O jeito fácil de fazer relatórios

As partes de um relatório

Sua chefe gosta do que você fez com o banco de dados de controle de ativos, e ela precisa apresentar algumas informações em uma reunião e está com pressa. Está na hora de criar relatórios.

Os relatórios são o produto final de um banco de dados. Eles combinam os fatos brutos do banco de dados com informações suficientes para que esses fatos tenham significado e apresentem os resultados visualmente. Por exemplo, se precisar usar diagramas ou gráficos, use um relatório. Além disso, os relatórios são a melhor maneira de formatar e imprimir dados, além de ser um modo conveniente de resumi-los. Por exemplo, você pode agrupar seus ativos por fornecedor e calcular um subtotal para cada grupo, bem como um total geral para todos os grupos.

No Access, um relatório é composto de seções.

  1. As seções de cabeçalho podem aparecer no alto de um relatório ou, no caso das seções Cabeçalho de Página, no alto de cada página do relatório. Em geral, os cabeçalhos de relatório contêm títulos e imagens como, por exemplo, logotipos de empresas. Já os cabeçalhos de página costumam conter títulos de colunas.

  2. Se quiser agrupar os dados em um relatório, você verá um Cabeçalho de Grupo. A seção listará os campos em que os dados podem ser agrupados. Por exemplo, caso precise ver quem fará os reparos em um determinado computador, você pode agrupar seus dados pelo nome do técnico de manutenção.

  3. A seção Detalhes é o corpo do relatório, os dados que os usuários precisam ver. Todos os relatórios precisam ter uma seção de detalhes.

  4. As seções de rodapé podem aparecer em diversos lugares. Por exemplo, é possível criar rodapés de grupo que exibem somas, contagens ou médias para um grupo de dados. Também é possível criar rodapés de página que aparecem na parte inferior de cada página do relatório e exibem elementos como números de página.

As seções de cabeçalho e rodapé são opcionais. Por exemplo, caso não deseje agrupar seus dados, você não precisa de cabeçalhos ou rodapés de grupo. Contudo, assegure-se de que os relatórios contenham informações suficientes para torná-los significativos e fáceis de compreender.

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