Mover dados do Excel para o Access

Etapa 1: importar dados do Excel para o Access

Importar dados é uma operação que pode ir muito mais suavemente se você demorar algum tempo para preparar e limpo seus dados. Importar dados é como mudar para uma nova casa. Se você limpo e organizar suas posses antes de se mudar, se estabelecer em sua nova casa é muito mais fácil.

Limpar seus dados antes de importar

Antes de importar dados para o Access, no Excel é uma boa ideia:

• Converta células que contêm dados não atômicos (ou seja, vários valores em uma célula) em várias colunas. Por exemplo, uma célula em uma coluna "Skills" que contém vários valores de habilidade, como programação "C#", "programação VBA" e "Web design" deve ser dividida para separar colunas que contêm apenas um valor de habilidade.

• Use o comando TRIM para remover espaços à esquerda, à direita e a vários espaços inseridos.

• Remova caracteres sem impressão.

• Encontre e corrija erros de ortografia e pontuação.

• Remova linhas duplicadas ou campos duplicados.

• Verifique se as colunas de dados não contêm formatos mistos, especialmente números formatados como texto ou datas formatadas como números.

Para obter mais informações, confira os seguintes tópicos de ajuda do Excel:

• As dez principais maneiras de limpar os dados

• Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados

• Converter números armazenados como texto em números

• Converter datas armazenadas como texto em datas

Escolha o melhor tipo de dados ao importar

Durante a operação de importação no Access, você deseja fazer boas escolhas para receber poucos (se houver) erros de conversão que exigirão intervenção manual. A tabela a seguir resume como os formatos de número do Excel e os tipos de dados do Access são convertidos ao importar dados do Excel para o Access e oferece algumas dicas sobre os melhores tipos de dados a serem escolhidos no Assistente de Importação de Planilha.

Depois que os dados estiverem no Access, você poderá excluir os dados do Excel. Não se esqueça de fazer backup da pasta de trabalho original do Excel antes de excluí-la.

Para obter mais informações, consulte o tópico Ajuda de acesso Importar ou vincular a dados em uma pasta de trabalho do Excel.

Anexar dados automaticamente da maneira mais fácil

Um problema comum que os usuários do Excel têm é acrescentar dados com as mesmas colunas em uma planilha grande. Por exemplo, você pode ter uma solução de rastreamento de ativos que começou no Excel, mas agora cresceu para incluir arquivos de muitos grupos de trabalho e departamentos. Esses dados podem estar em planilhas e pastas de trabalho diferentes ou em arquivos de texto que são feeds de dados de outros sistemas. Não há nenhum comando de interface do usuário ou maneira fácil de acrescentar dados semelhantes no Excel.

A melhor solução é usar o Access, onde você pode importar e acrescentar dados facilmente em uma tabela usando o Assistente de Importação de Planilha. Além disso, você pode acrescentar muitos dados em uma tabela. Você pode salvar as operações de importação, adicioná-las como tarefas agendadas do Microsoft Outlook e até mesmo usar macros para automatizar o processo.

Etapa 2: Normalizar dados usando o Assistente do Analisador de Tabelas

À primeira vista, passar pelo processo de normalização de seus dados pode parecer uma tarefa assustadora. Felizmente, normalizar tabelas no Access é um processo muito mais fácil, graças ao Assistente do Analisador de Tabelas.

1. Arraste colunas selecionadas para uma nova tabela e crie automaticamente relações

2. Use comandos de botão para renomear uma tabela, adicionar uma chave primária, tornar uma coluna existente uma chave primária e desfazer a última ação

Você pode usar este assistente para fazer o seguinte:

• Converta uma tabela em um conjunto de tabelas menores e crie automaticamente uma relação de chave primária e estrangeira entre as tabelas.

• Adicione uma chave primária a um campo existente que contém valores exclusivos ou crie um novo campo de ID que use o tipo de dados AutoNumber.

• Crie automaticamente relações para impor integridade referencial com atualizações em cascata. As exclusões em cascata não são adicionadas automaticamente para evitar a exclusão acidental de dados, mas você pode adicionar facilmente exclusões em cascata mais tarde.

• Pesquise novas tabelas para obter dados redundantes ou duplicados (como o mesmo cliente com dois números de telefone diferentes) e atualize-os conforme desejado.

• Faça backup da tabela original e renomeie-a acrescentando "_OLD" ao seu nome. Em seguida, você cria uma consulta que reconstrui a tabela original, com o nome da tabela original para que quaisquer formulários ou relatórios existentes com base na tabela original funcionem com a nova estrutura de tabela.

Para obter mais informações, consulte Normalizar seus dados usando o Analisador de Tabelas.

Etapa 3: conectar-se aos dados de acesso do Excel

Depois que os dados forem normalizados no Access e uma consulta ou tabela tiver sido criada que reconstrua os dados originais, é uma questão simples de se conectar aos dados do Access do Excel. Seus dados agora estão no Access como uma fonte de dados externa e, portanto, podem ser conectados à pasta de trabalho por meio de uma conexão de dados, que é um contêiner de informações que é usado para localizar, fazer logon e acessar a fonte de dados externa. As informações de conexão são armazenadas na pasta de trabalho e também podem ser armazenadas em um arquivo de conexão, como um arquivo ODC (conexão de dados do Office) (extensão do nome do arquivo.odc) ou um arquivo Nome da Fonte de Dados (extensão.dsn). Depois de se conectar a dados externos, você também pode atualizar (ou atualizar) automaticamente sua pasta de trabalho do Excel do Access sempre que os dados forem atualizados no Access.

Para obter mais informações, consulte Importar dados de fontes de dados externas (Power Query).

Obter seus dados no Access

Esta seção orienta você nas seguintes fases de normalização de seus dados: Quebrar valores nas colunas Salesperson e Address em suas peças mais atômicas, separar assuntos relacionados em suas próprias tabelas, copiar e colar essas tabelas do Excel no Access, criar relações-chave entre as tabelas de Acesso recém-criadas e criar e executar uma consulta simples no Access para retornar informações.

Dados de exemplo em formulário não normalizado

A planilha a seguir contém valores não atômicos na coluna Salesperson e na coluna Endereço. Ambas as colunas devem ser divididas em duas ou mais colunas separadas. Essa planilha também contém informações sobre vendedores, produtos, clientes e pedidos. Essas informações também devem ser divididas ainda mais, por assunto, em tabelas separadas.

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