Novidades no Microsoft Access 2010

Compartilhar um banco de dados na Web

• Usar um modelo    Cinco modelos vêm com Access 2010: contatos, ativos, projetos, eventos e contribuições de caridade. Você também pode modificar qualquer modelo, antes ou depois de publicar.

• Começar do zero    Ao criar um novo banco de dados em branco, escolha entre um banco de dados regular e um banco de dados da Web. Essa opção afeta os recursos de design e comandos que você vê, para que seja fácil garantir que seu aplicativo seja compatível com a Web.

• Converter um banco de dados existente em um banco de dados da Web    Você pode publicar um aplicativo existente na Web. Nem todos os recursos de banco de dados da área de trabalho são suportados na Web, portanto, você pode ter que ajustar alguns recursos do seu aplicativo.

  Você pode executar o novo Verificador de Compatibilidade da Web para ajudá-lo a identificar e corrigir quaisquer problemas de compatibilidade.

• Intranet ou Internet    Você pode publicar no seu próprio servidor do SharePoint ou usar uma solução do SharePoint hospedada.

  Observação: Uma conta de usuário deve usar um banco de dados da Web. O acesso anônimo não é suportado.

Para obter mais informações sobre bancos de dados da Web, consulte o artigo Criar um banco de dados para compartilhar na Web.

Novo construtor de macros

Access 2010 oferece um novo construtor de macros que IntelliSense e uma interface limpa e simples.

1. Selecione uma ação na lista...

2. ... ou clique duas vezes em uma ação no Catálogo de Ações para adicioná-la à macro.

3. A guia Design é exibida quando você está trabalhando em uma macro.

Quando você adiciona uma ação, mais opções aparecem no construtor de macros. Por exemplo, quando você adiciona uma ação "Se", você vê:

Assista ao vídeo a seguir para ver como o novo construtor de macros funciona.

Além das macros tradicionais, você usa o novo construtor de macros para criar macros de dados, um novo recurso.

Macros de dados: alterar dados com base em eventos

As macros de dados ajudam a dar suporte a agregados em bancos de dados da Web e também fornecem uma maneira de implementar "gatilhos" em qualquer banco de dados Access 2010 dados.

Por exemplo, suponha que você tenha um campo PercentComplete e um campo Status. Você pode usar uma macro de dados para definir PercentComplete como 100 quando definir Status como Concluído e0 quando definir Status como Não Iniciado.

Você pode ver macros de dados em ação no vídeo a seguir.

Construtor de Expressões Aprimorados

O Construtor de Expressões agora IntelliSense, para que você possa ver suas opções conforme digita. Ele também exibe ajuda para o valor de expressão atualmente selecionado na janela Construtor de Expressões. Por exemplo, se você selecionar a função Trim, o Construtor de Expressões exibirá:

Trim(string) Returns a Variant of type string containing a copy of a specified string without leading and trailing spaces.

Para obter mais informações, consulte o artigo Use the Expression Builder.

Campos calculados

Você pode criar um campo que exibe os resultados de um cálculo. O cálculo deve fazer referência a outros campos na mesma tabela. Você usa o Construtor de Expressões para criar o cálculo.

Novos modelos de banco de dados

Access 2010 inclui um pacote de modelos de banco de dados projetados profissionalmente para controlar contatos, tarefas, eventos, alunos e ativos, entre outros tipos de dados. Você pode usá-las imediatamente ou aprimora-las e refiná-las para rastrear as informações exatamente da maneira que você deseja.

Cada modelo é um aplicativo de controle completo que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relações predefinidos. Os modelos são projetados para serem imediatamente úteis prontamente para que você possa se levantar e executar rapidamente. Se o design do modelo atender às suas necessidades, você estará pronto para ir. Caso contrário, você pode usar o modelo para obter uma vantagem na criação do banco de dados que atenda às suas necessidades específicas.

Além dos modelos incluídos no Access 2010, você pode se conectar ao Office.com e baixar mais modelos.

Partes do aplicativo para adicionar funcionalidade a um banco de dados existente

Você pode facilmente adicionar funcionalidade a um banco de dados existente usando uma parte do aplicativo. Novo no Access 2010, uma parte do aplicativo é um modelo que compreende parte de um banco de dados — por exemplo, uma tabela pré-formatada ou uma tabela com um formulário e relatório associados. Por exemplo, adicione uma parte do aplicativo Tarefas ao banco de dados e você obterá uma tabela Tarefas, um formulário Tarefas e a opção de relacionar a tabela Tarefas a outra tabela em seu banco de dados.

Para obter mais informações, consulte o artigo Salvar e reutilizarelementos de design de banco de dados.

Exibição de Folha de Dados aprimorada

Você pode criar uma tabela e começar a usá-la sem definir campos com antecedência — basta clicar em Tabela na guia Criar e começar a inserir dados na nova folha de dados exibida. Access 2010 determina automaticamente o melhor tipo de dados para cada campo para que você seja executado em pouco tempo. A coluna Clique para Adicionar mostra apenas onde adicionar um novo campo e, se precisar alterar o tipo de dados ou o formato de exibição de um campo novo ou existente, você poderá usar os comandos na faixa de opções, na guia Campos. Você também pode colar dados de tabelas do Microsoft Excel em uma nova folha de dados , Access 2010 cria todos os campos e reconhece os tipos de dados automaticamente.

Painel Lista de Campos

O painel Lista de Campos permite adicionar campos de outras tabelas. Você pode arrastar campos da tabela em sua fonte de registros, de tabelas relacionadas ou de tabelas não relacionadas no banco de dados. Se uma relação entre tabelas for necessária, ela será criada automaticamente ou você será solicitado pelo processo.

O layout ajuda a acelerar o design de formulários e relatórios

Use o layout para fazer alterações de design enquanto você visualiza dados em um formulário ou relatório.

O layout exibe vários aprimoramentos e é necessário se você estiver projetando um formulário ou relatório para a Web.

A faixa de opções

A faixa de opções é uma coleção de guias que contêm grupos de comandos que são organizados por recurso e funcionalidade. A faixa de opções substitui as camadas de menus e barras de ferramentas encontradas em versões anteriores do Access. A imagem a seguir mostra a faixa de opções com a guia Página Principal selecionada.

Os principais recursos da faixa de opções incluem:

• Guias de comando — Guias que exibem comandos que são comumente usados juntos para que você possa encontrar os comandos necessários quando precisar deles.

• Guias de comando contextuais — uma guia de comando que aparece dependendo do contexto — ou seja, o objeto no qual você está trabalhando ou a tarefa que você está executando. Uma guia de comando contextual contém os comandos mais prováveis de se aplicar ao que você está fazendo.

• Galerias — Novos controles que exibem uma visualização de um estilo ou opção para que você possa ver os resultados antes de se comprometer com uma escolha.

Modo de exibição Backstage

Novo no Access 2010, o exibição Backstage contém comandos que você aplica a um banco de dados inteiro, como compactar e reparar, ou abrir um novo banco de dados. Os comandos são organizados em guias no lado esquerdo da tela e cada guia contém um grupo de comandos ou links relacionados. Por exemplo, se você clicar em Novo, você verá conjunto de botões que permitem criar um novo banco de dados do zero ou selecionando a partir de uma biblioteca de modelos de banco de dados projetados profissionalmente.

Muitos dos comandos que você encontra no exibição Backstage estavam disponíveis no menu Arquivo em versões anteriores do Access, além de bancos de dados que você abriu recentemente e (se você estiver conectado à Internet) links para office.com artigos.

Para acessar a exibição Backstage, clique na guia Arquivo.

Painel de Navegação

O Painel de Navegação lista e fornece acesso fácil a todos os objetos no banco de dados aberto no momento.

Use o Painel de Navegação para organizar seus objetos por tipo de objeto, data criada, data modificada, tabela relacionada (com base em dependências de objeto) ou em grupos personalizados criados. Precisa de mais espaço para trabalhar no design do formulário? Você pode facilmente fechar o Painel de Navegação para que ele ocupa pouco espaço, mas ainda assim permanece disponível.

Objetos tabbed

Por padrão, suas tabelas, consultas, formulários, relatórios e macros são exibidos como objetos tabbed na janela do Access.

Você pode alterar essa configuração por banco de dados e usar janelas de objetos em vez de guias.

Clicando nas guias de objeto, você pode facilmente alternar entre vários objetos.

Janela Ajuda

Access 2010 oferece conteúdo de Referência do Desenvolvedor do Access e da Ajuda do Access na mesma janela de Ajuda. Os dois sistemas contêm diferentes tipos de conteúdo de assistência. O Visualizador de Ajuda permite que você escolha qual conteúdo exibir. Você pode alterar o escopo da pesquisa apenas para o conteúdo de Referência do Desenvolvedor do Access, por exemplo. Independentemente das configurações que você faz na janela ajuda, todo o conteúdo de Referência de Desenvolvedores do Access e da Ajuda do Access está sempre disponível online, no Office.com ou no MSDN.

Guia Criar

Use a guia Criar para criar rapidamente novos formulários, relatórios, tabelas, consultas e outros objetos de banco de dados. Se você selecionar uma tabela ou consulta no Painel de Navegação, poderá criar um novo formulário ou relatório com base nesse objeto em um clique usando o comando Formulário ou Relatório.

Os novos formulários e relatórios criados por esse processo de um clique usam um design atualizado para ajudá-los a torná-los mais atraentes visualmente e imediatamente úteis. Formulários e relatórios gerados automaticamente tem um design de aparência profissional com headers que incluem um logotipo e um título. Além disso, um relatório gerado automaticamente também inclui a data e a hora, bem como os rodapés e totais informativos.

Exibição de relatório e layout

Essas exibições, aprimoradas Access 2010, permitem que você trabalhe com formulários e relatórios de forma interativa. Usando o exibição Relatório, você pode procurar uma renderização precisa do seu relatório sem precisar imprimi-lo ou exibi-lo na Visualização de Impressão. Para se concentrar em determinados registros, use o recurso de filtro ou use uma operação Find para pesquisar texto correspondente. Você pode usar o comando Copiar para copiar texto para a Área de Transferência ou clicar nos hiperlinks ativos exibidos em seu relatório para seguir um link no navegador.

A exibição de layout permite que você faça alterações de design enquanto navega seus dados. Você pode usar o layout para fazer muitas alterações de design comuns enquanto você visualiza dados em um formulário ou relatório. Por exemplo, adicione um campo arrastando um nome de campo do novo painel lista de campos ou alterando propriedades usando a folha de propriedades.

O modo de exibição de layout agora oferece layouts de design aprimorados — grupos de controles que você pode ajustar como um para que você possa facilmente reorganizar campos, colunas, linhas ou layouts inteiros. Você também pode remover um campo ou adicionar formatação facilmente no layout.

Criação simplificada de agrupação e classificação em relatórios

O Access tem uma nova maneira de agrupar e classificar dados em relatórios e adicionar totais. A interface é fácil de navegar e entender e, quando é usada com o novo layout, você vê o efeito de suas alterações instantaneamente.

Suponha que você queira ver o total de vendas por região em um relatório. Use o layout e o painel Grupo, Classificação e Total para adicionar um nível de grupo e solicitar um total — e ver as alterações ao vivo, em seu relatório. A linha Total facilita a adição de uma soma, média, contagem, máximo ou mínimo aos seus headers de relatório ou rodapés. Os totais simples não exigem mais a criação manual de um campo calculado. Agora basta apontar e clicar.

Layouts de controle aprimorados para ajudá-lo a criar formulários e relatórios polidos

Formulários e relatórios geralmente contêm informações tabularas, como uma coluna que contém nomes de clientes ou uma linha que contém todos os campos para um cliente. Você pode agrupar esses controles em um layout que pode ser facilmente manipulado como uma unidade, incluindo o rótulo.

Como você pode selecionar controles de diferentes seções, como o rótulo no header ou rodapé da seção, há uma flexibilidade considerável. Você pode facilmente:

• Mova ou resize um layout. Por exemplo, mova uma coluna para a esquerda ou para a direita.

• Formatar um layout. Por exemplo, de definir uma coluna de nome do cliente em negrito para que ela se destaque.

• Adicione uma coluna (campo) a um layout.

• Excluir uma coluna (campo) de um layout.

• Mesclar ou dividir células

Os layouts são salvos com seu design, para que eles permaneçam disponíveis. O vídeo a seguir mostra como os layouts funcionam em formulários e relatórios.

Dividir formulários para navegação rápida de dados

Use um formulário dividido para criar um formulário que combina um exibição folha de dados e um formulário. Você pode definir uma propriedade para dizer ao Access para colocar a folha de dados na parte superior, inferior, esquerda ou direita.

Macros incorporadas em formulários e relatórios

Use macros incorporadas para evitar ter que gravar código. Uma macro incorporada é armazenada em uma propriedade e faz parte do objeto ao qual ela pertence. Você pode alterar o design de uma macro incorporada sem precisar se preocupar com outros controles que podem usar a macro — cada macro incorporada é independente. As macros incorporadas são confiáveis porque são automaticamente impedidas de executar operações potencialmente não seguras.

Campos calculados

Você pode criar um campo que exibe um valor calculado a partir de outros dados na mesma tabela. Use o Construtor de Expressões para criar o cálculo, para que você se beneficie IntelliSense acesso fácil à Ajuda para valores de expressão.

Os dados de outras tabelas não podem ser usados como a fonte dos dados calculados. Algumas expressões não têm suporte de campos calculados.

Campos de múltiplos valores

Um campo com valores múltiplos pode armazenar mais de um valor por registro. Suponha que você tenha que atribuir uma tarefa a um de seus funcionários ou contratados, mas você deseja atribuí-la a mais de uma pessoa. Na maioria dos sistemas de gerenciamento de banco de dados e em versões do Access anteriores Office Access 2007, você precisava criar uma relação de muitos para muitos para fazer isso corretamente.

Campos com valores múltiplos são especialmente apropriados quando você trabalha com uma lista do SharePoint que contém um dos tipos de campo multivalorados usados em Windows SharePoint Services. Access 2010 é compatível com esses tipos de dados.

Campos de anexo para arquivos

O tipo de dados Attachment permite que você armazene facilmente todos os tipos de documentos e arquivos binários em seu banco de dados sem qualquer crescimento desnecessário no tamanho do banco de dados. O Access compacta automaticamente anexos, quando possível, para minimizar o uso de espaço. Deseja anexar um documento do Word a um registro ou salvar uma série de imagens digitais em seu banco de dados? O uso de anexos torna essas tarefas muito mais fáceis. Você pode até adicionar vários anexos a um único registro.

Os campos de memorando agora armazenam texto rico e o histórico de revisão de suporte

Campos de memorando de texto rich significam que você não está mais limitado ao texto sem texto em seus registros. Você pode formatar texto com opções (como negrito, itálico, além de fontes e cores diferentes e outras opções de formatação comuns) e armazenar o texto em seu banco de dados. O texto rich-formatted é armazenado em um campo Memorando em um formato baseado em HTML compatível com o tipo de dados rich text em Windows SharePoint Services. Você definirá a nova propriedade TextFormat como RichText ou PlainTexte as informações serão formatadas corretamente em controles de caixa de texto e no exibição Folha de Dados.

Campos Memorando são úteis para armazenar grandes quantidades de informações. Você pode configurar a propriedade Append Only para manter um histórico de todas as alterações em um campo Memorando. Em seguida, você pode exibir um histórico dessas alterações. Esse recurso também dá suporte ao recurso de controle no Windows SharePoint Services para que você também possa usar o Access para exibir o histórico de conteúdo da lista do SharePoint.

Calendário para escolher datas

Campos e controles que usam o tipo de dados Data/Hora ganham suporte automaticamente para um calendário interativo integrado. O botão calendário aparece automaticamente à direita da data. Quer saber a data para esta próxima sexta-feira? Clique no botão e o calendário aparece automaticamente para permitir que você encontre e escolha a data. Você pode optar por desativar o calendário para um campo ou um controle usando uma propriedade.

Ferramentas de classificação e filtragem aprimoradas

Suponha que você tenha que encontrar rapidamente um valor correspondente ou classificar uma coluna de dados. O recurso AutoFilter aumenta as capacidades de filtragem já poderosas para que você possa se concentrar rapidamente nos dados necessários. Você pode selecionar facilmente entre os valores exclusivos em uma coluna, o que é útil para situações em que não é possível lembrar o nome de que você precisa ou pode classificar os valores usando opções de menu de contexto em linguagem simples, como Classificar Mais Antigo para Mais Novo ou Classificar Menor para Maior.

As opções de filtro mais comuns são facilmente visíveis nos comandos de menu ou você pode usar filtros rápidos para limitar informações com base nos dados que você inserir. As opções de filtro rápido alteram automaticamente com base no tipo de dados para que você veja opções sensatas para informações numéricas, de texto, de data e de texto.

Totais e cores alternadas em plano de fundo em planilhas de dados

O exibição folha de dados oferece uma linha Total, na qual você pode mostrar uma soma, contagem, média, máximo, mínimo, desvio padrão ou variação. Depois de adicionar a linha Total, aponte para a seta na célula da coluna e selecione o cálculo que deseja.

Folhas de dados, relatórios e formulários contínuos suportam uma cor de plano de fundo alternada para linhas, que você pode configurar independentemente da cor de plano de fundo padrão. Sombrear todas as outras linhas é fácil e você pode escolher qualquer cor.

Formatação condicional

Access 2010 adiciona novos recursos de formatação condicional, permitindo que você alcance alguns dos mesmos estilos de formatação disponíveis no Excel. Por exemplo, agora você pode adicionar Barras de Dados para tornar uma coluna de números mais acessível, conforme mostrado na ilustração a seguir:

Coletar dados usando formulários do InfoPath e Outlook

O recurso Coleta de Dados ajuda você a coletar comentários usando o Outlook e, opcionalmente, o InfoPath. Você pode gerar automaticamente um formulário Do InfoPath ou um formulário HTML e in-locar no corpo de uma mensagem de email. Em seguida, você pode enviar o formulário para destinatários selecionados de seus contatos do Outlook ou para os nomes de destinatários armazenados em um campo em seu banco de dados do Access.

Você escolhe se deve coletar novas informações ou atualizar as informações existentes. Em seguida, os destinatários concluem o formulário e o retornam. O Outlook reconhece os formulários de entrada e salva automaticamente os dados no banco de dados do Access, sem necessidade de retyping.

Exportar para PDF e XPS

No Access 2010, você pode exportar dados para um formato de arquivo PDF (Formato de Documento Portátil) ou XPS (Especificação de Papel XML) para impressão, postagem e distribuição de email, desde que você instale primeiro o complemento Publicar como PDF ou XPS. Exportar um formulário, relatório ou folha de dados para um arquivo .pdf ou .xps permite capturar informações em um formulário fácil de distribuir que mantém todas as suas características de formatação, mas não exige que outras pessoas instalem o Access em seus computadores para imprimir ou revisar sua saída.

• Portable Document Format    Um PDF é um formato de arquivo eletrônico de layout fixo que preserva a formatação de documentos e ajuda no compartilhamento de arquivos. O formato PDF garante que, quando o arquivo for exibido online ou impresso, ele mantenha exatamente o formato pretendido, e os dados no arquivo não podem ser copiados ou alterados facilmente. O formato PDF também é útil para documentos que serão reproduzidos usando métodos de impressão comercial.

• Especificação de papel XML    Um XPS é um formato de arquivo eletrônico que preserva a formatação de documentos e ajuda no compartilhamento de arquivos. O formato XPS garante que, quando o arquivo é exibido online ou impresso, ele mantém exatamente o formato pretendido, e os dados no arquivo não podem ser copiados ou alterados facilmente.

Trabalhar com dados externos tornou mais fácil

Agora você pode se conectar a um serviço Web como uma fonte de dados externa. Você precisará de um arquivo de definição de serviço Web fornecido pelo administrador do serviço Web. Depois de instalar o arquivo de definição, você pode vincular aos dados do serviço Web como uma tabela vinculada.

Os novos recursos facilitam a importação e exportação de dados. Você pode salvar uma operação de importação ou exportação e reutilizar a operação salva na próxima vez em que quiser executar a mesma tarefa. O Assistente de Importação de Planilha permite substituir o tipo de dados escolhido pelo Access e você pode importar, exportar e vincular a arquivos que tenham a Office Excel 2007 formatos de arquivo pelo menos.