Mala direta com envelopes

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Quando você tiver o email em massa para enviar às pessoas na sua lista de endereçamento, você pode usar a mala direta para criar um lote de envelopes endereçados. Cada envelope conterá um endereço em sua lista de endereçamento. Você também pode criar e imprimir envelopes sem usando a mala direta.

Observações : 

Três arquivos no processo de mala direta, que são um documento principal e uma lista de endereçamento que produz conjuntos de cartas ou mensagens de email, envelopes ou etiquetas.

Estes são os documentos envolvidas na criação e impressão de envelopes usando o processo de mala direta:

  • Documento principal
    este documento contém texto e elementos gráficos (um logotipo ou uma imagem, por exemplo) que são idênticos para cada versão do envelope mesclado. O endereço de retorno no envelope é um exemplo de conteúdo idêntico.

  • Sua lista de endereçamento
    este documento contém os endereços a ser impresso nos envelopes.

Quando você combina esses dois documentos usando as etapas abaixo terá seus envelopes endereçados.

Etapa 1: Configurar sua lista de endereçamento

Lista de endereçamento é sua fonte de dados. Pode ser uma planilha de Excel, um diretório de contatos de Outlook, um banco de dados de Access ou uma lista de endereços Office. Ele contém os registros Word obtém informações de criar os endereços a ser impresso nos envelopes.

Dicas

  • Se você não tiver uma lista de endereçamento, você pode criar uma durante a mala direta. Antes de começar o processo de mala direta, colete todas as suas listas de endereços e adicioná-las a sua fonte de dados.

  • Se você estiver usando uma planilha de Excel, verifique se que a coluna de CEPs ou códigos postais é formatada como texto para que você não perca quaisquer zeros. Para obter mais informações, consulte Formatar números de mala direta, datas e outros valores no Excel

  • Se quiser usar seus contatos do Outlook, certifique-se de que o Outlook seja seu programa de email padrão.

Etapa 2: Testar o layout do envelope

Uma etapa preliminar do processo de mala direta é configurar o envelope para a mesclagem. Sempre é uma boa prática para executar um lote de teste pequeno de envelopes antes de fazer uma mala direta real.

Observação : Se estiver familiarizado com a impressão de envelopes no seu sistema pule para a etapa 3.

  1. Em Word, escolha arquivo > novo > documento em branco.

  2. Na guia correspondências, no grupo criar, escolha Envelopes.

    Imprimir envelopes

  3. Na caixa endereço de entrega, digite um endereço de amostra para testar qual será a aparência de um envelope quando ele é impresso.

    Caixa de Endereço do destinatário do envelope

    Observação : O endereço de amostra não apareçam na mala direta.

  4. Na caixa endereço de retorno, digite seu endereço.

    Caixa de endereço do remetente

  5. Escolha Opções > Opções de Envelope e faça o seguinte:

    • Na lista suspensa tamanho do Envelope, escolha o tamanho que corresponde ao seu envelope ou escolha tamanho personalizado.

      guia de opções do envelope para definição do tamanho do envelope e fontes do endereço

      Observação : Se você escolher tamanho personalizado, insira as dimensões do envelope nas caixas largura e Altura. Clique em OK quando terminar.

    • Em endereço de entrega e endereço de retorno, escolha uma fonte e a posição de deslocamento à esquerda e superior para cada endereço.

      Observação : Com base na visualização do layout do envelope, faça os ajustes necessários para suas escolhas.

  6. Na guia Opções de impressão, confirme que o método de alimentação de correta está selecionada, carregue o envelope para que correspondam a ilustração e escolha OK.

    Observação : Sua impressora envia informações de Word sobre que maneira o envelope deve ser carregado na impressora. Esta informação aparece em método de alimentação.

    Diagrama de opções de alimentação para alimentação de envelopes na impressora

  7. Clique em Imprimir e, em seguida, escolha Sim para salvar o endereço do remetente como o endereço padrão.

    Observação : Se o envelope impresso corretamente, Parabéns, você está pronto para ir para a próxima etapa do processo de mala direta. Se o envelope não imprimir esperado, volte para a etapa 5 e reajustar as opções de layout do envelope e as opções de Feed de formulário conforme necessário.

Etapa 3: Inicie a mala direta

  1. Na guia correspondências, no grupo Iniciar Mala direta, escolha Iniciar Mala direta > Envelopes.

    Iniciar o menu de mala direta

  2. Na caixa de diálogo Opções de Envelope, configurar o envelope, escolhendo opções como em etapa 2: testar o layout de envelopee escolha OK.

    Observação : Word cria um documento que é dimensionado para as dimensões do envelope e mostra onde o endereço do remetente aparece no envelope.

  3. Se você quiser adicionar um endereço do remetente ou logotipo, ao envelope agora é uma boa hora para adicioná-las.

  4. Escolha arquivo > Salvar e adicione um nome de arquivo.

Etapa 4: Vincular sua lista de endereçamento ao seu documento principal

Agora você está pronto para abrir a fonte de dados para sua lista de endereçamento.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Iniciar Mala Direta, escolha Selecionar Destinatários e, em seguida, escolha uma opção.

    Comando Digitar uma Nova Lista

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se não tiver uma lista de endereçamento, escolha Digitar uma Nova Lista e crie uma.

      ou

    • Se a lista de endereços estiver em uma planilha do Excel, em um banco de dados do Access ou em outro tipo de arquivo de dados, clique em Usar uma Lista Existente. Em seguida, navegue até a lista e clique em Abrir.

      ou

    • Se estiver usando os contatos do Outlook, clique em Escolher dos Contatos do Outlook.

  3. Escolha Arquivo > Salvar.

Editar sua lista de endereçamento

Se você estiver imprimindo envelopes para todos em sua lista, vá para etapa 5: adicionar o bloco de endereço para o envelope. Se você quiser imprimir envelopes para pessoas na sua lista que moram, por exemplo, dentro de 20 milhas de um evento que você estiver hospedando, use um filtro como um CEP ou um código postal para restringir a lista. Para obter mais informações sobre como filtrar seus dados, consulte Classificar e filtrar os dados para uma mala direta.

Dica : Você talvez seja útil usar o recurso de filtro para filtrar os contatos para os quais você não tem um endereço postal. Dessa maneira você não perderá envelopes que você não conseguirá mail.

Para escolher individuais pessoas na sua lista que você gostaria de criar envelopes para, faça o seguinte:

  1. Escolha Editar Lista de Destinatários.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Editar Lista de Destinatários realçado.

  2. Marque os nomes das pessoas que você deseja receber a correspondência.

    Selecionar linhas ao marcar a caixa de seleção

    Você também pode classificar ou filtrar a lista para facilitar a localização de nomes e endereços.

Etapa 5: Adicionar o bloco de endereço para o envelope

O bloco de endereço é um campo de mala direta. Também conhecido como um espaço reservado, você use o campo de mesclagem para marcar o local onde deseja que os endereços apareçam no envelope.

Observação : Muitas vezes é mais fácil alinhar adequadamente o bloco de endereço, se você ativar exibindo marcas de parágrafo (¶) primeiro. Para ativá-las em Ir para a guia página inicial da faixa de opções e clique no botão Mostrar /Hide ¶ ou pressione CTRL + SHIFT + 8.

  1. Coloque o cursor foram deseja que o bloco de endereço para ir. Se você tiver Mostrar marcas de parágrafo ativadas, clique em imediatamente após a marca de parágrafo (¶) que Word colocou no meio do envelope.

  2. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Bloco de Endereço.

    Campo de mesclagem Inserir Bloco de Endereço

  3. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, escolha um formato para o nome do destinatário da maneira como ele aparecerá no envelope.

    Opções do bloco de endereço

    Observação : Em visualização, escolha o próximo Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para percorrer registros em sua fonte de dados e exibir como um endereço aparecerá no envelope.

  4. Escolha OK.

  5. Escolha arquivo > Salvar para salvar seu documento de mala direta antes de continuar.

Verifique se os nomes de campos de mala direta

Certifique-se de Word coloca os nomes e endereços de sua lista de endereçamento nos lugares certos no envelope.

  1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, escolha Coincidir Campos.

  2. Na caixa de diálogo Coincidir campos, a coluna à esquerda estão os nomes dos campos que o Word usa em um bloco de endereço. A coluna à direita permite a correspondência dos campos na sua fonte de dados para os nomes de campo. Verifique se os nomes de campo que aparecem no lado esquerdo correspondem os nomes dos títulos de coluna de registros em sua lista de endereçamento para que o Word pode colocar os dados corretos no lugar correto no envelope.

    Caixa de diálogo Coincidir Campos
  3. Siga um destes procedimentos:

    • Se os nomes de campos corresponderem aos títulos de coluna usados para os registros na fonte de dados da sua lista de endereçamento, não faça nada.

      ou

    • Se (não correspondente) aparecer em um nome de campo que você esperava que coincidisse com um título de coluna na fonte de dados, clique na seta de lista suspensa e escolha o nome do campo na fonte de dados da lista de endereçamento. Repita conforme necessário.

  4. Escolha OK.

Etapa 6: Visualizar e imprimir os envelopes

Faça uma verificação final antes de imprimir os envelopes.

  1. Escolha Visualizar resultados e, em seguida, escolha a próxima Botão Próximo registro para resultados de visualização de mala direta ou o botão de registro de Botão Registro anterior para resultados de visualização de mala direta anterior para garantir que os nomes e endereços em todos os envelopes certo.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o grupo Visualizar Resultados.

    Dica :  Para ir até o Página Inicial da lista, escolha o botão de registro Primeiro Botão Primeiro registro para resultados de visualização de mala direta e, para ir até o final da lista, escolha o botão de registro Último Botão Último registro para resultados de visualização de mala direta .

  2. Escolha Concluir e mesclar > Imprimir documentos.

    Captura de tela da guia Correspondências no Word, mostrando o comando Concluir e Mesclar e suas opções.

Etapa 7: Salvar seu documento de envelope de mala direta

Quando você salva o documento de envelope de mala direta, ela permanece conectada à sua lista de endereçamento para que você possa usá-lo para a próxima correspondência em massa.

Reutilizar seu documento de mala direta de envelope

  • Abra o documento de mala direta para envelopes e escolha Sim quando Word solicitará que você a manter a conexão.

Para alterar os endereços no documento de mala direta de envelope

  • Abra o documento de mala direta para envelopes e escolha Editar lista de destinatários para classificar, filtrar e escolha endereços específicos.

Confira também

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