Organizar documentos e sites no Office 365

Um dos desafios mais comuns de um dia de trabalho é manter o controle de sites e documentos relevantes. Esse artigo descreve formas de manter documentos e sites sempre ao seu alcance.

Armazenar documentos no OneDrive for Business ou na biblioteca do site da equipe

O OneDrive for Business é a sua biblioteca pessoal de documentos no Office 365. Os arquivos armazenados no OneDrive for Business são particulares por padrão, mas você pode compartilhá-los, caso seja necessário. Seu site de equipe é um site compartilhado por pessoas específicas em sua organização. Não tem certeza sobre qual biblioteca escolher? Consulte

Observação    O OneDrive for Business é diferente do OneDrive, que é destinado ao armazenamento pessoal, à parte do seu local de trabalho.

É possível armazenar até 1 TB de dados no OneDrive for Business. Para saber mais sobre os limites de armazenamento, consulte SharePoint Online: delimitações e limites de software.

Para ir até o OneDrive for Business ou à sua biblioteca do site de equipe, entre no Office 365 e, em seguida:

  • Selecione OneDrive no cabeçalho.

  • Selecione a opção Sites no cabeçalho, selecione o bloco Site da Equipe e, em seguida, Documentos na barra Ação Rápida.

Para iniciar atividades no OneDrive for Business ou na biblioteca de documentos do site da equipe, use as opções na Barra de Comandos Rápidos:

Barra de Comando Rápido no OneDrive for Business

Você pode:

  • Criar documentos novos.

  • Carregar documentos do seu computador.

  • Sincronizar o OneDrive for Business com o computador para ter acesso local aos arquivos.

  • Editar um arquivo no aplicativo específico.

  • Gerenciar arquivos: exibir ou editar propriedades, check-outs, históricos de versão, fluxos de trabalho, downloads e exclusões.

  • Compartilhar arquivos.

Localizar documentos

A maioria das empresas criam um número impressionante de documentos. Pode ser sempre um desafio encontrar os que são necessários, mesmo aqueles que você mesmo criou. O Office 365 oferece diversas maneiras de localizar rapidamente os documentos de que você precisa.

A forma de procurar depende, normalmente, das informações que você tem sobre o documento. Por exemplo, há locais específicos para procurar, se você estiver acompanhando um documento, se alguém compartilhar um documento com você ou se você souber que um documento está armazenado no OneDrive for Business, ou ainda em uma biblioteca do site de equipe.

Em outras ocasiões, talvez seja necessário procurar um documento pelo nome ou mesmo por um termo incluído no documento. Nesse caso, use a Caixa de Consulta no OneDrive for Business para procurar:

  • Documentos no OneDrive for Business

  • Documentos que alguém compartilhou com você.

  • Documentos armazenados em um site que você acompanha.

A Caixa de Consulta está localizada no canto superior esquerdo do OneDrive.

A Caixa Consulta no OneDrive

Para ver um resumo de como localizar documentos no Office 365, consulte Localizar um arquivo no Office 365.

Acompanhar documentos para facilitar a sua localização posteriormente

Ao acompanhar um documento, ele será exibido na lista Documentos Seguidos, no OneDrive for Business.

Exibir os documentos que você está acompanhando

Além disso, se você inserir informações sobre si mesmo em seu perfil, como palavras-chave nos campos Interesses e Pergunte-me sobre, serão exibidas sugestões sobre documentos que podem ser do seu interesse na lista Documentos Seguidos. Selecione Seguir em qualquer documento sugerido para adicioná-lo à sua lista de documentos seguidos.

Documentos sugeridos para começar a seguir Para acompanhar um documento no OneDrive for Business ou em uma biblioteca de site:

  1. Selecione o menu Mais (...) ao lado do documento desejado para iniciar o acompanhamento.

    Selecione o ícone de reticências Mais para abrir o cartão de foco do documento
  2. No balão do documento, selecione o menu Mais (...) e, em seguida, Seguir.

    O comando Acompanhar no menu de cartão de foco.

Ver os documentos compartilhados por outras pessoas com você

Os documentos que as pessoas compartilharem com você serão listados de forma específica no modo de exibição Compartilhado Comigo, no OneDrive for Business. No entanto, os documentos que as pessoas "compartilharem com todos" não serão listados nesse modo de exibição.

Link Compartilhado comigo do OneDrive for Business
  1. No Office 365, selecione OneDrive no cabeçalho.

  2. Selecione Compartilhado Comigo na barra Ação Rápida.

Ver uma lista dos documentos abertos recentemente

O OneDrive for Business lista os documentos abertos recentemente no Office 365, independentemente de estarem armazenados no OneDrive for Business ou na biblioteca do site da equipe.

Observação   Você deve executar o Office 2013 para ver os documentos recentes.

Definir alertas nos documentos para controlar as alterações

É possível definir um alerta em um documento para ser notificado sobre as alterações feitas nele, inclusive se elas forem excluídas. Você pode especificar se pretende receber os alertas por email ou por mensagem de texto, e com que frequência.

Para definir um alerta:
  1. Selecione o documento na biblioteca.

  2. Nesse documento, selecione Arquivos > Alertar-me > Definir Alertas.

  3. Selecione as opções desejadas na caixa de diálogo Novo Alerta e, em seguida, selecione OK.

Para saber mais detalhes sobre a configuração de alertas, consulte Criar um alerta ou assinar um RSS Feed.

Acompanhar sites para facilitar sua localização posteriormente

Se você for um membro de diversos sites de equipe em sua organização, convém começar a acompanhá-los para facilitar seu acesso. Ao acompanhar um site de equipe, ele será listado na página Sites. Ao acompanhar os sites, você poderá facilmente navegar nas respectivas bibliotecas do OneDrive for Business, como descrito na próxima seção.

Para começar a acompanhar um site:
  1. Vá até o site que deseja começar a acompanhar.

  2. Selecione Seguir, no cabeçalho.

    Acompanhar um site para listar em sua página Sites

Para saber mais, consulte o Vídeo: Acompanhar um site do SharePoint.

Acessar as bibliotecas de documentos no site de equipe que está acompanhando

No OneDrive for Business, é possível exibir uma lista dos sites de equipe que você está acompanhando no Office 365 e navegar pelas bibliotecas de documentos desses sites.

  1. Na barra Ação Rápida, selecione Pastas de Site. Você verá uma lista de todos os sites que está acompanhando:

    Selecionar Pastas do Site na barra de Ação Rápida
  2. Selecione um site nessa lista para ver a respectiva biblioteca de documentos.

    Uma biblioteca de documentos em um site de equipe que você está acompanhando

Aplicável a: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



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