Melhores práticas para a aplicação de dados de variação em projetos futuros

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Por Laura Suchan, PMP

Última outono, eu remodelado minha cozinha, passam muito tempo trabalhando com um fornecedor para estimar o custo de armários, colocação do piso, eletrodomésticos, iluminação e Acessórios.    Ele poked em torno do sótão e examinados minha caixa fusível desatualizadas. Depois disso, ele apresentado um plano de trabalho detalhado e a estimativa de trabalho e materiais. Seus figuras foram direita em torno do que eu queria gastar. Ele pode começar em um mês e seria concluído antes dos feriados. Estou conectado o contrato. Estamos na empresa.

Em seguida, posso começar a conversar com amigos quem remodelado suas casas: "plano na maneira estourando o seu orçamento; pelo menos 50% sobre." "Quem sabe o que eles encontrará quando iniciarem o corte out paredes e flooring." "Sua casa será uma confusão por meses."

Meu contratado veio altamente recomendado por um amigo fechar e eu escolhi ele de várias que eu entrevista. Talvez a verificação de referências e procurando por meio de seu portfólio não foi suficiente. Talvez eu não perguntas a direita.

Um gerente de projeto deve saber melhor

O que eu devo perguntou que eram perguntas sobre o tempo original e estimativas de custo para outros projetos o fornecedor tinha gerenciados, o que eles encerrado custar e quanto tempo eles levaram. Em termos de gerenciamento de projeto, eu devo perguntou sobre as variações entre o cronograma de linha de base e o custo e o cronograma real e o custo para seus projetos anteriores. Uma variação é a diferença entre o esperado e o que você realmente recebida.

Como qualquer gerente de projeto boa concordar, aqueles que ignorar histórico são vinculados para repeti-la. Há volumes gravados no tópico da retrospectivas de projeto e a importância de documentar lições aprendidas e por um bom motivo. Depois que você mover em um novo projeto, é difícil se lembrar o que você aprendeu em seu projeto anterior para que você possa aplicar essas lições no futuro.

Concentrando-se no coletar e analisar dados de variação para o seu projeto atual o ajudará a desenvolver melhor tempo e custo estima em projetos futuros. Fazendo isso, você pode evitar solicitações de alteração de demorado e caro.

Determinar os melhores dados de variação

Considere estas práticas líderes para coletar dados de variação:

  • Invest no futuro, coletando dados de variação.    Decida quais dados de variação para coletar muito cedo no processo de planejamento. Isso pode parecer óbvio, mas muitas vezes projeto métricas são definidas com as metas de curto prazo em mente e coleta de dados para os benefícios a longo prazo (como melhores estimativas) geralmente é descartado. Incorporar os dados que você decidir coletar em seus critérios de sucesso do projeto e métricas: quantitativas medidas para avaliar, calcular ou determinar o desempenho de andamento em unidades monetárias, marcos de cronograma atendidos ou resultados de qualidade. Dados de variação são um subconjunto das métricas de projeto.

  • Trabalhar com os participantes para determinar quais variações para acompanhar.    Envolvem seu projeto patrocinadora e membros da equipe para estabelecer quais variações para capturar e o nível de detalhes. Quanto mais você souber sobre suas informações de variação, as informações mais você pode criar no cronograma do projeto e o orçamento. A eficiência dos seus mecanismos de geração de relatórios e controle tem uma correlação direta quanto esses detalhes são atendidas. Além disso, investir o tempo necessário para win o suporte de sua equipe de projeto exigências. Você talvez precise perguntar sua patrocinadora para campeão essa meta.

  • Focalizar planejado real para agendar e custo.    Planejado versus real é o dados de variação maioria dos gerentes de projeto focalizar.

    • Variação da agenda é a diferença entre o andamento real e o cronograma do projeto. Esta variação pode ser rastreada no projeto, fase, marco ou no nível da tarefa.

    • Variação de custo é a diferença entre os custos reais do trabalho realizado e o orçamento do projeto. Também, pode ser medido no projeto, fase, marco ou no nível da tarefa, dependendo da linha de base de custo.

      Essas variações são a diferença entre os dados de linha de base e os dados coletados como o projeto são executados. Comparando planejado para real, você pode ver como as coisas alterar conforme o andamento do projeto. Esses dados de variação devem ser incorporados, nos relatórios de status regulares, sua patrocinadora do projeto e os participantes.

  • Rastrear custo e agendar estimativas versus planos.    Esses dados serão que a diferença entre o custo e cronograma estima que conquistaram aprovação para o projeto e o custo e o agendamento quando o plano do projeto é finalizado ou iniciado. Se, após desenvolver o cronograma de linha de base e o custo, você achar que parece que você precisará tempo adicional ou financiamento, cedo falar para cima, melhor. Aqueles olhando para esta variação — até mesmo em um nível alto — verá a necessidade de investir no planejamento preproject. O que você evite é estimativas com base em estimativas melhores, criadas sem detalhadas planejamento ou de qualquer entrada das pessoas que farão o trabalho.

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Aplicar o que aprendeu dos dados de variação

Uma das coisas mais úteis que você pode fazer é de analisar dados e pergunte-se por que as diferenças ocorrem. As alterações podem ser colocadas pela equipe do projeto, o cliente, fornecedores ou um turno no ambiente como novos regulamentos. Qualquer a causa, você vai querer analisar as alterações para identificar problemas e desenvolver estratégias de atenuação para projetos futuros. Quanto mais você souber sobre os motivos para variações, mais fácil será evitar as armadilhas da próxima vez.

  • Debater ideias para evitar variações futuras.    Obter entrada da equipe do projeto sobre variações. Fique com os dados e fatos e evitar a atribuição de culpa.

  • Pedir à equipe para mostre os efeitos de variações.    Talvez você não tenha visibilidade em cada área, mas você pode ampliar sua percepção reunindo informações melhores.

  • Incluir todas as suas informações de variação em seu projeto retrospectiva.    Disponibilize ideias para colegas, para que eles, também, podem se beneficiar.

  • Usar os dados de variação como uma linha de base para estimar seu próximo projeto.    Estes dados de linha de base são especialmente valiosos se os projetos são semelhantes ou se você vai trabalhar com os membros da equipe de projeto mesmo novamente. Suas novas estimativas de projeto será precisas muito mais.

  • Use dados de variação para qualificar suas estimativas para projetos futuros.    Quando você cria um cronograma preliminar ou a estimativa de custo, você encontrará sem dúvida dos participantes ou patrocinadora que deseja que o projeto concluído e rapidamente por menos dinheiro. Ter dados que faz backup de suas estimativas fornecerá o que você precisa executar o projeto com êxito, sem ter que contam com heroísmo.

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Usar estratégia, não sorte, para garantir o sucesso no futuro

Como minha reforma cozinha ativo check-out? Ele foi feito no prazo e apenas ligeiramente acima do orçamento. Acho que eu obtive sorte. Mas você não deve contar sorte para seus projetos. Para garantir o sucesso agora e no futuro, estabeleça controle antecipado de variação. Coletar os dados em todo o ciclo de vida do projeto, analisá-lo como parte do seu retrospectiva e aplique as lições aprendidas ao seu projeto próximo.

Incorporando essas principais práticas de coleta e aplicação de dados de variação em sua metodologia de gerenciamento de projeto, você vai obter melhores estimativas, identificar evitar circunstâncias que levam a variações e tiver menos alterações de projeto.

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Sobre o autor     Jane Suchan é um gerente de programa com experiência iniciativas de negócios do gerenciamento corporativo e desenvolver metodologias de gerenciamento de projetos. Laura reside em Seattle, Washington.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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