a sua exibição, como Classificado por Sobrenome.

  5. Caso deseje tornar este modo de exibição o padrão, marque a caixa de seleção Definir esta exibição como padrão.Você poderá tornar este modo de exibição o padrão somente se ele for um modo público e você tiver permissão para alterar o design de uma lista.

  6. Na seção Audiência, em Exibir Audiência, selecione se deseja criar uma exibição pessoal que somente você pode usar ou uma exibição pública que outras pessoas podem usar.

  7. Na seção Colunas, você pode mostrar ou ocultar colunas marcando as caixas de seleção apropriadas. Ao lado do nome da coluna, insira o número da ordem da coluna na exibição.

  8. Na seção Classificar, escolha se e como você deseja classificar os itens da lista. Você pode usar duas colunas para a classificação, tais como por sobrenome e depois por nome.

  9. Na seção Filtrar, escolha se e como você deseja filtrar os itens da lista. Um modo de exibição filtrado mostra a você uma seleção menor da lista, tal como somente os itens criados por um departamento específico ou com um status aprovado.

  10. Na seção Agrupar Por, você pode agrupar itens com o mesmo valor em sua própria seção, como uma seção expansível para documentos de um autor específico.

  11. Na seção Totais, você pode contar o número de itens em uma coluna, como o total de questões. Em alguns casos, você pode resumir ou separar informações adicionais, como médias

  12. Na seção Estilo, selecione o estilo que deseja para a exibição, como uma lista sombreada na qual linhas alternadas são sombreadas.

  13. Se a sua lista possui pastas, crie um modo de exibição que não inclua as pastas — isso às vezes se chama exibição plana. Para visualizar todos os itens da lista no mesmo nível, clique em Mostrar todos os itens sem pastas.

  14. Você pode limitar quantos itens podem ser visualizados na lista ou quantos itens podem ser visualizados na mesma página. Essas definições são particularmente importantes se você estiver criando um modo de exibição para um dispositivo móvel. Na seção Limite de Itens, selecione as opções desejadas.

  15. Se você planeja visualizar a lista em um dispositivo móvel, selecione as opções desejadas na seção Móvel.

  16. Clique em OK.

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Selecionar outro modo de exibição

Algumas listas vêm com mais de um modo de exibição, e você pode criar modos de exibição adicionais. Se estiverem disponíveis modos de exibição diferentes, você pode alternar entre eles usando o menu Exibir.

  1. Se a lista não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista.

  2. No menu Exibir Menu Exibir , clique no modo de exibição desejado.

    Dica : Para fazer alterações no modo de exibição existente, clique no menu Exibir e clique em Modificar esta Exibição.

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Adicionar uma pasta a uma lista

Se você possui vários tipos de itens de lista, adicione pastas para ajudá-lo a organizar sua lista.

  1. Se a lista não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista.

  2. No menu Novo menu Novo , clique em Nova Pasta.

    O comando Nova Pasta não estará disponível se a pessoa que criou a lista especificou que pastas não podem ser criadas na lista.

  3. Digite um nome para a pasta e clique em OK.

Dica : Se você possui várias listas com pastas, ou se as pessoas do seu grupo gostam de navegar em uma lista enquanto navegam no disco rígido, seu grupo talvez queira habilitar a exibição de árvore. Com a exibição de árvore, você pode expandir, recolher e navegar nas pastas facilmente.

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