Objetivo do gerenciamento de projeto: Gerenciar custos e o orçamento

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

ícone: gerenciar custos

Se o seu projeto contém informações de custos para orçamento e para acompanhamento do desempenho do projeto, essas informações não estão sendo muito úteis a menos que você possa vê-las e analisá-las. Sem um entendimento sólido sobre onde os custos estão sendo usados, o projeto pode falhar rapidamente e se tornar não rentável.

Este artigo é uma das muitas metas de gerenciamento de projetos no mapa do projeto.

EXEMPLOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. . .

Um exemplo: O gerente de projeto acidentais   : você seja uma pessoa ocupada com muito fazer e seu chefe mãos a você um cronograma de projeto e inesperadamente informa para controlar os custos do projeto. Criando projetos é algo que você está familiarizado, mas adicionando custos no Microsoft Project ocorra você como irreversível suficiente sem o pesadelo adicional rastreamento.

No entanto, acompanhar custos no in Microsoft Project não é mais difícil do que acompanhar trabalho em um projeto. Além disso, provavelmente seu chefe não esperava uma análise complicada do valor acumulado ou um tratamento mais importante do portfólio. Aqui estão alguns pontos básicos que você deve saber primeiro.

  • Saber quais são os custos    Primeiro, entender quais são os custos e o que não são. Os custos mais importantes em qualquer projeto é o custo do trabalho de pessoas em projetos, bem como taxas de consultor e os custos de fornecedor desses indivíduos e organizações quem você está contratar.
    Também existem custos associados materiais, como cimento, quadros, estrutura, equipamento pesado e computadores. E se você planeja fazer qualquer negócios viajando em nome do projeto, você precisa considerar o custo de tarifa aérea, locação de carro e acomodações como custos que também precisam ser adicionada ao projeto.

  • Custos de ENTER     OK, agora você sabe tudo sobre custos. Onde insiro-lo no Microsoft Project? Os links no final deste artigo ajudará você. Em geral, a maioria das informações de custo é inserido na planilha de recursos. É lá que você indicou se um custo é para trabalhadores por hora, os funcionários assalariados, custos contratuais de consultores, custos fixos ou únicos para materiais de projeto e assim por diante.

  • Exibir informações de custo Após inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, você pode examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir suas metas para custos. Em algum momento, os participantes procurarão essas informações.

  • Informações de custo de relatório    Uma maneira rápida de criar uma exibição impressionante de informações de custo é exportar informações de custo para o Excel e, em seguida, criar Minigráficos. Aqui está um exemplo de informações de custo copiado da tabela de custo no Project e colado no Excel 2010 com um minigráfico criado para ela mostrando as despesas relativas dos tipos.
    Acompanhar custos de uma forma simples

Aqui estão três etapas para ajudar a aprimorar suas habilidades com custos

  1. Iniciar simples    Você não precisa inserir todos os custos para saber o gerenciamento de custos básicos no Project. Como iniciar com custos básicos, como o salário de uma pessoa, usando a planilha de recursos. Atribua esse recurso para algumas tarefas para saber mais sobre a relação do fluxo de trabalho a duração e o custo. Agora, exiba a caixa de diálogo informações do projeto (clique na guia projetos, clique em Informações do projeto., clique em Avançado ). Examine os valores totais para duração, trabalho e custo do seu projeto. Vá trocadas entre a planilha de recursos e a caixa de diálogo informações do projeto, as alterações de salário na planilha de recursos e vendo os totais alterar na caixa de diálogo informações do projeto.

    Caixa de diálogo Informações sobre o Projeto

  2. Aumentar seus conhecimentos    Como você se familiarizar com os custos, comece adicionando acomodações de hotel do custos fir aérea, custos fixos de reservas, e talvez os custos de fornecedor, como buffet barraca exibe e assim por diante. Ainda não tiver a custos de lote ou criar uma linha de base para eles (a menos que você deseja usar os recursos de orçamentos mais robustos de projeto).

  3. Aprenda de especialistas    Ler a próxima seção para saber como especialistas lidam com custos (Dica: isso não além de seu alcance ou)

Exemplo dois: você for um gerente de projetos experiente   : atua um gerente de projetos há muito tempo, e você tiver usado o software do gerente de projeto complicado no passado. Você mesmo saiba a diferença entre o OAT de EAT e pode calcular o valor líquido atual de um projeto como da ninguém empresa.

Agora quer descobrir como fazer o mesmo no Project 2010. Você verá que o Project fornece recursos robustos para controlar seu orçamento através do gerenciamento de alterações nos seus custos e nas linhas de base de custo.

Tenha em mente, porém, que quanto maior e mais complicada for sua organização, mais coisas terá com que se preocupar no que se refere a inserir, analisar e controlar custos.

  • Dados de históricos de revisão    Examinar o histórico de custos de projetos semelhantes ajuda você a estimativa melhor os custos em um projeto atual. Se sua organização tiver PMO (escritório de gerenciamento de projetos), consulte com eles sobre as suas necessidades de custo e orçamento. Um aspecto de uma organização com práticas de gerenciamento de projeto desenvolvido é um histórico evoluem dos projetos anteriores para que erros não serão repetidos e sucessos continuam.

  • Custos de ENTER     A maioria das informações são inseridas na planilha de recursos. É lá que você indicou se um custo é para funcionários por hora e custos fixos ou únicos para materiais de projeto. Não se esqueça os outros custos envolvidos no gerenciamento de projetos: custo dos contratos, custo ou contingência reserva para tarefas que possuem alto risco, os custos de seguro ou títulos.
    Controlar e gerenciar custos, especialmente se você estiver fazendo a análise de valor acumulado, requerem que você pode inserir informações de custo para os recursos atribuídos a tarefas. Ele também requer que você defina linhas de base.

    Aviso :  Sua organização pode ter diretrizes rígidas relacionadas aos custos provenientes de obrigações contratuais. Verifique se você compreende perfeitamente as diretrizes corporativas sobre se você deve fechar um contrato com, digamos, um fornecedor, e qual tipo de contrato você pode participar.

  • Criar uma linha de base   . A menos que você criar uma linha de base após a inclusão de custos, você não será capaz de analisar ou controlá-los. Uma linha de base é o plano como aprovada pelo todos os participantes. No Project, isso é definido na guia projeto manter em mente que quando você definir uma linha de base com o Project, você define a linha de base não só para custos, mas também para durações de tarefas e também estimativas de trabalhos.

  • Sempre revise os custos    Depois de inserir custos para recursos, tarefas ou ambos, você pode examiná-los para ver se eles precisam ser ajustados para atender à sua meta de custos. Em algum momento, os participantes procurará essas informações

  • Usar um especialista para revisar suas necessidades de custo     Use um membro da equipe experiente e qualificado para revisar as estimativas de custo para tarefas e recursos. Organizações maiores usem um PMO (escritório de gerenciamento de projetos) ou eles serão contratar um estimador profissional.

  • Compreender a valor agregado   . Valor agregado é padrão da indústria para analisar as variações de custos em todo o comprimento do seu projeto. Você não deseja descobrir para o fim do seu projeto que você está com orçamento estourado e atrasado.

  • Exportar informações de custo para outros programas    Talvez você queira exportar informações de custo para outro programa para análise posterior. Uma ferramenta rápida que você pode usar são minigráficos no Excel 2010. Este exemplo exibe os Minigráficos para obter informações de valor acumulado copiados do projeto para o Excel.

    EVM no Excel usando minigráficos

    você também pode usar relatórios visuais no Project para criar um gráfico dinâmico mais sofisticado de valor agregado (normalmente conhecido como uma curva S).
    Tabela Valor acumulado no Excel

  • Você pode até mesmo levar os dados do Project mais além e criar uma análise avançada usando ANOVA ou Monte Carlo. O céu é o limite para analisar as informações no Project.

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Neste artigo

Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto

Etapa 2: Gerenciar custos

Etapa 1: Inserir e exibir custos no seu projeto

Inserir custos para recursos

Vamos começar do começo—você precisa inserir os custos para pessoas, equipamentos e outros recursos no seu projeto.

Exibir custos

Após você inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, é possível examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir sua meta para custos.

Definir como os custos acumulam

Especificar quando os custos atuais são incluídos no orçamento do seu projeto (no início, final ou durante o projeto) pode ajudar você a estabelecer um plano para fluxo de caixa

Imprimir um modo de exibição ou relatório

Em algum momento, você vai querer relatar os custos de um projeto para outras pessoas na organização.

Criar um relatório visual

Você pode exportar as informações de custos do projeto para o Visio ou Excel para criar um relatório ou fazer uma análise mais detalhada.

Criar ou atualizar um plano provisório ou linha de base

Quando suas estimativas de custo são alinhado com sua meta de custos, você pode estabelecê-los como seu plano de linha de base. Dessa forma, você pode comparar custo real com o plano original no desenrolar do projeto.

Comparar duas versões de um projeto

Você compara os custos de um projeto em relação a um projeto anterior usando o recurso de comparação de versões no Project.

Analisar o progresso do seu cronograma

Analisar como as tarefas estão progredindo no seu cronograma mostra a você onde o orçamento está sendo gasto.

Ver o que está conduzindo a data de término do projeto (caminho crítico)

Texto | Vídeo

Tarefa no caminho crítico pode ter maior impacto sobre os custos do projeto geral. Saiba como localizá-los.

Ocultar uma coluna em um modo de exibição

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Ocultar colunas é uma forma efetiva de evitar temporariamente que outras pessoas tenham acesso às informações. Não se preocupe—ao ocultar colunas, os dados de custos não serão excluídos.

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Etapa 2: Gerenciar custos

Analisar custos no Project

Após você inserir custos para recursos, tarefas, ou ambos, é possível examiná-los para ver se precisam ser ajustados para cumprir sua meta para custos.

Definir como os custos acumulam

Especificar quando os custos atuais são incluídos no orçamento do seu projeto (no início, final ou durante o projeto) pode ajudar você a estabelecer um plano para fluxo de caixa

Criar ou atualizar um plano provisório ou linha de base

Quando suas estimativas de custo são alinhado com sua meta de custos, você pode estabelecê-los como seu plano de linha de base. Dessa forma, você pode comparar custo real com o plano original no desenrolar do projeto.

Analisar o progresso do seu cronograma

Analisar como as tarefas estão progredindo no seu cronograma mostra a você onde o orçamento está sendo gasto.

Analisar o desempenho do projeto com uma análise do valor acumulado

Uma análise de valor acumulado indica quanto deve ter sido gasto do orçamento tendo em vista a quantidade de trabalho realizado até o momento e o custo de linha de base para a tarefa, atribuição ou recursos.

Saiba mais avançadas objetos da análise de valor acumulado (blog)

Saiba como exportar seu cronograma para um formato em conformidade com UN/CEFACT (Centro das Nações Unidas para a Facilitação dos Negócios e do Comércio Eletrônico).

Ver o que está conduzindo a data de término do projeto (caminho crítico)

Texto | Vídeo

Tarefa no caminho crítico pode ter maior impacto sobre os custos do projeto geral. Saiba como localizá-los.

Ocultar uma coluna em um modo de exibição

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Você pode não querer que todos na sua organização vejam as informações sobre custos, os custos especiais com salários dos funcionários, com os contratos de vendedores ou os orçamentos da empresa. Ocultar colunas é uma forma efetiva de evitar temporariamente que outras pessoas tenham acesso às informações. Não se preocupe—Ao ocultar colunas, os dados de custos não serão excluídos. Os dados podem somente ser excluídos do Project se você destacar manualmente linhas ou células, não colunas inteiras de dados.

Criar um relatório visual dos dados do Project no Excel

Você pode exportar dados do projeto para o Excel. Por exemplo, se você está analisando um valor acumulado, é possível exportar essas informações para exibir uma curva S padrão das informações do valor acumulado para análise mais detalhada.

Usar minigráficos no Excel 2010 para controlar custos

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Você pode não querer que todos na sua organização vejam as informações sobre custos, os custos especiais com salários dos funcionários, com os contratos de vendedores ou os orçamentos da empresa. Ocultar colunas é uma forma efetiva de evitar temporariamente que outras pessoas tenham acesso às informações. Não se preocupe—Ao ocultar colunas, os dados de custos não serão excluídos. Os dados podem somente ser excluídos do Project se você destacar manualmente linhas ou células, não colunas inteiras de dados.

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