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Organizar a agenda

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Depois de bloquear as partes básicas da agenda do calendário, você pode adicionar mais detalhes à medida que envia atualizações para manter todos informados.

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Noções básicas do Calendário

Adicionar feriados ao calendário

Depois de ter partes básicas da agenda bloqueadas,

você poderá adicionar mais detalhes à medida que avançar e enviar atualizações para manter todos informados.

Neste evento, adicionei um nome de contato e alguns outros detalhes. Vamos enviar a atualização e clicar em Sim para fechar a mensagem.

Em seguida, para ter certeza de que todos obtenham a nova informação, selecione Enviar atualizações a todos os participantes.

À medida que acrescentarmos mais informações, poderemos mudar do modo de exibição Mês para um modo de exibição que mostre mais detalhes. Clique em Semana.

Para exibir o calendário pessoal, marque-o na lista de pastas. Com ambos selecionados, você obterá uma exibição lado a lado.

Há outras maneiras de exibir vários calendários. Vá até a guia Exibição e clique em Sobreposição.

Isso sobrepõe os calendários para que você possa ver rapidamente onde há conflitos.

Também pode ser conveniente clicar em Exibição de Agendamento, que exsibe a semana como uma linha do tempo horizontal.

Clique em Horário de Trabalho até que ele não esteja mais realçado para exibir eventos que ocorrem fora do horário de trabalho normal.

Vamos clicar em Semana para voltar para o modo de exibição Semana e adicionar mais detalhes ao calendário.

Na guia Exibição, clique em Lista de Tarefas Diárias e em Normal.

E esta seção na parte inferior do calendário abrirá, onde podemos inserir tarefas diárias.

Como ocorre com compromissos e reuniões, uma tarefa não precisa ser uma tarefa;

pode ser qualquer tipo de lembrete ou item de tarefa relacionado a um horário.

Clique abaixo de um dia e comece a digitar.

Tarefas são muito semelhantes a compromissos.

Na verdade, se você acreditar que uma tarefa seja mais fácil de visualizar como um bloco de tempo, pode convertê-la rapidamente.

Por exemplo, podemos pegar esse lembrete para dirigir até o Rio de Janeiro e arrastá-lo para o calendário.

E ajustar a alça na parte inferior do compromisso, para cobrir o tempo que levará a viagem.

Para ver todas as coisas que você pode fazer com uma tarefa, clique duas vezes nela.

Como você pode ver, em vez de horas de início e fim, as tarefas têm datas de início e conclusão.

Como estamos usando uma tarefa apenas como lembrete, as duas datas serão iguais.

Mas você poderia criar uma tarefa para escrever um romance, por exemplo, com uma data de conclusão dois anos no futuro.

Depois, conforme você trabalha na tarefa, pode atualizar as opções Status,

Prioridade e % Concluída, e adicionar detalhes, inclusive anexos.

Eis algo que podemos usar para o planejamento de nossa turnê.

Ao adicionar uma tarefa ou item de tarefa, você se torna o proprietário dela, por padrão.

Mas você pode atribuir essa tarefa a outra pessoa clicando em Atribuir Tarefa.

Basta inserir um nome na linha Para.

Embora você esteja delegando o item a um associado,

pode manter uma cópia atualizada em sua lista de tarefas e receber um relatório de status quando ela estiver concluída.

Adicione uma mensagem se desejar. E clique em Enviar para enviar a tarefa.

O destinatário da tarefa abre o email. Se ele aceitar a tarefa, ela é adicionada à respectiva lista de tarefas.

Ele pode escolher enviar a resposta imediatamente ou editar a resposta primeiro. Depois pode clicar em OK.

Ao concluir uma tarefa, você pode marcar uma tarefa como concluída clicando no ícone de sinalizador.

A tarefa é removida da lista de tarefas diárias do calendário,

mas você pode ver ela e todas as suas tarefas, clicando em Tarefas na barra de navegação e na Lista de Tarefas Pendentes, na lista de pastas.

Tarefas concluídas são tachadas.

Eis mais alguns itens que você pode achar úteis: criar sua própria lista de tarefas e categorizar tarefas pessoais.

Clique com o botão direito em Lista de Tarefas Pendentes e clique em Nova Pasta.

Você pode criar uma pasta Turnê para manter suas tarefas relacionadas a turnês separadas de suas tarefas pessoais.

Não precisamos fazer isso, pois estaremos usando a lista Tarefas Diárias no calendário.

Usarei apenas categorias. Selecione uma tarefa. Em seguida, clique em Categorizar e escolha uma cor.

Agora, posso localizar rapidamente minhas tarefas pessoais.

Usamos as ferramentas Calendário e Tarefas para nos ajudar a configurar uma turnê promocional.

Porém a turnê só será um sucesso se todos na equipe estiverem trabalhando juntos. A seguir, compartilharemos o calendário.

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