Organizar (agrupar) dados em uma estrutura de tópicos em uma planilha

Se você tem uma lista de dados e deseja agrupá-la e resumi-la, pode criar uma estrutura de tópicos de até oito níveis, um para cada grupo. Cada nível interno, representado por um número mais alto nos símbolos de estrutura de tópicos, exibe área de detalhes do nível externo precedente, representado por um número mais baixo nos símbolos da estrutura de tópicos. Use uma estrutura de tópicos para exibir rapidamente linhas ou colunas de resumo, ou para revelar dados de detalhe de cada grupo. Você pode criar uma estrutura de tópicos de linhas (conforme mostrado no exemplo abaixo), uma estrutura de tópicos de colunas ou uma estrutura de tópicos tanto de linhas como de colunas.

lista de estruturas de tópicos
Uma linha de estrutura de tópicos de dados de vendas agrupada por regiões geográficas e meses com várias linhas de resumo e detalhes exibidas.

1.  Para exibir linhas para um nível, clique nos um dois três símbolos de estrutura de tópicos apropriados.

2.  O Nível 1 contém o total de vendas para todas as linhas de detalhes.

3.  O Nível 2 contém o total de vendas para cada mês em cada região.

4.  O Nível 3 contém linhas de detalhes — neste caso, linhas 11 a 13.

5.  Para expandir ou recolher dados em sua estrutura de tópicos, clique nos símbolos de estrutura de tópicos mais e menos .

O que você deseja fazer?

Criar uma estrutura de tópicos de linhas

Criar uma estrutura de tópicos de colunas

Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos

Personalizar uma estrutura de tópicos com estilos

Copiar dados de estrutura de tópicos

Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos

Criar um relatório de resumo com um gráfico

Criar uma estrutura de tópicos de linhas

  1. Verifique se cada coluna dos dados que você deseja organizar em tópicos tem um rótulo na primeira linha, contém informações similares em cada coluna e se o intervalo não tem linhas ou colunas vazias.

  2. Verifique se suas linhas de detalhes também têm uma linha de resumo — um subtotal. Siga um destes procedimentos:

    Insira linhas de resumo usando o comando Subtotal    

    • Use o comando Subtotal, que insere a função SUBTOTAL imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes e cria automaticamente a estrutura de tópicos para você. Para obter mais informações sobre o uso da função Subtotal, consulte Função SUBTOTAL.

      Insira suas próprias linhas de resumo    

    • Insira suas próprias linhas de resumo com fórmulas imediatamente abaixo ou acima de cada grupo de linhas de detalhes. Por exemplo, abaixo (ou acima) das linhas de dados de vendas de março e abril, use a função SOMA para calcular o subtotal das vendas desses meses. A tabela mais adiante neste tópico mostra um exemplo disso.

  3. Especifique se as linhas de resumo estão localizadas abaixo ou acima das linhas de detalhes. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo Estrutura de Tópicos.
    No grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo

  4. Se suas linhas de resumo estiverem acima das suas linhas de detalhes, desmarque a caixa de seleção Linhas de resumo abaixo do detalhe. Ou deixe a caixa de seleção inalterada.

  5. Organize os dados em tópicos. Siga um destes procedimentos:

    Organizar os dados em tópicos automaticamente

    1. Se necessário, selecione uma célula no intervalo de células a ser organizado em tópicos.

    2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique na seta em Agrupar e clique em AutoTópicos.

      clique na seta em agrupar e clique em autotópicos

    Organizar os dados em tópicos manualmente

    Importante : Quando você agrupa manualmente níveis de estrutura de tópicos, é melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as linhas incorretamente.

    1. Organize o grupo externo em uma estrutura de tópicos.criar estruturas de tópicos para o grupo externo

      Como criar estruturas de tópicos para o grupo externo

      1. Selecione todas as linhas de resumo subordinadas e suas linhas de detalhes relacionadas.

        Por exemplo, nos dados abaixo, a linha 6 contém o subtotal para as linhas 2 a 5, e a linha 10 contém o subtotal para as linhas 7 a 9, enquanto a linha 11 contém o total geral. Para agrupar todos os dados de detalhes da linha 11, selecione as linhas 2 a 10.

         

        A

        B

        C

        1

        Região

        Mês

        Vendas

        2

        Leste

        Março

        R$ 9.647

        3

        Leste

        Março

        R$ 4.101

        4

        Leste

        Março

        R$ 7.115

        5

        Leste

        Março

        R$ 2.957

        6

        Leste

        Total Mar

        R$ 23.820

        7

        Leste

        Abril

        R$ 4.257

        8

        Leste

        Abril

        R$ 1.829

        9

        Leste

        Abril

        R$ 6.550

        10

        Leste

        Total Abr

        R$ 12.636

        11

        Total Leste

        R$ 36.456,00

        Importante : Não inclua a linha de resumo (linha 11) na seleção.

      2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Agrupar, clique em Linhas e emOK.

        Clique em Linhas e em OK

        Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

    2. Opcionalmente, organize um grupo interno aninhado em tópicos — as linhas de detalhes de uma determinada seção dos seus dados.

      Como criar uma estrutura de tópicos para grupos internos aninhados (grupos de linhas de detalhes)

      1. Para cada grupo interno aninhado, selecione as linhas de detalhes adjacentes à linha que contém a linha de resumo.

        No exemplo abaixo, para agrupar as linhas 2 a 5, que têm uma linha de resumo 6, selecione as linhas 2 a 5. Para agrupar as linhas 7 a 9, que têm uma linha de resumo 10, selecione as linhas 7 a 9.

         

        A

        B

        C

        1

        Região

        Mês

        Vendas

        2

        Leste

        Março

        R$ 9.647

        3

        Leste

        Março

        R$ 4.101

        4

        Leste

        Março

        R$ 7.115

        5

        Leste

        Março

        R$ 2.957

        6

        Leste

        Total Mar

        R$ 23.820

        7

        Leste

        Abril

        R$ 4.257

        8

        Leste

        Abril

        R$ 1.829

        9

        Leste

        Abril

        R$ 6.550

        10

        Leste

        Total Abr

        R$ 12.636

        11

        Total Leste

        R$ 36.456,00

        Importante : Não inclua a linha de resumo na seleção.

      2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Agrupar.

        Clique em Agrupar na guia Dados

        Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

      3. Continue selecionando e agrupando linhas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos.

      4. Se desejar desagrupar linhas, selecione as linhas e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar.

        Você também pode desagrupar seções de uma estrutura de tópicos sem remover a estrutura de tópicos inteira. Mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em Caixa Mais ou Caixa Menos do grupo e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar.

        Importante : Se você desagrupar uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha visíveis adjacentes às linhas ocultas. Na guia Página Inicial, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Linhas.

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Criar uma estrutura de tópicos de colunas

  1. Verifique se cada linha dos dados que você deseja organizar em tópicos tem um rótulo na primeira coluna, contém informações similares em cada linha, e se o intervalo não tem linhas ou colunas vazias.

  2. Insira suas próprias colunas de resumo com fórmulas imediatamente à direita ou à esquerda de cada grupo de colunas de detalhes. A tabela listada na etapa 4 abaixo mostra um exemplo.

    Observação :  Para organizar dados em uma estrutura de tópicos por colunas, você deve ter colunas de resumo com fórmulas que façam referência a células em cada uma das colunas de detalhes para esse grupo.

  3. Especifique se o local da coluna de resumo está à direita ou à esquerda das colunas de detalhes. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo Estrutura de Tópicos.

    Como especificar o local da coluna de resumo

    1. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo Estrutura de Tópicos.

      No grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo

    2. Para especificar uma coluna de resumo à esquerda da coluna de detalhes, desmarque a caixa de seleção Colunas de resumo à direita do detalhe. Para especificar uma coluna de resumo à direita da coluna de detalhes, marque a caixa de seleção Colunas de resumo à direita do detalhe.

    3. Clique em OK.

  4. Para organizar os dados em tópicos, siga um destes procedimentos:

    Organizar os dados em tópicos automaticamente

    1. Se necessário, selecione uma célula no intervalo.

    2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique na seta sob Agrupar e clique em AutoTópicos.

    Organizar os dados em tópicos manualmente

    Importante : Quando você agrupa manualmente níveis de estrutura de tópicos, é melhor exibir todos os dados para evitar agrupar as colunas incorretamente.

    1. Organize o grupo externo em uma estrutura de tópicos.criar estruturas de tópicos para o grupo externo

      Como criar estruturas de tópicos para o grupo externo (todas as colunas, exceto o total geral)

      1. Selecione todas as colunas de resumo subordinadas, bem como seus dados de detalhe relacionados.

        No exemplo abaixo, a coluna E contém os subtotais para as colunas B a D, a coluna I contém os subtotais para as colunas F a H, enquanto a coluna J contém os totais gerais. Para agrupar todos os dados de detalhe da coluna J, selecione as colunas B a I.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        h

        I

        J

        1

        Reg

        Jan

        Fev

        Mar

        Q1

        Abr

        Maio

        Jun

        Q2

        S1

        2

        Leste

        371

        504

        880

        1.755

        186

        653

        229

        1.068

        2.823

        3

        Oeste

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1.557

        2.077

        4

        Norte

        447

        469

        429

        1.345

        579

        180

        367

        1.126

        2.471

        5

        Sul

        281

        511

        410

        1.202

        124

        750

        200

        1.074

        2.276

        Importante : Não inclua a coluna de resumo J (os totais gerais) na seleção.

      2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Agrupar.

        Clique em Agrupar na guia Dados

        Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

    2. Opcionalmente, organize um grupo interno aninhado em tópicos (grupos individuais de colunas de detalhes).

      Como criar uma estrutura de tópicos para grupos internos aninhados (grupos de colunas de detalhes)

      1. Para cada grupo interno aninhado, selecione as colunas de detalhes adjacentes à coluna que contém a coluna de resumo.

        No exemplo abaixo, para agrupar as colunas B a D, que têm uma coluna de resumo E, selecione as colunas B a D. Para agrupar as colunas F a H, que têm uma coluna de resumo I, selecione as colunas F a H.

         

        A

        B

        C

        D

        E

        F

        G

        h

        I

        J

        1

        Reg

        Jan

        Fev

        Mar

        Q1

        Abr

        Maio

        Jun

        Q2

        S1

        2

        Leste

        371

        504

        880

        1.755

        186

        653

        229

        1.068

        2.823

        3

        Oeste

        192

        185

        143

        520

        773

        419

        365

        1.557

        2.077

        4

        Norte

        447

        469

        429

        1.345

        579

        180

        367

        1.126

        2.471

        5

        Sul

        281

        511

        410

        1.202

        124

        750

        200

        1.074

        2.276

        Importante :  Não inclua a coluna de resumo para esse grupo na seleção.

      2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Agrupar.

        Clique em Agrupar na guia Dados

        Os símbolos de estrutura de tópicos aparecerão ao lado do grupo na tela.

  5. Continue selecionando e agrupando colunas internas até ter criado todos os níveis que você deseja na estrutura de tópicos.

  6. Se desejar desagrupar colunas, selecione as colunas e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar.

Na guia Dados, clique em Desagrupar.

Você também pode desagrupar seções de uma estrutura de tópicos sem remover a estrutura de tópicos inteira. Mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica em Caixa Mais ou Caixa Menos do grupo e, em seguida, na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar.

Se você desagrupar uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até as letras das colunas visíveis adjacentes às colunas ocultas. Na guia Página Inicial, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar & Reexibir e clique em Reexibir Colunas.

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Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos

  1. Se não vir os símbolos de estrutura de tópicos um dois três , mais e menos , clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Opções do Excel (Excel 2007) OU clique na guia Arquivo (outras versões), clique em categoria Opções e clique na categoria Avançado na seção Exibir opções para esta planilha, selecione a planilha e marque a caixa de seleção Exibir símbolos de estrutura de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada.

  2. Clique em OK.

  3. Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

    Exibir ou ocultar os dados de detalhe de um grupo    

    • Para exibir os dados de detalhes dentro de um grupo, clique na mais do grupo.

    • Para ocultar os dados de detalhe de um grupo, clique na menos do grupo.

      Expandir ou recolher a estrutura de tópicos inteira para um determinado nível    

    • Nos símbolos de estrutura de tópicos um dois três , clique no número do nível desejado. Os dados de detalhe dos níveis inferiores serão, então, ocultados.

      Por exemplo, se uma estrutura de tópicos tiver quatro níveis, você poderá ocultar o quarto nível enquanto exibe o restante dos níveis clicando em três .

      Exibir ou ocultar todos os dados de detalhe organizados em tópicos    

    • Para exibir todos os dados de detalhe, clique no nível mais baixo nos símbolos de estrutura de tópicos um dois três . Por exemplo, caso existam três níveis, clique em três .

    • Para ocultar todos os dados de detalhe, clique em um .

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Personalizar uma estrutura de tópicos com estilos

Nas linhas de estrutura de tópicos, o Microsoft Excel usa estilos como NívelLinha_1 e NívelLinha_2. Nas colunas organizadas em tópicos, o Excel utiliza estilos como NívelCol_1 e NívelCol_2. Esses estilos usam negrito, itálico e outros formatos de texto para diferenciar as linhas ou colunas de resumo dos seus dados. Alterando a maneira como cada um desses estilos é definido, é possível aplicar diferentes formatos de texto e célula para personalizar a aparência da estrutura de tópicos. Você pode aplicar um estilo ao criar a estrutura de tópicos ou depois.

Siga um ou mais dos procedimentos abaixo:

Aplicar automaticamente um estilo a uma linha ou coluna de resumo    

  1. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo Estrutura de Tópicos.

    No grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo

  2. Marque a caixa de seleção Estilos automáticos.

Aplicar um estilo a uma linha ou coluna de resumo existente    

  1. Selecione as células às quais deseja aplicar estilos de estrutura de tópicos.

  2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo Estrutura de Tópicos.

    No grupo Estrutura de Tópicos, clique no iniciador de caixa de diálogo

  3. Marque a caixa de seleção Estilos automáticos.

  4. Clique em Aplicar estilos.

Você também pode usar formatações automáticas para formatar dados organizados em tópicos.

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Copiar dados de estrutura de tópicos

  1. Se não vir os símbolos de estrutura de tópicos um dois três , mais e menos , clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Opções do Excel (Excel 2007) OU a guia Arquivo (outras versões) e clique em Opções, clique na categoria Avançado e, na seção Exibir opções para esta planilha selecione a planilha e marque a caixa de seleção Exibir símbolos de estrutura de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada.

  2. Use os símbolos de estrutura de tópicos um dois três , menos e mais para ocultar os dados de detalhes que você não deseja que sejam copiados.

    Para saber mais, confira a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos.

  3. Selecionar o intervalo de linhas de resumo.

  4. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique em Localizar e Selecionar e em Ir para.

    Clique em Localizar e Selecionar e clique em Ir para

  5. Clique em Ir para Especial.

  6. Clique em Somente Células Visíveis.

  7. Clique em OK e, em seguida, copie os dados.

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Ocultar ou remover uma estrutura de tópicos

Observação : Nenhum dos dados é excluído quando você oculta ou remove uma estrutura de tópicos.

Ocultar uma estrutura de tópicos

  • (Excel 2007) Clique no botão Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Opções do Excel OU na guia Arquivo (outras versões) e clique em Opções clique na categoria Avançado na seção Mostrar símbolos de tópicos se uma estrutura de tópicos for aplicada, selecione a planilha que contém a descrição que você deseja ocultar e desmarque a caixa de seleção Mostrar símbolos de estrutura de tópicos se uma estrutura de tópicos tiver sido aplicada.

Remover uma estrutura de tópicos

  1. Clique na planilha.

  2. Na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos, clique em Desagrupar e clique em Limpar Estrutura de Tópicos.

    Clique em Desagrupar e clique em Limpar Estrutura de Tópicos

    Importante : Se você remover uma estrutura de tópicos enquanto os dados de detalhe estiverem ocultos, as linhas ou colunas de detalhes poderão permanecer ocultas. Para exibir os dados, arraste-as até os números de linha ou as letras de coluna visíveis adjacentes às linhas e colunas ocultas. Na guia Página Inicial, no grupo Células, clique em Formatar, aponte para Ocultar & Reexibir e, em seguida, clique em Reexibir Linhas ou Reexibir Colunas :

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Criar um relatório de resumo com um gráfico

Imagine que você deseje criar um relatório de resumo de dados que exiba somente os totais acompanhados de um gráfico desses totais. Em geral, você pode seguir um destes procedimentos:

  1. Criar um relatório de resumo

    1. Organizar os seus dados em tópicos.

      Para saber mais, confira as seções Criar uma estrutura de tópicos de linhas ou Criar uma estrutura de tópicos de colunas.

    2. Oculte os detalhes clicando nos símbolos de estrutura de tópicos um dois três , mais e menos para mostrar apenas os totais conforme mostrado no seguinte exemplo de uma estrutura de tópicos de linha:

      Lista organizada em tópicos exibindo apenas linhas de total

    3. Para saber mais, confira a seção Exibir ou ocultar dados em uma estrutura de tópicos.

  2. Criar um gráfico do relatório de resumo

    1. Selecione os dados de resumo que você deseja representar graficamente.

      Por exemplo, para representar em gráfico somente os totais de Cardoso e Ribeiro, mas não os totais gerais, selecione as células A1 a C11 conforme mostrado no exemplo acima.

    2. Crie o gráfico. Por exemplo, na guia Inserir, no grupo Gráficos, clique em Gráficos Recomendados ou escolha outro tipo de gráfico.

      Por exemplo, se você criar o gráfico usando o Assistente de Gráfico, ele terá a aparência do exemplo a seguir.

      Gráfico criado a partir de dados de subtotal

      Se você mostrar ou ocultar os detalhes da lista de dados organizada em tópicos, o gráfico também será atualizado para mostrar ou ocultar os dados.

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