Melhores práticas para Reuniões do Skype for Business (Lync)

Há diferentes opções que você pode usar ao configurar, participar e apresentar em uma Reunião do Lync. Estas melhores práticas ajudam você a usufruir dos recursos que facilitam seu trabalho e proporcionam uma experiência de reunião agradável.

Configuração de uma Reunião do Lync

Agendando a reunião

  • Para uma reunião pequena e casual com pessoas de dentro de sua empresa, use as opções padrão de reunião em vez de alterar as configurações. Lembre-se de que as opções padrão permitem que todos sejam apresentadores e ingressem na reunião diretamente.

  • Se houver uma necessidade específica da reunião, por exemplo, uma audiência maior, dados confidenciais, clientes externos, altere as opções de reunião para atender à necessidade. Para saber mais, veja Definir opções para Reuniões do Lync.

Observação : O número máximo de participantes da reunião é 250.

  • Se você tiver participantes pessoalmente e online, poderá executar Reuniões do Lync em uma sala de conferência. Para encontrar e adicionar uma sala de conferência no prédio desejado, clique em Localizador de Sala no Outlook. Ou reserve uma sala separadamente e adicione as informações da sala na caixa Local na solicitação de reunião.

Designar um apresentador de reserva

Escolha um apresentador de reserva, para o caso de você não poder ingressar ou se atrasar. Um apresentador de reserva também pode iniciar a gravação, ajudar e gerenciar a audiência ou monitorar as perguntas enviadas na reunião, para que você possa se concentrar em sua apresentação. Isso é particularmente importante para uma reunião ou evento de grande porte.

Saber seu PIN (Número de Identificação Pessoal)

Na maioria das vezes, você não precisará de um PIN quando ligar para a reunião de um telefone. Você será conectado diretamente e o seu número aparecerá na lista de participantes. Mas, se você quiser ligar como líder ou um chamador autenticado, será solicitado seu PIN e/ou seu telefone comercial ou ramal.

Observação : Ligar como um chamador autenticado significa apenas que a reunião é protegida e você precisa ser identificado antes de ingressar na reunião.

É uma boa ideia ter seu PIN em mãos em caso de necessidade. Se você não lembra do seu PIN, clique em Esqueceu o seu PIN de discagem? na solicitação de reunião e siga as instruções na página para redefini-lo.

Incluir um documento de treinamento ou um link na solicitação de reunião

Se você estiver convidando participantes que não estão familiarizados com o Lync, inclua um documento de treinamento com instruções ou um link para o treinamento do Lync na solicitação de reunião, para ajudá-los com os recursos da reunião antes de participar.

Participar de uma Reunião do Lync

  • Entre em sua reunião com 10 a 15 minutos de antecedência, para conseguir configurar e ter tempo para solução de problemas, se necessário.

  • Antes da reunião, decida se você usará o áudio de computador (áudio e vídeo integrados do Lync) ou um telefone para a parte de áudio da reunião.

  • Se você estiver usando o áudio de computador, configure seus dispositivos de áudio e vídeo e verifique a qualidade. Você pode usar o microfone e os alto-falantes do computador ou conectar um headset. Para obter mais informações, consulte Configurar, testar e solucionar problemas de áudio do Lync

  • Se estiver usando um telefone para o áudio da reunião, usufrua do recurso Telefonar para Mim do Lync. Na janela Ingressar no Áudio da Reunião, selecione Telefonar para Mim e digite o número de telefone no qual deseja ser chamado. Quando usar esse recurso, você não precisará inserir a ID da reunião ou um PIN.

  • Se possível, use um fone de ouvido, em vez do microfone e dos alto-falantes do computador, para obter uma qualidade de áudio melhor.

  • A qualidade do áudio é altamente dependente da condição da rede. Use uma conexão de rede com fio e desligue a opção sem fio no computador.

  • Depois de ingressar na reunião, ative a opção Mudo do microfone quando não estiver falando.

Apresentação em uma Reunião do Lync

  • Faça um colega ingressar na reunião com você para verificar a qualidade visual e do áudio da reunião.

  • Verifique as opções de reunião para verificar se você ativou ou desativou os recursos corretos da audiência, como permissões de participante, conteúdo de exibição ou permissões de anotação.

  • Se você estiver usando o PowerPoint:

    • Mantenha o conjunto de slides em aproximadamente 15 slides ou menos, com fontes maiores (acima de 30 pontos) e um plano de fundo simples para evitar distrações.

    • Carregue sua apresentação antecipadamente e pratique com os controles para mover os slides ou anotar. Por exemplo, você pode destacar pontos importantes usando o apontador laser ou carimbos.

    • Use as anotações do apresentador para ajudar a lembrar seus pontos de fala. Consulte Compartilhar slides do PowerPoint em uma Reunião do Lync para obter mais informações.

  • Se você estiver compartilhando sua área de trabalho ou um programa:

    • Lembre-se de que quando você estiver compartilhando um programa, apenas os programas e arquivos compartilhados ficarão visíveis para os participantes. Se você navegar para outros programas, eles não ficarão visíveis na reunião.

    • Use o compartilhamento de área de trabalho caso você precise alternar entre programas.

    • Clique em Visualização na Reunião do Lync para ver o que os participantes veem quando você compartilha sua área de trabalho ou um programa.

    • Avise sua audiência que ela pode aumentar a área de visualização, indo para o modo Completo.

      Para obter mais informações, consulte Compartilhar sua área de trabalho ou um programa em uma Reunião do Lync.

  • Deixe bastante tempo para perguntas e informe aos participantes que eles podem digitar suas perguntas ou comentários na área de mensagens instantâneas.

    • Ative sua opção Mudo quando não estiver falando e verifique se você sabe como ativar ou desativar a opção Mudo de seus participantes se necessário, usando os comandos do Lync e de discagem de tom do telefone, se você estiver usando um telefone (pressione *1 no teclado de discagem do telefone para ouvir os comandos).

    • Lembre os participantes no início da reunião como ativar ou desativar a própria opção Mudo.

Executando sua reunião em uma sala de conferências

É uma boa ideia separar tempo para preparar a sala antes que a reunião comece, para ter certeza de que o Lync está configurado para funcionar com os dispositivos de áudio e vídeo da sala.

  • Conecte seu laptop ao projetor e ao telefone da sala de conferência, se necessário.

  • Ative o mudo do microfone e dos alto-falantes do computador, se houver um eco. Peça a outras pessoas na sala para também ativarem o mudo dos microfones e alto-falantes se estiverem no Lync.

  • Você pode conectar o telefone da sala ao seu computador ou usar o telefone para discar para o áudio da reunião.

  • Se você estiver usando o projetor da sala, ligue o cabo ao computador e selecione a exibição apropriada. No teclado, pressione a tecla Windows + P para ativar a tela e clique em uma das seguintes opções:

    • Duplicar, para mostrar sua área de trabalho tanto no monitor do computador quanto no projetor da sala.

    • Estender, para estender sua área de trabalho do monitor do computador e do projetor da sala.

    • Somente projetor, para mostrar sua área de trabalho somente no projetor da sala.

Recomendamos selecionar Duplicar para que você possa ver a reunião tanto no monitor quanto na exibição da sala.

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