Meta: Definir fases e tarefas

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Depois de compreender o trabalho envolvido em seu projeto, você está pronto para criar uma lista de tarefas no Microsoft Office Project 2007. Lista de tarefas é a essência de um projeto — uma lista de tarefas incompletas ou mal planejada pode obstruir seriamente o andamento do projeto. Organizar tarefas em fases e marcos oferece a estrutura ao projeto e torna mais fácil para você avaliar o progresso.

A organização da lista de tarefas é fundamental para o sucesso do projeto, quer ele tenha milhares de etapas que levem anos para serem concluídas e usem metodologias padrão de gerenciamento de projeto ou apenas algumas etapas que durem um mês e utilizem metodologias de gerenciamento de projeto ágil.

Dica : Este artigo faz parte de uma série de artigos do Mapa do Projeto que descrevem um amplo conjunto de atividades de gerenciamento de projeto. Nós chamamos essas atividades "metas" porque elas são organizadas com base no ciclo de vida do gerenciamento do projeto: Elaborar um plano, controlar e gerenciar um projeto e fechar um projeto.

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Pedreiro sentado em uma viga

número 1 Definir tarefas de projeto     Essencialmente, um projeto é um conjunto de tarefas. Cada tarefa representa uma parte do trabalho que deve ser feito para concluir o projeto. 

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Uma tarefa corretamente definida tem seu início e fim bem demarcados, para que o gerente do projeto possa determinar facilmente quando uma tarefa será concluída.

Ao criar tarefas, tenha em mente o seguinte:

  • Para fins práticos, as tarefas devem durar pelo menos um dia. Em projetos de longo prazo, elas provavelmente levarão mais tempo. Em projetos de curto prazo, elas tendem a durar menos.

  • Geralmente, recomenda-se inserir as tarefas na ordem em que elas serão executadas. Entretanto, alguns projetos possivelmente exigirão que você agrupe as tarefas similares ou agrupe as tarefas pelo tipo de recurso que trabalhará nelas. Dessa forma, você cria fases para o projeto.

    Se sua organização tradicionalmente visualiza o trabalho em determinadas categorias, agrupe o trabalho com base nessas categorias. Observe que, se você agrupar as tarefas, não poderá estruturá-las em tópicos posteriormente, pois o agrupamento de tarefas é outro tipo de estrutura de tópicos.

  • A estrutura da lista de tarefas determina o nível de detalhe do plano de projeto. Se você listar somente as fases do projeto e cada fase abranger um longo período de tempo, o plano será uma visão geral. Se você listar até mesmo as menores partes do trabalho, o plano será extremamente detalhado. Na maior parte do tempo, você precisará fazer um balanço desses dois extremos.

    Uma forma de decidir o nível de detalhe da lista de tarefas é considerar até que ponto o projeto deve ser acompanhado:

    • Se você listar cada parte do trabalho a ser realizado, até mesmo a menor delas, será necessário acompanhar cada uma dessas tarefas e registrar o seu progresso, provavelmente uma por vez por dia, pelo menos. Assim, você ficará a par até mesmo de um pequeno atraso no menor item de trabalho.

      Se sua organização preferir dividir o trabalho em uma série de tarefas ao longo de um mês, será mais sensato ter tarefas mais detalhadas. Às vezes, uma série mais curta de tarefas, como acontece na ágil abordagem de gerenciamento de projeto, pode tornar um projeto mais responsivo às alterações feitas no escopo ou nos recursos.

    • Se você listar e acompanhar somente as fases do projeto, não será necessário atualizar o projeto com muita freqüência. Assim, você só saberá que o trabalho foi realizado com atraso quando a fase terminar.

  • Considere o nível de importância do projeto, a freqüência em que você pode obter e inserir atualizações de tarefa, e o nível de tarefa que precisa ser acompanhado para impedir que um projeto saia do controle.

Número 3 Inserir uma tarefa em um projeto     Adicione tarefas recorrentes e tarefas que ocorrem apenas uma vez. 

número 4 Criar fases e subfases em um projeto    Organize seu projeto agrupando tarefas relacionadas que execute as principais etapas em um projeto. 

Número 5 Criar uma etapa     Marcos permitem que você crie pontos de referência que marcam os eventos principais de um projeto. As etapas são usadas para monitorar o andamento do projeto. 

número 2 Importar tarefas para um projeto     Importar tarefas se você já tiver as informações de lista de tarefas armazenadas em outro local. 

Clique em todas as opções aplicáveis:

  • Vincular ou incorporar dados do Excel no Project como uma maneira simples de adicionar tarefas a um projeto que estão vinculados dinamicamente ao Microsoft Office Excel.

  • Importar dados de outro formato de arquivo para seu projeto. Você pode importar dados de tarefa de uma planilha do Excel, um banco de dados ou um arquivo de texto e, em seguida, mapear dados para campos correspondentes em Project 2007. Você também pode importar arquivos de formato de texto delimitado por tabulação e separados por vírgulas valores para seu arquivo de projeto.

  • Importar uma lista de tarefas do Outlook para o Project se você mantém uma lista de tarefas no Microsoft Office Outlook e você deseja copiar a lista para o plano do projeto.

Número 6 Adicionar informações de suporte sobre uma tarefa     Adicione mais informações na forma de observações, documentos e links para páginas da Web. 

Clique em todas as opções aplicáveis:

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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