Meta: otimizar o plano do projeto para atender ao orçamento

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Depois que você criar o plano do projeto, analise os custos planejados. Se eles não estiverem de acordo com o orçamento, você poderá otimizar o plano para não ultrapassar o orçamento. Ao alterar o orçamento, lembre-se de que você provavelmente alterará a data de término ou o escopo do projeto. Essa relação entre tempo, escopo e orçamento é geralmente denominada triângulo do projeto.

Dica: Este artigo faz parte de uma série de artigos que descrevem um amplo conjunto de atividades de gerenciamento de projeto dentro Do mapa do projeto . Chamamos essas atividades de "metas" porque eles são organizados em torno do ciclo de vida de gerenciamento do projeto: criar um plano, controlar e gerenciar um projeto e fechar um projeto.

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Otimizar o plano do projeto para atender ao orçamento

número 1 Exibir os custos do projeto     Você pode exibir os totais, os custos ao longo do tempo ou os custos em um gráfico. Isso pode ajudá-lo para ver se você está atendendo seu orçamento de destino e se você precisa ajustar os custos.

Número 2 Otimizar o plano para diminuir os custos     Se você determinar que custos planejados não atendem às seu orçamento de destino, você pode usar várias estratégias cortar custos.

  • Ajustar os recursos e os custos para atender ao orçamento

    Clique em todas as opções aplicáveis:

    • Enter custos para recursos para ajustar a regular e taxas de horas extras custos por uso, custos fixos ou recursos de custo.

    • Remover ou substituir uma atribuição de recursos para cortar custos substituindo um recurso mais caro (uma pessoa, equipamento, material ou custo) por um mais econômico, ou para reduzir o número de recursos comparáveis em uma única tarefa. Às vezes, usando os resultados de recursos mais econômico em concessões correspondentes da redução do escopo, agenda mais longa ou mais baixa qualidade. Ainda, essa é uma das mais realistas estratégias para otimizar os custos. Se você remover um recurso mais caro o atribuição, esse recurso é gratuito trabalhar em outras tarefas ou projetos que são mais econômicos.

    • Reatribuir o trabalho restante em uma tarefa para controlar quais dos vários recursos significa que parte do trabalho restante, ou para especificar exatamente quando o trabalho restante será feito.

  • Reduzir o escopo do projeto para atender ao orçamento

    Execute todos os procedimentos aplicáveis:

    • Determinar se alterar a entrega ou o escopo

      Talvez seja necessário reduzir o escopo para atender a data de término ou o orçamento. Ou, depois de criar seu plano de projeto, você pode achar que você tenha mais tempo ou dinheiro do que você espera. Nos dois casos, você pode alterar o escopo do projeto. Você pode escolher entre alterando as entregas do produto ou alterar o escopo do projeto.

      • Recortar os resultados de produto     Se você reduzir o escopo por entregas de produto de corte, você realmente fornecendo inferiores para os clientes ou participantes planejou. Por exemplo, suponha que você está trabalhando em um projeto para desenvolver um novo produto. Para atender a data de término ou o orçamento, você decidir recortar os recursos de produto que foram originalmente planejados e aprovados pelos clientes. Nesse caso, você provavelmente precisará obter a aprovação do cliente e você talvez precise ajustar o contrato, se aplicável.

      • Cortar o escopo do projeto     Você pode fornecer os mesmos resultados finais de produto alterando a maneira como eles são desenvolvidos.

        Por exemplo, ao desenvolver um novo produto, você decide remover uma tarefa de pesquisa de mercado e reduzir a duração da fase de teste para cumprir a data de término ou o orçamento. Nesse caso, o produto final e os resultados finais não são alterados. No entanto, você alterou o método de fornecimento do produto final, reduzindo o escopo do projeto.

      • Usar o tempo ou o orçamento disponível     Se você chegar à conclusão de que tem mais tempo e dinheiro que o esperado, adicione os resultados finais. Você também pode aumentar o escopo do projeto, o que geralmente resulta em um produto de mais qualidade.

      • Considerar o impacto do escopo na qualidade     Talvez seja necessário reduzir o escopo para cumprir a data de término ou o orçamento. Ou, então, após elaborar o plano do projeto, você pode chegar à conclusão de que tem mais tempo e dinheiro que o esperado. Em ambos os casos, será possível alterar o escopo do projeto. Considere que a qualidade e o escopo estão estreitamente relacionados. Se você cortar o escopo, provavelmente terá que aceitar um nível de qualidade mais baixo. Se você aumentar o escopo, provavelmente aumentará a qualidade do projeto e o produto resultante.

    • Alterar uma duração para reduzir a quantidade de tempo que está planejado para tarefas. Certifique-se de que a duração reduzida ainda permite que o trabalho ser concluída. Certifique-se também ajustar a quantidade correspondente de trabalho atribuída aos recursos.

    • Remova uma tarefa caso ela não seja absolutamente necessária. Mas saiba que a remoção de tarefas pode prejudicar a qualidade da implementação geral do projeto. As tarefas que devem ser feitas ainda estarão refletidas no plano, e somente as tarefas consideradas opcionais devem ser removidas.

    • Substitua uma atribuição de recursos substituindo um recurso mais caro (uma pessoa, equipamentos ou materiais) por um mais econômico. Às vezes, usando os recursos mais econômico resulta em concessões correspondentes da redução do escopo, agenda mais longa ou diminuição de qualidade. Ainda, essa é uma das mais realistas estratégias para otimizar custos.

Número 3 Ajustar o plano para tirar proveito de adicionais de orçamento     Depois de criar seu plano, talvez descubra que você tenha mais orçamento disponível. Você pode optar por trazer o projeto abaixo do orçamento. Ou você pode aumentar o escopo e as metas de qualidade do projeto.

Mais …

Depois que você elaborar o plano e o Microsoft Office Project 2007 calcular o agenda e o custo do projeto, você pode descobrir que tem mais tempo ou orçamento disponível. Opte por terminar o projeto antes do tempo ou abaixo do orçamento, ou aumente o escopo e ofereça um projeto de mais qualidade.

  • Consultar o cliente      Pergunte ao cliente ou aos participantes do projeto como eles preferem usar o tempo ou orçamento. Talvez eles prefiram manter o plano inalterado e deixar o projeto ser concluído antes do prazo ou abaixo do orçamento.

  • Verificar o contrato     Verifique os incentivos contratuais (ou, em alguns casos, até mesmo as penalidades) que podem ser obtidos com o adiantamento do projeto ou com o orçamento abaixo do previsto. O tipo de contrato (preço fixo, custo reembolsável ou preço unitário) pode determinar como você deve aproveitar o tempo ou orçamento disponível.

  • Adicionar escopo     Você pode adicionar as tarefas ou fases que você queria, mas pensava que você teria bastante tempo ou dinheiro para. Você pode aumentar a duração de tarefas existentes, para que o recursos tenha mais tempo para concluir as tarefas. Lembre-se de que a adição de escopo é provável adicionar o tempo e o custo para o seu plano. Alterando o escopo e entregas pode ter implicações contratuais, assim o contrato de verificar e obter a aprovação do cliente quando necessário.

  • Aumentar o padrão de qualidade     Você pode usar o tempo ou orçamento excedente para adicionar tarefas ou fases que conferirão mais qualidade ao projeto. Você pode aumentar a duração das tarefas existentes, a fim de que os recursos tenham mais tempo para oferecer um trabalho de qualidade superior. Outra maneira de melhorar a qualidade é adicionando uma equipe mais qualificada, equipamentos mais eficientes ou materiais de nível superior. Esses tipos de recursos podem ser mais caros, mas também podem ser uma excelente maneira de aproveitar o orçamento excedente.

Número 4 ENTER uma observação sobre as alterações de custo     Registrar informações sobre as alterações que você fez para atender ao orçamento. Essas anotações podem ser úteis quando você estiver controlando o progresso real, fechando o projeto ou coleta de dados para o próximo projeto.

Número 5 Avaliar os resultados de otimização de custo     Verifique se que você realmente diminua os custos e que a data de término, carga de trabalho e outros projetos não são negativamente afetados por essas alterações.

Clique em todas as opções aplicáveis:

  • Exibir custos do projeto Para ver se você reduzido os custos e feche-o como você está a seu orçamento alvo da reunião.

  • Mostrar o caminho crítico para ver como as alterações feitas em otimizam os custos afetado o caminho crítico. Você talvez veja datas diferentes, tarefas diferentes e diferentes recursos associados com o caminho crítico.

  • Cargas de trabalho de recurso de revisão para ver se os recursos atribuídos agora são sobrecarregados ou subutilizados como resultado de seus esforços de otimização de custo.

  • Verificar o impacto em outros projetos para garantir que as alterações serão atualizadas em outros arquivos de projeto que estão vinculados ou consolidados em seu projeto.

Número 6 Comunicar as alterações de atribuição para os recursos     Se você novas tarefas atribuídas aos recursos ou alteradas ou removidas qualquer atribuições existentes, você precisa publicar essas alterações para os recursos afetados.

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