O triângulo do projeto

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“Você pode ter um resultado bom, rápido ou econômico. Escolha dois.” 

Os engenheiros dizem isso aos gerentes de projetos há décadas.

Usando termos um pouco diferentes, todo projeto faz o equilíbrio entre tempo, dinheiro e escopo  em um triângulo; é impossível mudar um sem afetar pelo menos um dos outros. A função do gerente de projetos é impedir que o triângulo se desfaça.

Como? Em primeiro lugar, quando um problema aparecer, localize-o no triângulo do projeto:  ele se refere a tempo (cronograma), dinheiro (orçamento) ou escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo podem ser alterados e quais estão "fixos" em seus lugares. Em terceiro lugar, realize os ajustes possíveis para corrigir o problema e otimizar o projeto. Em quarto lugar, conclua o projeto e comemore!

Neste artigo

Tempo + dinheiro + escopo = qualidade

Saber o que você não pode alterar

Otimizar o cronograma

Otimizar o orçamento

Otimizar o escopo

Mais informações sobre o gerenciamento de projetos

Tempo + dinheiro + escopo = qualidade

O triângulo do projeto também é conhecido como "triângulo de ferro" ou, com tom menos poético, "triplas restrições". Sempre que você recorrer ao triângulo, ele fará a mesma constatação: não é possível alterar o orçamento, cronograma ou escopo de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras duas partes.

Triângulo do projeto

Alguns exemplos de como ele funciona:

  • Para reduzir a data de término (tempo), é possível investir mais recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais cedo ou retirar características (escopo) para que haja menos trabalho a ser feito antes da nova data limite.

  • Para concluir o projeto abaixo do orçamento (custo), é possível cancelar horas extras e concluir o projeto mais tarde (tempo) ou retirar características (escopo).

  • Para adicionar características a um projeto (escopo), é possível ampliar a data limite para concluir o novo trabalho a tempo (tempo) ou alocar mais pessoas para que o projeto seja concluído com mais rapidez (custo). Também é possível fazer as duas coisas.

Qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ela fica no meio e é afetada por mudanças em qualquer lado.

Triângulo do projeto com qualidade

Por exemplo, se você estiver adiantado, poderá repor as características retiradas e dedicar mais tempo às tarefas existentes. Com tempo e escopo adicionais, o resultado final pode ser um produto melhor.

Um aspecto essencial: não há padrão de qualidade universal. Em qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outras, colocá-lo no mercado a tempo é mais interessante. Um gerente de projetos deve saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico.

No exemplo anterior, é possível simplesmente concluir o produto mais cedo, com menos características, colocando-o no mercado antes da concorrência. Em sua empresa, essa pode ser a definição de qualidade para esse projeto.

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Conheça os elementos que não podem ser mudados

Na maioria dos projetos, há pelo menos um lado do triângulo que é fixo. Não é possível mudá-lo.

Talvez o orçamento não seja negociável (parece familiar?). Ou, possivelmente, a venda do produto deva iniciar em uma data específica. Talvez ambas suposições sejam verdadeiras.

Ás vezes, os elementos fixos de um projeto são impostos por alguém acima do gerente de projetos, mas nem sempre. Em alguns casos, cabe a você decidir qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você dever ser muito claro em relação a isso para quando os problemas aparecerem (eles sempre aparecem).

Quando o problema ocorre em uma fixo lado, o curso de ação costuma limpar. Por exemplo, se você descobrir que um recurso de software levará mais tempo para ser concluída do que a previsão e você tiver conectado um contrato dizendo que você utilizará para exibir esse recurso (escopo), você que mover a data de término check-out ou adicionar recursos para concluí-lo no prazo.

Se o fixo lado e lado problema são diferentes, não desistir. Essa é a vantagem do triângulo do projeto; sempre há espaço suficiente para fazer alterações por exemplo, se o projeto tiver que terminar no prazo e ele tiver crescido no escopo, você ainda pode ajustar o custo pela adição de recursos.

Se os três lados do triângulo estiverem paralisados, não entre em pânico. Embora o projeto esteja com problemas, ao menos você sabe disso e tem um bom ponto inicial para repensar sobre as metas do projeto ou os padrões de qualidade.

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Otimizar o cronograma

Mais cedo ou mais tarde, você terá de encarar um projeto com tendência a ultrapassar uma data limite inflexível.

A maneira mais eficiente para diminuir o cronograma é reduzir as tarefas que ocorrem no caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa é concluída na data de término do projeto. Modificar outras tarefas pode não diminuir o cronograma, mas mudar tarefas no caminho crítico sim. Para reduzir o caminho crítico, é possível:

  • Reduzir a duração das tarefas (reduzir escopo ou adicionar recursos).

  • "Acelerar" o cronograma: sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar nelas simultaneamente (aumentar os recursos). Essa tática é melhor utilizada mais perto do início de um projeto.

  • "Quebrar" o cronograma: aumentar os recursos para concluir as tarefas com mais rapidez (dinheiro).

  • Remover tarefas (reduzir escopo).

Logicamente, alterar o cronograma desse modo pode causar efeitos drásticos sobre o orçamento, o escopo e a qualidade do projeto.

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Otimizar o orçamento

Na maioria dos projetos, a maior parte do orçamento consiste em custos de recurso: os custos baseados em taxas e fixos de pessoas, equipamentos e materiais. Ficar dentro do orçamento pode exigir muito difícil opções:

  • Reduzir o escopo do projeto para que os recursos sejam aproveitados em menos tarefas e tarefas mais curtas.

  • Remover recursos.

  • Garantir que as taxas, tarifas e horas extras sejam adequadas.

  • Verificar se os recursos são os mais adequados para o trabalho.

  • Substituir um recurso caro por um mais econômico.

Manter os custos sob controle pode forçar a data limite ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se eliminar as horas extras das tarefas, a data de término poderá se estender para um mês adiante. Ou então, se você reduzir o escopo, a data de término poderá ser reduzida.

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Otimizar o escopo

Você pensaria em economizar dinheiro deixando uma ponte um pouco menor do que o rio sobre o qual ficará? É claro que não. Às vezes, o escopo do projeto não pode ser alterado. Por isso, é necessário tomar outras medidas:

  • Aumentar os recursos para garantir o cumprimento de todas as tarefas (custo).

  • Cortar as tarefas que não estão no caminho crítico, se houver (custo).

  • Adicionar tarefas ou aumentar sua duração (custo).

  • Aumentar a data limite para permitir a conclusão de todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo).

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