Organizar documentos e sites no Office 365

Um dos desafios mais comuns de uma jornada de trabalho é organizar sites e documentos do OneDrive for Business e do SharePoint Online. Veja algumas formas de organizar documentos e sites no OneDrive for Business.

Armazenar documentos no OneDrive for Business ou na biblioteca do site da equipe

Para saber mais sobre como usar o OneDrive for Business juntamente com os sites de equipe, ideal para empresas de pequeno porte, confira o artigo Configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos do Office 365.

O OneDrive for Business é uma biblioteca de documentos pessoal no Office 365. Os arquivos armazenados no OneDrive for Business são particulares por padrão, mas você pode compartilhá-los, sempre que for necessário. O site de equipe é um site compartilhado por pessoas específicas em sua organização.

Observação :  O OneDrive for Business é diferente do OneDrive, que é destinado ao armazenamento pessoal, à parte do seu local de trabalho.

É possível armazenar até 1 TB de dados no OneDrive for Business. Para saber mais sobre os limites de armazenamento, consulte SharePoint Online: delimitações e limites de software.

Para acessar o OneDrive for Business ou a biblioteca do site de equipe, entre no Office 365 e faça o seguinte:

  • Escolha o OneDrive no cabeçalho e clique em Arquivos na barra de Início Rápido, na parte lateral da tela.

  • Escolha a opção Sites no cabeçalho, escolha o bloco Site de Equipe e escolha uma biblioteca de Documentos na barra de Início Rápido, na parte lateral da tela.

Observação : Se você tiver personalizado o SharePoint, talvez não tenha uma barra de Início Rápido na parte lateral.

Para iniciar atividades no OneDrive for Business ou na biblioteca de documentos do site de equipe, use as opções na Barra de Comandos Rápidos, acima da biblioteca, ou as reticências (...) em arquivos individuais:

Usar a Barra de Comando Rápido no Office 365 para iniciar atividades na biblioteca de documentos do Site de equipe do SharePoint Online ou OneDrive for Business.

Você pode:

Se clicar com o botão direito do mouse em um documento, você vai obter uma lista suspensa de outras opções, como compartilhar, baixar, excluir, mover ou copiar, além de obter um link para o arquivo. Para ver mais dicas, confira o tópico Organizar arquivos em uma biblioteca.

Localizar documentos

A maioria das empresas cria um número impressionante de documentos. Pode ser sempre um desafio encontrar os que são necessários, mesmo aqueles que você mesmo criou. O Office 365 oferece diversas maneiras de localizar rapidamente os documentos de que você precisa.

A forma de procurar depende, normalmente, das informações que você tem sobre o documento. Por exemplo, há locais específicos para procurar, se você estiver acompanhando um documento, se alguém compartilhar um documento com você ou se você souber que um documento está armazenado no OneDrive for Business, ou ainda em uma biblioteca do site de equipe.

Em outras ocasiões, talvez seja necessário procurar um documento pelo nome ou mesmo por um termo incluído no documento. Nesse caso, use a Caixa de Consulta no OneDrive for Business para procurar:

  • Documentos no OneDrive for Business.

  • Documentos que alguém compartilhou com você.

  • Documentos armazenados em um site que você acompanha.

A caixa Pesquisar está localizada no canto superior esquerdo ou direito do OneDrive for Business ou do site do SharePoint.

Captura de tela da Caixa de Consulta do OneDrive no Office 365.

No SharePoint, você pode também usar a opção Localizar um Arquivo, acima dos documentos, ou a caixa Pesquisar este site.

Para ver um resumo sobre como localizar documentos no Office 365, confira o artigo Localizar um arquivo no Office 365.

Acompanhar documentos para facilitar a sua localização posteriormente

Ao acompanhar um documento, ele será exibido na lista Documentos Seguidos, no OneDrive for Business.

Captura de tela dos documentos do OneDrive for Business que você está seguindo no Office 365.

Além disso, se você inserir informações sobre si mesmo em seu perfil, como palavras-chave nos campos Interesses e Pergunte-me sobre, serão exibidas sugestões sobre documentos que podem ser do seu interesse na lista Documentos Seguidos. Selecione Seguir em qualquer documento sugerido para adicioná-lo à sua lista de documentos seguidos.

Selecione Seguir em qualquer documento sugerido para adicioná-lo à sua lista de documentos seguidos no Office 365.

Para acompanhar um documento no OneDrive for Business ou em uma biblioteca de site:

  1. Clique com botão direito do mouse no documento que deseja começar a acompanhar.

    Selecionar o ícone de reticências Mais, próximo ao nome do documento no OneDrive for Business, para abrir o cartão de foco do documento
  2. No balão do documento, escolha Seguir. Se não vir a opção Seguir, clique com botão direito do mouse no arquivo, clique em Avançado e em Seguir.

    Selecione o comando Seguir no menu de cartão de foco no OneDrive for Business

Ver os documentos compartilhados por outras pessoas com você

Os documentos que as pessoas compartilham com você são listados de forma específica no modo de exibição Compartilhado Comigo, no OneDrive for Business. No entanto, os documentos que as pessoas compartilham com todos não são listados nesse modo de exibição.

Documentos que as pessoas compartilharam com você listados no modo de exibição Compartilhado Comigo no OneDrive for Business.
  1. No Office 365, escolha o OneDrive for Business no cabeçalho.

  2. Clique em Compartilhado Comigo, na barra de Início Rápido à esquerda.

Ver uma lista dos documentos abertos recentemente

O OneDrive for Business lista os documentos abertos recentemente no Office 365, independentemente de estarem armazenados na biblioteca do OneDrive for Business ou do site de equipe. Clique em Recentes na barra de Início Rápido à esquerda para exibir os arquivos.

Observação : Você deve executar pelo menos o Office 2013 para ver os documentos recentes.

Definir alertas nos documentos para controlar as alterações

É possível definir um alerta em um documento para ser notificado sobre as alterações feitas nele, inclusive se elas forem excluídas. Você pode especificar se pretende receber os alertas por email ou por mensagem de texto, e com que frequência.

Para definir um alerta no SharePoint:
  1. Selecione o documento na biblioteca.

  2. Nesse documento, escolha Arquivos>Alertar-me>Definir Alertas ou Página > >Alertar-me>Definir Alertas.

  3. Selecione as opções desejadas na caixa de diálogo Novo Alerta e selecione OK.

Para saber mais detalhes sobre a configuração de alertas, consulte Criar um alerta ou assinar um RSS Feed.

Acompanhar sites para facilitar sua localização posteriormente

Se você for um membro de diversos sites de equipe em sua organização, convém começar a acompanhá-los para facilitar seu acesso. Ao acompanhar um site de equipe, ele será listado na página Sites. Ao acompanhar os sites, você poderá facilmente navegar nas respectivas bibliotecas do OneDrive for Business, como descrito na próxima seção.

Para começar a acompanhar um site:
  1. Vá até o site que deseja começar a acompanhar.

  2. Escolha Seguir à direita do cabeçalho.

    Siga um site do SharePoint Online e adicione o link na sua página dos Sites no Office 365.

Para saber mais, consulte o Vídeo: Acompanhar um site do SharePoint.

Acessar as bibliotecas de documentos no site de equipe que está acompanhando

No OneDrive for Business, você pode exibir uma lista dos sites de equipe que você está seguindo no Office 365 e navegar pelas bibliotecas de documentos desses sites.

  1. Na barra Ação Rápida, selecione Pastas de Site. Você verá uma lista de todos os sites que está acompanhando:

    Selecionar Pastas de Site na barra de Ação Rápida no Office 365 para ver a lista de sites do SharePoint Online que você está seguindo.
  2. Selecione um site nessa lista para ver a respectiva biblioteca de documentos.

    Selecionar um site na lista de Pastas de Site no Office 365 para exibir as bibliotecas de documentos nesse site.

Consulte Também

Exibir e editar seu perfil no Office Delve

Vídeo: Copiar ou mover arquivos da biblioteca usando o recurso Abrir com Explorer

Criar pastas, bibliotecas e subsites

Encontrar arquivos perdidos ou ausentes no OneDrive

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