Maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access

Maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access

Existem diversas maneiras de compartilhar um banco de dados do Access, dependendo das suas necessidades e disponibilidade de recursos. Neste artigo, veremos as opções disponíveis e os benefícios de cada uma delas. Forneceremos também recursos para você obter mais informações sobre um método que seja adequado para você.

Para fazer alterações de design em seu banco de dados, você precisará ter o Access instalado no computador.

Neste artigo

Compartilhar dados usando pastas de rede

Compartilhar um banco de dados dividido

Compartilhar um banco de dados em um site do SharePoint

Compartilhar um banco de dados vinculando-o a listas do SharePoint

Compartilhar um banco de dados usando um servidor

O que considerar quando decidir sobre um método

Compartilhar dados usando pastas de rede

Esta é a opção mais simples e a que tem menos requisitos, mas também oferece menos funcionalidade. Neste método, o arquivo de banco de dados é armazenado em uma unidade de rede compartilhada, e todos os usuários compartilham o arquivo de banco de dados simultaneamente. Algumas das limitações são a confiabilidade e a disponibilidade, se houver vários usuários simultâneos alterando dados, já que todos os objetos de banco de dados são compartilhados. Essa técnica também pode reduzir o desempenho, pois todos os objetos de banco de dados são enviados pela rede.

Essa opção pode ser adequada se você espera que apenas algumas pessoas usem o banco de dados ao mesmo tempo e se eles não precisam personalizar o design do banco de dados.

Observação : Esse método é menos seguro do que os outros métodos de compartilhamento de banco de dados, porque cada usuário tem uma cópia completa do arquivo de banco de dados, o que aumenta o risco de acesso não autorizado.

Para compartilhar um banco de dados usando uma pasta de rede:

  1. Configure uma pasta de rede compartilhada, caso ainda não haja uma disponível.

    Para obter ajuda com essa etapa, consulte o sistema de ajuda do sistema operacional do computador que você deseja usar para compartilhar o banco de dados. Se a pasta compartilhada estiver em um servidor de rede, talvez você precise do auxílio do administrador da rede.

  2. Verifique se o Access está definido para abrir no modo compartilhado nos computadores de todos os usuários. Essa é a configuração padrão, mas você deve se certificar, porque se um usuário abrir o banco de dados no modo exclusivo, isso interferirá na disponibilidade dos dados. Siga este procedimento em cada computador:

    1. Inicie o Access e em Arquivo, clique em Opções. Observação: se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office e clique em Opções do Access.

    2. Na caixa Opções do Access, clique em Configurações do Cliente. Observação: se você estiver usando o Access 2007, clique em Avançado.

    3. Na seção Avançado, em Modo de abertura padrão, selecione Compartilhado, clique em OK e saia do Access.

  3. Copie o arquivo de banco de dados na pasta compartilhada. Depois que você fizer isso, verifique se os atributos de arquivo estão configurados para permitir acesso de leitura/gravação ao arquivo de banco de dados. Os usuários devem ter esse tipo de acesso para utilizar o banco de dados.

  4. No computador de cada usuário, crie um atalho para o arquivo de banco de dados. Na caixa de diálogo Propriedades do Atalho, insira o caminho para o arquivo de banco de dados na propriedade Destino, usando um endereço UNC em vez de uma letra de unidade mapeada. Por exemplo, em vez de F:\exemplo.accdb, use \\nomedocomputador\compartilhado.accdb.

    Observação : Essa etapa também pode ser executada pelos próprios usuários.

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Compartilhar um banco de dados dividido

Esta é uma boa opção se você não tem um site do SharePoint ou um servidor de banco de dados. Você pode usar bancos de dados divididos compartilhados através de uma rede ou um site do SharePoint. Quando divide um banco de dados, você o reorganiza em dois arquivos — um banco de dados back-end que contém as tabelas de dados e um banco de dados front-end que contém todos os demais objetos de banco de dados, como consultas, formulários e relatórios. Cada usuário interage com os dados usando uma cópia local do banco de dados front-end.

Benefícios da divisão de um banco de dados

  • Melhor desempenho   Apenas os dados são compartilhados através da rede, não as tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

  • Maior disponibilidade    Transações de banco de dados, como edições de registro, são concluídas mais rapidamente.

  • Segurança aprimorada    Os usuários acessam o banco de dados back-end através de tabelas vinculadas; é menos provável que intrusos consigam obter acesso não autorizado aos dados por meio do banco de dados front-end.

  • Confiabilidade melhorada    se um usuário encontra um problema e o banco de dados é fechado inesperadamente, qualquer corrupção eventual do arquivo de banco de dados geralmente se limita à cópia do banco de dados front-end que o usuário tinha aberta.

  • Ambiente de desenvolvimento flexível    Cada usuário pode desenvolver consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados independentemente, sem afetar outros usuários. Da mesma forma, você pode desenvolver e distribuir uma nova versão do banco de dados front-end sem atrapalhar o acesso aos dados armazenados no banco de dados back-end.

Se essa opção for adequada para você, vá para as instruções em Dividir um banco de dados do Access.

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Compartilhar um banco de dados em um site do SharePoint

Importante    A Microsoft não recomenda mais a criação e o uso de aplicativos Web do Access no SharePoint. Como alternativa, é aconselhável usar o Microsoft PowerApps para criar soluções de negócios sem código para a Web e dispositivos móveis.

Existem várias boas opções à sua disposição se você tem um servidor que executa o SharePoint, especialmente se também executa os Serviços do Access. Diversos pontos de integração com o SharePoint ajudam a tornar o acesso ao banco de dados mais conveniente. Quando você publica um banco de dados da Web, os Serviços do Access criam um site do SharePoint que contém o banco de dados. Todos os objetos de banco de dados e os dados são movidos para listas do SharePoint nesse site.

Ao publicar um banco de dados, você o move para a Web. É possível criar tanto formulários da Web e relatórios que sejam executados em uma janela de navegador quanto objetos padrão do Access (às vezes chamados de objetos de "cliente" para diferenciar dos objetos da Web). Você precisa ter o Access instalado no seu computador para usar objetos de cliente do Access, mas todos os objetos de banco de dados no SharePoint são compartilhados.

Observação : Quando você tem o Access instalado no seu computador, pode usar os objetos de cliente a partir de um banco de dados da Web. Caso contrário, só pode usar os objetos de banco de dados da Web.

Os Serviços do Access fornecem uma plataforma para você criar bancos de dados que podem ser usados na Web. Você cria e publica um banco de dados da Web usando o Access 2010 e o SharePoint, e as pessoas usam o banco de dados da Web em um navegador da Web.

Observação :  Você precisaria de permissões do Designer no site do SharePoint onde deseja publicar o banco de dados.

Formulários, relatórios e macros de interface do usuário executados no navegador.

Os dados são armazenados em listas do SharePoint: todas as tabelas tornam-se listas do SharePoint, os registros passam a ser itens de lista e você pode usar as permissões do SharePoint para controlar o acesso ao banco de dados da Web.

Consultas e macros de dados são executadas no servidor: todo o processamento SQL ocorre no servidor. Isso ajuda a melhorar o desempenho da rede, pois limita o tráfego aos conjuntos de resultados.

Salvar um banco de dados em uma biblioteca de documentos 

É possível salvar um banco de dados em qualquer biblioteca de documentos do SharePoint. Este método se assemelha a salvar um banco de dados em uma pasta de rede e oferece uma maneira conveniente de gerenciar o acesso a um banco de dados. Quando você cria um vínculo com listas do SharePoint, os dados são compartilhados, mas os objetos de banco de dados não são. Cada usuário usa sua cópia do banco de dados.

Por exemplo, se o site do SharePoint contém listas que acompanham problemas de atendimento ao cliente e armazenam informações dos funcionários, você pode criar um banco de dados no Access como front-end para essas listas. Você pode construir consultas do Access para analisar esses problemas e criar relatórios do Access para formatar e publicar dados por escrito para uma reunião de status da equipe. Se as pessoas tiverem o Access em seus computadores, você poderá disponibilizar as consultas e os relatórios do Access no menu Exibir da lista do SharePoint. Quando as pessoas exibirem a lista no site do SharePoint, poderão localizar e abrir as consultas, os relatórios e outros objetos do Access clicando no menu Exibir. Se as pessoas não tiverem o Access, elas ainda poderão usar os dados nas listas com os modos de exibição do SharePoint.

  1. Abra o banco de dados que deseja compartilhar.

  2. Na guia Arquivo, clique em Salvar como.

  3. Clique em Salvar Banco de Dados como, na seção Avançado, selecione SharePoint e clique em Salvar como.

    Observações : 

    • Se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office > Publicar > Servidor de gerenciamento de documentos.

    • Se você estiver usando o Access 2010, clique em Arquivo > Salvar e Publicar > Salvar Banco de Dados como > SharePoint.

  4. Na caixa de diálogo Salvar no SharePoint, navegue até a biblioteca de documentos que você deseja usar.

  5. Examine o nome e o tipo do arquivo de banco de dados, faça as alterações necessárias e clique em Salvar.

Para obter mais informações, consulte como publicar nos Serviços do Access e importar de ou vincular dados a uma lista do SharePoint.

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Compartilhar um banco de dados vinculando a listas do SharePoint

Este método tem os mesmos benefícios do uso de um banco de dados dividido, e os usuários podem modificar sua própria cópia do banco de dados, pois os dados são compartilhados através do site do SharePoint. Embora você não disponha dos mesmos benefícios obtidos quando publica o banco de dados em um site do SharePoint, você obtém a conveniência de ter os dados localizados centralmente. Como os dados estão em listas do SharePoint, é possível torná-los disponíveis separadamente pela rede usando recursos do SharePoint.

Esse método tem três etapas principais:

  1. Mover os dados para listas do SharePoint.

  2. Criar links para essas listas.

  3. Distribuir o arquivo de banco de dados.

Use Mover para o Assistente de Site do SharePoint para executar as duas primeiras etapas e qualquer meio à sua disposição para executar a última etapa.

Usando o Assistente para Exportar Tabelas para o SharePoint

  1. Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mover Dados, clique em SharePoint.

    Observações : 

    • Essa opção só estará disponível se o banco de dados for salvo no formato de arquivo .accdb.

    • Se você estiver usando o Access 2007, na guia Dados Externos, no grupo Listas do SharePoint, clique em Mover para o SharePoint.

  2. Siga as etapas no Assistente para Exportar Tabelas para o SharePoint, incluindo a especificação do local do site do SharePoint. Para cancelar o processo, clique em Cancelar.

  3. Na última página do assistente, marque a caixa de seleção Mostrar Detalhes para ver mais detalhes sobre a migração.

    Esta página do assistente descreve quais tabelas foram vinculadas a listas e fornece informações sobre um local de backup e a URL do banco de dados. Também fornecerá um aviso caso sejam encontrados alguns problemas de migração e informa o local de uma tabela de log onde é possível obter mais detalhes sobre os problemas.

  4. Clique em Concluir quando o assistente terminar suas ações.

    Se o assistente exibir um aviso, examine a tabela de log e execute as ações necessárias. Por exemplo, certos campos podem não ser movidos ou ser convertidos em outro tipo de dados compatível com uma lista do SharePoint.

Observação : Para exibir suas listas no site do SharePoint, clique em Listas no Início Rápido ou em Exibir Todo o Conteúdo do Site. Talvez seja necessário atualizar a página no navegador da Web. Para que as listas apareçam no Início Rápido no site do SharePoint ou alterar outras configurações, como habilitar as versões a serem rastreadas, você pode alterar as configurações da lista no site do SharePoint. Para obter mais informações, consulte a Ajuda no site do SharePoint.

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Compartilhar um banco de dados usando um servidor

Você pode usar o Access com um produto de servidor de banco de dados, como o SQL Server para compartilhar o banco de dados. Esse método oferece muitos benefícios, mas não requer software adicional — um produto de servidor de banco de dados.

Este método é semelhante à divisão de um banco de dados, pois as tabelas são armazenadas na rede, e cada usuário tem uma cópia local de um arquivo de banco de dados do Access que contém links para as tabelas, junto com consultas, formulários, relatórios e outros objetos de banco de dados. Use esta opção se houver um servidor de banco de dados disponível e todos os usuários tiverem o Access instalado. Os benefícios desse método de compartilhamento dependem do software de servidor de banco de dados utilizado, mas geralmente incluem contas de usuário e acesso seletivo aos dados, excelente disponibilidade de dados e boas ferramentas de gerenciamento de dados integradas. Além disso, a maioria dos softwares de servidor de banco de dados funciona bem com versões anteriores do Access, então nem todos os usuários precisam usar a mesma versão. Somente as tabelas são compartilhadas.

Benefícios de compartilhar um banco de dados usando um servidor de banco de dados

  • Alto desempenho e escalabilidade    Em muitas situações, um servidor de banco de dados oferece desempenho melhor do que um arquivo de banco de dados do Access isolado. Muitos produtos de servidor de banco de dados também fornecem suporte para bancos de dados grandes, de muitos terabytes, aproximadamente 500 vezes o limite atual para um arquivo de banco de dados do Access (dois gigabytes). Os produtos de servidor de banco de dados geralmente funcionam de modo muito eficiente processando consultas em paralelo (usando vários threads nativos em um único processo para lidar com as solicitações do usuário) e minimizando os requisitos de memória adicionais, à medida que mais usuários forem adicionados.

  • Maior disponibilidade    A maioria dos produtos de servidor de banco de dados lhe permite fazer backup do banco de dados durante seu uso. Consequentemente, não é necessário obrigar os usuários a sair do banco de dados para fazer backup dos dados. Além disso, os produtos de servidor de banco de dados geralmente administram a edição e o bloqueio de registros simultâneo com eficiência.

  • Segurança aprimorada    Nenhum banco de dados pode ser completamente seguro. No entanto, os produtos de servidor de banco de dados oferecem segurança avançada que o ajudará a proteger seus dados contra o uso não autorizado. A maioria dos produtos de servidor de banco de dados oferece segurança baseada em contas, o que lhe permite especificar quem pode ver quais tabelas. Mesmo que o front-end do Access seja obtido indevidamente, o uso não autorizado de dados é impedido pela segurança baseada na conta.

  • Capacidade de recuperação automática    Em caso de falha do sistema (como pane do sistema operacional ou falta de energia), alguns produtos de servidor de banco de dados têm mecanismos de recuperação automática que recuperam um banco de dados para o último estado de consistência em questão de minutos, sem nenhuma intervenção do administrador do banco de dados.

  • Processamento baseado no servidor    O uso do Access em uma configuração cliente/servidor ajuda a reduzir o tráfego na rede com o processamento das consultas de banco de dados no servidor antes do envio dos resultados ao cliente. Em geral, a execução do processamento pelo servidor é mais eficiente, em especial durante o trabalho com grandes conjuntos de dados.

Etapas básicas para usar o Access com um servidor de banco de dados

  1. As etapas exatas necessárias para o uso do Access com um servidor de banco de dados dependem do produto de servidor de banco de dados utilizado, mas as etapas básicas são as mesmas:

  2. Mova os dados das tabelas em um banco de dados do Access para tabelas no servidor de banco de dados.

  3. Crie vínculos com as tabelas do servidor de banco de dados a partir do arquivo de banco de dados do Access.

  4. Crie contas de usuário apropriadas no servidor de banco de dados.

  5. Distribua o arquivo de banco de dados do Access.

  6. Instale os drivers de banco de dados necessários nos computadores dos usuários.

  7. Para obter informações específicas sobre como usar o Access com o SQL Server, confira Mover dados do Access para um banco de dados do SQL Server usando o Assistente de Upsizing.

Confira também Vincular ou importar dados de um banco de dados SQL Server do Azure.

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O que considerar quando decidir sobre um método

Requisitos do método

Dividir banco de dados

Pasta de rede

Site do SharePoint

Servidor de banco de dados

Requer software de servidor de banco de dados?

N

N

N

S

Requer o SharePoint?

N

N

S

N

Requer os Serviços do Access em execução em um SharePoint Server?

N

N

Depende do seu cenário:

A vinculação a listas e o salvamento em uma biblioteca de documentos não exigem os Serviços do Access

A publicação como um banco de dados da Web ou um aplicativo Web requer os Serviços do Access

N

Disponibilidade de dados

Boa

Adequado para pequenos grupos com pouca edição de dados

Melhor. Permite cenários offline.

Melhor

Segurança

Depende de medidas adicionais

Método menos seguro

Melhor

Melhor

Flexibilidade

Flexível. Pode desenvolver facilmente novos recursos de banco de dados sem interromper o trabalho. Os usuários podem modificar o design em sua própria cópia.

Menos flexível. O desenvolvimento pode ser feito com uma cópia offline do banco de dados, que é substituído depois. Não permite que os usuários modifiquem individualmente o design do banco de dados.

Flexível. Aproveita as permissões do SharePoint para controlar o acesso e fazer alterações de design. Permite o uso com base em navegador de alguns objetos de banco de dados, como formulários.

Flexível. Pode desenvolver facilmente novos recursos de banco de dados sem interromper o trabalho. Os usuários podem modificar o design de objetos em sua cópia.

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