Mala direta usando uma planilha do Excel

Mala direta usando uma planilha do Excel

A mala direta é usada para criar vários documentos ao mesmo tempo. Os documentos tem layout, formatação, texto e elementos gráficos idênticos. Apenas seções específicas de cada documento variam e são personalizadas. Os documentos que o Word pode criar com a mala direta incluem rótulos, cartas, envelopes e emails em massa. Há três documentos envolvidos no processo de mala direta:

  • O documento principal

  • A fonte de dados

  • O documento mesclado

Para saber mais sobre como usar dados do Excel para mala direta, assista ao vídeo abaixo, parte de um curso de treinamento: Dar um passo à frente com mala direta

Etapa 1: preparar os dados no Excel para mala direta

A etapa mais importante do processo de mala direta é configurar e preparar os dados. Você usará a planilha do Excel como fonte de dados para a lista de destinatários.

Aqui estão algumas dicas para preparar os dados para uma mala direta. Verifique se:

  • Os nomes de coluna na planilha correspondem aos nomes de campos que você deseja inserir na mala direta. Por exemplo, para tratar os leitores pelo nome no documento, você precisará separar as colunas de nome e sobrenome.

  • Todos os dados a serem mesclados estão presentes na primeira folha da planilha.

  • Entradas de dados com porcentagens, moedas e códigos postais estão formatadas corretamente na planilha para que o Word possa ler seus valores corretamente.

  • A planilha do Excel a ser usada na mala direta está armazenada no computador local.

  • Alterações ou adições na planilha são concluídas antes que ela seja conectada ao documento de mala direta no Word.

Observações : 

  • Você pode importar as informações da planilha do Excel importando informações de um arquivo de valores separados por vírgula (.csv) ou um arquivo de texto (.txt) e usar o Assistente de Importação de Texto para criar uma nova planilha.

  • Para obter mais informações, consulte Preparar sua fonte de dados do Excel para mala direta no Word.

Etapa 2: Iniciar a mala direta

  1. No Word, escolha Arquivo > Novo > Documento em branco.

  2. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Iniciar Mala Direta e escolha o tipo de mesclagem que deseja executar.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Iniciar Mala Direta e a lista de opções disponíveis para o tipo de mesclagem que você deseja executar.

  3. Escolha Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Selecionar Destinatários com a opção Usar uma Lista Existente selecionada.

  4. Navegue até a planilha do Excel e escolha Abrir.

  5. Se o Word solicitar, escolha Planilha1$ > OK.

    Observação : Agora a planilha do Excel está conectada ao documento de mala direta que você está criando no Word.


Editar a lista de endereçamento

Você pode limitar quem recebe o seu email.

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, limpe a caixa de seleção ao lado do nome da pessoa que você não deseja que receba a sua mala direta.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

    Observação : Você também pode classificar ou filtrar a lista para tornar mais fácil encontrar nomes e endereços. Para saber mais sobre como classificar ou filtrar itens, confira Classificar e filtrar os dados para uma mala direta

Etapa 3: Inserir um campo de mesclagem

Você pode inserir um ou mais campos de mala direta que colocam as informações da planilha no documento.

Para inserir um bloco de endereço para um envelope, uma etiqueta, uma mensagem de email ou uma carta

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Campo de mesclagem Inserir Bloco de Endereço

  2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, escolha um formato para o nome do destinatário da maneira como ele aparecerá no envelope.

    Opções do bloco de endereço

  3. Escolha OK.

  4. Escolha Arquivo > Salvar.

Para inserir uma linha de saudação em uma mensagem de email ou uma carta

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Linha de Saudação.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Linha de Saudação realçado.

  2. Na caixa de diálogo Inserir Linha de Saudação, faça o seguinte:

    • No formato de Linha de saudação, altere a saudação, se necessário, escolhendo a saudação (Prezado é o padrão), o formato para o nome do destinatário e a pontuação final (uma vírgula é o padrão).

      e

    • Em Linha de saudação para nomes de destinatários inválidos, escolha uma opção na lista de saudação.

  3. Escolha OK.

  4. Escolha Arquivo > Salvar.

Para inserir dados da planilha em uma mensagem de email ou uma carta

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Inserir Campo de Mesclagem.

  2. Na caixa de diálogo Inserir campo de mesclagem, em Campos, escolha um nome de campo (nome de coluna na planilha) e escolha Inserir.

  3. Repita a etapa 2 conforme necessário e escolha Fechar quando terminar.

  4. Escolha Arquivo > Salvar.

Para saber mais sobre como adicionar campos da planilha ao documento de mala direta, confira Inserir campos de mala direta. Se estiver interessado em saber mais sobre as opções para configurar a mensagem de email, confira Mala direta no Word.

Etapa 4: Visualizar e concluir a mala direta

Após inserir os campos de mesclagem desejados, visualize os resultados para confirmar se o conteúdo está correto e você estará pronto para concluir o processo de mala direta.

  1. Na guia Correspondências, escolha Visualizar Resultados.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o grupo Visualizar Resultados.

  2. Escolha o botão de registro Próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou Anterior Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta para percorrer registros na fonte de dados e exibir como os registros aparecerão no documento.

  3. No grupo Concluir, escolha Concluir e Mesclar e escolha Imprimir Documentos ou Enviar Mensagens de Email.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

Etapa 5: Salvar a mala direta

Quando você salva o documento de mala direta, ele permanece conectado à fonte de dados. Você pode utilizar novamente o documento de mala direta para sua próxima campanha de emails em massa.

  • Abra o documento de mala direta e escolha Sim quando o Word solicitar que você mantenha a conexão.

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