Modelos de listas disponíveis no Microsoft Office SharePoint Server 2007

Uma lista é um conjunto de informações que você compartilha com os membros da equipe. Por exemplo, você pode criar uma folha de inscrição para um evento ou controlar os eventos da equipe em um calendário.

Neste artigo

Visão geral

Formas de trabalhar com listas

Tipos de listas

Quando você cria um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007, vários tipos de listas são criados. Essas listas padrão abrangem de um quadro de discussão a uma lista de calendário.

Você pode personalizar e adicionar itens a essas listas, criar listas adicionais dos modelos de lista que já estão disponíveis e criar listas personalizadas apenas com as configurações e colunas que você escolher.

Você pode exibir uma lista de várias maneiras diferentes. Por exemplo, pode fornecer uma exibição em uma página de todas as tarefas e uma exibição em outra página apenas das tarefas que vencem hoje. Você também pode usar pastas para organizar os itens da lista. Por exemplo, você pode exibir somente os eventos atuais de um calendário em uma home page e criar uma exibição visual — similar a um calendário de parede — em outra página.

Você possui dados em uma planilha que gostaria de usar em uma lista em um site do SharePoint? Você pode criar uma nova lista, incluindo as colunas e os dados, importando uma planilha.

Se você tiver programas de bancos de dados instalados, como o Microsoft Office Access 2007 e o seu navegador oferecer suporte a controles do ActiveX, você pode integrar os dados da lista com ferramentas de bancos de dados como consultas, associações e relatórios.

As listas também podem ser exibidas em Web Part em páginas no site. Web Parts são os blocos de construção de um site da Web e você pode usá-las para adicionar itens diretamente de uma lista em uma página de Web Part. Você também pode abrir uma lista diretamente e trabalhar com ela. Por exemplo, a lista padrão Anúncios aparece em uma Web Part em uma nova home page do site Equipe, mas você também pode clicar no título da lista para abrir e trabalhar com ela em sua própria página.

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Formas de trabalhar com listas

Veja a seguir algumas formas de trabalhar com listas para ajudá-lo a gerenciar informações do seu grupo.

  • Controlar versões e histórico detalhado     Você pode controlar versões de itens de lista, assim, você pode ver quais itens foram alterados de uma versão para outra, assim como quem alterou os itens da lista. Se forem cometidos erros em uma versão mais nova, você poderá restaurar uma versão anterior de um item. O controle do histórico de uma lista é especialmente importante se a organização precisar monitorar uma lista enquanto ela evolui.

    Histórico da versão da lista

  • Requerer aprovação     Você pode especificar que a aprovação para um item da lista seja necessária antes que ele possa ser exibido para todos. Os itens permanecem em um estado pendente até que sejam aprovados ou rejeitados por alguém que tenha permissão para aprová-los. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um item de lista antes que ele seja aprovado.

  • Integrar email com uma lista     Se mensagens de email de entrada ou saída tiverem sido habilitadas no seu site, as listas podem aproveitar as vantagens dos recursos de email. Algumas listas, como calendários, podem ser definidas para que as pessoas possam adicionar conteúdos a elas enviando mensagens. Outras listas, como uma lista de tarefas, podem ser definidas para enviar mensagens para pessoas quando forem atribuídos itens a elas. Sua organização pode personalizar outros tipos de listas para receber mensagens.

  • Personalizar permissões     Você especificar se os participantes da lista podem ler e editar somente os itens que eles criaram ou todos os itens na lista. As pessoas que possuem permissão para gerenciar listas podem ler e editar todos os itens da lista. Você também pode aplicar níveis de permissão específicos em um único item de lista, por exemplo, se a questão contiver informações confidenciais.

  • Criar e gerenciar exibições     Seu grupo pode criar diferentes exibições na mesma lista. O conteúdo da lista real não é alterado, mas os itens são organizados ou filtrados de forma que as pessoas possam localizar a informação mais importante ou interessante, dependendo da necessidade.

  • Usar fórmulas e valores calculados     Você pode usar fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informações nas colunas de uma lista. As operações podem incluir informações de uma ou mais colunas na lista assim como funções do sistema como [today] para indicar a data atual. Por exemplo, você pode especificar uma data de vencimento padrão que seja sete dias após a data atual.

  • Manter-se informado sobre alterações     As listas e exibições no Office SharePoint Server 2007 agora usam RSS, para que os membros do seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas recebam e exibam atualizações ou RSS feeds de notícias e informações em um local consolidado. Você também pode criar alertas de email para notificá-lo quando as listas forem alteradas ou quando novos itens forem adicionados. Os alertas são uma forma conveniente de controlar as alterações importantes para você.

  • Compartilhar informações da lista com um programa de banco de dados     Se você tiver um programa de banco de dados instalado, como o Microsoft Office Access 2007, poderá exportar e importar dados para o seu site ou a partir dele, assim como vincular uma tabela do banco de dados em uma lista do SharePoint. Quando você trabalhar com os dados da sua lista em um banco de dados, poderá analisá-los como analisa quaisquer dados, como através do uso de consultas, associações e relatórios.

    Usar listas de forma consistente nos sites    Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de listas, você pode adicionar consistência entre as várias listas com tipo de conteúdo, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem que você reutilize as configurações e a estrutura da lista de uma forma eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para uma questão do atendimento ao cliente que especifique certas colunas (como contato do cliente) e processos comerciais do tipo de conteúdo. Outro exemplo é a criação de uma coluna do site para nomes de departamento que possua uma lista suspensa dos departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes sempre apareçam da mesma forma em todas elas.

    Encontre links para mais informações sobre tipos de conteúdo, colunas do site e modelos de listas na seção Consulte Também.

  • Trabalhar em itens de lista de um programa de email     Ao usar um programa de email que seja compatível com o Office SharePoint Server 2007, você pode levar importantes informações da lista com você. Por exemplo, com o Microsoft Office Outlook 2007, você pode exibir e atualizar tarefas, contatos e quadros de discussão no seu site do Outlook.

  • Definir direcionamento do conteúdo     Os itens em uma lista do Microsoft Office SharePoint Server 2007 podem ser publicados para aparecer somente para as pessoas que sejam membros de um grupo ou público em particular. Isso pode ser realizado usando-se Web Parts, como a Web Part de Consulta de conteúdo, que usa os dados do público-alvo para filtrar o conteúdo da lista com base no contexto do usuário. Antes que os itens em uma lista possam ser habilitados para um público em particular, a própria lista deve ser definida com a coluna Público-alvo.

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Tipos de listas

O tipo de lista a ser usado depende do tipo de informação compartilhada.

Anúncios     Use uma lista de anúncios para compartilhar notícias e status e para fornecer lembretes. Os anúncios oferecem suporte a formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado.

Contatos      Use uma lista de contatos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos com os quais trabalhe. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de contato ou email que seja compatível com o Office SharePoint Server 2007, poderá exibir e atualizar os contatos do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização do Office Outlook 2007. Uma lista de contatos na verdade não gerencia os membros do site, mas ela pode ser usada para armazenar e compartilhar contatos para a sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Quadros de discussão     Use um quadro de discussão para fornecer um local central para registrar e armazenar discussões em equipe que seja similar ao formato de grupos de notícias. Se o administrador tiver habilitado as listas no site para receber mensagens de email, os quadros de discussão poderão armazenar discussões por email da maioria dos programas de email comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para o lançamento de um novo produto da sua organização. Se você estiver usando um programa de email que seja compatível com o Office SharePoint Server 2007, poderá exibir e atualizar o quadro de discussão enquanto estiver trabalhando no outro programa.

Links     Use uma lista de links como um local central de links para Internet, intranet da empresa e outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para os sites da Web dos seus clientes.

Calendário     Use um calendário para todos os eventos da equipe ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece exibições visuais, similares a um calendário de mesa ou de parede, dos eventos da equipe, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos de dia inteiro. Você também pode controlar etapas do projeto da equipe, como datas limite ou datas de lançamento de produtos, que não estão relacionadas a um intervalo de tempo específico. Se você estiver usando um programa de email ou calendário que seja compatível com o Office SharePoint Server 2007, poderá exibir e atualizar o seu calendário do site do SharePoint enquanto estiver trabalhando no outro programa. Por exemplo, você pode comparar e atualizar o calendário no site do SharePoint com datas do calendário do Office Outlook 2007, exibindo ambos os calendários lado a lado ou sobrepostos no Office Outlook 2007.

Tarefas     Use uma lista de tarefas para controlar informações sobre projetos e outros eventos pendentes do seu grupo. Você pode atribuir tarefas a pessoas, assim como controlar o status e a porcentagem de conclusão à medida que a tarefa se aproximar da conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de email ou tarefa que seja compatível com o Office SharePoint Server 2007, poderá exibir e atualizar as suas tarefas do site do SharePoint no seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da organização e depois exibir e atualizá-la no Office Outlook 2007 junto com as outras tarefas.

Tarefas do projeto     Para armazenar informações sobre tarefas com uma exibição visual ou de Gantt com barras de progresso, use uma lista de tarefas do projeto. Você pode controlar o status e a porcentagem de conclusão à medida que a tarefa se aproximar da conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de email ou tarefa que seja compatível com o Office SharePoint Server 2007, poderá exibir e atualizar as suas tarefas do projeto do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas no site do SharePoint para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de treinamento e depois pode controlar o progresso da sua organização do Office Outlook 2007.

Controle de questões     Use uma lista de controle de questões para armazenar informações sobre questões específicas, como questões de suporte, e controlar seu progresso. Você pode atribuir questões, categorizá-las e relacionar questões entre si. Por exemplo, você pode criar uma lista de controle de questões para gerenciar problemas e soluções do atendimento ao cliente. Você também pode comentar as questões cada vez que editá-las, criando um histórico dos comentários sem alterar a descrição original da questão. Por exemplo, um representante do atendimento ao cliente pode registrar cada etapa tomada para solucionar um problema e os resultados. Você também pode usar uma lista de controle de questões com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar a sua organização a gerenciar o controle do projeto ou de questões.

Pesquisa     Para coletar e compilar comentários, como uma pesquisa ou questionário de satisfação do funcionário, use uma pesquisa. Você pode criar suas questões e perguntas de diversas maneiras e ter uma visão geral dos seus comentários. Se você tiver um programa de banco de dados ou planilha instalado que seja compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services (versão 3) ou o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, você poderá exportar os resultados para analisá-los em detalhe.

Personalizada     Embora você possa personalizar qualquer lista, pode iniciar com uma lista personalizada e depois personalizar apenas as configurações que especificar. Você também pode criar uma lista baseada em uma planilha, se tiver um programa de planilha que seja compatível com o Microsoft Windows SharePoint Services (versão 3) ou Windows SharePoint Services 2.0 e o Microsoft Internet Explorer e o Microsoft Windows. Por exemplo, você pode importar uma lista do Microsoft Office Excel 2007 que tenha criado para armazenar e gerenciar contatos com fornecedores.

Além disso, você pode facilmente integrar e incorporar informações de aplicativos empresariais como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server em um site do Office SharePoint Server 2007 adicionando o tipo de coluna de dados corporativos a uma lista do Office SharePoint Server 2007. Ao adicionar o tipo de coluna de dados corporativos a uma lista, você pode ter uma lista de itens que use uma combinação de colunas do Office SharePoint Server 2007 e de um aplicativo empresarial externo.

Idiomas e tradutores     Você pode criar uma lista de idiomas e tradutoras para ser usada com um fluxo de trabalho de gerenciamento de tradução em uma Biblioteca de gerenciamento de tradução. O fluxo de trabalho usa a lista para atribuir tarefas de tradução ao tradutor especificado na lista de cada idioma. Você pode criar essa lista manualmente ou pode optar por ter essa lista automaticamente quando adicionar um fluxo de trabalho de gerenciamento de tradução a uma Biblioteca de gerenciamento de tradução.

Lista de KPIs     Os KPIs (Indicadores Principais de Desempenho) permitem que você avalie rapidamente o progresso feito em relação a objetivos mensuráveis.Você pode definir listas de KPIs para controlar desempenho usando uma das quatro fontes de dados: dados inseridos manualmente, dados em uma lista do SharePoint, dados em pastas de trabalho do Microsoft Office Excel ou dados do Analysis Services — um componente do Microsoft SQL Server 2005. Depois que a lista de KPIs for criada qualquer pessoa que tenha permissões na lista poderá usá-la para exibir o status do indicador em uma página de painel.

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