Mover dados do Excel para o Access

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Este artigo mostra como mover seus dados do Excel para o Access e converter seus dados em tabelas relacionais para que você possa usar o Microsoft Office Excel e o Access juntos. Para resumir, acesso é melhor para capturar, armazenar, consultando e compartilhamento de dados e Excel é melhor para calcular, análise e visualizar dados.

Dois artigos, usando o Access ou o Excel para gerenciar seus dados e os 10 primeiros razões para usar o Access com o Excel, discutam qual programa é mais adequado para uma tarefa específica e como usar o Excel e o Access juntos para criar uma solução prática.

Neste artigo

A essência de bancos de dados relacionais e modelagem de dados

Os componentes de uma tabela relacional

O que é normalização?

As tabelas podem ser em diferentes formulários normais

Relações e chaves

Autenticidade e a integridade dos dados

Resumindo

As etapas básicas para mover dados do Excel para o Access

Etapa 1: Importar dados do Excel para o Access

Acrescentar automaticamente a maneira mais fácil de dados

Etapa 2: Normalizar dados usando o Assistente de análise de tabela

Etapa 3: Conectar para acessar dados do Excel

Organizar seus dados no Access

A essência de bancos de dados relacionais e modelagem de dados

Muitos arquivos de dados, incluindo o Excel, são chamados de arquivos simples. Esses arquivos são geralmente grandes e contêm dados redundantes, colunas que raramente são usadas e muitos valores em branco. Você pode herdar esses arquivos de outro sistema ou usuário, ou talvez elas têm desenvolvido dessa maneira como colunas foram adicionadas ao longo do tempo para atender a requisitos de mudanças. Embora a organização dos dados em um arquivo simples funciona para um propósito específico, não são flexíveis, e você pode encontrar difícil responder a perguntas inesperadas sobre seus dados.

um arquivo simples

A solução testada para um arquivo simples é um banco de dados relacional. O Access é um programa de banco de dados relacional e funciona melhor quando tabelas destinam-se bem com relações em conformidade com o modelo de banco de dados relacional.

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Os componentes de uma tabela relacional

Em um banco de dados relacional elaborado, cada tabela é uma coleção de várias linhas e colunas nomeadas que armazena informações sobre um único assunto, como funcionários. Cada coluna da tabela é exclusivamente nomeada e contém informações sobre o assunto, como nome e endereço de um funcionário. As linhas da tabela contêm ocorrências do assunto, como todos os funcionários atuais na empresa. Um único valor é armazenado na interseção de uma linha e coluna e é um fato único, como "Seattle". Por fim, você pode reordenar linhas e colunas sem alterar o significado da tabela.

uma tabela relacional

1. uma tabela representa um único assunto — uma pessoa, lugar, coisa, eventos ou conceito

2. cada linha é exclusiva e tem uma chave primária, como um número do crachá

3. cada coluna tem um nome exclusivo, curto e significativo

4. todos os valores em uma coluna são semelhantes no formato e significado

5. cada valor na tabela (o equivalente de uma célula no Excel) representa um único fato

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O que é normalização?

Uma tabela relacional elaborada Infelizmente, não ocorrer apenas automaticamente um banco de dados. Você deve usar um método para analisar dados em um arquivo simples e para reorganizar os dados de uma tabela em duas ou mais tabelas relacionadas. Este método é chamado de normalização. Em um processo passo a passo, você dividir uma tabela em duas ou mais tabelas menores removendo repetição valores em uma coluna, removendo dados redundantes de linhas e adicionando chaves primárias (um campo que identifica exclusivamente cada registro em uma tabela) e chaves estrangeiras (um campo que contém valores encontrados em um campo de chave primária em uma tabela relacionada) para definir relacionamentos entre as novas tabelas.

um diagrama Relacional

1. uma tabela relacional

2. nomes de coluna

3. uma chave primária

4. uma chave estrangeira

5. símbolos e linhas relacionais

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As tabelas podem ser em diferentes formulários normais

Uma tabela pode estar em um dos quatro diferentes formulários normais: zero, primeiro, segundo e terceiro. Cada formulário descreve o grau ao qual os dados em uma tabela são organizados em podem ser usados com êxito em um banco de dados relacional. Zero formulário normal é menos organizada e terceiro normal do formulário é a maneira mais eficiente organizado.

Zero normal do formulário    Um sinal de uma tabela no estado menos organizado, conhecido como "zero formulário normal," é quando uma ou mais colunas contêm valores "não atômica", que significa que vários valores contidos em uma única célula. Por exemplo, um endereço de cliente pode consistir em um endereço (como 2302 Harvard média), uma cidade, um estado e um CEP (ZIP). Ideal, cada um desses elementos do endereço são armazenados em colunas separadas. Como outro exemplo, nomes de uma coluna que contenha completo, como "Li, Yale" ou "Ellen Adams" deve ser dividida em colunas separadas para nomes e sobrenomes. Armazenar nomes e sobrenomes em colunas separadas é uma boa prática que ajuda você a localizar e classificar os dados rapidamente.

Outra entrada de dados em zero formulário normal é quando ele contém informações sobre os assuntos diferentes, como vendedores, produtos, clientes e pedidos. Sempre que possível, os dados devem ser separados em tabelas separadas para cada assunto.

Primeiro formulário normal    Uma tabela é no primeiro formulário normal quando cada coluna contiver valores atômicas, mas uma ou mais colunas contêm alguns dados redundantes, como informações de cliente ou vendedor para cada parte de um pedido. Por exemplo, Adams, Ellen é repetido cinco vezes na planilha porque ela tem dois pedidos diferentes (um com três produtos e outra com dois produtos).

Segundo formulário normal    Uma tabela é na segunda forma normal quando dados redundantes foi removidos, mas uma ou mais colunas não são baseadas na chave primária ou contiverem valores calculados (como preço * desconto).

Terceira forma normal    Uma tabela é na terceira forma normal quando todas as colunas na tabela são baseadas exclusivamente em chave primária. Como mostrado na figura a seguir, produtos e fornecedores informações são armazenadas em tabelas separadas e estão associadas em uma pesquisa para o campo ID do fornecedor na tabela fornecedores.

Tabelas em zero, primeiro e segundo formulário normal podem apresentar problemas quando desejar alterar dados. Por exemplo, a atualização de valores que são repetidas com frequência é um processo muito demorado. Sempre que você atualizar um valor, você precisa verificar se todas as outras linhas contém o mesmo valor. Isso pode perder seu tempo e ser uma operação propensa. Além disso, é difícil para efetivamente classificar e filtrar colunas de que contêm valores de repetição. Tabelas no primeiro e segundo formulário normal excedam um grande aperfeiçoamento a zero formulário normal, mas elas ainda pode ser um problema ao inserir, atualizar ou excluir dados.

Quando você vai pelo processo de normalização dos seus dados, você converte uma tabela de um formulário inferior a um formulário superior até que todas as tabelas são na terceira forma normal. Na maioria dos casos, a terceira forma normal é ideal porque:

  • Problemas de modificação podem ser eliminados quando dados são inseridos, excluídos ou atualizados.

  • A integridade dos dados pode ser mantida com regras de negócios e restrições de dados.

  • Você pode consultar os dados de várias maneiras de responder às suas perguntas.

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Relações e chaves

Um banco de dados relacional bem definido contém várias tabelas, cada na terceira forma normal, mas também há relações entre essas tabelas que ajudam a reunir os dados. Por exemplo, funcionários pertence departamentos e atribuídos a projetos, tiver subtarefas, subtarefas pertencem funcionários e departamentos Gerenciar projetos. Neste cenário, um banco de dados relacional teria quatro tabelas definidas: funcionários, projetos, subtarefas e departamentos, com cada uma dessas relações de chave definidos: pertence, atribuídos a, têm, pertenceme Gerenciar.

Há três tipos de relacionamentos:

  • Um para um (1:1)    Por exemplo, cada funcionário tenha uma ID de identificação exclusivo e cada crachá A que ID se refere tem um funcionário exclusivo.

  • Um-para-muitos (1:M)    Por exemplo, cada funcionário é atribuído a um departamento, mas um departamento tem muitos funcionários. Isso se chama um relacionamento pai-filho.

  • Muitos-para-muitos (M:M)    por exemplo, um funcionário pode ser atribuído a vários projetos e cada projeto pode ter vários funcionários atribuídos. Observe que uma tabela especial, chamada de uma tabela de junção, geralmente é usada para criar uma relação um-para-muitos entre cada tabela no formulário de terceiro normal para um total de três tabelas que juntas compõem a relação de muitos-para-muitos.

Criar uma relação entre duas ou mais tabelas com base em chaves primárias e estrangeiras. Uma chave primária é uma coluna em uma tabela cujos valores identificam exclusivamente cada linha em uma tabela, como um número do crachá ou o código de departamento. Uma chave estrangeira é uma coluna em uma tabela cujos valores são iguais a chave primária de outra tabela. Você pode pensar uma chave estrangeira como uma cópia da chave primária de outra tabela relacional. A relação entre duas tabelas é feita combinando os valores da chave estrangeira em uma tabela com os valores da chave primária em outro.

relações de chave primária e estrangeira

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Autenticidade e a integridade dos dados

Depois de criar um banco de dados relacional com todas as tabelas na terceira forma normal e os relacionamentos corretos definidos, você deseja garantir a integridade dos dados. Integridade dos dados significa que você pode corretamente e consistentemente navegar relações e manipular as tabelas no banco de dados ao longo do tempo, como o banco de dados for atualizado. Há duas regras básicas bancos de dados relacionais que ajudam a garantir a integridade dos dados.

A regra de entidade    Cada linha em uma tabela deve ter uma chave primária e chave primária deve ter um valor. Essa regra garante que cada linha de uma tabela pode ser identificada exclusivamente e nunca é perdida. Além disso, sempre que você insere, atualizar ou excluir dados, a exclusividade e a existência de todas as chaves primárias podem ser mantidos.

A regra de integridade referencial    Essa regra controla as regras de inserção e a exclusão da relação um-para-muitos. Se uma tabela tem uma chave estrangeira, cada valor da chave estrangeira deve ser nulo (nenhum valor) ou devem coincidir os valores na tabela relacional no qual a chave estrangeira é uma chave primária.

editar relações

Você pode também assegurar integridade dos dados em um banco de dados relacional usando várias regras de validação de dados, incluindo o tipo de dados (como inteiro), comprimento de dados (tais como 15 caracteres ou menos), formato de dados (como moeda), o valor padrão (como 10) e restrições (como Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Essas regras de validação de dados ajudam a garantir que o banco de dados tem dados de qualidade e também está de acordo com as regras de negócios estabelecidos.

Vale a pena observar que a entrada de dados é uma importante diferença entre um banco de dados e uma pasta de trabalho do Excel. A inserção de dados em uma planilha do Excel é "forma livre." Você pode inserir dados em praticamente qualquer lugar e você pode facilmente desfazer uma alteração. No entanto, um banco de dados é muito mais estruturado e restrita. Além disso, quando você insere dados em uma tabela, a alteração é confirmada no banco de dados. É possível desfazer a entrada de dados da mesma maneira como o Excel, embora você possa excluir ou atualizar os dados para corrigir os erros.

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Resumindo

Após normalizar dados em tabelas relacionais com relações bem definidas e definir sua integridade de dados, ele se torna muito mais fácil:

  • Economize espaço e melhorar o desempenho, porque os dados redundantes e repetição física são removidos.

  • Atualizar dados com precisão e manter a integridade dos dados.

  • Classificar, filtrar, criar colunas calculadas, agregadas e resumir dados.

  • Consultar dados de várias maneiras para responder a perguntas inesperadas e esperadas.

Para ter certeza, existem avançados aspectos ao design de banco de dados relacional, como chaves compostas (uma chave que consiste em valores de duas ou mais colunas), formulários normais adicionais (quarto formulário normal — uma dependência de valores múltiplos) e denormalization. Mas, para a maioria dos simples de banco de dados moderado necessidades, você tem as informações essenciais sobre o design de banco de dados que você precisa entender os seguintes estudos de caso neste artigo.

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As etapas básicas para mover dados do Excel para o Access

Quando você mover dados do Excel para o Access, há três etapas básicas para o processo.

três etapas básicas

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Etapa 1: Importar dados do Excel para o Access

Importar dados é uma operação que pode ir muito mais fluidez se você levar algum tempo para preparar e limpar os dados. Importando dados é semelhante a mover para uma nova página inicial. Se você limpa e organizar seus bens antes de mover, liquidar em sua nova página inicial é muito mais fácil.

Limpar os dados antes de importar

Antes de importar dados no Access, no Excel é uma boa ideia:

  • Converta células que contêm dados não atômica (ou seja, vários valores em uma célula) em várias colunas. Por exemplo, uma célula em uma coluna de "Habilidades" que contém vários valores de habilidades, como "Programação c#," "Programação VBA" e "Design da Web" devem ser quebrada para separar colunas que cada contêm o valor de apenas uma habilidade.

  • Use o comando APARAR para remover líderes, à direita e vários espaços incorporados.

  • Remova caracteres não imprimíveis.

  • Localizar e corrigir erros de ortografia e pontuação.

  • Remova linhas duplicadas ou campos duplicados.

  • Certifique-se de que colunas de dados não contêm formatos mistos, especialmente números formatados como texto ou datas formatadas como números.

Para obter mais informações, consulte os seguintes tópicos de Ajuda do Excel:

Observação : Se seus dados limpeza necessidades são complexos, ou você não tem tempo ou recursos para automatizar o processo por conta própria, você pode considerar usando um fornecedor de terceiros. Para obter mais informações, procure por "software de limpeza de dados" ou "qualidade de dados" pelo seu mecanismo de pesquisa favorito no navegador da Web.

Escolha o tipo de dados melhor quando você importa

Durante a operação de importação no Access, você deseje fazer boas opções para que você receba alguns (se houver) erros de conversão que exigem intervenção manual. A tabela a seguir resume como os formatos de número do Excel e tipos de dados do Access são convertidos quando você importar dados do Excel para o Access e oferece algumas dicas sobre os tipos de dados melhores a escolher no Assistente de importação de planilha.

Formato de número do Excel

Tipo de dados do Access

Comentários

Prática recomendada

Texto

Texto, Memorando

O tipo de dados de texto do Access armazena dados alfanuméricos até 255 caracteres. Tipo de dados Memorando do Access armazena dados alfanuméricos até 65.535 caracteres.

Escolha Memorando para evitar truncar todos os dados.

Número, porcentagem, fração, científico

Númr

Acesso tem um tipo de dados número que varia com base em uma propriedade tamanho do campo (Byte, inteiro, inteiro longo, único, duplo Decimal).

Escolha duplo para evitar erros de conversão de dados.

Data

Data

Acesso e o Excel ambos usam o mesmo número de série de data para armazenar datas. No Access, o intervalo de data é maior: de -657.434 (1 de janeiro de 100 A.D.) para 2,958,465 (31 de dezembro de 9999 A.D.).

Porque o Access não reconhece o sistema de data de 1904 (usado no Excel para Macintosh), você precisa converter as datas no Excel ou Access para evitar confusão.

Para obter mais informações, consulte alterar o sistema de data, o formato ou a interpretação de ano de dois dígitos e Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel

.

Escolha Data.

Hora

Hora

Access e o Excel ambos armazenam valores de tempo usando o mesmo tipo de dados.

Escolha o tempo, que geralmente é o padrão.

Moeda, contábil

Moeda

No Access, o tipo de dados Moeda armazena dados como números de 8 bytes com precisão para quatro casas decimais e é usado para armazenar dados financeiros e evitar arredondamento de valores.

Escolha moeda, que geralmente é o padrão.

Booleano

Sim/Não

Acessar usos -1 para todos os valores de Sim e 0 para todos os sem valores, enquanto o Excel usa 1 para valores tudo TRUE e 0 para todos os valores FALSE.

Escolha Sim/não, que converte automaticamente valores subjacentes.

Hiperlink

Hiperlink

Um hiperlink no Excel e o Access contém um endereço Web ou URL que você pode clicar e seguir.

Escolha o hiperlink, o Access caso contrário, pode usar o tipo de dados de texto por padrão.

Depois que os dados no Access, você pode excluir os dados do Excel. Não se esqueça de backup a pasta de trabalho original do Excel, primeiro excluí-la antes.

Para obter mais informações, consulte o tópico da Ajuda do Access, Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel.

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Acrescentar automaticamente a maneira mais fácil de dados

Tem um usuários do Excel problema comum é acrescentar dados com as mesmas colunas em uma planilha grande. Por exemplo, você pode ter um solução que começou no Excel, mas agora tiver crescido incluam arquivos de muitos grupos de trabalho e departamentos de acompanhamento de ativos. Esses dados podem ser em outras planilhas e pastas de trabalho, ou em arquivos de texto que são feeds de dados de outros sistemas. Não há nenhum comando de interface do usuário ou uma maneira fácil de acrescentar dados similares no Excel.

A melhor solução é usar o Access, onde você pode facilmente importar e acrescentar dados em uma tabela usando o Assistente de importação de planilha. Além disso, você pode acrescentar muitos dados em uma tabela. Você pode salvar as operações de importação, adicioná-los como tarefas agendadas do Microsoft Office Outlook e até mesmo usar macros para automatizar o processo.

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Etapa 2: Normalizar dados usando o Assistente de análise de tabela

A princípio, percorrendo o processo de normalização dos seus dados pode parecer uma tarefa assustadora. Felizmente, normalizando tabelas do Access é um processo que é muito mais fácil, graças ao Assistente de análise de tabela.

o assistente de análise de tabela

1. arraste as colunas selecionadas para uma nova tabela e automaticamente criar relações

2. usar comandos de botão para renomear uma tabela, adicione uma chave primária, faça uma chave primária de uma coluna existente e desfazer a última ação

Você pode usar esse assistente para fazer o seguinte:

  • Converter uma tabela em um conjunto de tabelas menores e criar uma relação de chave primária e estrangeira entre as tabelas automaticamente.

  • Adicionar uma chave primária a um campo existente que contém valores exclusivos ou criar um novo campo de identificação que usa o tipo de dados numeração automática.

  • Crie relações para impor integridade referencial com atualizações em cascata automaticamente. Exclusões em cascata não são adicionadas automaticamente para evitar excluir acidentalmente dados, mas você pode adicionar facilmente exclusões em cascata mais tarde.

  • Pesquisar novas tabelas de dados redundantes ou duplicados (como o mesmo cliente com dois números de telefone diferente) e atualizar esta conforme desejado.

  • Fazer backup a tabela original e renomeie-anexando old"ao respectivo nome. Em seguida, você criar uma consulta que reconstrói a tabela original, com o nome da tabela original para que qualquer existente formulários ou relatórios com base na tabela original funcionarão com a nova estrutura de tabela.

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Etapa 3: Conectar para acessar dados do Excel

Depois que os dados tenham sido normalizados no Access e uma tabela ou consulta foi criada, reconstrói os dados originais, é uma simples questão de conexão com os dados do Access a partir do Excel. Seus dados agora está no Access como uma fonte de dados externa e para que pode ser conectada à pasta de trabalho por meio de uma conexão de dados, que é um contêiner de informação que é usado para localizar, fazer logon e acessar a fonte de dados externos. Informações de Conexão são armazenadas na pasta de trabalho e também podem ser armazenadas em um arquivo de conexão, como um arquivo de Conexão de dados do Office (ODC) (extensão de nome de arquivo. odc) ou um arquivo de nome de fonte de dados (extensão. DSN). Depois de conectar a dados externos, você pode também automaticamente atualiza (ou) sua pasta de trabalho do Excel do Access sempre que os dados são atualizados no Access.

Para obter mais informações, consulte Visão geral de conexão de dados (importação) e trocar (copiar, importar, exportar) dados entre o Excel e o Access.

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Organizar seus dados no Access

Esta seção orienta você nas seguintes fases de normalizando seus dados: interrompendo valores nas colunas Vendedor e endereços em suas partes mais atômicas, separando assuntos relacionados em suas próprias tabelas, copiando e colando nessas tabelas do Excel para o Access, criando relações de chave entre o recém-criado tabelas do Access e criando e executando uma consulta simples no Access para retornar informações.

Dados de exemplo no formulário não normalizado

A seguinte planilha contém valores não atômica na coluna Vendedor e a coluna endereço. Ambas as colunas devem ser divididas em duas ou mais colunas separadas. Esta planilha também contém informações sobre vendedores, produtos, clientes e pedidos. Essas informações também devem ser divididas ainda mais, por assunto, em tabelas separadas.

Vendedor

Código do Pedido

Data do Pedido

Código do Produto

Qtd.

Preço

Nome do Cliente

Endereço

Telefone

Li, Yale

2348

2/3/09

J-558

4

US $8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

2/3/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

2/3/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

5/3/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

5/3/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

7/3/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

7/3/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luís

2354

7/3/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

8/3/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

8/3/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informações em suas menores partes: dados atômicos

Trabalhando com os dados neste exemplo, você pode usar o comando de texto para a coluna no Excel para separar as partes "atômicas" de uma célula (como endereço, cidade, estado e CEP) em colunas distintas.

A tabela a seguir mostra as novas colunas na mesma planilha depois que eles tenham sido divididos para tornar todos os valores atômica. Observe que as informações na coluna Vendedor foi divididas em Sobrenome e as colunas de nome e que as informações na coluna endereço foi divididas em colunas de endereço, cidade, estado e CEP. Esses dados estão no "primeiro formulário normal".

Sobrenome

Nome

 

Endereço

Cidade

Estado

Código Postal

Li

Yale

2302 Harvard média

Bellevue

SP

98227

Alves

Leonilde

1025 Colúmbia Britânica círculo

Kirkland

SP

98234

Barros

João

2302 Harvard média

Bellevue

SP

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

SP

98199

Silva

Matheus

2302 Harvard média

Bellevue

SP

98227

Dividir dados check-out em assuntos organizados no Excel

Várias tabelas de dados de exemplo a seguir mostram as mesmas informações da planilha do Excel depois que ela foi dividida em tabelas para vendedores, produtos, clientes e pedidos. O design da tabela não é final, mas é no caminho certo.

A tabela de vendedores contém apenas informações sobre a equipe de vendas. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (vendedor ID). O valor de ID do vendedor será usado na tabela Pedidos conectem pedidos vendedores.

Vendedores

ID do vendedor

Sobrenome

Nome

101

Li

Yale

103

Alves

Leonilde

105

Barros

João

107

Koch

Reed

109

Silva

Matheus

A tabela Produtos contém apenas informações sobre produtos. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (ID do produto). O valor de ID do produto será usado para conectar-se informações do produto para a tabela Detalhes do pedido.

Produtos

Código do Produto

Preço

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

A tabela clientes contém apenas informações sobre clientes. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (ID do cliente). O valor de ID do cliente será usado para conectar-se as informações do cliente para a tabela Orders.

Clientes

Código do cliente

Nome

Endereço

Cidade

Estado

Código Postal

Telefone

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard média

Bellevue

SP

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Colúmbia Britânica círculo

Kirkland

SP

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

SP

98199

425-555-0201

A tabela Pedidos contém informações sobre produtos, vendedores, clientes e pedidos. Observe que cada registro tem uma ID exclusiva (ID do pedido). Algumas das informações nesta tabela precisa ser dividida em uma tabela adicional que contém detalhes do pedido, para que a tabela Pedidos contém somente quatro colunas — a ID do pedido exclusivo, a data do pedido, a ID do vendedor e a ID de cliente. A tabela mostrada aqui ainda não foi dividida em tabela Detalhes do pedido.

Pedidos

Código do Pedido

Data do Pedido

ID do vendedor

Código do cliente

Código do Produto

Qtd.

2348

2/3/09

101

1001

J-558

4

2348

2/3/09

101

1001

B-205

2

2348

2/3/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

5/3/09

105

1003

A-2275

2

2352

5/3/09

105

1003

D-4420

3

2353

7/3/09

107

1005

A-2275

6

2353

7/3/09

107

1005

C-789

5

2354

7/3/09

109

1001

A-2275

3

2355

8/3/09

103

1003

D-4420

4

2355

8/3/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Detalhes do pedido, como a ID do produto e quantidade são movidos fora a tabela Pedidos e armazenados em uma tabela chamada detalhes do pedido. Tenha em mente que existem 9 pedidos, faz sentido que há 9 registros nesta tabela. Observe que a tabela Pedidos tem uma ID exclusiva (ID do pedido), que serão chamadas da tabela Detalhes do pedido.

O design da tabela Orders final deve parecer com o seguinte:

Pedidos

Código do Pedido

Data do Pedido

ID do vendedor

Código do cliente

2348

2/3/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

5/3/09

105

1003

2353

7/3/09

107

1005

2354

7/3/09

109

1001

2355

8/3/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabela Detalhes do pedido não contém colunas que exigem valores exclusivos (ou seja, não há nenhuma chave primária), portanto, é okey para algumas ou todas as colunas a serem contêm dados "redundantes". No entanto, não há dois registros nesta tabela devem ser completamente idênticos (esta regra se aplica a qualquer tabela em um banco de dados). Nesta tabela, deverá haver 17 registros — cada correspondente a um produto em um pedido individual. Por exemplo, ordem 2349, três produtos C-789 compõem uma das duas partes de todo o pedido.

Tabela Detalhes do pedido deve, portanto, a seguinte aparência:

Detalhes do pedido

Código do Pedido

Código do Produto

Qtd.

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Copiando e colando dados do Excel no Access

Agora que as informações sobre vendedores, clientes, produtos, pedidos e detalhes do pedido tem foram divididas em assuntos separados no Excel, você pode copiar dados diretamente no Access, onde ele se tornará tabelas.

Criar relações entre as tabelas do Access e a execução de uma consulta

Depois que você mover seus dados para o Access, você pode criar relações entre tabelas e, em seguida, criar consultas para retornar informações sobre diversos assuntos. Por exemplo, você pode criar uma consulta que retorna a identificação do pedido e os nomes dos vendedores para pedidos inseridos entre 3/05/09 e 3/08/09.

Além disso, você pode criar formulários e relatórios para facilitar a entrada de dados e análise de vendas.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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