Meta do usuário: Planejar seu projeto

Meta de usuário: planejar seu projeto

É bom começar a planejar antes de abrir o Microsoft Project.

Para registrar suas ideias iniciais sobre as metas do projeto, use um aplicativo como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook.

Depois que todos tiverem concordado com suas ideias, você pode começar a planejar sua programação com o Project.

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Dicas de gerenciamento de projetos antes de você começar . . .

  • Certifique-se de que tem um projeto    Certifique-se de que o que você está pensando é realmente um projeto. Um projeto tem três características.

  • É temporário e único   A criação de uma fábrica de carros é um projeto porque trata-se de uma atividade única. A fabricação dos carros é uma série repetitiva de atividades e, portanto, não é um projeto.

  • Tem entregas definidas    As entregas dão um propósito ao projeto. Os participantes pensarão que seus investimentos no projeto não são válidos se as entregas não forem claramente definidas.

  • Tem um começo e um fim    Sem uma data final de projeto, os participantes e investidores não poderão ver os resultados e benefícios que seu investimento tornou possível.

    Eis alguns exemplos para ajudar você a decidir se você tem um projeto.

Atividades que não são projetos

Projetos claramente definidos

Fabricação de carros

  • Projeto para atualizar a fábrica para aumentar a eficácia.

  • Projeto para localizar um local de manutenção mais próximo à fábrica.

Redução de riscos em relação à concorrência

  • Projeto para substituir o software de segurança.

  • Projeto para recrutar especialista em risco no mercado relacionado.

  • Identifique as restrições do projeto    . As restrições são fatores que limitam as opções de gerenciamento do projeto durante sua criação e administração. A maioria dos projetos tem três restrições.

  • Intervalo de tempo limitado    As datas de término das principais entregas geralmente ajustam o comprimento geral do projeto.

  • Trabalhadores e outros recursos limitados    Os gerentes de projeto geralmente têm uma quantidade limitada de pessoas para realizar o trabalho em um projeto, ou um orçamento limitado.

  • Escopo pouco abrangente    Um projeto normalmente é limitado pelo que a equipe pode realizar. Se o projeto tem muitas entregas ou recursos, pode não haver tempo suficiente na programação para que tudo seja feito.

Uma mudança em uma limitação normalmente afeta a qualidade geral das outras duas. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gerente tome decisões sobre a quantidade de trabalhadores necessários para finalizar as entregas. Se não houver trabalhadores suficientes, reduzir a duração do projeto pode também reduzir o escopo do projeto.

  • Identifique os participantes no início    Nada prejudica mais um projeto do que não identificar que são os principais participantes e como melhor se comunicar com eles. Se você não identificá-los antes do projeto começar, poderá ficar com um projeto parado nas mãos, ou passar o limite orçamentário conforme novos objetivos e métodos são propostos para o projeto.

Etapa 1: Registrar as ideias iniciais

Registrar as ideias iniciais no OneNote

Anote ideias com o OneNote quando pensar sobre o projeto e sobre o que você deseja realizar. Suas notas podem conter emails, links para sites, vídeos ou especificações.

Importar dados do Excel para o Project

Algumas vezes, os projetos começam apenas como listas no Excel. Mas quando crescem, é mais eficaz importá-las para o Project, onde você pode organizar e programar as tarefas.

Usar o Office 365 em qualquer PC para registrar anotações do projeto em qualquer lugar

Trabalhe com especificações de projeto antigas usando o Office 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar.

Usar o Office Online em um navegador da Web

Trabalhe com o Office Online sem o Office 365. Desde que você tenha uma conta da Microsoft, poderá usar as versões da Web do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote para registrar as ideias iniciais do seu projeto.

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Etapa 2: Comunicar-se com os participantes

Relatório sobre o progresso inicial

Independente de onde estiver no planejamento do projeto, um relatório bem apresentado ajuda a obter a aceitação dos participantes em relação às entregas do projeto.

Ingressar em uma reunião online

Se os participantes não estiverem presentes, use as reuniões online para comunicar-se com eles. Compartilhe slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou notas do OneNote para discutir planos iniciais do projeto. As pessoas podem participar de reuniões online a partir de seus escritórios, durante viagens ou em seus dispositivos móveis.

Conversar por mensagem instantânea com um membro da equipe do projeto

Quando surgirem dúvidas enquanto você estiver trabalhando na programação de um projeto, passe o mouse sobre o nome de alguém e converse com essa pessoa por mensagem instantânea usando o Lync.

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Etapa 3: Começar um projeto

Copiar e colar do Word no Project

Copie uma lista de tarefas do Word e cole-a no Project para começar a agendar tarefas rapidamente. O Project manterá a estrutura de tópicos e a formatação.

Criar um novo projeto com base em outro projeto ou em um modelo

Crie um novo projeto com base em um modelo preenchido previamente com tarefas de projetos similares ao seu. Os especialistas do mercado criaram vários desses projetos para ajudá-lo a começar rapidamente.

Importar dados do Excel para o Project

Mova uma lista de tarefas criada no Excel para o Project. O Project manterá a estrutura de tópicos e a formatação.

Importar uma lista de tarefas do SharePoint como um projeto inicial

Algumas vezes os projetos começam apenas como listas no SharePoint para compartilhar com pessoas que não têm o Microsoft Project. Quando a lista de tarefas aumentar, mova-a para o Project para continuar trabalhando nela.

Meta de gerenciamento de projeto: Criar uma nova programação de projeto

Depois de começar o projeto no Microsoft Project, poderá adicionar tarefas, organizá-las, vinculá-las, adicionar pessoas, etc.

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