Meta de gerenciamento de projetos: comunicar informações do projeto

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Imagem do mapa do projeto

A comunicação é um elemento essencial para o sucesso ou o fracasso de um projeto. Felizmente, comunicar informações de projeto ficou muito mais fácil com o Project 2010: quer você precise se comunicar com uma pequena equipe de trabalho em um projeto simples ou com uma organização em nível global para tratar de portfólios de projetos.

Além disso, o Project agora se integra ao SharePoint, para ajudá-lo a compartilhar informações de projeto sem usar o Project Server.

Este artigo é uma das muitas metas de gerenciamento de projetos no mapa do projeto.

Exemplos de gerenciamento de projetos...

Sua tarefa: Você foi incumbido da tarefa de gerenciar e comunicar informações de um novo projeto com os participantes regularmente. Olhando para a palavra “participantes", você de repente se dá conta de que isso significa se comunicar com outras pessoas além do seu gerente. Isso significa comunicar informações do projeto com todas as partes interessadas, do gerente aos vendedores externos e, possivelmente, aos diretores da sua empresa. Você também percebe que os participantes de peso não são os únicos que precisam ser atualizados sobre o projeto. Sua equipe também precisa ser atualizada. De repente, a comunicação parece ter ficado complicada.

Vamos começar do começo. Analise as necessidades de comunicação dos participantes. Muitas empresas com as melhores intenções de comunicação falham por não perceberem que uma comunicação eficaz deve ocorrer de forma multifacetada. Você pode usar o Excel para criar um gráfico de quadrante de Influência/Interesse para ajudá-lo a entender quem precisa saber o que e em que medida. Como você pode ver pelo gráfico, é importante estar atento às necessidades de quem tem influência tanto no resultado quanto na elaboração do projeto.

imagem da grade de influência do excel

Felizmente, você descobre que sua organização acabou de instalar o Microsoft Project 2010 em toda a empresa e está pensando em experimentar seus fortes recursos de comunicação. Você entrou em contato com gerentes de projeto experientes para ajudá-lo com os conceitos básicos de gerenciamento de projetos e recebeu bons conselhos sobre como elaborar relatórios avançados e usar recursos de rastreamento para trabalhar com sua equipe. Mas agora você está cansado de mandar emails pedindo atualizações do projeto.

Depois de fazer uma análise dos participantes, você decide que um aplicativo do Office é mais apropriado para o tipo de informação que deseja enviar. Aqui está um resumo dos aplicativos do Office e as vantagens e desvantagens de acordo com as necessidades dos seus participantes.

Aplicativo

Vantagens

Desvantagens

Excel

Pode importar dados de projeto para análise, como ANOVA avançada e o valor agregado. Saber mais sobre o projeto avançada recursos de análise do.

Agora ficou mais fácil criar gráficos complexos e mais detalhados.

Word

Documentos do Word podem ser usados por meio de ciclo de vida do projeto, especialmente durante a fase de iniciação quando os documentos de especificações planejamento precisam ser criado e compartilhado. Saber mais sobre como usar criação de documento do Word durante a inicialização de projeto (vídeo).

Alguns participantes podem pedir uma apresentação visual do desempenho do projeto em curso, e o Excel, o Project ou o Visio são boas opções para isto.

Project

Microsoft Project tem ferramentas internas de apresentação para todos os níveis dos participantes, incluindo uma linha do tempo, planejamento de recursos e dados de equipe exportar recursos. Saber mais sobre as maneiras de exibir e apresentar informações do projeto.

O Project não deve ser instalado nos computadores dos participantes, do contrário, a complexidade dos dados pode sobrecarregar seus sistemas. Talvez seja melhor usar os recursos de relatórios do próprio Project, como cronogramas e relatórios visuais, para comunicar informações aos executivos interessados.

SharePoint

Se você começou com uma lista de tarefas do SharePoint, você pode importá-lo para o Project. Uma alteração na lista de uma tarefa será refletida na lista de tarefas. Saber mais usando o SharePoint com o Project.

Requer um departamento de TI ou um fornecedor de TI que possa investir ativos da empresa para implantação. No entanto, você pode minimizar a confusão de administração do SharePoint Implantando-o da nuvem.

Project Server

Para comunicação de empresa e relatórios, especialmente no nível do portfólio, Project Server tem avançados comunicação e ferramentas de relatório. Saber mais sobre o Project Server.

Para pequenas empresas com apenas alguns funcionários, implantar o Project Server pode ser um desafio. Para usar o Project Server de maneira eficaz, sua organização deve compreender seus processos de negócios, metodologia, recursos de gerenciamento de projeto e saber como configurar e gerenciar o hiato entre o estado atual da organização e seu objetivo para aproveitar o servidor ao máximo.

PowerPoint

Ideal para apresentações de impacto para os participantes de alto nível. Saber mais sobre como usar o PowerPoint para apresentações eficazes.

Para fornecedores, analistas e engenheiros, um aplicativo como o Excel pode ser mais apropriado para a criação de gráficos detalhados.

Visio

Ideal para fases iniciais de um projeto em que o fluxo de gráficos de negócios e processos de fabricação é útil. Saiba mais fluxogramas criando para comunicação do projeto usando o Visio.

Pode gerar uma grande quantidade de informações do processo durante uma apresentação para um público executivo.

Lync Server

Permite uma experiência de equipe conectada que transforma todas as comunicações em uma interação que é colaborativos, atraente e acessíveis em qualquer lugar.

Requer um departamento ou fornecedor de TI que possa investir ativos da empresa na implantação.

Office Online programas (a nuvem)

Maneira atraente e simple para exibir informações do projeto na página da web da sua empresa usando o código de planilha inserida da Excel Online. Veja um exemplo do blog do Excel.

A segurança pode ser um problema para algumas empresas. Garanta a veiculação de planilhas incorporadas em um site seguro ou em uma pasta privada (não pública) do OneDrive.

Mídia social

Twitter, Facebook e outras mídias sociais podem ajudar a gerenciar projetos e equipes, especialmente durante a fase de iniciação de um projeto. Saiba mais sobre o uso de mídia social no gerenciamento de projetos

Alguns membros da equipe podem relutar em compartilhar informações menos seguras que os servidores do SharePoint.

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Comunicar informações do projeto

Examinar problemas em seu cronograma que precisam ser comunicadas

Ter os problemas anotados na sua agenda é essencial para o sucesso da comunicação de informações para membros da equipe e participantes.

Comunicar informações de valor acumulado

A captura de informações de valor agregado é uma etapa mais avançada, mas muito poderosa, para descobrir pontos positivos e negativos na realização de um projeto. As informações de alto nível que você adquire com essa etapa são o que seus participantes querem ver.

Sincronize tarefas de projeto com uma lista de tarefas do SharePoint

Se você tem um projeto previamente elaborado, você pode sincronizar sua lista de tarefas com uma lista de tarefas do SharePoint. Uma alteração em uma lista de tarefas se refletirá em outra lista de tarefas.

Exportar uma lista do SharePoint em uma lista de tarefas do projeto

Se você começou com uma lista de tarefas do SharePoint, também pode importá-la para o Project. Uma alteração em uma lista de tarefas se refletirá em outra lista de tarefas.

Criar e gerenciar uma lista de tarefas de projeto do SharePoint

Se você tem uma lista de tarefas configurada no SharePoint, pode adicionar tarefas, atribuir essas tarefas às pessoas e gerenciar o trabalho sem o Project Server.

Exibir informações do projeto sem o Project 2010

Se você quiser exibir as informações do projeto sem usar o Project ou o SharePoint, pode exportar informações do Project usando vários formatos e ferramentas.

Familiarize-se com o Project Web App

Saiba como o Project Server e o Project Online podem ajudar sua empresa; estes vídeos oferecem a você algumas noções básicas.

Usar o Outlook 2010 para se comunicar com sua equipe

Conheça as práticas recomendadas para usar o Outlook de modo a maximizar a eficácia do envio de emails para sua equipe. Resolva seus problemas, ao invés de criá-los!

Inserir uma pasta de trabalho do Excel em uma página da web

Exiba uma planilha incorporada em um site da Intranet para que as partes interessadas possam ver informações atualizadas sobre o projeto. A pasta de trabalho é armazenada em um local público, como o Windows Live OneDrive

Criar diagramas do Visio

O Visio 2010 pode ajudá-lo a criar gráficos impressionantes para comunicar informações de projeto de alto nível para as partes interessadas.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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