Organizar arquivos em uma biblioteca

A forma em que você organiza seus arquivos em uma library depende das necessidades do seu grupo e de como você prefere armazenar e procurar por suas informações. Algum planejamento pode ajudá-lo a configurar a estrutura que funciona melhor para você.

O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui um número de bibliotecas e modelos de biblioteca prontos para usar. Essas bibliotecas e modelos fornecem um bom ponto de partida para a organização dos seus arquivos.

Neste artigo

Bibliotecas e modelos de biblioteca do Office SharePoint Server 2007

Formas de organizar arquivos

Adicionar uma coluna a uma biblioteca

Criar um modo de exibição

Criar uma pasta em um biblioteca

Bibliotecas e modelos de biblioteca do Office SharePoint Server 2007

Quando você instala o Office SharePoint Server 2007, são criadas várias bibliotecas que ajudam a manter seu conjunto de sites bem organizado. As bibliotecas que são criadas dependem da forma em que o seu conjunto de sites é configurado. Por exemplo, os conjuntos de sites que possuem os recursos de publicação configurados contêm as seguintes bibliotecas:

  • Documentos     Esta biblioteca é criada para cada site para armazenar os documentos usados em páginas do site.

  • Imagens     Esta biblioteca é criada para cada site para armazenar as imagens usadas em páginas do site.

  • Páginas     Esta biblioteca é criada para cada site para armazenar as páginas que estão nesse site.

  • Documentos do Conjunto de Sites     Esta biblioteca é criada para armazenar documentos que são usados em todo o conjunto de sites.

  • Imagens do Conjunto de Sites     Esta biblioteca é criada para armazenar imagens que são usadas em todo o conjunto de sites.

  • Biblioteca de Estilos     Esta biblioteca é criada para armazenar estilos XSL personalizados e folhas de estilo em cascata.

Os modelos da biblioteca são outra forma em que o Office SharePoint Server 2007 ajuda você a organizar seus arquivos. Usando os modelos de biblioteca, você pode facilmente criar bibliotecas que são projetadas para oferecer suporte a tipos específicos de funções e para habilitar funções de biblioteca em particular. Para obter mais informações sobre os modelos de biblioteca do Office SharePoint Server 2007, consulte o artigo Modelos de biblioteca disponíveis no Microsoft Office SharePoint Server 2007.

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Formas de organizar arquivos

As bibliotecas possuem vários recursos que ajudam você a trabalhar com vários arquivos em uma biblioteca. Entretanto, ter várias bibliotecas pode ser mais adequado para sua organização.

Armazenando vários documentos em uma biblioteca

Talvez você queira que uma grande biblioteca sirva a diversos propósitos. Por exemplo, você pode ter vários projetos no mesmo grupo, ou diversos grupos trabalhando no mesmo projeto.

Considere o uso de uma biblioteca quando:

  • Seu grupo precisa ver informações de resumo, ou diferentes modos de exibição, do mesmo conjunto de arquivos. Por exemplo, um gerente talvez queira ver todos os arquivos agrupados por departamento ou por data de vencimento.

  • As pessoas querem procurar os arquivos no mesmo local em um site.

  • Você deseja aplicar as mesmas definições aos arquivos, tais como controlar versioning dos arquivos ou solicitar aprovação.

  • Os grupos em que você está trabalhando com a biblioteca compartilham características semelhantes, tais como os mesmos níveis de permissão.

    Observação : Níveis de permissão exclusivos podem ser aplicados a arquivos específicos, mas se os níveis de permissão variarem muito, considere o uso de várias bibliotecas.

  • Você deseja analisar informações sobre os arquivos em uma planilha, ou receber atualizações consolidadas sobre os arquivos.

    Observação : Você pode usar tecnologia RSS para alertá-lo de quaisquer alterações em uma biblioteca, tais como quando os arquivos que são armazenados na biblioteca se alteram. Alimentações RSS permitem que os membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de arquivos que se alteraram.

A seguir estão algumas formas em que você pode visualizar e gerenciar arquivos na mesma biblioteca:

  • Adicionar colunas    Para ajudar o seu grupo a destacar os dados que são mais importantes e a visualizar os dados de formas diferentes, você pode adicionar column à biblioteca. As colunas aparecem na parte superior da página da biblioteca como títulos, tais como "Nome do departamento" ou "Data de vencimento". Você pode usar os títulos da coluna para classificar e filtrar os arquivos em uma biblioteca.

  • Criar modos de exibição    Você pode usar view se as pessoas do seu grupo precisarem ver os dados freqüentemente de uma certa forma. Nos modos de exibição, as colunas são usadas para classificar, agrupar, filtrar e exibir os dados.

  • Criar pastas    Se uma biblioteca contiver vários arquivos que possam ser agrupados logicamente, use pastas para criar esses grupos na biblioteca. As pastas podem ajudar as pessoas a examinar e gerenciar arquivos de uma forma familiar. O Office SharePoint Server 2007 fornece um modo de exibição de árvore que as pessoas podem usar para navegar nos sites e pastas, semelhante à maneira em que eles trabalham com pastas em um disco rígido.

  • Configurar vários modelos    Se vários tipos de conteúdo forem configurados em uma biblioteca, você pode criar tipos diferentes de modelos padrão — tais como contratos de vendas, apresentações de marketing e planilhas de orçamento — na mesma biblioteca. Os tipos de conteúdo adicionam flexibilidade e consistência entre as diversas bibliotecas.

Criando várias bibliotecas

Talvez você queira criar várias bibliotecas quando houver diferenças notáveis entre os conjuntos de arquivos que deseja armazenar e gerenciar, ou entre os grupos de pessoas que trabalham com os arquivos.

Use várias bibliotecas quando:

  • Os tipos de arquivos que você deseja armazenar e gerenciar são distintos, e você não espera que as pessoas vejam freqüentemente resumos dos arquivos ou pesquisem os arquivos em conjunto.

  • Os grupos de pessoas que estão usando os arquivos são diferentes e possuem níveis de permissão distintos.

  • Você precisa aplicar configurações diferentes, tais como controle de versão ou aprovação, a conjuntos de arquivos diferentes.

  • Você não precisa analisar os arquivos em conjunto ou receber atualizações consolidadas sobre os arquivos.

  • Você deseja fornecer conjuntos diferentes de opções para criar novos arquivos, ou deseja que as opções no menu Novo de uma biblioteca apareçam em uma ordem diferente.

A seguir estão as formas em que você pode trabalhar eficientemente com várias bibliotecas:

  • Configurar modelos e colunas    Se a sua organização deseja estabelecer algumas definições consistentes entre as bibliotecas, será possível configurar modelos e colunas do site. Você pode compartilhar as definições entre várias bibliotecas de forma que não precise recriar as configurações a cada vez.

  • Enviar arquivos para outro local     Se você quiser que um arquivo esteja disponível em várias bibliotecas, poderá armazená-lo em uma biblioteca e, em seguida, enviar uma cópia para outras bibliotecas. Você pode optar por ser lembrado de atualizar quaisquer cópias do documento quando fizer alterações no original.

  • Criar modelos de biblioteca     Se você quiser estabelecer algumas definições uniformes para bibliotecas ou reutilizar características entre bibliotecas, salve uma biblioteca como um modelo. Os modelos de biblioteca estão disponíveis como uma opção em seu site quando você clica em Criar no menu Ações do Site.

Observação : Se você estiver adicionando novos arquivos a uma biblioteca que contém arquivos de um projeto anterior, talvez seja difícil decidir entre criar uma nova biblioteca ou adicionar à existente. Cada situação é diferente, mas se você pensa que precisará analisar ou gerenciar todos os arquivos juntos em algum momento, considere adicionar os arquivos à biblioteca existente. Você pode usar colunas, filtros e modos de exibição de forma que somente os arquivos mais recentes apareçam no modo de exibição padrão.

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Adicionar uma coluna a uma biblioteca

Por padrão, as bibliotecas controlam o nome de um arquivo, assim como informações sobre o status de um arquivo, tais como se ele está submetido a check-in. Você pode especificar colunas adicionais que ajudam seu grupo a categorizar e controlar arquivos, tais como um nome de departamento ou um número de projeto. Adicionar colunas ajuda você a utilizar ao máximo os vários modos de exibição da biblioteca.

Você tem várias opções para o tipo de coluna que cria, inclusive uma única linha de texto, uma lista suspensa de opções, um número que é calculado a partir de outras colunas, ou até mesmo o nome e a imagem de uma pessoa do seu site.

Observação : O procedimento seguinte começa na página da biblioteca a qual você deseja adicionar a coluna. Se a biblioteca ainda não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido. Se o nome da biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da biblioteca.

  1. No menu Configurações Settings menu , clique em Criar Coluna.

  2. Na seção Nome e Tipo, digite o nome desejado na caixa Nome da coluna.

  3. Em O tipo de informação desta coluna é, selecione o tipo de informação que você deseja que apareça na coluna.

  4. Na seção Definições de Coluna Adicional, digite uma descrição na caixa Descrição para ajudar as pessoas a entender o objetivo da coluna e quais dados ela deve conter. Essa descrição é opcional.

  5. Dependendo do tipo da coluna que você selecionou, mais opções podem aparecer na seção Definições de Coluna Adicional. Selecione as configurações adicionais desejadas.

  6. Para adicionar a coluna à exibição padrão, que as pessoas no seu site veem automaticamente ao abrirem pela primeira vez uma lista ou biblioteca, clique em Adicionar a modo de exibição padrão.

  7. Clique em OK.

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Criar um modo de exibição

Você pode usar modos de exibição para ver os arquivos mais importantes ou que melhor se adequam a uma finalidade. Por exemplo, você pode criar modos de exibição dos arquivos que foram criados mais recentemente, arquivos de um departamento específico, ou arquivos que foram criados por uma pessoa específica. Depois que você cria um modo de exibição, ele sempre está disponível quando você examina uma biblioteca.

Modos de exibição no menu Exibir

Quando você examina os arquivos em uma biblioteca, é possível classificá-los ou filtrá-los temporariamente, apontando para o nome de uma coluna e, em seguida, clicando na seta para baixo ao lado do nome. Isso será útil, se você precisar ver os arquivos de uma certa forma, mas precisar repetir as etapas da próxima vez que visualizar a biblioteca.

Classificando itens em uma lista ou biblioteca

Se você espera visualizar os arquivos de uma determinada forma freqüentemente, crie um modo de exibição. Você pode usar esse modo de exibição toda vez que trabalhar com a biblioteca. Quando você cria um modo de exibição, ele é adicionado ao menu Exibir Menu Exibir da biblioteca.

As bibliotecas podem ter vários modos de exibição pessoais e públicos. Qualquer pessoa pode criar um modo de exibição pessoal para ver os arquivos de uma determinada forma ou filtrar somente os arquivos que deseja ver. Se você tiver permissão para criar um site, crie um modo de exibição público que qualquer pessoa possa usar ao visualizar a biblioteca. Você também pode tornar qualquer modo de exibição público padrão, de forma que as pessoas vejam automaticamente esse modo de exibição da biblioteca.

Além disso, quando você cria um site, é possível vincular a diferentes modos de exibição ou páginas de design com Web Part que usam os modos de exibição diferentes.

Se os membros do seu grupo visualizam as bibliotecas em um dispositivo móvel, será possível criar modos de exibição móveis que forneçam limites, tais como número de itens exibidos em um modo de exibição, que são ótimos para a largura de banda e as limitações dos dispositivos. Encontre links para obter mais informações sobre a criação de modos de exibição na seção Consulte também.

O procedimento seguinte é para criar um tipo de modo de exibição padrão. As opções que você pode escolher variam para alguns dos outros tipos de modos de exibição, mas as etapas básicas para criar um modo de exibição são semelhantes.

  1. Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua biblioteca.

  2. No menu Configurações Settings menu , clique em Criar Exibição.

  3. Em Escolha um formato de exibição, clique no tipo de modo de exibição que deseja criar. Em muitas situações, você clica em Exibição Padrão, mas pode escolher outros modos de exibição para situações específicas, tais como criar um relatório.

  4. Na caixa Nome da Exibição, digite um nome para a sua exibição, como Classificado por Sobrenome.

  5. Se você quiser tornar o modo de exibição padrão para a biblioteca, marque a caixa de seleção Definir esta exibição como padrão. Você pode tornar a o modo de exibição padrão somente se ele for um modo de exibição público.

  6. Na seção Audiência, em Exibir Audiência, selecione se deseja criar uma exibição pessoal que somente você pode usar ou uma exibição pública que outras pessoas podem usar.

  7. Na seção Colunas, você pode mostrar ou ocultar colunas marcando as caixas de seleção apropriadas. Ao lado do nome da coluna, insira o número da ordem da coluna na exibição.

  8. Na seção Classificar, selecione as opções relacionadas a se e como você deseja classificar os arquivos. Você também pode usar duas colunas para a classificação. Por exemplo, você pode classificar primeiro por autor e depois por nome de arquivo de cada autor.

  9. Na seção Filtrar, selecione as opções relacionadas a se e como você deseja filtrar os arquivos. Um modo de exibição filtrado mostra a você uma seleção menor dos arquivos, tal como somente os arquivos criados por um departamento específico ou apenas os arquivos com um status de aprovação.

  10. Na seção Agrupar por, agrupe os itens com o mesmo valor em uma seção, tal como uma seção para documentos por cada autor que você pode expandir ou recolher.

  11. Na seção Totais, você pode contar o número de itens em uma coluna, como o total de questões. Em alguns casos, você pode resumir ou separar informações adicionais, como médias

  12. Na seção Estilo, selecione o estilo que deseja para a exibição, como uma lista sombreada na qual linhas alternadas são sombreadas.

  13. Se a sua biblioteca possui pastas, crie um modo de exibição que não inclua as pastas. Isso às vezes se chama exibição plana. Para visualizar todos os arquivos no mesmo nível, clique em Mostrar todos os itens sem pastas na seção Pastas.

  14. Você pode limitar como os arquivos podem ser visualizados na biblioteca ou quantos arquivos podem ser visualizados na mesma página. Essas configurações são particularmente importantes se você estiver criando um modo de exibição para um dispositivo móvel. Na seção Limite de Itens, selecione as opções desejadas.

  15. Se você planeja visualizar a biblioteca em um dispositivo móvel, selecione as opções desejadas na seção Móvel.

  16. Clique emOK.

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Criar uma pasta em um biblioteca

Se você possui vários tipos de documentos ou conteúdo diverso em uma biblioteca, crie pastas para ajudá-lo a organizar o conteúdo.

  1. Se a biblioteca não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

    Se o nome da sua biblioteca não aparecer, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e, em seguida, clique no nome da sua biblioteca.

  2. No menu Novo menu Novo , clique em Nova Pasta.

    Observação : A pessoa que criou sua biblioteca pode ter especificado que as pastas não podem ser criadas na biblioteca. Se for esse o caso, o comando Nova Pasta não estará disponível.

  3. Digite um nome para a pasta e clique em OK.

Dica : Se você tiver várias bibliotecas com pastas e as pessoas em seu grupo gostariam de navegar em uma biblioteca da forma que fazem no disco rígido, seu grupo talvez queira habilitar o seu site para usar a exibição de árvore. Você pode usar a exibição de árvore para expandir, recolher e navegar facilmente nas pastas. Se você possui permissão para criar sites, habilite a exibição de árvore nas Opções de navegação na página Configurações do Site.

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