Meta do gerenciamento de projetos: comunicar informações do projeto

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Comunique-se com sua equipe

A comunicação de informações do projeto muitas vezes é difícil, independentemente de envolver a obtenção de informações de status da equipe ou de comunicar o status do projeto aos executivos.

Saiba quando e como comunicar e relatar informações do projeto. Caso contrário, a eficácia da colaboração será prejudicada e o êxito do projeto poderá ser colocado em risco.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos.

Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar . . .

  • Liste seus participantes    Antes de iniciar um projeto, Descubra quem são seus participantes. Uma certeza para um projeto da vaga é esquecer um interessado crítico quem tem impacto ir/não ir no seu projeto

  • Obter um plano de comunicação quanto antes    Projetar estratégias de comunicação e processos em seu projeto antes de iniciar o projeto. Ter melhor, os processos de comunicação aparecem como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto para que essa parte fundamental da colaboração fica compromisso de todos.

  • Comunicar com frequência    Coletar informações de status da tarefa uma vez por semana sobre direita para antecipar os problemas antes que eles escalonar. Se você se comunicar com mais frequência daquela, os membros da equipe podem parar de enviar atualizações devido a hora extra no Preparando-los.

  • Há problemas    Se tudo parece estar indo bem, porque você ainda não ouviu nada negativo, você provavelmente está pontas em direção a problemas. Ainda melhores executar projetos tem problemas. Seu trabalho é ir encontrá-los antes que eles crescer problemas maiores.

  • Tecnologia apropriada de uso    Compreenda o membro da equipe e necessidades de comunicação de participantes. Por exemplo, os membros da equipe relatórios sobre o status da tarefa talvez queira usar email ou o Project Server, enquanto um executivo pode ser preferível um gráfico bem apresentado ou tabela dinâmica. Aqui está uma lista de programas que você pode usar para ajudá-lo em comunicação.

Aplicativo

Vantagens

Desvantagens

Projeto

  • Contar com ferramentas internas de apresentação para participantes de todos os níveis.

  • Tem exibições de planejador de equipe e linha do tempo de fácil compreensão.

  • Exporta dados para o Excel e Visio para comunicação de dados complexos.

  • Talvez a sua empresa não use o Project.

  • Os projetos nos quais sua empresa trabalha podem ser pequenos demais para tirar proveito de um software de planejamento avançado.

Project Server

  • Melhor para comunicação avançada e relatórios de informações do projeto em toda a organização.

  • Pode comparar o status de vários projetos ou de um portfólio de projetos.

  • Empresas menores podem precisar da ajuda de consultores para instalar e usar o Project Server.

Excel

  • O Project pode exportar dados para o Excel para análise avançada, como ANOVA e análise do valor agregado.

  • Ideal para planejamento inicial de projetos ou para entregas gerais que podem ser posteriormente adicionadas ao Project.

  • O Excel não dispõe de recursos automatizados de planejamento para projetos mais complexos.

Palavra

  • Ideal durante a fase de iniciação, quando você precisa compartilhar documentos de planejamento, como orçamentos e entregas.

  • Não é ideal para apresentações visuais para executivos participantes. Em vez disso, use o Excel, o Visio, o PowerPoint ou a própria funcionalidade de relatório do Project.

SharePoint

  • Oferece recursos de sincronização sem o Project Server. Uma alteração em uma lista de tarefas se refletirá na outra lista de tarefas.

Imagem do botão

  • Ideal para apresentações de impacto para os executivos participantes.

  • Analistas e engenheiros podem querer gráficos mais detalhados para poderem fazer uma análise orçamentária complexa.

Reduzir

  • Ideal durante as fases iniciais de um projeto, em que você precisa comunicar processos empresariais e de manufatura com fluxogramas ou outros diagramas.

  • Pode apresentar informações em excesso para um público executivo. Em vez disso, use os próprios recursos de relatório do Project.

Lync   

  • Ideal para equipes em locais diferentes. Você pode compartilhar informações do projeto com mensagens instantâneas, voz, vídeo ou durante reuniões online.

  • Requer um departamento de TI para implantar. Se você não tiver os recursos da empresa para instalar o Lync, você pode usar o Office 365 com o Lync Online.

Verificar atualizações de status a partir do Project Server

Se a sua equipe está usando o Project Server, baixe atualizações de status da tarefa do servidor antes de se comunicar com a equipe sobre o andamento do projeto.

Controlar o andamento do cronograma, de simples a especialista

Há maneiras simples de acompanhar o andamento e há maneiras mais complexas. Descubra a maneira que funciona melhor para o seu projeto e a sua equipe.

Conversar por mensagem instantânea com um membro da equipe do projeto usando o Lync

Quando surgir uma dúvida rápida ao trabalhar no cronograma de um projeto, passe o cursor do mouse sobre o nome de uma pessoa para compartilhar uma mensagem instantânea usando o Lync.

Ingressar em uma reunião online do Lync

Se as pessoas não puderem comparecer a uma reunião, use o Lync para compartilhar informações do projeto. Compartilhe slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou um bloco de anotações do OneNote para discutir planos do projeto. As pessoas podem participar de reuniões online em seus escritórios, em casa ou usando seus dispositivos móveis.

Criar um relatório de projeto

Com o Project 2013, você pode criar e personalizar relatórios gráficos impressionantes com os dados que quiser, sem usar nenhum outro software. Conforme você vai trabalhando no projeto, os relatórios são alterados para refletir as informações mais recentes, sem necessidade de atualizações manuais!

Sincronizar com uma lista de tarefas do SharePoint

Os membros da equipe podem exibir o cronograma e atualizar o trabalho deles no SharePoint, e você verá as alterações no Project. E vice-versa.

Usar o Office 365 com o SharePoint e o Lync online

Trabalhe com especificações de projeto antigas usando o Office 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, do Excel, do PowerPoint ou do OneNote — sob demanda, de qualquer lugar.

Você também pode usar o SharePoint e o Lync Online se sua empresa não os tiver instalados nos computadores.

Publicar alterações em tarefas no servidor

Quando fizer alterações em tarefas, publique essas alterações no Project Server, para que todos tenham as informações certas para continuar seu trabalho.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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