Organizar itens em uma lista

O modo como você organiza suas listas depende das necessidades de seu grupo e de como você prefere pesquisar informações.

Neste artigo

Modos de organizar listas

Adicionar uma coluna a uma lista

Criar uma exibição

Selecionar outra exibição

Adicionar uma pasta a uma lista

Modos de organizar listas

Veja a seguir alguns modos de organizar listas e itens de lista:

  • Adicionar colunas    Para ajudar seu grupo a identificar os itens mais importantes, você pode adicionar colunas à lista. Também é possível adicionar mais colunas se quiser coletar informações adicionais sobre cada item da lista, como nome do departamento ou nome de um funcionário.

    Se você tiver vários itens em uma lista, considere indexar determinadas colunas para melhorar o desempenho ao exibir vários itens ou alternar entre exibições. Esse recurso não altera o modo como os itens são organizados, mas pode permitir que as organizações armazenem com mais facilidade um grande número de itens em uma lista. No entanto, a indexação pode ocupar mais espaço no banco de dados. Para obter mais informações, consulte seu administrador.

  • Criar exibições    Você pode usar exibições se as pessoas de seu grupo precisarem ver dados com freqüência de uma certa maneira. As exibições usam as colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados. Também é possível selecionar quantos itens serão exibidos de uma vez em cada exibição. Por exemplo, as pessoas podem navegar em uma lista com conjuntos de 25 ou 100 itens de lista por página, dependendo de suas preferências e da velocidade de conexão.

    As exibições oferecem a flexibilidade de armazenar um grande número de itens em uma lista, mas de ver apenas os subconjuntos desejados em um momento específico, como apenas as questões postadas este ano ou apenas os eventos atuais em um calendário. Você pode criar exibições pessoais disponíveis somente para você e, se você tiver permissão para modificar uma lista, é possível criar exibições públicas disponíveis para todos.

  • Criar pastas    Você pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário de sua lista permitir que pastas sejam criadas. Isso é especialmente útil quando os itens de lista podem ser divididos de uma maneira específica, como por projeto ou por grupo. As pastas ajudam as pessoas a verificar e gerenciar os itens de lista com mais facilidade. O Windows SharePoint Services 3.0 fornece uma exibição em árvore que permite às pessoas navegar por seus sites e pastas assim como fazem com as pastas em seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter sua própria pasta.

    Usar listas de forma consistente nos sites    Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, você pode adicionar consistência entre as várias listas com content type, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem que você reutilize as configurações e a estrutura da lista de uma forma eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para uma questão do atendimento ao cliente que especifique certas colunas (como contato do cliente) e processos comerciais do tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna do site para nomes de departamento que possua uma lista suspensa dos departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma forma em todas elas.

    Encontre links para mais informações sobre tipos de conteúdo, colunas do site e modelos de listas na seção Consulte Também.

Embora você possa usar os recursos das listas de várias maneiras, o modo como eles são usados depende do tamanho e do número de listas que você tem e das necessidades de sua organização.

Armazenar muitos itens em uma lista

Você pode querer uma lista grande para atender a diversas necessidades. Por exemplo, é possível ter um grande número de questões técnicas para controlar na organização, e essas questões podem se aplicar a vários projetos e grupos.

Use uma única lista quando:

  • Seu grupo precisar ver informações resumidas sobre os itens de lista ou exibições diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gerente pode querer ver o progresso de todas as questões técnicas de uma organização ou ver todas as questões arquivadas no mesmo período de tempo.

  • As pessoas querem procurar ou pesquisar as questões no mesmo local de um site.

  • Você deseja aplicar as mesmas configurações aos itens de lista, como rastrear versioning ou exigir aprovação.

  • Os grupos que trabalham na lista compartilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. Uma permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas se os níveis de permissão variarem muito, considere o uso de várias listas.

  • Você desejar analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas da lista. É possível receber alertas quando os itens de lista forem alterados ou ver as alterações em uma lista usando a tecnologia RSS. Os RSS feeds permitem que membros de seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Criando várias listas

Você pode desejar várias listas quando houver diferenças distintas entre os itens que deseja gerenciar ou entre os grupos de pessoas que trabalham com eles.

Use várias listas quando:

  • Você não espera que as pessoas precisem dos resumos dos itens juntos.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com as informações forem distintos e tiverem níveis de permissão diferentes.

  • Você precisar aplicar configurações diferentes, como controle de versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

  • Você não precisar analisar os itens juntos ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

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Adicionar uma coluna a uma lista

As informações nas listas são armazenadas em colunas, como Título, Sobrenome ou Empresa. Se você precisar armazenar informações adicionais sobre itens de lista, adicione colunas para ajudar a classificar, agrupar e criar várias exibições de sua lista. Por exemplo, é possível classificar uma lista por data de conclusão ou agrupar os itens por nome do departamento.

Você tem várias opções para o tipo de coluna que cria, inclusive uma linha única de texto, uma lista suspensa de opções, um número que é calculado a partir de outras colunas ou até mesmo o nome e a fotografia de uma pessoa em seu site.

Observação : O procedimento a seguir começa na página da lista à qual você deseja adicionar a coluna. Se a lista ainda não estiver aberta, clique em seu nome em Início Rápido. Se o nome da lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e no nome da lista.

  1. No menu Configurações Settings menu , clique em Criar Coluna.

  2. Na seção Nome e Tipo, digite o nome desejado na caixa Nome da coluna.

  3. Em O tipo de informação desta coluna é, selecione o tipo de informação que você deseja que apareça na coluna.

  4. Na seção Definições de Coluna Adicional, digite uma descrição na caixa Descrição para ajudar as pessoas a entender o objetivo da coluna e quais dados ela deve conter. Essa descrição é opcional.

  5. Dependendo do tipo da coluna que você selecionou, mais opções podem aparecer na seção Definições de Coluna Adicional. Selecione as configurações adicionais desejadas.

  6. Para adicionar a coluna à exibição padrão, que as pessoas no seu site veem automaticamente ao abrirem pela primeira vez uma lista ou biblioteca, clique em Adicionar a modo de exibição padrão.

  7. Clique em OK.

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Criar uma exibição

Você pode usar as exibições para ver os itens em uma lista que são mais importantes para você e que servem melhor para um objetivo. Por exemplo, você pode criar exibições dos itens que foram criados mais recentemente, itens que se aplicam a um departamento específico ou itens criados pela mesma pessoa.

Modos de exibição no menu Exibir

Ao exibir a maioria das listas, você pode classificar ou filtrar temporariamente os itens apontando para o nome de uma coluna e clicando na seta ao lado do nome da coluna. Isso é útil para ver itens de lista de uma certa maneira apenas de vez em quando, mas é preciso repetir as etapas na próxima vez em que a lista for exibida.

Classificando itens em uma lista ou biblioteca

Se você espera exibir a lista de um determinado modo com freqüência, é possível criar uma exibição. Você pode usar essa exibição sempre que trabalhar com a lista. Ao criar uma exibição, ela é adicionada ao menu Exibir Menu Exibir de uma lista.

As listas podem ter exibições pessoais e públicas. Qualquer pessoa pode criar uma exibição pessoal para ver as listas de uma determinada maneira ou para filtrar apenas os itens de lista que desejam ver. Se você tiver permissão para desenvolver um site, será possível criar uma exibição pública, que qualquer pessoa que exibir a lista poderá usar. Também é possível tornar uma exibição pública a exibição padrão, de modo que as pessoas vejam automaticamente a lista nessa exibição.

Além disso, ao criar um site, você pode vincular a exibições ou páginas de design diferentes com Web Part que usam as exibições diferentes. Por exemplo, uma equipe pode querer se vincular a uma exibição de uma lista que mostre apenas os documentos criados pelos membros da equipe.

Se membros do grupo exibirem uma lista em um dispositivo móvel, você poderá criar exibições móveis que forneçam limites, como o número de itens mostrados em uma exibição, ideais para a largura de banda e os limites dos dispositivos. Veja links para obter mais informações sobre como criar exibições na seção Consulte Também.

  1. Se a lista não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista.

  2. No menu Configurações Settings menu , clique em Criar Exibição.

  3. Em Escolha um formato de exibição, clique no tipo de exibição que deseja criar. Para muitas situações, você criará uma Exibição Padrão, mas é possível escolher outras exibições para situações específicas, como quando você deseja criar um calendário ou uma exibição de Gantt.

  4. Na caixa Nome da Exibição, digite um nome para a sua exibição, como Classificado por Sobrenome.

  5. Caso deseje tornar este modo de exibição o padrão, marque a caixa de seleção Definir esta exibição como padrão.Você poderá tornar este modo de exibição o padrão somente se ele for um modo público e você tiver permissão para alterar o design de uma lista.

  6. Na seção Audiência, em Exibir Audiência, selecione se deseja criar uma exibição pessoal que somente você pode usar ou uma exibição pública que outras pessoas podem usar.

  7. Na seção Colunas, você pode mostrar ou ocultar colunas marcando as caixas de seleção apropriadas. Ao lado do nome da coluna, insira o número da ordem da coluna na exibição.

  8. Na seção Classificar, escolha se deseja que os itens de lista sejam classificados e de que maneira. Você pode usar duas colunas para a classificação, como primeiro por sobrenome e depois por nome.

  9. Na seção Filtrar, escolha se deseja filtrar os itens de lista e de que maneira. Uma exibição filtrada mostra uma seleção menor da lista, como apenas os itens criados por um departamento específico ou com um status aprovado.

  10. Na seção Agrupar Por, você pode agrupar itens com o mesmo valor em sua própria seção, como uma seção expansível para documentos de um autor específico.

  11. Na seção Totais, você pode contar o número de itens em uma coluna, como o total de questões. Em alguns casos, você pode resumir ou separar informações adicionais, como médias

  12. Na seção Estilo, selecione o estilo que deseja para a exibição, como uma lista sombreada na qual linhas alternadas são sombreadas.

  13. Se sua lista tiver pastas, você poderá criar uma exibição que não inclua as pastas — às vezes, chamada de exibição plana. Para exibir todos os itens de lista no mesmo nível, clique em Mostrar todos os itens sem pastas.

  14. Você pode limitar quantos itens podem ser exibidos na lista ou na mesma página. Essas definições são particularmente importantes se você estiver criando uma exibição para um dispositivo móvel. Na seção Limite de Itens, selecione as opções desejadas.

  15. Se você planeja exibir a lista em um dispositivo móvel, selecione as opções desejadas na seção Móvel.

  16. Clique em OK.

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Selecionar outra exibição

Algumas listas acompanham mais de uma exibição, e você pode criar exibições adicionais. Se exibições diferentes estiverem disponíveis, você poderá alternar entre exibições usando o menu Exibir.

  1. Se a lista não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista.

  2. No menu Exibir Menu Exibir , clique no modo de exibição desejado.

    Dica : Para fazer alterações na exibição existente, clique no menu Exibir e em Modificar esta Exibição.

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Adicionar uma pasta a uma lista

Se você tiver vários tipos de itens de lista, será possível adicionar pastas para ajudar a organizar a lista.

  1. Se a lista não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua lista não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua lista.

  2. No menu Novo menu Novo , clique em Nova Pasta.

    O comando Nova Pasta não estará disponível se a pessoa que criou sua lista tiver especificado que as pastas não podem ser criadas na lista.

  3. Digite um nome para a pasta e clique em OK.

Dica : Se você tiver várias listas com pastas ou se as pessoas de seu grupo gostarem de navegar em uma lista como se ela fosse seu disco rígido, seu grupo poderá querer uma exibição de árvore. Com a exibição de árvore, você pode expandir, recolher e navegar facilmente pelas pastas.

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